探究電子信息檔案管理在事業(yè)單位中的應(yīng)用及風(fēng)險(xiǎn)控制的措施

孫 青

（南充市中心醫(yī)院，四川 南充 637000）

引言

隨著電子信息技術(shù)的不斷推廣，顛覆了以傳統(tǒng)文件為載體的檔案管理工作，電子信息檔案成為檔案管理的新技術(shù)手段。這種檔案管理技術(shù)逐漸在事業(yè)單位得到了使用，這樣的管理方式使檔案管理更加方便快捷，而且也改變了傳統(tǒng)檔案管理中的缺陷。但是，我們也要認(rèn)識到計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用同樣存在很多風(fēng)險(xiǎn)，我們需要在應(yīng)用其優(yōu)點(diǎn)的同時(shí)盡最大的可能降低其風(fēng)險(xiǎn)。

一、電子信息檔案管理在事業(yè)單位中的應(yīng)用

1．提高了檔案管理效率。傳統(tǒng)的檔案以紙質(zhì)文件為載體，現(xiàn)代電子信息技術(shù)檔案管理以電子為媒介儲存檔案。計(jì)算機(jī)的信息處理功能特別強(qiáng)大，運(yùn)算速度快，很好地解決了傳統(tǒng)檔案管理的拖拉滯后的現(xiàn)象。傳統(tǒng)的檔案管理人們通常采用手工操作，這在操作過程中常常會出現(xiàn)信息收集不全，字跡不工整，遺漏信息現(xiàn)象。電子信息檔案管理改變了傳統(tǒng)的管理缺陷，提高了檔案信息記錄的準(zhǔn)確性。

2．提高了檔案傳達(dá)的安全性。傳統(tǒng)的檔案管理中主要是依靠人力進(jìn)行檔案運(yùn)輸，運(yùn)輸中可能會由于自然和人為等因素造成丟失或破損等現(xiàn)象發(fā)生，一旦發(fā)生這種情況，重新找回的難度極大，大大降低了檔案運(yùn)輸?shù)陌踩?。但是，電子信息檔案在傳輸中就可以很好地改善這個(gè)問題，當(dāng)然不排除出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)出現(xiàn)問題，否則幾乎不會出現(xiàn)檔案延誤和丟失的現(xiàn)象。

3．電子信息檔案管理有利于實(shí)現(xiàn)資源共享。傳統(tǒng)的檔案管理方式，不利于各個(gè)部門之間的信息交流和共享，致使大量的檔案被閑置在檔案管理室中，起不到其應(yīng)有的價(jià)值，無法在事業(yè)單位發(fā)展中起到一定的作用，這是一種嚴(yán)重的資源浪費(fèi)。大數(shù)據(jù)時(shí)代，電子信息檔案管理技術(shù)在事業(yè)單位的應(yīng)用，可以使工作人員通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行數(shù)據(jù)傳輸和信息傳遞，這種工作方式既適應(yīng)了現(xiàn)代社會的發(fā)展節(jié)奏，又能夠充分發(fā)揮檔案的作用，實(shí)現(xiàn)信息交流、資源共享。電子信息檔案管理實(shí)現(xiàn)了檔案管理的信息化，加速了信息傳遞，提高了檔案管理的調(diào)解能力，對于事業(yè)單位檔案管理的工作效率和檔案資源利用上都是一種新的提升，一定程度上擴(kuò)大了經(jīng)濟(jì)效益。網(wǎng)絡(luò)成為了檔案信息的載體，人們使用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建立龐大的數(shù)據(jù)庫，利用計(jì)算機(jī)從中獲取信息，進(jìn)行儲存、交流，加快各部門之間的信息共享，同時(shí)能夠及時(shí)得到反饋，促進(jìn)各個(gè)歷史時(shí)期信息的交換，增進(jìn)了各部門之間的了解和業(yè)務(wù)聯(lián)系。

4．改變檔案保管模式。電子信息檔案存在互聯(lián)網(wǎng)中，相對紙質(zhì)當(dāng)中管理常見的蟲蛀、防潮等問題，在電子檔案中是不會出現(xiàn)的，這為檔案保管工作帶來了極大的便利。較之紙質(zhì)檔案，其儲存的時(shí)間更長，更不容易被破壞?？梢钥闯?，電子信息檔案的突出優(yōu)勢就是在保管過程中節(jié)約資源和具有一定的穩(wěn)定性。

二、電子信息檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)控制措施

電子信息檔案雖然教傳統(tǒng)的檔案管理存在很多優(yōu)勢，但是其管理也不是萬無一失的，由于互聯(lián)網(wǎng)的性質(zhì)，保密工作是電子信息檔案管理工作中的一大難題?？萍及l(fā)展日新月異，盡管目前的檔案管理工作采用的md5加密手段很難破解，但是隨著技術(shù)的不斷更新，其安全性也不會是永久的。所以，檔案的加密管理工作應(yīng)該被管理人員列為重點(diǎn)工作。如果沒有積極有效的防預(yù)風(fēng)險(xiǎn)的措施，就很容易導(dǎo)致事業(yè)單位的電子檔案被竊取或是損壞，會對事業(yè)單位帶來巨大的損失。本文針對事業(yè)單位電子信息檔案管理，提出了幾點(diǎn)有效避風(fēng)險(xiǎn)的措施。

1．保證電子檔案的儲存安全。第一，系統(tǒng)安全。計(jì)算機(jī)病毒比如木馬病毒對計(jì)算機(jī)系統(tǒng)具有很大的破壞性，所以應(yīng)該針對病毒入侵建立相應(yīng)的防護(hù)措施。首先檔案管理人員應(yīng)該利用殺毒軟件定期進(jìn)行病毒查殺和系統(tǒng)保護(hù)，定期更新其病毒庫、進(jìn)行每日掃描，設(shè)置網(wǎng)絡(luò)安全報(bào)警系統(tǒng)，一旦發(fā)現(xiàn)苗頭及時(shí)處理防患于未然。另外，選用安全的正版的軟件、定期系統(tǒng)維護(hù)，從根本上杜絕系統(tǒng)崩潰帶來的損失，還要定期對軟件進(jìn)行升級，一旦發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)遭到破壞，操作者也能第一時(shí)間發(fā)現(xiàn)并及時(shí)處理，有效止損。第二，數(shù)據(jù)安全。首先，要保證電子信息檔案從根本上杜絕泄露，保證信息安全?？梢酝ㄟ^防火墻手段禁止外來計(jì)算機(jī)隨意地傳輸和下載檔案，允許獲得許可的訪客正常傳輸檔案信息。其次，應(yīng)該做好電子信息檔案的備份。為了以防電子檔案在計(jì)算機(jī)硬件或系統(tǒng)出癱瘓時(shí)丟失，有必要將電子檔案進(jìn)行備份，同時(shí)對這些備份信息進(jìn)行妥善保管，為了做到多層保護(hù)，可以對其進(jìn)行多次備份。另外，在備份設(shè)備保管的過程中應(yīng)該注意磁場、溫度、濕度等自然因素的影響，將其存放在干凈整潔，沒有陽光照射的環(huán)境中。

2．提高檔案管理者的素質(zhì)。計(jì)算機(jī)最終還是通過操作人員的操控進(jìn)行工作，所以作為事業(yè)單位的電子信息檔案管理者，是否了解計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)的工作原理，是否具有正確管理操作的意識，是否具有一定的檔案安全意識，均是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)否能夠安全有效地為電子信息檔案管理服務(wù)的決定性因素。前期需要對檔案管理人員進(jìn)行嚴(yán)格的培訓(xùn)，培訓(xùn)合格方可上崗工作，進(jìn)入工作后也要定期進(jìn)行培訓(xùn)，保證事業(yè)單位的檔案管理人員能夠及時(shí)了解前沿的檔案管理技術(shù)，保證其能夠跟上網(wǎng)絡(luò)的進(jìn)步速度，確保使用能應(yīng)對電子信息檔案管理工作中出現(xiàn)的新問題。

3．建立并完善工作制度。事業(yè)檔案的管理主要的工作目標(biāo)就是發(fā)揮檔案對事業(yè)單位運(yùn)行的作用，實(shí)現(xiàn)對其合理的利用和流通。建立完善電子檔案管理工作模式是提升檔案管理水平的重要基礎(chǔ)，傳統(tǒng)的事業(yè)檔案管理工作中，各部門之間缺乏交流和溝通，通常是各自為政，自行整理和收集檔案。電子信息檔案的使用可以實(shí)現(xiàn)各部門之間的資源共享，節(jié)約人力、物力的同時(shí)提高工作效率。為了保證信息資源的安全性，事業(yè)單位必須要制定相應(yīng)的工作制度和工作章程，從事檔案管理工作的人員應(yīng)該嚴(yán)格按照章程工作。比如，只有檔案管理人員才能夠?qū)ο嚓P(guān)系統(tǒng)進(jìn)行操作，禁止非工作人員進(jìn)入檔案管理室和操作計(jì)算機(jī)。還要制定嚴(yán)格的監(jiān)督機(jī)制，對網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)逐層分配權(quán)限，按照秘密等級劃分，有效實(shí)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)層的監(jiān)督作用，同時(shí)也鼓勵(lì)工作人員之間的相互監(jiān)督。

結(jié)語

簡言之，事業(yè)單位在使用電子信息技術(shù)對檔案進(jìn)行管理時(shí)，享受其為檔案的管理和使用工作帶來便捷的同時(shí)一定要對其存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行重視，明確電子信息檔案的風(fēng)險(xiǎn)不是主觀的，而是不可避免的客觀事實(shí)。作為檔案管理人員，我們能夠做到的就是在工作中，加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)意識，落實(shí)檔案管理工作，嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，做好檔案的安全工作，同時(shí)提高檔案的利用率，發(fā)揮檔案工作對企業(yè)發(fā)展的重要作用。