管理心理學與檔案管理

張琛

摘要：檔案管理，對每個單位、個人來說，都是不可或缺的，在單位的發(fā)展、個人的晉升及選調(diào)中發(fā)揮重要作用。但由于檔案管理本身未能直接產(chǎn)生經(jīng)濟效益，不一定能切實得到單位的重視，管理過程又比較繁瑣、枯燥乏味，久而久之，可能會讓工作人員產(chǎn)生倦怠心理，從而導(dǎo)致檔案管理工作不夠細致，甚至出現(xiàn)檔案缺失、錄入錯誤等可能。因此，如何激發(fā)檔案管理人員的工作積極性、主動性，提高工作人員的管理效率，是每個單位都必須要重視的問題。本文從檔案管理人員的心理特征表現(xiàn)開始談起，分析出現(xiàn)這些心理問題的原因，并從心理學的角度探討該如何有效發(fā)揮檔案管理人員在工作中的積極作用。

關(guān)鍵詞：管理；心理學；檔案管理

管理心理學，是將心理學的相關(guān)理論運用于檔案管理中，觀察人們在管理工作中的心理特征，分析產(chǎn)生這些心理問題的原因，從心理學中尋找可供解決的辦法，從而調(diào)動人們的積極性，以更大的熱情投入到檔案管理工作中。檔案，是每個人、每個單位各項較重要的實踐活動的真實記錄，對于單位、個人來說，都是一筆重要的歷史財富。但就檔案的收集、整理、入庫等工作來說，日復(fù)一日，是非?？菰锓ξ兜??；跈n案管理在每個單位的重要性，對檔案管理工作人員應(yīng)用管理心理學，是十分有必要的。

1檔案管理人員的心理情況分析

檔案管理人員可能會較普遍存在的職業(yè)心理問題，又稱為“職業(yè)枯竭癥”，是工作人員們在長時間處于繁復(fù)、重復(fù)性較強的工作中而產(chǎn)生的身心疲憊感，在這一過程中，沒有因直接出明顯的工作成績而產(chǎn)生的喜悅，也沒有任何有效的激勵機制而激發(fā)的積極性，是一種主要源自心理上的疲乏感。

1.1心理問題表現(xiàn)

1.1.1缺乏職業(yè)幸福感

職業(yè)幸福感同生活上的幸福感一樣，主要是衡量人們對自身所從事職業(yè)的滿意程度，通過職業(yè)帶給自己的成就感與滿足感。檔案管理是一項精細而又反復(fù)的工作，需要工作人員們?nèi)諒?fù)一日的整理檔案，發(fā)現(xiàn)其中缺失的部分，向相關(guān)人員收集并編入原檔案，對原有的檔案需要做好保存，對新入檔案需要做好記錄及編目。有工作人員需要用到檔案時，或者涉及到某工作人員的升遷、選調(diào)時，需要幫助檢索、尋找、核對檔案。每一階段還需要做好檔案的統(tǒng)計工作。工作過程重復(fù)性強，很難出現(xiàn)什么新鮮的內(nèi)容。所以，在長久循環(huán)往復(fù)的工作中，人們較易出現(xiàn)厭煩的消極情緒。

1.1.2缺乏工作自主性

由于工作內(nèi)容過于枯燥、重復(fù)，工作人員往往缺乏主動性、積極性，缺乏對工作的熱情?？赡軙?dǎo)致工作中出現(xiàn)失誤，檔案管理不嚴格，出現(xiàn)檔案缺失、檔案泄露等不良行為，在面對前來借調(diào)檔案的職員態(tài)度不佳，或者進行檔案整理、收集等工作時拖拖拉拉，工作效率低下等。在工作中就更不會有積極主動的干勁，導(dǎo)致整個檔案管理部門如一潭死水，沒有任何活力與激情。

1.1.3缺乏職業(yè)認同感

由于檔案管理并不能直接出成績，產(chǎn)生經(jīng)濟效益，或者科研成果等，提高單位、院校的知名度，所以許多單位往往把主要關(guān)注點放在能直接產(chǎn)生效益的工作上，對檔案管理工作卻缺乏應(yīng)有的重視，投入不多，資金不足。許多單位檔案室設(shè)備陳舊，管理方式落后，仍主要為手工操作，給管理人員帶來極大的負擔。而且由于資金方面投入不足，多數(shù)管理人員沒有接受定期專業(yè)培訓的機會，接觸不到國內(nèi)外較前沿的管理系統(tǒng)、管理技術(shù)。再加上沒有有效的激勵機制，管理人員普遍待遇不高。所以，就檔案室內(nèi)部人員來說，往往會因為缺乏單位對自己的職業(yè)認同感而認為這項工作做好做壞一個樣，也就從心理的源頭上對該項工作喪失的應(yīng)有的職業(yè)熱情。

1.2心理問題產(chǎn)生原因

檔案管理人員出現(xiàn)上述心理問題，究其原因，主要考慮有客觀及主觀兩方面，即工作性質(zhì)、內(nèi)容，與工作人員本身素質(zhì)、心理調(diào)節(jié)能力及價值取向等問題導(dǎo)致。經(jīng)深入分析，主要歸納為如下幾點。

1.2.1檔案工作性質(zhì)、內(nèi)容

一項有挑戰(zhàn)性、時刻迸發(fā)新思維新內(nèi)容的工作，會充分激發(fā)人們的工作熱情，激發(fā)工作活力；反之，一項缺乏挑戰(zhàn)性，工作內(nèi)容又總是雷同或類似，每天進行的工作環(huán)節(jié)也都是相同，日復(fù)一日的重復(fù)性工作，很難會給人帶來新意，再加上每日的工作任務(wù)繁重，就好像在高速上駕車，長時間的高速、勻速駕駛易使人產(chǎn)生倦意一樣，長時間從事這樣的工作也會讓人出現(xiàn)厭倦心理。檔案管理就是這樣一種工作，不管是內(nèi)容還是工作過程，重復(fù)性強，整體面對白紙黑字的檔案，永遠是重復(fù)的收集、整理、保管工作，沒有任何能讓工作人員受到激勵的機制，操作過程還要受到條例規(guī)章的嚴格限制，時間一長，會讓人們失去熱情與動力。

1.2.2缺乏有效的激勵機制

建立有效的激勵機制，是任何單位管理的核心，除了一些物質(zhì)、經(jīng)濟上的獎勵，還有個人發(fā)展的激勵。有效的激勵機制，能極大促進員工的工作積極性，提高工作效率，并發(fā)揮員工在工作上的創(chuàng)造力。但由于許多單位對檔案管理缺乏重視，專項經(jīng)費不足，對檔案管理人員缺乏必要的定期培訓，導(dǎo)致工作人員的業(yè)務(wù)知識長時間得不到更新，自己也缺乏主動學習的熱情，在工作上得過且過；績效考核上未能建立科學合理的標準，就更加難以激發(fā)工作人員在檔案管理上的積極性。而且，長期處于封閉的工作環(huán)境中，人與人之間缺乏交流，會明顯影響工作人員的情緒，給心理上帶來一定壓力，使得工作人員喪失認同感與歸屬感。

1.2.3對新的工作職能難以適應(yīng)

隨著社會信息化的發(fā)展，許多單位的檔案管理建立起相應(yīng)的信息平臺，需要檔案管理者門在對本身業(yè)務(wù)知識精通的情況下，還有熟悉計算機操作，熟練使用網(wǎng)絡(luò)，以達到現(xiàn)代化社會對檔案信息化的要求。同時，檔案管理工作也逐漸向“服務(wù)型”轉(zhuǎn)變，逐漸走向開放的工作模式，對檔案服務(wù)的要求越來越高，檔案工作者的工作職能也逐漸發(fā)生了轉(zhuǎn)變，需要兼顧導(dǎo)航信息、提供檔案、幫助查詢服務(wù)、建立信息化檔案庫等多種職能，這些轉(zhuǎn)變都對工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)、綜合能力、心理適應(yīng)能力等提出了較高要求。若工作者們適應(yīng)不了這些要求與工作職能上的變化，也可能會因此引發(fā)各種工作相關(guān)的心理問題，直接影響工作效率。

2管理心理學在檔案管理中的重要性

2.1有利于加強思想教育，調(diào)動工作積極性

檔案部門負責人應(yīng)加強對管理心理學的學習，幫助其掌握下屬工作人員的心理變化規(guī)律，分析他們的心理現(xiàn)狀及產(chǎn)生原因，從心理學的角度尋找解決辦法，分析他們的思想、行為轉(zhuǎn)變的特點，讓思想教育工作開展得更有針對性，獲得更好的效果。重視工作人員在物質(zhì)與精神上的需求，在可能的合理的范圍內(nèi)，對其需求盡量滿足，讓工作人員感到自己能得到上級的重視，感到自己的工作與在工作中的付出是有意義的，是被單位所需要的，從而找到認同感。在這種被充分認同的感覺影響下，會讓工作人員在工作中更有活力，更有激情，甚至會想到積極主動的開展工作，主動去發(fā)現(xiàn)工作中存在的問題，主動尋找更好的解決方法，不僅極大提高工作效率，而且會讓整個部門脫離以往的倦怠、拖沓的工作作風，面貌一新。

2.2有利于整合人力資源，加強人才隊伍建設(shè)

在充分而深入的學習管理心理學后，部門負責人可以運用心理學的理論與方法，對下屬工作人員不同的心理需求、工作特長、性格特點、行為動機等進行分析，在具體工作分配上能選擇更加適合的人去做，盡可能做到物盡其責，人盡其用，有助于人力資源的充分整合。同時，經(jīng)過對管理心理學各種理論方法的掌握，負責人可以通過對工作人員的特點分析，對其優(yōu)缺點了解的更為充分、深入，對他們適合什么、不適合什么了解的更全面，在開展專業(yè)技能培訓時，能更有針對性的安排人員參加，讓人員在自己欠缺的項目上加強培訓，從而讓下屬工作人員得到更全面的個人發(fā)展，綜合素質(zhì)得以明顯提高，整個檔案管理部門的人才隊伍建設(shè)更為有力。

3管理心理學在檔案管理中的應(yīng)用策略

3.1突出人本主義的管理理念

檔案管理工作，需要由人去展開并落實，所以，加強檔案管理，尤其從管理心里學的角度去加強檔案管理工作，說到底，即是需要加強對管理人員的管理工作。每名工作人員都有自己獨特的個性，有不同的心理需求和物質(zhì)需要，對自己的個人發(fā)展要求也不同。管理，是建立在人的基礎(chǔ)之上的，部門負責人應(yīng)仔細分析下屬每一名工作人員的特點，因勢利導(dǎo)，因地制宜的開展管理。只有當工作人員們感覺到自己被重視了、被關(guān)心了，才會以更大的熱情回報單位。所以，單位需要建立科學、合理的激勵機制，根據(jù)檔案工作的特點制定相應(yīng)的績效考核標準，及合理的獎懲措施，以最大化激發(fā)人員的工作積極性。

部門負責人需不斷更新工作方法，也可以考慮開展針對檔案管理方面的各項活動，如知識競賽、技能競賽等，一方面設(shè)立相應(yīng)獎項，調(diào)動人員的參與積極性，為枯燥的工作注入活力，另一方面，借著競賽之名，可以加強工作人員對本專業(yè)知識技能的鉆研力度。單位需要加大對檔案管理部門的經(jīng)費投入，定期開展相關(guān)人員知識、技能培訓，以及計算機網(wǎng)絡(luò)知識、應(yīng)用的培訓，讓工作人員不斷接受新的管理理念，獲得個人素質(zhì)的提高，并在晉升、調(diào)職等個人發(fā)展上設(shè)立有效機制，進一步提高人員積極向上的工作斗志。

3.2培養(yǎng)團隊精神

團隊精神，在每一個單位、每一個部門都不可缺少的，是將部門或單位內(nèi)部所有人員凝聚在一起的“粘合劑”，能讓整個單位或部門的人員心往一處想，勁往一處使，齊心協(xié)力干好工作，為達到單位或部門不同階段的目標而奮斗。因此，部門管理人員在平時工作中，需多強化組織意識，培養(yǎng)團隊精神，促進下屬工作人員之間的彼此信任、彼此依賴、互幫互助的關(guān)系，培養(yǎng)他們擁有共同的價值觀，以及為本部門發(fā)展而奮勇前進的精神。在具體管理中，可適當創(chuàng)造寬松的工作氛圍，多鼓勵，少責罵，幫助人員正確認識自我，突出情感化的管理特色。

4小結(jié)

總之，管理心理學能有利于加強思想教育，調(diào)動人員工作積極性，整合人力資源，加強人才隊伍建設(shè)，在檔案管理上發(fā)揮極為重要的作用。單位及部門負責人需要充分運用管理心理學知識、方法，認真分析下屬工作人員的心理問題與原因，有針對性的提出解決辦法，提高整個部門的凝聚力，以及提高檔案管理工作效率。

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