從校史編研看高校檔案工作的現(xiàn)狀與趨勢(shì)

文/安徽大學(xué)檔案館 李虹

高校檔案工作是高等學(xué)校重要的基礎(chǔ)性工作，包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、提供利用與編目、編研等各項(xiàng)內(nèi)容，肩負(fù)著為高校發(fā)展服務(wù)的重要任務(wù)。隨著傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)的常規(guī)化，高校檔案部門開始加強(qiáng)編研工作，或成立專門機(jī)構(gòu)，如校史辦公室，或以項(xiàng)目招標(biāo)的方式進(jìn)行課題研究，出版了高校校史、大事記、年鑒等不同類型的編研資料，豐富了高校文化建設(shè)成果。

校史編研對(duì)高校自身發(fā)展歷史的梳理與總結(jié)，一方面能反映中國(guó)教育事業(yè)的整體發(fā)展歷程，以小見大，從一所高校的艱難成長(zhǎng)映射中國(guó)教育事業(yè)的砥礪前行。另一方面，也能展現(xiàn)高校自身篳路藍(lán)縷的發(fā)展史，從歷史中尋求其辦學(xué)傳統(tǒng)與辦學(xué)理念，找到其價(jià)值認(rèn)同與文化精神。因此，高校校史編研是對(duì)其自身傳統(tǒng)與經(jīng)驗(yàn)的回顧與凝練，是其傳承與發(fā)展的基礎(chǔ)，也是其創(chuàng)新與突破的根底。

盡管校史編研工作受到越來越高的重視，但也要看到，如何將校史編研推向縱深發(fā)展仍是當(dāng)前高校檔案工作面臨的一個(gè)難題。

一、高校校史編研工作中的問題

在高校校史編研過程中，最基礎(chǔ)、最重要的材料就是校史檔案資料。對(duì)檔案資料的充分占有和挖掘是推動(dòng)校史編研工作向縱深發(fā)展的基礎(chǔ)與前提。但就當(dāng)前來看，高校對(duì)于校史檔案資源的掌握和利用尚有不足。

（一）歷史原因造成了校史檔案資料的散佚，不同程度上影響了校史編研工作的進(jìn)展。高校的發(fā)展與國(guó)家命運(yùn)息息相關(guān)。日本侵華戰(zhàn)爭(zhēng)爆發(fā)后，我國(guó)華北、華東、華中、華南等地的高校師生攜帶部分重要資料典籍、設(shè)備儀器等輾轉(zhuǎn)內(nèi)遷至西南、西北等地辦學(xué)。但因準(zhǔn)備倉(cāng)促，且面臨著日軍空襲與道路險(xiǎn)阻的境地，很多資料或隨校舍毀于戰(zhàn)火，或于遷徙途中散失。有些資料雖暫時(shí)得到妥善安置，但也未能于戰(zhàn)后全部收回，造成了校史檔案資料的分散。以安徽大學(xué)為例，1939年夏，該校將圖書資料、儀器教具分別借交重慶國(guó)立編譯館和湖南藍(lán)田國(guó)立師范學(xué)院保管。1946年復(fù)校后，雖有部分圖書資料得以歸校，但珍貴典籍多有散佚，一定程度上造成了校史檔案資料的損失。

（二）檔案信息化程度低，影響了檔案資料的利用效果。

與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料相比，數(shù)字化檔案具有節(jié)省存儲(chǔ)空間、提高檢索效率、實(shí)現(xiàn)資源共享等優(yōu)勢(shì)。同時(shí)，紙質(zhì)檔案數(shù)字化也是對(duì)原生檔案資料的有效保護(hù)。因此，我國(guó)早已將檔案信息化建設(shè)納入國(guó)家檔案事業(yè)發(fā)展計(jì)劃中。但由于區(qū)域經(jīng)濟(jì)、社會(huì)發(fā)展的不均衡，以及重視程度的差異，不同地方的檔案信息化程度存在明顯差距。以安徽省檔案館為例，目前，該館檔案數(shù)字化建設(shè)仍處于初始階段，暫未提供數(shù)字檔案信息檢索，利用者僅可查閱部分紙質(zhì)檔案，不僅影響紙質(zhì)檔案原件的保護(hù)，也阻礙了檔案資源的有效利用。

（三）高校校史研究尚未形成長(zhǎng)效機(jī)制。很多高校往往是在校慶前集中各方力量編纂校史，導(dǎo)致校史研究時(shí)間緊、任務(wù)重，且難以保持內(nèi)容銜接與文字風(fēng)格的統(tǒng)一。但檔案資料的收集、整理與校史的編研是一項(xiàng)長(zhǎng)期、系統(tǒng)的工作，短期突擊效果并不理想，致使校史資料編成后留有遺憾。而有些高校設(shè)有校史辦公室，組成了專職研究隊(duì)伍，可規(guī)避這些問題。

二、高校檔案工作的發(fā)展趨勢(shì)

高校校史編研既是對(duì)學(xué)校發(fā)展歷史的梳理與總結(jié)，具有重要的現(xiàn)實(shí)參考價(jià)值，也是對(duì)檔案資源的有效利用和信息共享。校史編研依賴于高校檔案工作，推動(dòng)著高校檔案工作向縱深發(fā)展。具體而言，高校檔案工作的發(fā)展趨勢(shì)如下：

（一）高校檔案部門要加強(qiáng)對(duì)校史檔案資料的收集與整理。一方面，高校校史檔案資料存在不同程度的散佚。由于歷史原因，我國(guó)高等教育歷經(jīng)抗戰(zhàn)時(shí)期的內(nèi)遷與新中國(guó)成立初期的院系調(diào)整，有些校史檔案資料或毀于戰(zhàn)爭(zhēng)，或分散保存。以安徽大學(xué)為例，新中國(guó)成立初期，該校參加了華東地區(qū)高等學(xué)校的兩次院系調(diào)整。隨著系科專業(yè)的變動(dòng)，有些歷史檔案資料也保存于其他高校。如1950年安徽大學(xué)藝術(shù)系、土木系并入南京大學(xué)的歷史檔案現(xiàn)存于南京大學(xué)，1953年安徽大學(xué)數(shù)學(xué)系、物理系、教育系、歷史系學(xué)生調(diào)入華東師范大學(xué)的學(xué)生名冊(cè)資料現(xiàn)存于華東師范大學(xué)檔案館。另有省立安徽大學(xué)、國(guó)立安徽大學(xué)時(shí)期的校史檔案資料存于安徽師范大學(xué)檔案館，因各種原因尚未提供利用，造成了校史編纂中的缺憾。因此，高校檔案部門要擴(kuò)大校史資料線索，通過多種渠道收集校史檔案資料。另一方面，高校對(duì)校史檔案資料的利用與挖掘有待加強(qiáng)。除了校史編纂，高校檔案部門可依據(jù)校史檔案匯編檔案文獻(xiàn)，編寫參考資料與校史教材，通過多種途徑，深入挖掘校史檔案資料價(jià)值，為高校發(fā)展與學(xué)術(shù)研究提供翔實(shí)而準(zhǔn)確的檔案資料。

（二）高校檔案部門要加快實(shí)施檔案數(shù)字化，有效實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案信息資源的共享。一方面，出于保護(hù)紙質(zhì)檔案原件的需要，高校檔案部門要采用靜電復(fù)印、臨摹、縮微攝影、數(shù)字化等復(fù)制技術(shù)，對(duì)珍貴檔案、重要檔案或使用頻率高的檔案進(jìn)行復(fù)制，向檔案利用者提供復(fù)制件。其中，檔案數(shù)字化既是一項(xiàng)檔案復(fù)制保護(hù)技術(shù)，也是加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案全文數(shù)字化與檔案信息共享的必由之路。在此基礎(chǔ)上建立的數(shù)字檔案館，具備了檔案接收、檔案管理、檔案保存、檔案利用與系統(tǒng)維護(hù)的功能，是未來檔案館的發(fā)展趨勢(shì)，也是真正實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享的有效途徑。在向數(shù)字檔案館轉(zhuǎn)型方面，中國(guó)第二歷史檔案館的做法值得借鑒。該館按照“重點(diǎn)優(yōu)先、分步實(shí)施”的原則，采取“邊審核、邊開放”的做法，并搭建高速網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，為檔案利用者提供高效查檔服務(wù)。另一方面，高校檔案部門要堅(jiān)持為學(xué)校發(fā)展服務(wù)的理念，提高檔案管理水平。作為衡量檔案價(jià)值實(shí)現(xiàn)的因素之一，檔案管理水平直接影響高校檔案部門提供檔案服務(wù)、滿足利用者獲取所需檔案信息的可能性。以安徽大學(xué)檔案館為例，目前，該館使用的檔案檢索系統(tǒng)是南大之星檔案管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)提供目錄檢索、題名檢索，檔案利用者可根據(jù)案卷號(hào)查閱紙質(zhì)檔案原件。但因未提供全文檢索與全文閱覽，導(dǎo)致檢索結(jié)果不準(zhǔn)確或不全面，給檔案利用者帶來諸多不便。除了推進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案網(wǎng)上查詢，高校檔案部門還要積極開發(fā)檔案文化產(chǎn)品，編輯出版各類檔案資料，如校史校志、文獻(xiàn)匯編、年鑒、大事記、組織沿革、專題概要，以及畫冊(cè)、影集、手稿集等珍貴檔案的復(fù)制品，并建設(shè)校史館、開展專題展覽，宣傳校史校情。

（三）高校檔案部門要形成校史編研長(zhǎng)效機(jī)制。一方面，高校檔案部門擁有豐富的校史檔案資料。檔案工作者在檔案收集、整理、編目的基礎(chǔ)上，可根據(jù)不同選題，對(duì)校史檔案進(jìn)行編輯，形成不同類型的編研成果。另一方面，校史編研也是拓展高校檔案部門發(fā)展空間與服務(wù)功能，檢驗(yàn)檔案工作質(zhì)量與效果的一種途徑。隨著高校文書檔案、會(huì)計(jì)檔案、基建檔案、學(xué)生檔案等各種類型檔案的收集、整理與提供利用工作常規(guī)化、制度化，且隨著高校檔案部門職能與功能的拓展，檔案部門與史志辦公室的合并，校史編研或?qū)⒊蔀楦咝n案部門的一項(xiàng)重要職能。通過校史編研，高校檔案部門將加強(qiáng)對(duì)校史檔案的收集與整理，通過向社會(huì)或校友征集散存的文書檔案、照片檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案等，來填補(bǔ)館藏檔案空白，擴(kuò)充館藏檔案內(nèi)容。檔案工作者也將通過校史編研，發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中的疏漏，改進(jìn)檔案提供利用服務(wù)工作，加快推進(jìn)校史檔案資料信息化，同時(shí)提高自身科學(xué)素養(yǎng)與編研能力。

三、結(jié)語

高校校史編研是凝結(jié)學(xué)校辦學(xué)傳統(tǒng)與文化精神的重要載體，對(duì)學(xué)校發(fā)展具有獨(dú)特的文化價(jià)值，是各高校文化建設(shè)的重要內(nèi)容。同時(shí)，高校校史編研以檔案資料為基礎(chǔ)，并推動(dòng)檔案工作的發(fā)展，是學(xué)校檔案部門職能與功能拓展的重要環(huán)節(jié)。因此，高校檔案部門要高度重視校史編研工作，通過多渠道征集校史檔案資料、加快檔案數(shù)字化建設(shè)、建立長(zhǎng)效機(jī)制等措施，推進(jìn)校史編研工作向縱深發(fā)展。