人事檔案管理存在的問題與對策

文/山東省平原縣人力資源和社會保障局 于富龍

人事檔案是反映每個社會人在學習、工作、獎懲以及品德表現(xiàn)等方面的一種記錄。它不僅與員工的職務、職稱、政治面貌、工齡、戶口等密切相關，而且還與各種保險、養(yǎng)老與醫(yī)療等國家福利待遇和保障等息息相關，因此人事檔案管理具有十分重要的意義。本文就目前檔案管理存在的問題以及相關對策進行了探討。

一、人事檔案管理存在的問題

（一）檔案管理人員的責任意識不足。檔案管理人員的責任意識直接關系到檔案管理工作的質量與效率。檔案管理人員的責任意識不夠，則檔案管理工作就會有很多疏漏。比如可能會出現(xiàn)檔案信息填寫錯誤、檔案損壞或遺失等情況。有些單位領導對于檔案管理工作的重視程度不夠，導致有些部門單位缺乏完善的檔案管理系統(tǒng)。此外，很多檔案管理人員對于檔案重要性的認識比較淡薄，認為不是自己的檔案，和自己沒有太大的關系，出現(xiàn)點錯誤也無關緊要。在管理檔案過程中從來都是漫不經(jīng)心，粗心大意，在檔案錄入的過程中產(chǎn)生了各種各樣錯誤，直接導致了檔案管理工作的混亂。

（二）檔案管理人員專業(yè)素質有待提高。提高檔案管理人員的專業(yè)素質對于檔案管理工作是十分重要的，但目前檔案管理人員的專業(yè)技能不足，有待進一步提高。一些管理人員并沒有接受過專業(yè)的技能培訓，缺少檔案管理的專業(yè)知識。此外，許多檔案管理人員的專業(yè)與檔案管理無關，他們甚至是未經(jīng)考核就直接上崗工作，幾乎不了解檔案管理的專業(yè)知識，因此不能對檔案進行科學系統(tǒng)的管理，從而導致了檔案管理操作不嚴謹、不標準以及材料的歸納與整理混亂等等。有些事業(yè)單位甚至根本沒有專門的檔案管理隊伍，經(jīng)常由其他工作人員來兼職檔案管理工作，這直接導致了檔案管理的非專業(yè)性。

（三）軟硬件設施有待更新與完善，信息化程度有待提高。部分事業(yè)單位檔案管理經(jīng)費投入有限，從而導致了檔案室建設無法達到應有的標準。一些檔案室十分簡陋、面積小、安全性差、配套和保護設施均不到位。有些檔案室較為潮濕，使得檔案材料字跡變得模糊不清甚至破損，影響正常使用，給檔案擁有人帶來了諸多不便。還有些檔案室缺少防火防盜設施，一旦發(fā)生火災或者檔案被盜，損失將十分慘重。此外，人事檔案信息化程度有待進一步提升。需要將檔案管理與現(xiàn)代化科技結合起來，實現(xiàn)人事檔案的信息化管理，淘汰落后的手工操作的檔案管理方法，加強檔案管理信息平臺建設、軟硬件開發(fā)與維護，提高檔案管理人員的計算機水平，加強管理人員的培訓力度，從而提高檔案管理的質量與效率。

二、解決人事檔案管理問題的對策

（一）提高檔案管理人員的責任意識。責任意識是做好檔案管理工作的前提，如果檔案管理人員沒有責任意識，則檔案管理工作就會變得雜亂無序。首先，提高檔案管理人員的責任意識，明確檔案管理工作的重要性，才能較好地完成工作。尤其重視培養(yǎng)檔案管理人員對于檔案管理工作的興趣，只有這樣才能提高檔案管理人員的主觀能動性，發(fā)揮其最大潛能，將檔案管理工作做好。此外，加強單位領導對檔案管理工作的重視程度，將檔案管理工作列為績效考核的目標之一。最后，開展常規(guī)檢查與監(jiān)督，建立完善的考核與獎懲制度，以此來激發(fā)檔案管理人員的積極性與主觀能動性，讓檔案管理工作能夠更好地開展。

（二）加強檔案管理人員的專業(yè)素質訓練。人事檔案管理工作需要具備一定的專業(yè)素質，只有具有專業(yè)素質的檔案管理人員才能高效高質量地完成檔案管理工作。可通過以下幾點措施來提高檔案管理人員的專業(yè)技能水平：1.盡量選用專業(yè)人員從事檔案管理工作，并定期開展技能培訓。2.通過進修、訪問、參觀與考察等多種形式來強化檔案管理人員的專業(yè)理論知識，增強檔案管理人員的實踐操作能力。3.不斷學習先進的管理技術與理念，改變落后的觀念與思路。4.吸納優(yōu)秀的專業(yè)人才，逐步提高檔案管理人員的業(yè)務水平與工作能力，從而提高檔案管理的整體水平。

（三）完善軟硬件設施，實現(xiàn)檔案的信息化管理。充分利用現(xiàn)代科技設備，完善軟硬件設施，建立信息化管理系統(tǒng)?？梢詮囊韵聨讉€方面進行投入：1.加大資金投入。軟硬件設施的改善離不開資金的投入，一旦資金不到位，硬軟件設備的維護與更新就跟不上，于是就不能實現(xiàn)真正意義上的信息化管理。2.保障信息化管理系統(tǒng)的安全運營，建立完善的安全保障體系，比如建立防火墻，保障檔案信息資源的安全。3.加強對管理人員計算機操作技能的培訓，使其計算機操作技能能夠很好地勝任檔案管理工作。

三、結束語

綜上所述，在人事檔案管理過程中還存在一些問題。檔案管理人員的責任意識薄弱、專業(yè)素質欠缺，檔案管理的信息化程度不高等。這些問題的存在嚴重影響檔案管理的現(xiàn)代化、科學化與規(guī)范化。因此需要進一步提高檔案管理人員的責任意識、加強專業(yè)培訓以及建立完善的信息化管理系統(tǒng)，從而確保檔案管理工作的高效高質量穩(wěn)定運行。