基于前端控制的新入職員工檔案管理

雷婷

秦皇島市第一醫(yī)院始建于1984年，現(xiàn)為秦皇島市規(guī)模最大、技術(shù)力量最強的綜合性三級甲等醫(yī)院，作為上升期的綜合性三甲醫(yī)院，每年都會遴選大批優(yōu)秀的高校畢業(yè)生來我院工作，人才的大量流入，在保證醫(yī)院正常運營和持續(xù)發(fā)展的同時，也為醫(yī)院的人事檔案管理提出了新的問題。

為提高醫(yī)院人事檔案管理水平，從源頭上保證人事檔案質(zhì)量，我們引入了前端控制理論。前端控制思想在其他領(lǐng)域已運用比較廣泛，并逐漸延伸出一些比較成熟的方法，但在人事檔案的管理中運用較少。事實上，通過在新入職高校畢業(yè)生的人事檔案管理中的運用與實踐，不僅在理論層面上豐富了前端控制理論，更在實踐層面為人事檔案管理質(zhì)量和整個人力資源管理層次的提高提供了保障。

一、前端控制理論的內(nèi)涵

前端控制思想由法國檔案學(xué)者的C·諾加雷提出，作為現(xiàn)代檔案管理理念的重要內(nèi)容，前端控制理論基于文件生命周期理論，通過對文件的形成、收集、整理、鑒定、歸檔等活動實行全過程監(jiān)督控制，并將整個控制活動前移，重新考慮在文件生命周期中進行干預(yù)的時機。對于人事檔案工作而言，前端控制指在整個人事檔案管理過程中，系統(tǒng)分析并重新整合人事檔案管理的目標和整體規(guī)劃，在形成人事檔案之初，從根源上規(guī)范干部人事檔案材料及管理。

事實上，將新入職畢業(yè)生的人事檔案作為一個獨立整體先行管理，本身就是前端控制思想的體現(xiàn)，將新入職畢業(yè)生的人事檔案作為整個人事檔案管理的前端，深刻體現(xiàn)了在人事檔案管理中把好“入口關(guān)”。新入職畢業(yè)生檔案處于從學(xué)生檔案向個人檔案轉(zhuǎn)變的過渡階段，需要用人單位重新審核、整理和裝訂，直接決定了人事檔案的案卷質(zhì)量，在該階段實施前端控制，既能保證這些案卷的質(zhì)量，也為整個人事檔案管理奠定了扎實的基礎(chǔ)。

二、前端控制理論在新入職員工檔案管理中的應(yīng)用

通過實體性建構(gòu)和程序性建構(gòu)兩個方面將前端控制理論應(yīng)用于新入職員工檔案管理中。通過落實前端控制的對象、明確前端控制的主體、規(guī)范前端控制的內(nèi)容等方面完善實體性建構(gòu)；通過建立一套完整的前端控制程序，充分保障新入職畢業(yè)生人事檔案前端控制的可行性。

（一）前端控制理論的實體性建構(gòu)

1.落實前端控制的對象。在新入職畢業(yè)生檔案管理中，前端控制的對象就是這些新入職畢業(yè)生的人事檔案，由于很多畢業(yè)生對人事檔案意識的淡薄，部分畢業(yè)生在入職的時候甚至不知道自己的人事檔案在何處。根據(jù)前端控制思想，我院在組織新入職畢業(yè)生進行崗前培訓(xùn)期間，專門設(shè)置了關(guān)于畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞、黨關(guān)系轉(zhuǎn)遞流程的培訓(xùn)課程；醫(yī)院人事部門聯(lián)合多部門對新入職畢業(yè)生進行宣傳教育，并做好人事檔案與黨員檔案的相關(guān)資訊，對檔案難以查找的，協(xié)助聯(lián)系學(xué)校與各級人才交流服務(wù)部門積極查找，保證每一本畢業(yè)生人事檔案的順利交接。

2.明確前端控制的主體。前端控制的主體是醫(yī)院的檔案管理團隊。醫(yī)院現(xiàn)有在職職工檔案1200余卷，按照《干部檔案工作條例》的要求，醫(yī)院增加并培養(yǎng)管檔人員，選配政治可靠、作風正派、責任心強、業(yè)務(wù)素質(zhì)好的黨員從事干部檔案工作。從思想上提高管檔人員及人力資源處工作人員對檔案工作的重視；多次組織人事檔案工作培訓(xùn)，選派骨干人才去優(yōu)秀管檔部門交流進修，提高干部檔案工作人員業(yè)務(wù)水平和工作能力；根據(jù)工作需要，及時充實管檔力量、優(yōu)化結(jié)構(gòu)，建立復(fù)合型檔案管理人才隊伍。

3.規(guī)范前端控制的內(nèi)容。需要規(guī)范的內(nèi)容指的是新入職畢業(yè)生檔案內(nèi)容。通過對人事檔案審查，我們發(fā)現(xiàn)很多畢業(yè)生檔案存在問題，共性問題如缺少高校的報考登記表、學(xué)生登記表，黨員缺少思想?yún)R報或外調(diào)材料等等，一些嚴重的問題如缺少畢業(yè)生登記表、入黨志愿書筆跡相似等，針對這些問題，嚴格按照最新人事檔案審核制度的要求，敦促相關(guān)組織及個人補齊相關(guān)材料，形成干部人事檔案審核專用《干部任免審批表》，經(jīng)本人簽字確認，組織審查蓋章后存入五類材料。

（二）前端控制理論的程序性建構(gòu)

針對新入職畢業(yè)生人事檔案的特點，以檔案的真實性、完整性、有效性作為新入職畢業(yè)生前端控制的基本原則，從動員部署、檔案審核、組織認定、檢查總結(jié)四個階段組成前端控制理論的程序性建構(gòu)。

1.動員部署階段。制定新入職畢業(yè)生人事檔案前端控制審核方案，細化審核范圍、時間安排、方法步驟、保障措施等。聘請檔案管理專家對人力資源部員工和審檔人員進行集中培訓(xùn)，做好進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和保密培訓(xùn)工作，使審檔人員熟悉政策、明確標準、規(guī)范操作。

2.審核階段。指對新入職畢業(yè)生人事檔案進行審核，包括初審和復(fù)審兩個階段。共有兩組人員，兩名審檔人員組成一組，一人翻閱檔案一人錄入檔案信息，重點審核其出生年月、學(xué)歷經(jīng)歷、黨團材料，既能保證審檔工作的準確性，又能互相監(jiān)督保證檔案的安全性，并形成干部人事檔案審核專用《干部任免審批表》。另外一組負責檔案出入庫登記和新版檔案裝訂工作。復(fù)審由組織人事處主要領(lǐng)導(dǎo)參與，根據(jù)初審時形成的材料，重新翻閱檔案，校對《干部任免審批表》中信息，提出初步處理意見并簽字確認。

3.認定階段。對審核發(fā)現(xiàn)的問題，要區(qū)分不同情況，妥善處理，由組織人事部門根據(jù)政策和實際情況處理，不能主觀臆斷、妄下結(jié)論，要根據(jù)審核情況上會討論并最終進行組織認定。最后，將最后認定的《干部任免審批表》與對審核過程中的補充收集材料證明材料一并歸入本人檔案。

4.檢查總結(jié)階段。審查結(jié)束后，隨機抽取一定數(shù)量的畢業(yè)生檔案進行重點核查，就抽查情況進行認真梳理匯總并反饋。全面匯總有關(guān)情況，深入總結(jié)經(jīng)驗做法，認真分析存在的問題，確定制定加強和改進干部人事檔案工作的意見措施，形成書面總結(jié)報告。

通過前端控制實體性建構(gòu)與程序性建構(gòu)，新入職畢業(yè)生的人事檔案已經(jīng)基本完成由學(xué)生檔案向職工檔案的整合，案卷質(zhì)量達標，三齡二歷信息準確，相關(guān)信息已錄入人力資源信息管理系統(tǒng)，可以隨時根據(jù)需要提取并利用。

三、前端控制理論在新入職員工檔案管理中的效益

（一）學(xué)術(shù)成果與理論效益

在近一個世紀的檔案學(xué)理論發(fā)展中，前端控制思想雖然不是最新的檔案管理思想，但是作為檔案學(xué)經(jīng)典理論，經(jīng)過數(shù)年的實踐與積累，前端控制理論一直占據(jù)著前沿的地位。我院將前端控制理論應(yīng)用于新入職員工檔案管理中，落實了前端控制的對象、明確了前端控制的主體、規(guī)范了前端控制的內(nèi)容等方面完善實體性建構(gòu)，并建立了一套完整的前端控制程序，通過實體性制度建設(shè)和程序性制度建構(gòu)兩個方面完善了前端控制理論。

通過充分總結(jié)前端控制理論在新入職高校畢業(yè)生的人事檔案管理中的運用與實踐，為前端控制理論研究提供新的研究視角和范例。

（二）實踐成果與社會效益

通過對新入職員工檔案的實體性建構(gòu)和程序性建構(gòu)，落實了前端控制的對象、明確了前端控制的主體、規(guī)范了前端控制的內(nèi)容等方面完善實體性建構(gòu)，并建立了一套完整的前端控制程序，經(jīng)過數(shù)年的實踐與總結(jié)，醫(yī)院的人事檔案管理水平顯著提高，人力資源管理邁上了新的臺階，無論是對人才的成長還是醫(yī)院的發(fā)展都貢獻了自己的力量，創(chuàng)造了巨大的社會效益。

1.提高醫(yī)院人事檔案管理水平，保障了人事檔案的真實性、完整性和有效性。醫(yī)院原有的人事檔案已經(jīng)過全國干部人事檔案審查與改版裝訂，在審核和認定過程中，有些重要的檔案材料或佐證材料由于年代久遠無法查找，如轉(zhuǎn)正定級審批表、報考登記表、入黨志愿書等，這給認定造成了一定的困難，也為人員信息的準確性留下隱患，為了避免此類情況的再次發(fā)生，醫(yī)院決定嚴格審核每一本接收的人事檔案，通過實體性建構(gòu)和程序性建構(gòu)兩個方面將前端控制理論應(yīng)用于新入職員工檔案管理中，保證每一本新接收的人事檔案都是經(jīng)過嚴格審查，檔案材料真實完整，裝訂整齊，每本檔案都有經(jīng)組織審核認定的《干部任免審批表》，切實為人事檔案管理把好“入口關(guān)”。我院制定新入職員工檔案管理辦法并已形成制度，經(jīng)前端控制后，再將這些檔案統(tǒng)一歸入醫(yī)院檔案庫，從源頭上了保證人事檔案的真實、完整和有效。

2.保證衛(wèi)生技術(shù)人才檔案的質(zhì)量，真正成為人才成長與發(fā)展的基石。新入職畢業(yè)生檔案處于從學(xué)生檔案向個人檔案轉(zhuǎn)變的過渡階段，也是他們由學(xué)生身份過渡為衛(wèi)生人才的關(guān)鍵階段，如果在此階段缺乏前端控制思想，很可能在日后出現(xiàn)在人才選拔或在領(lǐng)導(dǎo)干部任前審核等重要節(jié)點才發(fā)現(xiàn)人事檔案材料中缺少關(guān)鍵材料，而那時很可能因為時間限制或佐證材料難以尋覓而導(dǎo)致人才錯失發(fā)展機會。通過對新入職畢業(yè)生檔案的前端控制，及時完善人事檔案材料，保證檔案中年齡、工齡、黨齡、學(xué)歷、經(jīng)歷內(nèi)容準確、材料完整、邏輯嚴密。對衛(wèi)生人才而言，無論是各級人才篩選還是干部選拔，真實、完整、有效的干部人事檔案才能成為他們成長與發(fā)展的基石。

3.為領(lǐng)導(dǎo)決策和醫(yī)院發(fā)展提供支持。

基于前端控制的新入職員工檔案管理模式為醫(yī)院選人用人、人才梯隊建設(shè)提供了可靠的信息支持。選對人才、用對人才是一個科室乃至整個醫(yī)院持續(xù)發(fā)展的前提，對新入職畢業(yè)生人事檔案前端控制可以說是整個選人用人流程的開端，一卷高質(zhì)量的人事檔案可以清晰地看清人才的成長軌跡和發(fā)展方向，如果說任前審核制度是干部任職前最后一道關(guān)卡，而前端控制從源頭上做到了正本清源。

基于前端控制的新入職員工檔案管理模式也為醫(yī)院各級各類評審做出了貢獻。在前端控制的程序性構(gòu)建中，準確的人員信息和關(guān)鍵性材料的影印版已存入醫(yī)院的信息管理系統(tǒng)，在需要利用時可以快速提取并匯總。如在醫(yī)院重點學(xué)科建設(shè)中，準確、快速地提供該團隊的學(xué)歷、職稱及年齡構(gòu)成等學(xué)科梯隊結(jié)構(gòu)，提供該學(xué)科帶頭人的學(xué)歷和職稱資格原始材料，在上一年度評審中，有6個學(xué)科被評為省級重點學(xué)科和重點發(fā)展學(xué)科，處于全省地市級醫(yī)院前列。在住院醫(yī)師規(guī)范化規(guī)培基地審核中，提供規(guī)培科室人員結(jié)構(gòu)、帶教老師的基本信息、資格資歷材料等，我院被評為省級住院醫(yī)生規(guī)范化培訓(xùn)基地，其中，全科醫(yī)學(xué)科已晉升為國家級規(guī)范化培訓(xùn)基地。在三級甲等醫(yī)院復(fù)查中，利用準確的檔案數(shù)據(jù)和檔案材料，對當前人力資源情況作出分析，并根據(jù)醫(yī)院實際需要和三甲復(fù)審要求迅速作出調(diào)整，使醫(yī)院的干部職數(shù)配置、人員編制配置、人力資源配置符合三甲復(fù)審要求，為醫(yī)院成功通過三甲復(fù)審貢獻力量。

醫(yī)院基于前端控制的新入職員工檔案管理與實踐為前端控制理論研究提供新的研究視角和范例，更重要的是，通過實體性建構(gòu)和程序性建構(gòu)，提高醫(yī)院人事檔案管理水平，保障了人事檔案的真實性、完整性和有效性。保證衛(wèi)生技術(shù)人才檔案的質(zhì)量，為領(lǐng)導(dǎo)決策和醫(yī)院發(fā)展提供支持。醫(yī)院的人力資源管理邁上了新的臺階，無論是對人才的成長還是醫(yī)院的發(fā)展都貢獻了自己的力量。

（作者單位：秦皇島市第一醫(yī)院）