轉(zhuǎn)制院所物資采購成本管控方法分析及應(yīng)用案例

黃小英，　楊亞賢

(上海船舶運輸科學(xué)研究所， 上海 200135)

0　引　言

科研院所轉(zhuǎn)制后，重視物資采購的成本管控具有十分重要的意義。企業(yè)通過降低物資采購成本，可以增加利潤；采用科學(xué)方法管控采購要素，可以保持產(chǎn)品的比較優(yōu)勢；完善物資采購的操作步驟，可以規(guī)范內(nèi)部運行機制，使轉(zhuǎn)制院所逐步從傳統(tǒng)的個性采購方式過渡到先進的流程管控方式。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，規(guī)范的流程管控需要配套先進的電子信息技術(shù)。為此，梳理企業(yè)物資采購的成本管控方法是必要前提。

1　物資采購成本的基本內(nèi)涵

物質(zhì)采購成本是指商品的進價成本，不包括為經(jīng)營商品或提供勞務(wù)而發(fā)生的各項費用。物資采購成本管控能力是反映企業(yè)過程管理綜合水平的一項重要指標，其成效直接影響銷售成品的定價和市場競爭力。

2　物資采購的影響因素

2.1　采購的價格

采購價格是企業(yè)成本與企業(yè)費用的重要組成因素。采購成本由單位采購成本、總采購成本和交易管理成本組成。單位采購成本主要指物資采購的價格，其價格越高，單位采購成本就會越高；反之則越低。

2.2　采購的數(shù)量

采購數(shù)量以企業(yè)的批量生產(chǎn)方式和儲備定額為基礎(chǔ)確定。例如，采用小批量生產(chǎn)方式需對應(yīng)小批量采購的方式進行物資采購，否則將會造成物資儲備定額超出預(yù)算，加大物資采購成本的不良后果。

2.3　采購的市場信息

由當(dāng)今采購市場的發(fā)展形勢決定，企業(yè)只有不斷捕捉市場信息、掌握其變化規(guī)律，才能確保采購的價格和質(zhì)量，有效地降低物資采購成本。

2.4　采購的物流環(huán)節(jié)

采購物流是指通過運輸和儲存的方式將物品從市場輸送到目的地的過程。通過選擇成本最低、儲存方式最佳的物流方式，達到降低采購總成本的目的。

3　成本管控的要素分析

3.1　員工的素質(zhì)

企業(yè)的經(jīng)營、采購、財務(wù)和審計等人員都是管控物資采購成本的主導(dǎo)者。其相關(guān)專業(yè)技能和業(yè)務(wù)素質(zhì)，特別是控制采購成本意識強弱會給成本管控效果帶來直接影響。

3.2　采購流程

采購流程一般包括采購計劃的編制與審核、市場調(diào)研、供應(yīng)商的選擇與確定、采購實施以及物資運輸、入庫檢驗等。對其進行管理的過程中，管理者需對流程進行科學(xué)設(shè)置、合理選擇、嚴格管控，其中任何一個環(huán)節(jié)的失控，都可導(dǎo)致采購成本的增加。

3.3　采購方式

一般材料的采購方式有公開招標、商議采購、直接采購和調(diào)研采購等多種。企業(yè)需要根據(jù)材料性質(zhì)靈活選擇合適的采購方式，以便有效管控采購成本。比如采購零星材料，由于品種多、價格低的特性，常以直接采購的方式購買，且大都無需簽訂書面采購合同，避免采購成本的增加。

3.4　庫存管理

庫存物資是企業(yè)的資產(chǎn)，管理不善會導(dǎo)致庫存積壓，核算不準會影響成本核算，保養(yǎng)維護不當(dāng)會增加報廢成本。因此，企業(yè)庫存管理也是管控成本的重要環(huán)節(jié)。

4　物資采購成本的管控方法

4.1　完善物資采購管理制度

采購工作既要著眼企業(yè)需求，又要與外界廣泛接觸，面向市場招商，如果沒有嚴格的采購管理制度，容易給不法人員提供暗箱操作的機會。特別對轉(zhuǎn)制院所而言，在轉(zhuǎn)型期建立完善的物資采購管理制度勢在必行。

針對轉(zhuǎn)制院所的特點，物資采購管理制度既要嚴謹又要不失靈活?；玖鞒淌牵荷a(chǎn)技術(shù)等部門提出并審核采購申請；物資管理部門根據(jù)申請建立采購計劃、分配采購策略；物資采購人員具體執(zhí)行采購任務(wù)等。

(1) 采購申請應(yīng)由生產(chǎn)技術(shù)部門提出，內(nèi)容包括材料名稱、技術(shù)參數(shù)、交貨期等并按實際需要進行審核。執(zhí)行中實行“誰申請，誰負責(zé)”的獎懲考核制度。

(2) 物資采購管理部門(下稱采購中心)對生產(chǎn)技術(shù)部門提出的采購申請進行分解，審核采購合理性(綜合庫存情況，防止重復(fù)采購)，建立采購計劃并確定集中或分散的采購策略。

(3) 物資采購人員根據(jù)采購中心確定的采購計劃，選擇最佳供應(yīng)商和物流手段等，完成物資采購任務(wù)。

4.2　加強對供應(yīng)商的管控

對供應(yīng)商進行合理的管控，能使企業(yè)挖掘更多盈利空間，是企業(yè)提升利潤的一種行之有效的辦法。通過建立一套有效控制供應(yīng)商的管理系統(tǒng)，增加競爭、合約等控制手段強化對供應(yīng)商的管理。

此外，轉(zhuǎn)制院所的產(chǎn)品大都具有技術(shù)含量高、批量小、品種多等特點，物資采購中需要結(jié)合其生產(chǎn)經(jīng)營特點，對確定的供應(yīng)商建立相應(yīng)的檔案制度，不斷提高和完善對供應(yīng)商的評價標準。

4.3　采用電子信息技術(shù)

當(dāng)前，電子信息技術(shù)的不斷發(fā)展為企業(yè)物資采購過程控制提供了一種有效方法。實現(xiàn)采購信息電子化，有助于企業(yè)以最佳的管理方案配置生產(chǎn)資源；有助于企業(yè)管理者利用管理軟件實現(xiàn)決策經(jīng)營、制訂合理的采購計劃；有助于采購人員嚴格按計劃實施采購，并保證專人負責(zé)監(jiān)管和核查。

4.4　加強采購隊伍建設(shè)

隨著轉(zhuǎn)制院所改革的深入推進，采購專業(yè)人員的作用越來越重要。加強物資采購隊伍建設(shè)，要求從業(yè)人員專業(yè)對口、素質(zhì)全面，具有愛崗敬業(yè)的優(yōu)良品質(zhì)；著眼于采購知識的更新，堅持采購人員在崗輪訓(xùn)，增強采購隊伍活力；為控制采購風(fēng)險，培養(yǎng)廉潔自律的復(fù)合型采購人才，建立健全采購人員輪崗制度。

5　案例分析

以某轉(zhuǎn)制院所物資采購成本管控實踐為例，驗證所述方法的有效性。

5.1　轉(zhuǎn)制院所物資采購存在的問題

(1) 轉(zhuǎn)制前物資采購的主要流程為：生產(chǎn)技術(shù)部門在需要采購物資時，由該部門員工填寫材料申請單，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批，遞交采購部門。流程環(huán)節(jié)繁瑣，采購質(zhì)量和速度無法得到保證。

(2) 通常轉(zhuǎn)制院所的科研產(chǎn)品(服務(wù))主要以實驗、研究為主，所需材料數(shù)量少、品種雜。因此，轉(zhuǎn)制前物資采購多選擇分散的中小型供應(yīng)商。

(3) 轉(zhuǎn)制前的管理模式往往把采購的重點放在與供應(yīng)商進行價格談判，只選擇與出價最低的供應(yīng)商合作。輕視“合作”、“共贏”，造成供應(yīng)鏈的不健康發(fā)展。

5.2　解決方案

成立采購中心，通過完善物資采購管理制度，重視對供應(yīng)商和采購過程的管控，加強采購隊伍的建設(shè)，使得上述問題得到有效改善，具體做法如下：

(1) 制定了《物資采購管理辦法》，明確規(guī)定物資采購部門的管理職責(zé)，理清物資采購業(yè)務(wù)的職能范圍，對物質(zhì)采購的計劃、實施、入庫的質(zhì)量檢驗、資金運轉(zhuǎn)的動態(tài)管理及采購的監(jiān)督控制等職能進行劃分。同時，明確各職能部門應(yīng)負的職責(zé)，做到機構(gòu)管理職能全部到位，實現(xiàn)采購、驗收和保管分開。此外，在采購物資中堅持質(zhì)量第一、價格最優(yōu)的原則。按照企業(yè)ISO9000質(zhì)量體系文件要求，對供應(yīng)商的質(zhì)量認證證書等進行嚴格審查，建立供應(yīng)商檔案，根據(jù)供應(yīng)商履行合同的情況等對其進行合格性評估。在物資采購期間，相關(guān)管理部門包括質(zhì)量檢驗、財務(wù)、審計監(jiān)督等也參與到物資采購的全過程，并通過審查物資明細賬、定期盤點庫存物資，對采購材料計劃的執(zhí)行情況、物資的質(zhì)量及價格等情況進行監(jiān)督檢查和指導(dǎo)。

(2) 轉(zhuǎn)制后將企業(yè)旗下的多家公司的材料采購進行調(diào)整，統(tǒng)一由采購中心組織物資采購。由于采購規(guī)模的擴大，綜合成本減少了20%。

(3) 針對科研單位的特殊性，轉(zhuǎn)制后采用收縮采購線，進行集中采購。通過加強對市場的分析，把相近的原材料采購集中到幾家甚至一家大的供應(yīng)商，與其建立長期的戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系。通常，供應(yīng)商面向戰(zhàn)略合作伙伴的價格比普通客戶低5%～8%，比市場銷售價格低15%。

(4) 針對進口設(shè)備的采購，轉(zhuǎn)制前一般通過第三方向國外供應(yīng)商購買。通過加強對采購人員的針對性地培訓(xùn)，現(xiàn)在已經(jīng)實現(xiàn)部分進口設(shè)備通過網(wǎng)絡(luò)自行與國外供應(yīng)商洽談購買。

(5) 設(shè)立ERP采購管理系統(tǒng)，通過建立局域網(wǎng)，實現(xiàn)了部分資源共享。采購中心通常把需要采購的材料按品種進行分類，將物資的數(shù)量、價格等數(shù)據(jù)預(yù)先輸入到ERP系統(tǒng)中，實現(xiàn)了信息和資源的共享，提高了管理效率，并為企業(yè)經(jīng)營者提供了決策依據(jù)。同時，簡化采購中心管理人員的工作步驟，提高了工作效率，并有效防止了人工操作的不規(guī)范問題。

6　結(jié)　語

闡述了物資采購成本的基本涵義，對物資采購的影響因素和成本管控分別作了分析，提出了物資采購成本管控的建議方案。結(jié)合某轉(zhuǎn)制院所采購成本管控實例，驗證了只有從自身實際出發(fā),采用靈活適用的方法,才能不斷提升物資采購成本管控的水平。