合同管理系統(tǒng)的應用及研究

劉燕

?

合同管理系統(tǒng)的應用及研究

劉燕

（中移鐵通有限公司吉林分公司，吉林 長春 130012）

企業(yè)利用信息化手段加強合同管理，是降低合同風險的有效途徑。以合同管理信息化系統(tǒng)建設(shè)為視角，從軟件架構(gòu)、研發(fā)技術(shù)選型、系統(tǒng)功能、信息安全、運維策略5個方向出發(fā)，介紹了合同管理信息化系統(tǒng)的建設(shè)過程，提出了信息化建設(shè)過程中的經(jīng)驗。

合同管理系統(tǒng)；軟件架構(gòu)；系統(tǒng)功能；運維策略

合同管理是企業(yè)經(jīng)營管理基礎(chǔ)工作中的重要內(nèi)容，通過加強管理，規(guī)范合同的簽訂和履行，能夠有效防范風險、優(yōu)化管理、降低成本。

合同管理系統(tǒng)具有可復用合同創(chuàng)建歸檔能力，可將多業(yè)務、多類別合同模板按照版本統(tǒng)一管理，并提供檢索及下載接口，降低不規(guī)范合同文本附帶的履行風險。各地市可將優(yōu)秀合同范本共享給全省分公司，實現(xiàn)優(yōu)質(zhì)合同資源共享，縮減合同編寫時間，提升合同辦理效率。在簽批方面梳理并規(guī)范化合同簽批流程，通過電子工作流轉(zhuǎn)高效執(zhí)行會簽流程及合同文本歸檔，為規(guī)范合同文本、合同數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析、快速檢索提供有力技術(shù)支撐。

1 軟件架構(gòu)

合同管理系統(tǒng)提供以合同為中心的全生命周期管理，構(gòu)架分為3層：①表現(xiàn)層。合同管理首頁是系統(tǒng)的唯一入口，以統(tǒng)一的用戶界面提供給內(nèi)部員工的系統(tǒng)。該界面具有信息發(fā)布、待辦、提醒等功能。②應用層。合同管理平臺涉及的內(nèi)容包括對象、標準文本、合同簽訂、合同履行、查詢統(tǒng)計等，并為實現(xiàn)科學化、高效率的合同管理提供幫助。③應用支撐層?；贗CE產(chǎn)品框架上開發(fā)合同管理系統(tǒng)，結(jié)合工作流引擎，提供合同審批等流程的電子流程定義功能。

1.1 ICE產(chǎn)品框架

ICE作為開源通信協(xié)議產(chǎn)品，是分布式應用中一種比較好的解決方案，能夠以最小的代價構(gòu)建分布式應用程序。它可以支持不同的系統(tǒng)，也可以支持在多種開發(fā)語言上使用，服務端和客戶端也可以根據(jù)自己的實際情況選擇不同的語言實現(xiàn)，比如服務端采用C語言實現(xiàn)，而客戶端采用Java語言實現(xiàn)，底層的通訊邏輯通過ICE的封裝實現(xiàn)。

ICE是一種面向?qū)ο蟮闹虚g件平臺，這意味著ICE為構(gòu)建面向?qū)ο蟮目蛻簟掌鲬锰峁┝斯ぞ?、API和庫支持。要與ICE持有的對象進行通信，客戶端必須持有這個對象的代理，這里的代理指的是這個對象的實例，ICE在運行時會定位到這個對象，然后尋找或激活它，再把In參數(shù)傳給遠程對象，通過Out參數(shù)獲取返回結(jié)果。ICE可以保證在任何網(wǎng)絡(luò)環(huán)境或操作系統(tǒng)下成功調(diào)用只有1次，它在運行時會定位到遠程服務器，在連接失敗的情況下會嘗試重復連接，確實連不上的情況會給用戶以提示。客戶端在調(diào)用服務端的方法時，可以采取同步或異步的方式實現(xiàn)，同步調(diào)用就相當于調(diào)用自己本地的方法，其他行為會被阻塞；異步調(diào)用是非常有用的調(diào)用方式，如果服務端需要準備的數(shù)據(jù)來自于其他異步接口，此時客戶端就不需要等待，待服務端數(shù)據(jù)準備充分后，以消息的方式通知客戶端，服務端就可以運行其他程序了，而客戶端也可以到服務端獲取數(shù)據(jù)了。

1.2 工作流引擎

工作流（Workflow），是“業(yè)務過程的部分或整體在計算機應用環(huán)境下的自動化”，它主要解決的是“使在多個參與者之間按照某種預定義的規(guī)則傳遞文檔、信息或任務的過程自動進行，從而實現(xiàn)某個預期的業(yè)務目標，或者促使此目標的實現(xiàn)”。

Activiti是一種業(yè)務流程管理（BPM）框架，它是覆蓋了業(yè)務流程管理、工作流、服務協(xié)作等領(lǐng)域的一個開源、靈活、易擴展的可執(zhí)行流程語言框架，并提供了eclipse插件，開發(fā)人員可以通過插件直接繪畫出業(yè)務流程圖。

2 技術(shù)選型

《合同管理系統(tǒng)》主體部分采用Java/JSP語言開發(fā)，并采用Spring框架進行開發(fā)，數(shù)據(jù)庫采用Mysql。J2EE是一種利用Java2平臺來簡化諸多與多級企業(yè)解決方案的開發(fā)、部署和管理相關(guān)的復雜問題的體系結(jié)構(gòu)。J2EE技術(shù)的基礎(chǔ)就是核心Java平臺或Java2平臺的標準版，J2EE不僅鞏固了標準版中的許多優(yōu)點，比如“編寫一次、到處運行”的特性、方便存取數(shù)據(jù)庫的JDBC API、CORBA技術(shù)以及能夠在Internet應用中保護數(shù)據(jù)的安全模式等，同時，還提供了對Java Servlets API、JSP以及XML技術(shù)的全面支持。

Spring是一個開源框架，是為了解決企業(yè)應用程序開發(fā)復雜性而創(chuàng)建的。框架的主要優(yōu)勢之一就是其分層架構(gòu)，分層架構(gòu)允許用戶選擇使用任意組件，同時為J2EE應用程序開發(fā)提供集成的框架。Spring框架具有的功能可以用在任何J2EE服務器中，大多數(shù)功能也適用于不受管理的環(huán)境。Spring的核心要點是：支持不綁定到特定J2EE服務的可重用業(yè)務和數(shù)據(jù)訪問對象。這樣的對象可以在不同J2EE環(huán)境（Web或EJB）、獨立應用程序、測試環(huán)境之間重用。

MySQL是一個關(guān)系型數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，是最流行的關(guān)系型數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)之一，在 Web應用方面，MySQL是最好的 RDBMS（關(guān)系數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)）應用軟件，所使用的SQL語言是用于訪問數(shù)據(jù)庫的最常用標準化語言。

3 系統(tǒng)功能介紹

3.1 合同管理

本管理支持上傳、解析、下載成熟合同模板文件，并按照應用熱度排序；分類別管理律師已核對的先例文本、合同類別，并可在系統(tǒng)設(shè)置中在線配置；提供全文檢索接口，搜索并下載任意版本合同。

合同在線批改支持在線Word編輯器，可在瀏覽器端直接新建、批改合同，系統(tǒng)提供自動保存并生成新版本；新建類合同保存后可自動下載到本地；自動保存文檔相關(guān)信息，比如批改人、修改時間、版本號，并可查詢歷史版本。為了保障歷史版本的整潔，系統(tǒng)將自動歸檔合并多個版本文件為一個關(guān)鍵點版本。

3.2 合同會簽流程

系統(tǒng)提供合同會簽流程模板設(shè)計，包括流程圖、流轉(zhuǎn)過程所需頁面表單、流程走向、結(jié)果匯聚等功能。整個流程為：發(fā)起簽批流程，上傳或在線選擇合同文本、選擇對方企業(yè)信息、選擇合同類型、選擇已其他合同為主體、選擇各節(jié)點簽批人、選擇是否需要生成水印、選擇審批流程；通過及駁回，會簽執(zhí)行人收到會簽消息，進入簽批頁在線查看，也可下載到本地查看，所有會簽參與人可對合同進行批注；自動催辦，當會簽通知發(fā)送給多人并只剩一人未簽批且超過一個工作日時，系統(tǒng)自動發(fā)送催辦郵件到未執(zhí)行人郵箱；會簽結(jié)果判定，根據(jù)會簽流程模板定義的通過規(guī)則，達到則通過，未達到則駁回，駁回流程自動返回流程發(fā)起人賬戶，并通知所有參與會簽人員會簽結(jié)果；所有參與會簽人簽批完成并判定通過后，流程自動結(jié)束并提示發(fā)起人及人力資源部，上傳紙質(zhì)合同掃描件作為附件并填寫相關(guān)信息，系統(tǒng)自動結(jié)束流程并將合同歸卷。

3.3 合同執(zhí)行及跟蹤

以合同為主體發(fā)起執(zhí)行跟蹤流程，并選擇項目參與者，制訂執(zhí)行計劃。跟蹤流程所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，歸檔到合同，最終可通過合同信息一并調(diào)出。

可根據(jù)項目執(zhí)行評估制訂執(zhí)行計劃，執(zhí)行計劃由預估時間點、執(zhí)行節(jié)點、執(zhí)行人構(gòu)成。執(zhí)行節(jié)點為預設(shè)選項，包含到貨、初驗、終驗、發(fā)票開具或收取、付款。選定執(zhí)行節(jié)點后填寫預期執(zhí)行時間，第一個執(zhí)行節(jié)點必須選擇預期時間，后續(xù)節(jié)點可是前一個執(zhí)行節(jié)點的相對時間。

3.4 信息安全及硬件部署

信息安全防御系統(tǒng)由防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、漏洞掃描系統(tǒng)、病毒防治系統(tǒng)、Web信息防篡改系統(tǒng)等組成，是一個安全網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的基礎(chǔ)組成部分，在統(tǒng)一安全策略的指導下，保障系統(tǒng)的整體安全。本系統(tǒng)采用B/S構(gòu)架模式，后臺分別為數(shù)據(jù)庫服務器和應用服務器，數(shù)據(jù)庫負責存儲數(shù)據(jù)和數(shù)據(jù)運算。應用服務器則負責業(yè)務處理和界面操作。

應用服務器組通過專線方式接入到互聯(lián)網(wǎng)中，通過固定IP訪問，符合穩(wěn)定、高速、安全要求。

3.5 系統(tǒng)運維策略

合同管理系統(tǒng)運維服務包括系統(tǒng)相關(guān)的主機設(shè)備、操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫和存儲設(shè)備及其他相關(guān)的運行維護與安全防范服務，保證合同管理系統(tǒng)的正常運行，降低整體管理成本，提高系統(tǒng)的整體服務水平。同時，根據(jù)日常維護的數(shù)據(jù)和記錄，提供系統(tǒng)的整體建設(shè)規(guī)劃和建議，更好地為合同管理信息化發(fā)展提供有力的保障。合同管理系統(tǒng)的組成主要可分為2類，即硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)。硬件設(shè)備包括網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、安全設(shè)備、主機設(shè)備、存儲設(shè)備等；軟件設(shè)備可分為操作系統(tǒng)軟件、典型應用軟件（比如數(shù)據(jù)庫軟件、中間件軟件等）、業(yè)務應用軟件等。

通過運行維護服務的有效管理來提升合同管理系統(tǒng)的服務效率，協(xié)調(diào)各業(yè)務應用系統(tǒng)的內(nèi)部運作，提高服務質(zhì)量。結(jié)合業(yè)務部門現(xiàn)有的環(huán)境、組織結(jié)構(gòu)、IT資源和管理流程的特點，從流程、人員和技術(shù)3方面來規(guī)劃合同管理系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)。將業(yè)務部門的運行目標、業(yè)務需求與IT服務的相協(xié)調(diào)一致。

定期監(jiān)控合同管理系統(tǒng)的關(guān)鍵狀態(tài)及參數(shù)指標，包括以下內(nèi)容：①運行狀態(tài)、故障情況；②配置信息；③可用性情況及健康狀況性能指標；④統(tǒng)計運維數(shù)椐、提供合同管理系統(tǒng)管理和工作報告、歸納總結(jié)并提供業(yè)務部門想了解的數(shù)椐報告。

［1］白丹.Web環(huán)境合同管理系統(tǒng)中電子簽名的設(shè)計與實現(xiàn)［J］.機電產(chǎn)品開發(fā)與創(chuàng)新，2016（01）.

［2］林恒毅.大型企業(yè)信息系統(tǒng)運維服務體系建設(shè)研究［J］.信息化研究，2015（02）.

2095－6835（2018）20－0160－02

TU71

A

10.15913/j.cnki.kjycx.2018.20.160

〔編輯：張思楠〕