醫(yī)院聲像檔案管理的問(wèn)題及對(duì)策

文/哈勵(lì)遜國(guó)際和平醫(yī)院 張秀榮

醫(yī)院聲像檔案主要指的是醫(yī)院在運(yùn)行過(guò)程中，通過(guò)記錄手段形成的具有保存價(jià)值的聲像、照片、錄音、幻燈片等各種形式的載體，通常情況下由兩大類(lèi)構(gòu)成：其中一類(lèi)是在醫(yī)院管理活動(dòng)之中所形成的。而另一類(lèi)則是在醫(yī)療科研工作之中所形成的。醫(yī)院聲像檔案直接記錄了醫(yī)院發(fā)展歷史，是十分珍貴的資料，可是在社會(huì)不斷發(fā)展的過(guò)程中，電子技術(shù)廣泛應(yīng)用，這個(gè)時(shí)候醫(yī)院聲像檔案管理工作也存在越來(lái)越多的問(wèn)題，嚴(yán)重降低了醫(yī)院聲像檔案管理工作質(zhì)量。

一、醫(yī)院聲像檔案管理存在的問(wèn)題

（一）收集不夠全面。在社會(huì)不斷發(fā)展的過(guò)程中，數(shù)碼技術(shù)以及設(shè)備也在不斷地普及，這也促使醫(yī)院工作過(guò)程中所產(chǎn)生的影像資料以及照片數(shù)量在不斷地增加，可是這些資料卻大多是存放在個(gè)人手里，并沒(méi)有形成公共的檔案資源。就目前很多醫(yī)院部門(mén)科室發(fā)展情況來(lái)看，大多擁有相應(yīng)的音像數(shù)碼設(shè)備，而且不僅僅是專(zhuān)注于聲像檔案這一方面，在進(jìn)行部門(mén)宣傳、各種會(huì)議、大型手術(shù)等方面都會(huì)應(yīng)用到，在這種自行錄像攝影情況普遍的現(xiàn)象下，醫(yī)院聲像檔案收集也就變得越發(fā)的難以控制，不能全面對(duì)其進(jìn)行收集，在這種情況下也就很容易出現(xiàn)醫(yī)院聲像檔案收集不夠全面、經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)失控以及流失等問(wèn)題。

（二）記錄的檔案不夠完整。就醫(yī)院聲像檔案管理問(wèn)題來(lái)看，記錄的檔案不夠完整也是較為顯著的一個(gè)問(wèn)題。很多醫(yī)院在發(fā)展過(guò)程中對(duì)各種會(huì)議、大型手術(shù)等多方面進(jìn)行了記錄，可是因?yàn)樵谟涗涍^(guò)程中使用了各種載體形式，這也促使醫(yī)院聲像檔案制作變得越發(fā)的不完整，而這對(duì)于醫(yī)院檔案管理工作的開(kāi)展也會(huì)造成不良影響。

（三）歸檔管理不夠規(guī)范。就醫(yī)院聲像檔案管理問(wèn)題來(lái)看，除了上述兩點(diǎn)之外，歸檔管理工作也不夠規(guī)范，沒(méi)有真正將歸檔制度落到實(shí)處?，F(xiàn)如今很多醫(yī)院在進(jìn)行醫(yī)院聲像檔案管理的過(guò)程中，其檔案大多是散放在聲像制作部門(mén)、宣傳部門(mén)等科室之中，并沒(méi)有對(duì)所有的醫(yī)院聲像檔案進(jìn)行集中管理，很多聲像檔案都不能及時(shí)地進(jìn)行歸檔，長(zhǎng)時(shí)間下去也就很難理清那一堆醫(yī)院聲像檔案是什么，有時(shí)候甚至還會(huì)出現(xiàn)損壞、丟失等現(xiàn)象，進(jìn)而也就嚴(yán)重降低了醫(yī)院聲像檔案管理工作質(zhì)量。

二、醫(yī)院聲像檔案管理完善的措施

（一）做好醫(yī)院聲像檔案收集工作。要想真正做好醫(yī)院聲像檔案管理工作，首先一定要做好收集工作，對(duì)檔案收集范圍進(jìn)行明確，具體而言，在進(jìn)行檔案收集的過(guò)程中，可以將所有檔案進(jìn)行分類(lèi)，像是公務(wù)照片、珍貴歷史照片、醫(yī)療業(yè)務(wù)照片，與醫(yī)療教學(xué)或者是科研成果有關(guān)的照片、重大活動(dòng)類(lèi)、工會(huì)組織的各類(lèi)活動(dòng)等等，通過(guò)這種分類(lèi)的方式來(lái)對(duì)醫(yī)院聲像檔案收集進(jìn)行規(guī)范和明確，這樣就能促進(jìn)這一項(xiàng)工作的有序?qū)嵤?，真正解決醫(yī)院聲像檔案收集不夠全面這一問(wèn)題。

（二）對(duì)醫(yī)院聲像檔案整理、編目進(jìn)行規(guī)范。要想真正做好醫(yī)院聲像檔案管理工作，還需要有效地保證醫(yī)院聲像檔案制作齊全性，對(duì)醫(yī)院聲像檔案整理、編目等工作進(jìn)行規(guī)范。首先，醫(yī)院可以安排專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)拍照的技術(shù)人員擔(dān)任醫(yī)院聲像檔案管理工作，讓其在日常工作過(guò)程中經(jīng)常進(jìn)出科室，及時(shí)掌握不同科室情況，做好拍攝存檔工作。其次，在對(duì)大型重要活動(dòng)進(jìn)行存檔的過(guò)程中，工作人員一定要在之前做好詳細(xì)的攝影計(jì)劃，在結(jié)束活動(dòng)之后還應(yīng)該要及時(shí)將所收集到的錄像、照片等聲像資料移交給專(zhuān)門(mén)的檔案管理人員。最后，檔案管理人員需要確保醫(yī)院聲像檔案管理的規(guī)范性，做好分類(lèi)、編目等工作，而且在管理過(guò)程中還需要留有底片、正片以及文字說(shuō)明，以此來(lái)發(fā)揮出檔案的價(jià)值。

（三）對(duì)醫(yī)院聲像檔案進(jìn)行統(tǒng)一集中管理。要想真正做好醫(yī)院聲像檔案管理工作，醫(yī)院在發(fā)展過(guò)程中還需要就這一工作加強(qiáng)制度規(guī)章建設(shè)，通過(guò)有效的規(guī)章制度來(lái)促進(jìn)醫(yī)院聲像檔案管理工作質(zhì)量，然后再制定出統(tǒng)一集中管理方案，通過(guò)這一方式來(lái)避免出現(xiàn)檔案分散流失現(xiàn)象。在進(jìn)行集中管理的過(guò)程中，管理人員需要對(duì)檔案借閱、日常管理等多方面進(jìn)行規(guī)定，最好是借助于信息技術(shù)構(gòu)建出統(tǒng)一的管理數(shù)據(jù)庫(kù)，這樣就能更好地應(yīng)用這些資料。除此之外，在管理過(guò)程中還需要在規(guī)章制度中指出，不允許任何人將醫(yī)院聲像檔案據(jù)為己有，如果醫(yī)院聲像檔案管理人員發(fā)生移交或者是崗位變動(dòng)的時(shí)候，也需要按照相關(guān)制度來(lái)做好辦理移交手續(xù)，這樣才能避免醫(yī)院聲像檔案出現(xiàn)流失等問(wèn)題。

（四）加強(qiáng)各部門(mén)之間的合作管理。要想真正做好醫(yī)院聲像檔案管理工作，除了上述幾點(diǎn)之外，醫(yī)院聲像檔案管理工作人員還需要加強(qiáng)和各個(gè)部門(mén)之間的合作交流，通過(guò)不同部門(mén)之間的配合來(lái)進(jìn)一步促進(jìn)醫(yī)院聲像檔案管理工作質(zhì)量的提升。具體而言，不管醫(yī)院任何部門(mén)或者是科室舉行重大活動(dòng)或者是會(huì)議，檔案管理人員一定要全程參與其中，做好拍照、攝影、存檔，這樣才能真正確保醫(yī)院聲像檔案的完整性。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，醫(yī)院聲像檔案可以說(shuō)是醫(yī)院發(fā)展的見(jiàn)證，通過(guò)聲像檔案我們不僅能夠回顧醫(yī)院發(fā)展歷史，還能由此而得到反饋信息，以此來(lái)進(jìn)一步促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展與進(jìn)步。為此，醫(yī)院在運(yùn)行過(guò)程中，一定要加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院聲像檔案的管理。