聲像技術(shù)在煤礦檔案管理中的應(yīng)用

閻淼

（山西煤礦安全監(jiān)察局檔案館，山西 太原 030012）

檔案管理也稱為檔案工作，是檔案館（室）直接對(duì)檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總稱。對(duì)于煤礦企業(yè)的檔案管理，國(guó)家相關(guān)部門和行業(yè)相關(guān)機(jī)構(gòu)都有非常明確的規(guī)定，無論是紙質(zhì)檔案還是數(shù)字化檔案，都需要按照相應(yīng)的規(guī)定做好各項(xiàng)管理工作。聲像技術(shù)被引入到煤礦檔案的管理過程有利于提升整個(gè)煤礦檔案的管理效率。就目前的煤礦企業(yè)來說，聲像資料已經(jīng)成為企業(yè)進(jìn)行生產(chǎn)規(guī)劃、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、項(xiàng)目評(píng)價(jià)等活動(dòng)中不可或缺的參考。因此，在這些聲像資料的制作過程中，必須保持一定的規(guī)格和標(biāo)準(zhǔn)，確保翔實(shí)準(zhǔn)確，充分發(fā)揮檔案的參考作用。

1 檔案管理是煤礦企業(yè)管理的基礎(chǔ)工作

在企業(yè)加快改革和科技飛速發(fā)展的今天，作為最直接、最可靠、最原始的企業(yè)活動(dòng)記載，煤礦檔案在企業(yè)管理中的作用日益顯現(xiàn)。一方面，檔案是一種信息資源，能為煤炭企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策提供重要依據(jù)，對(duì)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和可持續(xù)發(fā)展具有重要作用；另一方面，檔案是企業(yè)現(xiàn)代化管理的基礎(chǔ)，煤炭企業(yè)要提高現(xiàn)代化管理水平，實(shí)行全面質(zhì)量管理，需要檔案部門提供各種信息數(shù)據(jù)，以便對(duì)企業(yè)活動(dòng)進(jìn)行數(shù)理分析。

2 聲像技術(shù)對(duì)企業(yè)檔案管理的重要價(jià)值

2.1 聲像檔案概述

聲像檔案是以現(xiàn)代存儲(chǔ)介質(zhì)為主要載體，以聲像作為主要的表現(xiàn)形式，記錄煤礦企業(yè)各種生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等活動(dòng)中形成的具備一定保存價(jià)值的數(shù)據(jù)化資料，包括照片、錄音、錄像等記錄內(nèi)容。一般情況下，企業(yè)的聲像檔案要具備如下幾個(gè)顯著的特點(diǎn)：①聲音與畫面同步，檔案內(nèi)容直觀生動(dòng)，信息辨識(shí)程度高，容量大；②將紙質(zhì)檔案的內(nèi)容作畫面化處理，提高了檔案使用的效率，并避免了紙質(zhì)檔案容易發(fā)生的磨損問題；③可隨時(shí)錄制和編輯，并能夠存儲(chǔ)在很小的載體內(nèi)，攜帶非常方便；④對(duì)聲像資料的保管有賴于新的技術(shù)手段，對(duì)保管的要求較高。

2.2 聲像技術(shù)對(duì)企業(yè)檔案管理的價(jià)值

2.2.1 是煤礦檔案管理必不可少的組成部分

隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，煤礦檔案也要與時(shí)俱進(jìn)，通過引進(jìn)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫技術(shù)有效管理檔案，這既是未來發(fā)展的趨勢(shì)，更能滿足目前使用的需要。數(shù)據(jù)庫技術(shù)提供了強(qiáng)大的存儲(chǔ)和檢索查詢能力，將聲像技術(shù)與計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫技術(shù)結(jié)合，可以產(chǎn)生巨大的聯(lián)動(dòng)效應(yīng)，能進(jìn)一步完善和豐富整個(gè)檔案的內(nèi)容，并作為重要的組成部分，提供堅(jiān)實(shí)的技術(shù)支持。

2.2.2 其使用水平代表著檔案管理水平

煤礦企業(yè)檔案的管理水平，與其對(duì)計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的利用水平直接相關(guān)。而作為重要部分的聲像資料，對(duì)于數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的功能完善有著重要的影響，是該系統(tǒng)最尖端技術(shù)的基礎(chǔ)。

2.2.3 對(duì)促進(jìn)煤礦檔案管理有極大的作用

隨著信息技術(shù)在煤礦檔案管理中日益發(fā)展，煤礦檔案數(shù)字化管理已經(jīng)成為現(xiàn)實(shí)，并在未來的煤礦檔案管理中發(fā)揮重要影響，而聲像技術(shù)可以很好地解決紙質(zhì)檔案中存在的不具體、易造假等問題，聲像技術(shù)通過特別編碼處理，加密儲(chǔ)存，很好地兼顧了檔案的開放性和保密性要求，在未來的檔案管理中有極大的發(fā)展空間。

3 聲像技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用分析

對(duì)于煤礦企業(yè)來說，聲像技術(shù)主要用于對(duì)一些具體的生產(chǎn)建設(shè)環(huán)節(jié)進(jìn)行聲像資料的記錄，因?yàn)槁曄褓Y料的一些顯著特點(diǎn)，使得煤礦檔案更加直觀、準(zhǔn)確，其視頻內(nèi)容的信息量非常豐富，這是所有紙質(zhì)檔案所比不了的。同時(shí)，聲像檔案更容易復(fù)制編輯，但卻更難以造假，造假也很容易通過專業(yè)的技術(shù)手段辨識(shí)，這也進(jìn)一步提高了聲像資料的可信度。

3.1 聲像技術(shù)在煤礦檔案管理使用的問題

3.1.1 缺乏必要的使用管理制度

對(duì)于聲像技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用，煤礦企業(yè)并沒有明確的要求和標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)，國(guó)家相關(guān)部門未給出具體的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)。這造成了雖然各個(gè)煤礦企業(yè)都在使用聲像技術(shù)制作煤礦檔案，但各個(gè)企業(yè)的聲像檔案?jìng)?cè)重點(diǎn)不同，制作水平不同，包括檔案的格式和存儲(chǔ)方式都有很大的差異。并且，什么地方需要錄制視頻，什么地方需要音頻，什么地方需要圖片，由什么人負(fù)責(zé)錄制，都沒有非常明確的規(guī)范性要求，大多都是企業(yè)的臨時(shí)行為，難以持續(xù)，對(duì)聲像技術(shù)的正常使用形成了一定的限制。同時(shí)，因?yàn)檫@些資料不能互相兼容，對(duì)企業(yè)間的業(yè)務(wù)交流也構(gòu)成了一定的負(fù)面影響。

3.1.2 管理操作人員不夠?qū)I(yè)

由于煤礦企業(yè)聲像資料的獲取大多都是來自非專業(yè)人員的操作，尤其是一些生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)的聲像資料，經(jīng)常存在要素不全的問題。對(duì)于作為檔案的聲像資料來說，不需要太多的藝術(shù)性考慮，更不要有為了藝術(shù)效果的后期制作，關(guān)鍵的地方就在于要將所有的要素逐一交代清楚。要對(duì)該聲像資料的用途負(fù)責(zé)，站在不同使用者的角度考慮聲像資料中應(yīng)該包含的具體內(nèi)容。因?yàn)椴僮魅藛T的水平參差不齊，所得的聲像資料也難免差強(qiáng)人意。

3.1.3 使用維護(hù)缺乏有效的管理

對(duì)于聲像檔案的使用管理，要嚴(yán)格按照正規(guī)的檔案管理辦法進(jìn)行操作，但在實(shí)際的使用過程中，這種安全意識(shí)還是有比較明顯的欠缺。具體體現(xiàn)在不按規(guī)定使用登記，使用后不進(jìn)行及時(shí)反饋，并一定程度上存在私自復(fù)制聲像檔案的問題。在煤礦企業(yè)中，對(duì)聲像檔案的管理都是通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行的，而一些企業(yè)會(huì)將檔案管理的計(jì)算機(jī)與企業(yè)內(nèi)的其他計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)，或者將存儲(chǔ)聲像檔案的計(jì)算機(jī)與檔案管理計(jì)算機(jī)分開管理，往往都會(huì)導(dǎo)致聲像檔案管理存在弊端。有的煤礦企業(yè)缺乏計(jì)算機(jī)技術(shù)人才，檔案管理也缺乏必要的計(jì)算機(jī)知識(shí)，一旦檔案管理計(jì)算機(jī)發(fā)生系統(tǒng)崩潰，可能會(huì)造成數(shù)據(jù)損失。聲像檔案的數(shù)據(jù)量較大，一旦發(fā)生數(shù)據(jù)丟失，整個(gè)聲像資料難以調(diào)看，徹底報(bào)廢。

3.2 具體的應(yīng)對(duì)策略

3.2.1 強(qiáng)化制度和機(jī)制建設(shè)

企業(yè)的所有管理都需要在制度和機(jī)制的基礎(chǔ)上才能有效實(shí)現(xiàn)，而煤礦企業(yè)的聲像檔案管理也是如此。為了進(jìn)一步做好聲像檔案管理工作，必須從幾個(gè)關(guān)鍵的環(huán)節(jié)抓好落實(shí)：①要有企業(yè)管理者的高度重視。在國(guó)家和行業(yè)沒有相關(guān)明確要求的情況下，要想使聲像檔案在煤礦企業(yè)取得高效發(fā)展，領(lǐng)導(dǎo)重視是最大的推動(dòng)力量。②要分重點(diǎn)、分梯度抓好制度建設(shè)。聲像檔案管理是一項(xiàng)摸索前進(jìn)的嘗試，不能想當(dāng)然，也不能畏縮不前，而是要有方向、有步驟地進(jìn)行。要注重實(shí)際的運(yùn)用效果，并通過具體的制度鞏固這些成績(jī)。③要強(qiáng)化具體的分工負(fù)責(zé)制。要想獲得明確的應(yīng)用效果，必須要有與之匹配的責(zé)權(quán)利相對(duì)應(yīng)。具體來說，就是專崗、專業(yè)、專人、專管，明確崗位和業(yè)務(wù)的范疇，并由具體負(fù)責(zé)的人來管理，推動(dòng)整個(gè)聲像檔案管理的具體落實(shí)。

3.2.2 強(qiáng)化對(duì)相關(guān)人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)

對(duì)相關(guān)人員的業(yè)務(wù)能力進(jìn)行必要的培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括聲像資料的錄制技術(shù)，聲像檔案相關(guān)要素的具體標(biāo)準(zhǔn)和要求，計(jì)算機(jī)管理的相關(guān)知識(shí)及檔案管理的有關(guān)內(nèi)容。通過這些培訓(xùn)，可以強(qiáng)化管理人員的職業(yè)素質(zhì)和技術(shù)水平。培訓(xùn)的方式主要是請(qǐng)進(jìn)來和走出去兩種，加強(qiáng)業(yè)務(wù)上的交流，促使具體的檔案管理工作取得更專業(yè)的效果。

3.2.3 強(qiáng)化對(duì)運(yùn)用領(lǐng)域的拓展管理

要實(shí)現(xiàn)煤礦企業(yè)各單位聲像資料的有效收集，對(duì)于一些重要的時(shí)間和環(huán)節(jié)，必須要有相應(yīng)的高質(zhì)量聲像資料作為檔案素材，從中選擇適合的內(nèi)容。要進(jìn)一步擴(kuò)大聲像檔案的收集和應(yīng)用范圍，包括許多非生產(chǎn)領(lǐng)域的內(nèi)容，也可以進(jìn)行相應(yīng)的收集和整理，通過這樣的活動(dòng)和行為，擴(kuò)大影響，同時(shí)也使業(yè)務(wù)人員得到了鍛煉。

4 結(jié)束語

檔案管理是煤礦企業(yè)一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作，是為企業(yè)完成經(jīng)營(yíng)目標(biāo)和管理職能提供依據(jù)和前提條件的工作。聲像技術(shù)對(duì)于煤礦檔案管理意義重大，就目前的應(yīng)用情況來看，聲像資料已經(jīng)成為煤礦檔案中最關(guān)鍵的組成部分，發(fā)揮著越來越顯著的作用。作為一種新生事物，聲像技術(shù)在煤礦檔案管理中的應(yīng)用得到了業(yè)內(nèi)的大力推動(dòng)，被廣泛使用，但在缺乏明確建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的情況下，還有很多具體的工作要做。