“互聯(lián)網(wǎng)+”視角下高校畢業(yè)生檔案管理提升策略研究

文/南陽醫(yī)學高等?？茖W校 王克付

高校畢業(yè)生檔案主要包含考生檔案、入學登記表、畢業(yè)生登記表、體檢表、獎懲記錄、黨團材料、就業(yè)通知書以及各類社會實踐材料等，一份翔實的檔案能準確展示學生在校期間的學習成績、身體素質、心理素質、實踐能力以及綜合表現(xiàn)。對學生而言，檔案是記錄，是展示，也是伴其一生的不可或缺的憑證和砝碼；對高校而言，學生檔案是其教學、管理、后勤服務等方面的“成果鑒定”，是對高校辦學水平的全面評估，也是濃墨重彩的一筆精神財富。

一、高校畢業(yè)生檔案管理存在的問題

實際上，由于受到政策法規(guī)、辦學理念、機構設置、人員配備、辦公經(jīng)費等多種因素的制約，加之畢業(yè)生檔案的歸整涉及招生就業(yè)處、學生處、組織部、團委、教務處、各院系等部門，歸類范圍廣、難度大，高校畢業(yè)生檔案工作只好沿著一條不尷不尬的路徑踽踽前行。省屬以上的高校建有檔案館，專業(yè)和人才優(yōu)勢比較明顯，而那些新建的地方本科高校以及廣大的?？圃盒?，畢業(yè)生檔案管理工作邊緣化特征明顯，普遍存在著以下幾種比較突出的問題：

（一）定位陳舊過時。高校畢業(yè)生檔案工作表面看起來是學校檔案工作的一部分，實則也是學校教學和管理的重要內(nèi)容，是高校發(fā)揮育人功能和服務社會功能的有力支撐。那種收納盒式的定位和人有我有式的思維，顯然跟以生為本的教育理念不符。

（二）規(guī)范程度不高。當前雖有《檔案法》和《高等學校檔案管理辦法》，但在畢業(yè)生檔案方面內(nèi)容不夠細致，缺乏實施細則和操作規(guī)范。

（三）個性特征不強。檔案材料批量化生產(chǎn)嚴重，內(nèi)容千篇一律。

（四）服務水平不高。高校檔案館長期受制于傳統(tǒng)保密觀念和計劃經(jīng)濟體制的一些影響，以封閉、半封閉的運作為主要特征，客觀上導致高校檔案館的服務理念失衡。而那些連檔案館都沒有的高校，服務水平更是有待提升。

（五）價值有待挖掘。高校檔案信息價值的發(fā)揮需要高校檔案館結合館藏資源特點和優(yōu)勢，組織和開發(fā)檔案信息資源，創(chuàng)新服務手段，提供各類檔案信息的二次加工成果，為具有特定需求的公眾提供深度服務。

二、檔案管理問題的解決對策

高校畢業(yè)生檔案管理的現(xiàn)狀與社會嚴重脫節(jié)，更是掣肘著高校整體辦學水平的提升?！度珖鴻n案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》明確指出“要創(chuàng)新檔案信息化管理模式，全面深化和拓展檔案利用服務方式和渠道”，高校檔案管理工作作為高校管理的重要環(huán)節(jié)，要切實提高管理實效，關鍵是及時創(chuàng)新檔案管理模式，以新興、強大的數(shù)字化技術、信息技術作支撐，建立和完善數(shù)字化檔案管理平臺，這是檔案管理工作謀求可持續(xù)發(fā)展的必然選擇。

“互聯(lián)網(wǎng)+”這一數(shù)據(jù)時代的到來，對整個檔案行業(yè)產(chǎn)生了巨大影響，如檔案管理方式發(fā)生了改變，數(shù)字檔案館普遍建立與發(fā)展，直至檔案學理論研究對象的增加等等，可以說“互聯(lián)網(wǎng)+”使檔案生存模式發(fā)生了本質的改變。同時發(fā)生的還有服務對象的改變和服務對象需求的改變，生活在互聯(lián)網(wǎng)時代的人們排斥墨守成規(guī)，追求高效、優(yōu)質、便捷、交互、充分，至此，高校畢業(yè)生檔案管理提升策略不再是單純的學者之言，而是制度改革的強力呼聲。

（一）完善相關的法律法規(guī)，制定可視化的操作流程。

畢業(yè)生檔案是人事檔案的前身，當前畢業(yè)生檔案的收集整理、保存轉遞仍執(zhí)行的是1991年頒布的《干部檔案工作條例》。計劃經(jīng)濟體制下的統(tǒng)包統(tǒng)分早已轉變成市場經(jīng)濟體制下的雙向選擇，大中專畢業(yè)生的干部身份早成了一紙空文，機要送取、一地一政也給人才的自由流動制造了不少的麻煩。畢業(yè)生檔案應盡早實現(xiàn)從“保密”到“保護”的思路轉變，人事檔案可以設立不同的保密級別，從而有效避免人檔分離帶來的弊端。

（二）建設高水平的智慧校園，融合教務、學工、心理、就業(yè)等各個系統(tǒng)。按照《高等學校檔案管理辦法》規(guī)定對電子檔案材料同步歸檔，豐富電子檔案的內(nèi)容，突顯學生的個體獨特性和就業(yè)競爭力。當前，國家倡導的“互聯(lián)網(wǎng)+政務服務”急公眾之所需，高校與政府部門應加強溝通和互動，打破檔案的分階段管理模式，幫助畢業(yè)生徹底解除后顧之憂。

（三）提升從業(yè)人員素質，建立穩(wěn)定的專業(yè)隊伍。檔案管理者要具備較高的政治素質、較強的責任心和服務意識，還要熟悉檔案知識，熟練操作計算機、掃描儀等科技產(chǎn)品，靈活高效地運用各種社交軟件和平臺。

（四）建立特色鮮明的數(shù)字檔案館。檔案是歷史的忠實記錄，電子檔案更加鮮活直觀，保存和使用起來也更方便快捷。電子檔案館應成為高校精神家園和文化內(nèi)涵的代言人，實現(xiàn)講述過去、服務現(xiàn)在和引領未來三位一體。

（五）創(chuàng)造性地發(fā)掘檔案價值。檔案是檢驗教育成果的第一手資料，加以研究解析能反哺學校的各項工作。如今，電子身份證已橫空出世，若是能將電子檔案跟電子身份證融合，人檔合一，不僅能有效避免檔案造假，還能極大地簡化求職手續(xù)，節(jié)約社會資源。

三、結語

總之，高校畢業(yè)生檔案管理水平的提升需要法規(guī)的明確、制度的建設、觀念的轉變、人才的培養(yǎng)和社會的協(xié)作，更需要“互聯(lián)網(wǎng)+”的強大磁場。