分析醫(yī)院檔案管理在醫(yī)院文化建設(shè)中的作用

文/福建省南平市第一醫(yī)院辦公室 陳君

經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展推動(dòng)了醫(yī)療衛(wèi)生技術(shù)的進(jìn)步，各級(jí)醫(yī)院間的競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈，特別是在新一輪的醫(yī)改方針政策引導(dǎo)下，醫(yī)院不再盲目追求床位的擴(kuò)張和工作量的上漲，更多的是重視醫(yī)院內(nèi)涵建設(shè)和結(jié)構(gòu)調(diào)整，面臨新的內(nèi)、外部環(huán)境的改變，醫(yī)院關(guān)注點(diǎn)已不僅是醫(yī)療業(yè)務(wù)方面的提升，轉(zhuǎn)而對(duì)醫(yī)院文化軟實(shí)力也提出新的更高的要求，醫(yī)院文化建設(shè)受到醫(yī)院管理者的廣泛關(guān)注，成為醫(yī)院發(fā)展的內(nèi)部靈魂，指引醫(yī)院未來(lái)的發(fā)展方向，更形成醫(yī)院經(jīng)營(yíng)管理中獨(dú)特的意識(shí)形態(tài)和文化觀念。

一、檔案管理在醫(yī)院文化建設(shè)中的作用

（一）有利于醫(yī)院文化的傳承。醫(yī)院檔案是記載醫(yī)院發(fā)展變革的重要載體，檔案管理在醫(yī)院的歷史傳承中發(fā)揮著重要作用，目前，越來(lái)越多的醫(yī)院逐漸認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，尤其是對(duì)醫(yī)院歷史資料的編撰、院史館的建設(shè)、教育基地的興建等都體現(xiàn)了醫(yī)院管理者對(duì)檔案管理的關(guān)注。對(duì)于醫(yī)院發(fā)展而言，醫(yī)院歷史是醫(yī)院文化的根基，記錄著一所醫(yī)院從開(kāi)始到發(fā)展壯大的過(guò)程，是醫(yī)院發(fā)展變遷的反映和廣大職工鑒古知今的寶貴文化遺產(chǎn)，具有較高的精神價(jià)值和文化價(jià)值。通過(guò)各種檔案將醫(yī)院歷史傳遞給后來(lái)者，讓醫(yī)院文化成為一種有形的載體代際延續(xù)傳承，對(duì)理解辦院宗旨、服務(wù)理念和基本價(jià)值觀形成具有良好傳承，同時(shí)，對(duì)提升醫(yī)院整體的凝聚力、創(chuàng)新發(fā)展思路和醫(yī)院的發(fā)展變革具有重要導(dǎo)向作用。

（二）為醫(yī)院相關(guān)決策提供重要參考。在醫(yī)院的正常運(yùn)行中，關(guān)系醫(yī)院發(fā)展的重大決策往往需要經(jīng)過(guò)多方求證和反復(fù)分析才能制定，醫(yī)院檔案中相關(guān)資料能夠?yàn)獒t(yī)院的重要決策提供參考依據(jù)，決策人員可以通過(guò)檔案資料，對(duì)醫(yī)院的歷史活動(dòng)和經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)進(jìn)行總結(jié)和分析，進(jìn)而綜合醫(yī)院醫(yī)療、管理等現(xiàn)狀制定更加科學(xué)合理的決策，減少?zèng)Q策的隨意性。醫(yī)院檔案記錄了醫(yī)院重要事務(wù)的相關(guān)情況，能夠真實(shí)還原當(dāng)時(shí)的各種情況，為決策人員提供參考。同時(shí)，醫(yī)院文化是彰顯醫(yī)院自身實(shí)力的重要手段，文化建設(shè)的好壞關(guān)系醫(yī)院內(nèi)部成員價(jià)值觀的形成，影響醫(yī)院凝聚力，近年來(lái)，醫(yī)院發(fā)展重視內(nèi)涵建設(shè)更加凸顯了文化建設(shè)的重要性，醫(yī)院管理者是醫(yī)院文化建設(shè)的決策者，對(duì)文化形成、傳播、發(fā)展等進(jìn)行合理實(shí)施，而醫(yī)院檔案是合理決策的重要依據(jù)。

（三）為醫(yī)院制度文化建設(shè)提供思路。醫(yī)院的發(fā)展不僅要發(fā)揮文化建設(shè)的重要作用，還要充分發(fā)揮制度的作用，醫(yī)院制度文化的形成則是一個(gè)長(zhǎng)期的、不斷完善的過(guò)程，所謂無(wú)規(guī)矩不成方圓，制度管理、流程管事，完善的制度能夠規(guī)范醫(yī)院管理，為醫(yī)院發(fā)展保駕護(hù)航，起到事半功倍的作用。制度文化的形成，除緊跟時(shí)代發(fā)展需求、國(guó)家衛(wèi)生政策信息發(fā)展步伐外，還要遵守地方上級(jí)主管部門的規(guī)章制度，更應(yīng)結(jié)合醫(yī)院實(shí)際工作，融入醫(yī)院自身特點(diǎn)的、根植于心的制度文化理念。檔案管理綜合既往的檔案信息，能夠?yàn)獒t(yī)院制度文化的形成、發(fā)展提供需要的相關(guān)文件資料和所有醫(yī)療活動(dòng)記錄的真實(shí)數(shù)據(jù)，為醫(yī)院運(yùn)行效率的提高提供制度支持，也為醫(yī)院發(fā)展提供思路借鑒。

（四）為醫(yī)院大文化觀念的形成奠定基礎(chǔ)。醫(yī)院文化建設(shè)涵蓋醫(yī)院所有管理活動(dòng)，滲透醫(yī)院每一個(gè)角落，關(guān)系醫(yī)院每一位員工，包括對(duì)員工的人文關(guān)懷、獎(jiǎng)懲體系建設(shè)，對(duì)外界的品牌樹(shù)立、文化宣傳推廣，對(duì)患者的責(zé)任意識(shí)、服務(wù)理念建立等，各種文化的匯集都依賴于醫(yī)院大文化觀念的建立，醫(yī)院檔案為醫(yī)院大文化觀念的建立奠定了基礎(chǔ)，通過(guò)歷史檔案的搜尋、借鑒、利用、宣傳，讓更多檔案中所體現(xiàn)醫(yī)療文化、質(zhì)量文化、安全文化、制度文化、人文關(guān)懷、服務(wù)文化的觀念來(lái)熏陶青年一代醫(yī)務(wù)工作者，不斷被感染，讓大文化觀念逐漸地內(nèi)化與心、外化于形，形成全體醫(yī)務(wù)人員所認(rèn)同的價(jià)值觀念和所奉行的行為準(zhǔn)則。

二、怎樣充分發(fā)揮檔案管理在醫(yī)院文化建設(shè)中的作用

（一）提升醫(yī)院檔案機(jī)構(gòu)管理職能。重視醫(yī)院檔案管理工作，首先從重視檔案管理機(jī)構(gòu)開(kāi)始，通常醫(yī)院綜合檔案室歸屬醫(yī)院辦公室管理，屬于醫(yī)院的二級(jí)科室，負(fù)責(zé)人由醫(yī)院辦公室主任兼管。但醫(yī)院辦公室屬于全院綜合管理部門，無(wú)法對(duì)其中一項(xiàng)的醫(yī)院檔案管理工作做到專業(yè)和細(xì)致。重視醫(yī)院檔案管理，將醫(yī)院檔案室從辦公室中分離出來(lái)，升格為一級(jí)科室，擴(kuò)充工作職能，任命負(fù)責(zé)人，為檔案管理工作提供保障。 檔案管理功能不再局限于以往的事后收、存資料，更多地應(yīng)轉(zhuǎn)為主動(dòng)收集，將收集的觸角延伸到醫(yī)院各部門、關(guān)鍵人物和重要事件等，適時(shí)參與、動(dòng)態(tài)掌握醫(yī)院大事件發(fā)展過(guò)程、指導(dǎo)醫(yī)院各部門如何收集、鑒別資料，發(fā)揮檔案室作為全院數(shù)據(jù)信息管理中心的作用，成為醫(yī)院文化的陣地和醫(yī)院文化的傳播窗口。

（二）積極深入挖掘檔案信息資源。在新一輪醫(yī)改背景下，各家醫(yī)院之間相互競(jìng)爭(zhēng)，不再是總資產(chǎn)、總收入、總規(guī)模的較量，關(guān)注點(diǎn)轉(zhuǎn)向內(nèi)涵建設(shè)，由此掀起曬曬傳家寶、傳承好院風(fēng)、建設(shè)院史館的活動(dòng)熱潮，希望以文化吸引人才、以感情留住人才。積極深入挖掘醫(yī)院檔案歷史資料，通過(guò)各種照片檔案、音像檔案、文書檔案、人事檔案的一一展現(xiàn)，為院史館的建設(shè)提供豐富的素材，讓“死”檔用活、請(qǐng)歷史說(shuō)話，成為青年醫(yī)務(wù)工作者入院前的必修課，寫入青年人才培養(yǎng)計(jì)劃之一，讓無(wú)形的醫(yī)院文化深入人心，產(chǎn)生強(qiáng)烈的自豪感和為院增光的使命感。

（三）完善醫(yī)院檔案管理制度。檔案管理是醫(yī)院文化建設(shè)的依托，檔案管理制度在檔案管理中發(fā)揮關(guān)鍵作用，在醫(yī)院文化建設(shè)中，要不斷完善檔案管理制度，使檔案管理工作更加規(guī)范。首先設(shè)立專項(xiàng)檔案管理資金并列入醫(yī)院年度財(cái)政預(yù)算，提供檔案管理必需的各種防火、防水、防爆等防護(hù)措施，提高檔案管理的硬件能力，為管理檔案提供基礎(chǔ)保障。其次，完善檔案管理制度，使醫(yī)院醫(yī)、教、研活動(dòng)的所有信息記錄在檔，有據(jù)可查，為進(jìn)一步打造醫(yī)院核心文化即醫(yī)療文化提供制度保障。再次，強(qiáng)調(diào)制定嚴(yán)格的檔案借閱制度，并充分考慮到檔案儲(chǔ)存介質(zhì)的不同，對(duì)于確實(shí)需要借閱的要求辦理登記手續(xù)并盡量減少檔案資料原件的借用，避免出現(xiàn)檔案損壞或者丟失等問(wèn)題。此外，還要建立完善的檔案管理評(píng)價(jià)體系，豐富醫(yī)院文化建設(shè)的內(nèi)涵，通過(guò)量化評(píng)價(jià)，責(zé)任到人，并與績(jī)效考核機(jī)制相掛鉤，促進(jìn)檔案管理水平提升，從而配合醫(yī)院文化建設(shè)。

（四）提高檔案管理信息化水平。信息化時(shí)代的到來(lái)，極大地沖擊了傳統(tǒng)的檔案管理方式，作為醫(yī)院檔案管理工作人員，要充分適應(yīng)和利用信息化帶來(lái)的改變，提高檔案管理的信息化水平，采用先進(jìn)的電腦、拷錄、掃描等硬件設(shè)備，把檔案管理由紙質(zhì)逐步向數(shù)字化轉(zhuǎn)變，這樣可以極大地提高工作效率和資源利用率，節(jié)約大量人力和物力，檔案的分享和借閱也可更加便捷，并且對(duì)原檔案資料基本沒(méi)有損害，極大提高檔案管理水平。同時(shí)，隨著醫(yī)療改革的進(jìn)行，一些新的管理工具和管理技術(shù)得到應(yīng)用，檔案管理也應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，通過(guò)OA辦公軟件、新版檔案管理軟件等專用設(shè)備，著眼于提高檔案管理的信息化水平，進(jìn)而推動(dòng)醫(yī)院文化建設(shè)。

（五）提高檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)。檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，專職檔案人員必須要有良好的專業(yè)素質(zhì)才能適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理工作的需求。在檔案管理過(guò)程中注重對(duì)檔案管理工作人員專業(yè)素質(zhì)和管理能力的提升，更好地適應(yīng)當(dāng)前檔案管理方式的技術(shù)更新，管理部門應(yīng)制定相應(yīng)的培訓(xùn)制度和年度計(jì)劃，定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行各類繼續(xù)教育培訓(xùn)，并且根據(jù)工作人員自身特點(diǎn)進(jìn)行工作安排，讓工作選人。作為檔案人員自身，更應(yīng)積極主動(dòng)去學(xué)習(xí)新的檔案管理知識(shí)，轉(zhuǎn)變觀念，加強(qiáng)創(chuàng)新，把新的知識(shí)應(yīng)用到檔案管理工作中，提高工作效率，進(jìn)而促進(jìn)醫(yī)院的文化建設(shè)。另外，醫(yī)院要注重對(duì)檔案管理工作人員文化建設(shè)意識(shí)的培養(yǎng)，增強(qiáng)檔案管理人員在醫(yī)院文化傳承中的責(zé)任擔(dān)當(dāng)，提升醫(yī)院文化建設(shè)的高度、深度和敏銳度，充分認(rèn)識(shí)到自身工作的重要性，并可以通過(guò)一定的獎(jiǎng)懲激勵(lì)機(jī)制，促進(jìn)檔案管理與文化建設(shè)工作的有機(jī)結(jié)合。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案管理在醫(yī)院文化建設(shè)中具有重要的作用，完善的檔案管理工作能夠有效加快醫(yī)院文化建設(shè)的步伐，根據(jù)現(xiàn)代醫(yī)院管理的理念，必須采取措施強(qiáng)化檔案管理在醫(yī)院文化建設(shè)中的作用，通過(guò)建立健全相關(guān)制度、提高從業(yè)人員素質(zhì)、完善信息化建設(shè)水平、充分利用典型案例引導(dǎo)等方式促進(jìn)醫(yī)院檔案管理水平的提高，從而促進(jìn)醫(yī)院的文化建設(shè)。同時(shí)，鑒于醫(yī)院檔案管理的重要性，醫(yī)院檔案管理人員要注重自身業(yè)務(wù)素質(zhì)提升，更好地服務(wù)醫(yī)院的文化建設(shè)。