合同管理系統(tǒng)的應(yīng)用及研究

劉燕

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合同管理系統(tǒng)的應(yīng)用及研究

劉燕

（中移鐵通有限公司吉林分公司，吉林 長(zhǎng)春 130012）

企業(yè)利用信息化手段加強(qiáng)合同管理，是降低合同風(fēng)險(xiǎn)的有效途徑。以合同管理信息化系統(tǒng)建設(shè)為視角，從軟件架構(gòu)、研發(fā)技術(shù)選型、系統(tǒng)功能、信息安全、運(yùn)維策略5個(gè)方向出發(fā)，介紹了合同管理信息化系統(tǒng)的建設(shè)過(guò)程，提出了信息化建設(shè)過(guò)程中的經(jīng)驗(yàn)。

合同管理系統(tǒng)；軟件架構(gòu)；系統(tǒng)功能；運(yùn)維策略

合同管理是企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理基礎(chǔ)工作中的重要內(nèi)容，通過(guò)加強(qiáng)管理，規(guī)范合同的簽訂和履行，能夠有效防范風(fēng)險(xiǎn)、優(yōu)化管理、降低成本。

合同管理系統(tǒng)具有可復(fù)用合同創(chuàng)建歸檔能力，可將多業(yè)務(wù)、多類別合同模板按照版本統(tǒng)一管理，并提供檢索及下載接口，降低不規(guī)范合同文本附帶的履行風(fēng)險(xiǎn)。各地市可將優(yōu)秀合同范本共享給全省分公司，實(shí)現(xiàn)優(yōu)質(zhì)合同資源共享，縮減合同編寫(xiě)時(shí)間，提升合同辦理效率。在簽批方面梳理并規(guī)范化合同簽批流程，通過(guò)電子工作流轉(zhuǎn)高效執(zhí)行會(huì)簽流程及合同文本歸檔，為規(guī)范合同文本、合同數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析、快速檢索提供有力技術(shù)支撐。

1 軟件架構(gòu)

合同管理系統(tǒng)提供以合同為中心的全生命周期管理，構(gòu)架分為3層：①表現(xiàn)層。合同管理首頁(yè)是系統(tǒng)的唯一入口，以統(tǒng)一的用戶界面提供給內(nèi)部員工的系統(tǒng)。該界面具有信息發(fā)布、待辦、提醒等功能。②應(yīng)用層。合同管理平臺(tái)涉及的內(nèi)容包括對(duì)象、標(biāo)準(zhǔn)文本、合同簽訂、合同履行、查詢統(tǒng)計(jì)等，并為實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、高效率的合同管理提供幫助。③應(yīng)用支撐層?；贗CE產(chǎn)品框架上開(kāi)發(fā)合同管理系統(tǒng)，結(jié)合工作流引擎，提供合同審批等流程的電子流程定義功能。

1.1 ICE產(chǎn)品框架

ICE作為開(kāi)源通信協(xié)議產(chǎn)品，是分布式應(yīng)用中一種比較好的解決方案，能夠以最小的代價(jià)構(gòu)建分布式應(yīng)用程序。它可以支持不同的系統(tǒng)，也可以支持在多種開(kāi)發(fā)語(yǔ)言上使用，服務(wù)端和客戶端也可以根據(jù)自己的實(shí)際情況選擇不同的語(yǔ)言實(shí)現(xiàn)，比如服務(wù)端采用C語(yǔ)言實(shí)現(xiàn)，而客戶端采用Java語(yǔ)言實(shí)現(xiàn)，底層的通訊邏輯通過(guò)ICE的封裝實(shí)現(xiàn)。

ICE是一種面向?qū)ο蟮闹虚g件平臺(tái)，這意味著ICE為構(gòu)建面向?qū)ο蟮目蛻簟?wù)器應(yīng)用提供了工具、API和庫(kù)支持。要與ICE持有的對(duì)象進(jìn)行通信，客戶端必須持有這個(gè)對(duì)象的代理，這里的代理指的是這個(gè)對(duì)象的實(shí)例，ICE在運(yùn)行時(shí)會(huì)定位到這個(gè)對(duì)象，然后尋找或激活它，再把In參數(shù)傳給遠(yuǎn)程對(duì)象，通過(guò)Out參數(shù)獲取返回結(jié)果。ICE可以保證在任何網(wǎng)絡(luò)環(huán)境或操作系統(tǒng)下成功調(diào)用只有1次，它在運(yùn)行時(shí)會(huì)定位到遠(yuǎn)程服務(wù)器，在連接失敗的情況下會(huì)嘗試重復(fù)連接，確實(shí)連不上的情況會(huì)給用戶以提示。客戶端在調(diào)用服務(wù)端的方法時(shí)，可以采取同步或異步的方式實(shí)現(xiàn)，同步調(diào)用就相當(dāng)于調(diào)用自己本地的方法，其他行為會(huì)被阻塞；異步調(diào)用是非常有用的調(diào)用方式，如果服務(wù)端需要準(zhǔn)備的數(shù)據(jù)來(lái)自于其他異步接口，此時(shí)客戶端就不需要等待，待服務(wù)端數(shù)據(jù)準(zhǔn)備充分后，以消息的方式通知客戶端，服務(wù)端就可以運(yùn)行其他程序了，而客戶端也可以到服務(wù)端獲取數(shù)據(jù)了。

1.2 工作流引擎

工作流（Workflow），是“業(yè)務(wù)過(guò)程的部分或整體在計(jì)算機(jī)應(yīng)用環(huán)境下的自動(dòng)化”，它主要解決的是“使在多個(gè)參與者之間按照某種預(yù)定義的規(guī)則傳遞文檔、信息或任務(wù)的過(guò)程自動(dòng)進(jìn)行，從而實(shí)現(xiàn)某個(gè)預(yù)期的業(yè)務(wù)目標(biāo)，或者促使此目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)”。

Activiti是一種業(yè)務(wù)流程管理（BPM）框架，它是覆蓋了業(yè)務(wù)流程管理、工作流、服務(wù)協(xié)作等領(lǐng)域的一個(gè)開(kāi)源、靈活、易擴(kuò)展的可執(zhí)行流程語(yǔ)言框架，并提供了eclipse插件，開(kāi)發(fā)人員可以通過(guò)插件直接繪畫(huà)出業(yè)務(wù)流程圖。

2 技術(shù)選型

《合同管理系統(tǒng)》主體部分采用Java/JSP語(yǔ)言開(kāi)發(fā)，并采用Spring框架進(jìn)行開(kāi)發(fā)，數(shù)據(jù)庫(kù)采用Mysql。J2EE是一種利用Java2平臺(tái)來(lái)簡(jiǎn)化諸多與多級(jí)企業(yè)解決方案的開(kāi)發(fā)、部署和管理相關(guān)的復(fù)雜問(wèn)題的體系結(jié)構(gòu)。J2EE技術(shù)的基礎(chǔ)就是核心Java平臺(tái)或Java2平臺(tái)的標(biāo)準(zhǔn)版，J2EE不僅鞏固了標(biāo)準(zhǔn)版中的許多優(yōu)點(diǎn)，比如“編寫(xiě)一次、到處運(yùn)行”的特性、方便存取數(shù)據(jù)庫(kù)的JDBC API、CORBA技術(shù)以及能夠在Internet應(yīng)用中保護(hù)數(shù)據(jù)的安全模式等，同時(shí)，還提供了對(duì)Java Servlets API、JSP以及XML技術(shù)的全面支持。

Spring是一個(gè)開(kāi)源框架，是為了解決企業(yè)應(yīng)用程序開(kāi)發(fā)復(fù)雜性而創(chuàng)建的?？蚣艿闹饕獌?yōu)勢(shì)之一就是其分層架構(gòu)，分層架構(gòu)允許用戶選擇使用任意組件，同時(shí)為J2EE應(yīng)用程序開(kāi)發(fā)提供集成的框架。Spring框架具有的功能可以用在任何J2EE服務(wù)器中，大多數(shù)功能也適用于不受管理的環(huán)境。Spring的核心要點(diǎn)是：支持不綁定到特定J2EE服務(wù)的可重用業(yè)務(wù)和數(shù)據(jù)訪問(wèn)對(duì)象。這樣的對(duì)象可以在不同J2EE環(huán)境（Web或EJB）、獨(dú)立應(yīng)用程序、測(cè)試環(huán)境之間重用。

MySQL是一個(gè)關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)，是最流行的關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)之一，在 Web應(yīng)用方面，MySQL是最好的 RDBMS（關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)）應(yīng)用軟件，所使用的SQL語(yǔ)言是用于訪問(wèn)數(shù)據(jù)庫(kù)的最常用標(biāo)準(zhǔn)化語(yǔ)言。

3 系統(tǒng)功能介紹

3.1 合同管理

本管理支持上傳、解析、下載成熟合同模板文件，并按照應(yīng)用熱度排序；分類別管理律師已核對(duì)的先例文本、合同類別，并可在系統(tǒng)設(shè)置中在線配置；提供全文檢索接口，搜索并下載任意版本合同。

合同在線批改支持在線Word編輯器，可在瀏覽器端直接新建、批改合同，系統(tǒng)提供自動(dòng)保存并生成新版本；新建類合同保存后可自動(dòng)下載到本地；自動(dòng)保存文檔相關(guān)信息，比如批改人、修改時(shí)間、版本號(hào)，并可查詢歷史版本。為了保障歷史版本的整潔，系統(tǒng)將自動(dòng)歸檔合并多個(gè)版本文件為一個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)版本。

3.2 合同會(huì)簽流程

系統(tǒng)提供合同會(huì)簽流程模板設(shè)計(jì)，包括流程圖、流轉(zhuǎn)過(guò)程所需頁(yè)面表單、流程走向、結(jié)果匯聚等功能。整個(gè)流程為：發(fā)起簽批流程，上傳或在線選擇合同文本、選擇對(duì)方企業(yè)信息、選擇合同類型、選擇已其他合同為主體、選擇各節(jié)點(diǎn)簽批人、選擇是否需要生成水印、選擇審批流程；通過(guò)及駁回，會(huì)簽執(zhí)行人收到會(huì)簽消息，進(jìn)入簽批頁(yè)在線查看，也可下載到本地查看，所有會(huì)簽參與人可對(duì)合同進(jìn)行批注；自動(dòng)催辦，當(dāng)會(huì)簽通知發(fā)送給多人并只剩一人未簽批且超過(guò)一個(gè)工作日時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)發(fā)送催辦郵件到未執(zhí)行人郵箱；會(huì)簽結(jié)果判定，根據(jù)會(huì)簽流程模板定義的通過(guò)規(guī)則，達(dá)到則通過(guò)，未達(dá)到則駁回，駁回流程自動(dòng)返回流程發(fā)起人賬戶，并通知所有參與會(huì)簽人員會(huì)簽結(jié)果；所有參與會(huì)簽人簽批完成并判定通過(guò)后，流程自動(dòng)結(jié)束并提示發(fā)起人及人力資源部，上傳紙質(zhì)合同掃描件作為附件并填寫(xiě)相關(guān)信息，系統(tǒng)自動(dòng)結(jié)束流程并將合同歸卷。

3.3 合同執(zhí)行及跟蹤

以合同為主體發(fā)起執(zhí)行跟蹤流程，并選擇項(xiàng)目參與者，制訂執(zhí)行計(jì)劃。跟蹤流程所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，歸檔到合同，最終可通過(guò)合同信息一并調(diào)出。

可根據(jù)項(xiàng)目執(zhí)行評(píng)估制訂執(zhí)行計(jì)劃，執(zhí)行計(jì)劃由預(yù)估時(shí)間點(diǎn)、執(zhí)行節(jié)點(diǎn)、執(zhí)行人構(gòu)成。執(zhí)行節(jié)點(diǎn)為預(yù)設(shè)選項(xiàng)，包含到貨、初驗(yàn)、終驗(yàn)、發(fā)票開(kāi)具或收取、付款。選定執(zhí)行節(jié)點(diǎn)后填寫(xiě)預(yù)期執(zhí)行時(shí)間，第一個(gè)執(zhí)行節(jié)點(diǎn)必須選擇預(yù)期時(shí)間，后續(xù)節(jié)點(diǎn)可是前一個(gè)執(zhí)行節(jié)點(diǎn)的相對(duì)時(shí)間。

3.4 信息安全及硬件部署

信息安全防御系統(tǒng)由防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)、漏洞掃描系統(tǒng)、病毒防治系統(tǒng)、Web信息防篡改系統(tǒng)等組成，是一個(gè)安全網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的基礎(chǔ)組成部分，在統(tǒng)一安全策略的指導(dǎo)下，保障系統(tǒng)的整體安全。本系統(tǒng)采用B/S構(gòu)架模式，后臺(tái)分別為數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器和應(yīng)用服務(wù)器，數(shù)據(jù)庫(kù)負(fù)責(zé)存儲(chǔ)數(shù)據(jù)和數(shù)據(jù)運(yùn)算。應(yīng)用服務(wù)器則負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)處理和界面操作。

應(yīng)用服務(wù)器組通過(guò)專線方式接入到互聯(lián)網(wǎng)中，通過(guò)固定IP訪問(wèn)，符合穩(wěn)定、高速、安全要求。

3.5 系統(tǒng)運(yùn)維策略

合同管理系統(tǒng)運(yùn)維服務(wù)包括系統(tǒng)相關(guān)的主機(jī)設(shè)備、操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)和存儲(chǔ)設(shè)備及其他相關(guān)的運(yùn)行維護(hù)與安全防范服務(wù)，保證合同管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行，降低整體管理成本，提高系統(tǒng)的整體服務(wù)水平。同時(shí)，根據(jù)日常維護(hù)的數(shù)據(jù)和記錄，提供系統(tǒng)的整體建設(shè)規(guī)劃和建議，更好地為合同管理信息化發(fā)展提供有力的保障。合同管理系統(tǒng)的組成主要可分為2類，即硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)。硬件設(shè)備包括網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、安全設(shè)備、主機(jī)設(shè)備、存儲(chǔ)設(shè)備等；軟件設(shè)備可分為操作系統(tǒng)軟件、典型應(yīng)用軟件（比如數(shù)據(jù)庫(kù)軟件、中間件軟件等）、業(yè)務(wù)應(yīng)用軟件等。

通過(guò)運(yùn)行維護(hù)服務(wù)的有效管理來(lái)提升合同管理系統(tǒng)的服務(wù)效率，協(xié)調(diào)各業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)的內(nèi)部運(yùn)作，提高服務(wù)質(zhì)量。結(jié)合業(yè)務(wù)部門(mén)現(xiàn)有的環(huán)境、組織結(jié)構(gòu)、IT資源和管理流程的特點(diǎn)，從流程、人員和技術(shù)3方面來(lái)規(guī)劃合同管理系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)。將業(yè)務(wù)部門(mén)的運(yùn)行目標(biāo)、業(yè)務(wù)需求與IT服務(wù)的相協(xié)調(diào)一致。

定期監(jiān)控合同管理系統(tǒng)的關(guān)鍵狀態(tài)及參數(shù)指標(biāo)，包括以下內(nèi)容：①運(yùn)行狀態(tài)、故障情況；②配置信息；③可用性情況及健康狀況性能指標(biāo)；④統(tǒng)計(jì)運(yùn)維數(shù)椐、提供合同管理系統(tǒng)管理和工作報(bào)告、歸納總結(jié)并提供業(yè)務(wù)部門(mén)想了解的數(shù)椐報(bào)告。

［1］白丹.Web環(huán)境合同管理系統(tǒng)中電子簽名的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)［J］.機(jī)電產(chǎn)品開(kāi)發(fā)與創(chuàng)新，2016（01）.

［2］林恒毅.大型企業(yè)信息系統(tǒng)運(yùn)維服務(wù)體系建設(shè)研究［J］.信息化研究，2015（02）.

2095－6835（2018）20－0160－02

TU71

A

10.15913/j.cnki.kjycx.2018.20.160

〔編輯：張思楠〕