淺談以檔案管理把控熱計量項目關(guān)鍵節(jié)點

孫淼

摘要：目前國家大力推行供熱按熱計量收費，以天津市為例，新建住宅項目必須安裝熱量表并實現(xiàn)數(shù)據(jù)遠傳。熱量表安裝及遠傳系統(tǒng)搭建項目一般以小區(qū)為單位，有著項目規(guī)模小、實施周期短、項目量大、同時進場項目多等特點，傳統(tǒng)大型項目管理的方式和經(jīng)驗并不適用于熱計量項目。

關(guān)鍵詞：檔案管理 熱計量項目

熱計量項目的開展時間受供熱季影響較大，一般在6-10月份集中實施，難以避免多個項目同時進場，且要求的竣工時間基本一致，另外由于該類項目已非常成熟，一般項目的施工周期不會超過1個月。這些特點就要求項目負責人同時管理多個項目，經(jīng)常由于項目節(jié)奏快、短時間收到的相似信息較多導(dǎo)致存在項目臺賬管理混亂、檔案資料歸檔不及時等問題。

通過多年熱計量項目管理經(jīng)驗積累，總結(jié)出通過檔案管理把控項目關(guān)鍵節(jié)點的管理方式，顛覆在項目進行中收集資料然后歸檔的方式，而是以資料歸檔情況反推項目進度從而實現(xiàn)項目管理。

熱計量項目實施過程一般存在現(xiàn)場勘查、入場通知、設(shè)備到貨、安裝完成驗收及竣工驗收等關(guān)鍵節(jié)點，每個關(guān)鍵節(jié)點都有重要的項目資料產(chǎn)出：現(xiàn)場勘查應(yīng)產(chǎn)出現(xiàn)場勘察表，記錄現(xiàn)場狀況、實施方案、問題及整改情況等信息；入場通知應(yīng)產(chǎn)出入場通知單，明確現(xiàn)場安裝表計的品牌、數(shù)量、管徑及實施系統(tǒng)遠傳搭建的供應(yīng)商；到貨確認應(yīng)產(chǎn)出到貨確認單，核對現(xiàn)場供應(yīng)的設(shè)備和招標封樣是否一致；安裝完成驗收應(yīng)產(chǎn)出驗收單，確認現(xiàn)場安裝情況是否符合驗收標準；竣工驗收應(yīng)產(chǎn)出驗收單，確認遠傳系統(tǒng)數(shù)據(jù)上數(shù)情況是否符合驗收標準。以及項目招標、合同簽訂、付款申請等流程資料，項目整體所有關(guān)鍵節(jié)點均有資料產(chǎn)出。

項目管理過程中存在多類臺賬，分別整理項目進度、合同款項、檔案管理等內(nèi)容，由于不同臺賬一般由不同人員負責，不同臺賬之間很難做到同步更新，經(jīng)常出現(xiàn)項目臺賬顯示已經(jīng)準備安裝完成驗收，但是檔案管理臺賬卻顯示到貨驗收單都還沒有歸檔，由于項目多，周期短，節(jié)奏快，項目負責人極容易出現(xiàn)忘記歸檔或者記混歸檔情況等問題，但是很作過程資料涉及相關(guān)方重多，一旦丟失，很難重制，尤其由計量院出具的鑒定報告，原件只有一份，無從補辦。

以歸檔情況管理項目進度后，根據(jù)最新歸檔的資料類別反推項目進度，將項目進度臺賬的關(guān)鍵信息加入到檔案臺賬內(nèi)，有新的項目資料歸檔后，項目進度即隨之同步更新，如檔案臺賬顯示A項目最新歸檔的資料為入場通知單，項目進度即為項目已具備入場條件，下一步準備設(shè)備供應(yīng)及到貨驗收。從而避免檔案臺賬和項目進度臺賬更新進度不一致等問題。

基于上述思路和理念，設(shè)計了檔案管理軟件，實現(xiàn)通過檔案歸檔進行項目管理。

軟件共分4個功能模塊，分別為檔案添加，修改，匯總展示，項目進度和設(shè)置。

檔案添加，修改模塊負責新建項目和添加檔案及修改既有信息，記錄項目名稱、編號、檔案的名稱及實際歸檔存放的物理位置，通過項目的名稱和項目編號可以查詢到已建項目的全部檔案信息，實現(xiàn)檔案的添加和覆蓋，考慮到過程資料的完整性，不支持刪除操作。

匯總展示模塊可以通過項目名稱或者編號查詢具體項目，也可以通過選擇查詢類別匯總檔案短缺、未完工項目或歸檔時間異常的項目，并支持導(dǎo)出查詢結(jié)果操作。

項目進度模塊提供項目查詢和檔案查看功能，通過項目名稱可以查詢具體項目，也可以通過選擇查詢類別匯總未完工、已完工或全部項目，右側(cè)上方表格顯示項目的所有節(jié)點信息，如節(jié)點名稱和完成時間等，導(dǎo)出功能能夠?qū)С龈鶕?jù)查詢類別匯總的結(jié)果和項目的當前進度，右側(cè)下方表格顯示該節(jié)點的檔案名稱及歸檔存放的物理位置，打開功能能夠?qū)崿F(xiàn)打開選擇的檔案的電子版本。

檔案臺賬管理人員將根據(jù)檔案歸檔情況倒推的項目進度按期發(fā)放給所有項目負責人，由項目負責人分別核對項目進度和實際情況是否一致，一旦有不一致情況發(fā)生，即說明有檔案資料未及時歸檔，同時領(lǐng)導(dǎo)也可以參考檔案歸檔情況決定是否同意如付款申請等流程單據(jù)。