加強(qiáng)高校檔案利用的實(shí)施途徑探究

文/石家莊信息工程職業(yè)學(xué)院 王福辰

利用是檔案管理工作中重要的環(huán)節(jié)，深入探究高校檔案利用不僅是新時代檔案管理的重要要求，更是高?，F(xiàn)代化發(fā)展的重要環(huán)節(jié)。隨著高校辦學(xué)規(guī)模和辦學(xué)現(xiàn)代化的發(fā)展，檔案利用也面臨著一些新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，只有不斷加強(qiáng)檔案的利用，才能更好地促進(jìn)高?，F(xiàn)代化發(fā)展。

一、高校檔案利用過程中存在的問題

（一）檔案的利用制度不完善。一是高校部門立卷制度的障礙。在檔案的收集過程中都是實(shí)行立卷制度導(dǎo)致了高校檔案管理人員意識薄弱，不重視檔案的收集。在收集過程中出現(xiàn)檔案材料不完整或者檔案質(zhì)量不高的現(xiàn)象。二是檔案的利用效率不高。高校檔案沒有體現(xiàn)出科研教學(xué)的目的，利用效率不高。

（二）檔案宣傳工作不到位。檔案的宣傳工作是檔案知識普及和利用的有效手段，但是高校在檔案的利用過程中宣傳不到位，主要體現(xiàn)在宣傳活動數(shù)量少和檔案宣傳缺乏有效的機(jī)制上。

（三）檔案利用信息不對稱。高校檔案的利用存在著嚴(yán)重的信息不對稱現(xiàn)象，這種不對稱造成了檔案在利用過程中無法體現(xiàn)檔案價值。主要體現(xiàn)在檔案的利用前信息不對稱和利用后的信息不對稱、檔案的擁有者和檔案利用者二者的信息不對等，加之嚴(yán)格的檔案利用制度制約了檔案利用和效率的發(fā)揮。

二、改善高校檔案利用工作的建議

（一）強(qiáng)化人才隊伍建設(shè)，確保檔案利用到位。一是高校領(lǐng)導(dǎo)要充分重視檔案利用工作。改變檔案管理部門“養(yǎng)老”的傳統(tǒng)思維，培養(yǎng)一批有思維、有理想的檔案管理人員參與到檔案管理中，加強(qiáng)檔案歸集，增強(qiáng)檔案的利用。領(lǐng)導(dǎo)層面，要充分發(fā)揮高校檔案的價值，讓檔案工作走向?qū)W?，F(xiàn)代化建設(shè)中來。強(qiáng)化檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，創(chuàng)新檔案利用機(jī)制，保證檔案在高校教學(xué)、科研和管理中發(fā)揮應(yīng)有的作用。嚴(yán)格落實(shí)檔案管理辦法，成立高校檔案管理利用責(zé)任制，確保高校檔案利用有人管、有人用。二是優(yōu)化檔案管理人才結(jié)構(gòu)。促進(jìn)單一型檔案管理人員向復(fù)合型人才的轉(zhuǎn)變。具體做法是聘用不同類型的專業(yè)人才，例如檔案管理人才、計算機(jī)人才，做好檔案的歸集和信息化處理，為檔案的利用奠定基礎(chǔ)。通過數(shù)字化歸檔，增強(qiáng)高校檔案的利用效率。

（二）強(qiáng)化主動服務(wù)意識，確保宣傳到位。高校檔案管理人員要充分明確檔案管理內(nèi)容，不斷做好檔案利用宣傳工作。本文認(rèn)為一方面要建設(shè)內(nèi)外聯(lián)動的宣傳機(jī)制，讓檔案觀念深入人心。利用校內(nèi)多媒體、高校網(wǎng)站、高校微博、微信，加強(qiáng)檔案的宣傳工作，讓檔案利用觀念深入人心。另一方面創(chuàng)新檔案利用方式，例如高校學(xué)生通過掃二維碼的形式，就可以明確自身檔案的流向和歸檔情況。學(xué)校教師通過校內(nèi)局域網(wǎng)可以查詢部分檔案信息，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)據(jù)分析，利于檔案在學(xué)校建設(shè)中發(fā)揮應(yīng)有的作用。形成長效宣傳機(jī)制。為了推動高校檔案宣傳工作深入人心，必須建立行之有效的宣傳機(jī)制。定制相應(yīng)的宣傳目標(biāo)和宣傳方式，納入學(xué)校發(fā)展規(guī)劃中。在宣傳的內(nèi)容上，不僅要注意宣傳高校檔案利用中的規(guī)章制度，還得注重大力宣傳學(xué)術(shù)檔案的作用和利用途徑，讓檔案利用觀念深入人心，讓更多的人參與到檔案的利用中來，以此加強(qiáng)高校檔案建設(shè)。最后，加強(qiáng)檔案利用需求的研究。高校檔案的利用主體是人，只有充分明白利用者的需求，才能提供有效的利用方式，完成校內(nèi)有效的利用活動。利用需求的研究首先要求明確檔案館藏，熟悉開放檔案利用的內(nèi)容，然后根據(jù)大數(shù)據(jù)分析區(qū)分檔案利用者的不同需求，根據(jù)需求者的具體需求形態(tài)提供不同的形式，強(qiáng)化檔案利用。例如，高校中的行政管理人員，其檔案利用需求主要集中在人事檔案、基建檔案、政策性檔案等，檔案需求具備明確的政策性，因此在建設(shè)檔案利用庫的時候必須強(qiáng)化檢索類別，保證充足的檔案信息資源，提升利用者的檢索效率。

（三）建立特色檔案資源，實(shí)現(xiàn)用前用后信息對稱。高校檔案的利用工作能否順利開展的重要前提是必須具備高校特色的檔案資源，實(shí)現(xiàn)檔案利用前后的信息對稱。一方面要根據(jù)利用需求者的意志不斷完善檔案信息資源，并且將信息資源深入人心，達(dá)到利用前的信息對稱。另一方面完善檔案管理制度和數(shù)據(jù)分析制度，明確檔案利用后的信息對稱。具體做法如下：建立健全檔案工作細(xì)則，夯實(shí)檔案管理和資源歸集。工作中堅持以普遍收集為基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)重點(diǎn)檔案強(qiáng)化收集的原則把檔案資源建設(shè)工作落到實(shí)處?？梢越梃b財務(wù)績效分配原則，實(shí)現(xiàn)學(xué)校特色檔案收集績效制度。逐步建立以檔案利用者為導(dǎo)向的檔案制度，同時利用宣傳工作實(shí)現(xiàn)檔案利用信息對稱。強(qiáng)化數(shù)據(jù)利用后的檔案分析制度，加強(qiáng)檔案利用整理和利用數(shù)據(jù)分析，通過數(shù)據(jù)分析來實(shí)現(xiàn)檔案利用效率和頻率分析，充分掌握高校在檔案利用中的優(yōu)勢和短板。將利用前后的信息統(tǒng)一到高校檔案建設(shè)中來，不斷促進(jìn)檔案工作又好又快地發(fā)展，提升檔案利用效率，促進(jìn)高?，F(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程。

三、結(jié)語

實(shí)現(xiàn)高校檔案有效利用不僅是保障高校各項(xiàng)工作順利實(shí)施的基礎(chǔ)，更是促進(jìn)高?，F(xiàn)代化發(fā)展的重要途徑。新形勢下我們要不斷探索檔案利用途徑，促進(jìn)高校檔案利用工作又好又快地發(fā)展，促進(jìn)檔案利用效率，充分發(fā)揮檔案的作用。