事業(yè)單位電子檔案歸檔管理中的問(wèn)題與對(duì)策

文/深圳市燈光環(huán)境管理中心 楊玲

隨著科技的不斷進(jìn)步，信息技術(shù)得到了發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)也得到了發(fā)展。信息技術(shù)的發(fā)展和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展促進(jìn)了電子檔案的發(fā)展，事業(yè)單位相關(guān)的文件文書(shū)、影像資料、文獻(xiàn)資料等都可以輸入電子計(jì)算機(jī)，形成電子檔案歸檔管理。實(shí)行電子檔案歸檔管理，便于文件的搜索和管理，有利于提升工作效率，保證文件的安全。目前，我國(guó)的電子檔案管理工作仍處于發(fā)展階段，存在一些問(wèn)題，事業(yè)單位要重視電子檔案歸檔管理工作，促進(jìn)電子檔案歸檔管理工作的發(fā)展。

一、事業(yè)單位電子檔案歸檔管理中的問(wèn)題分析

事業(yè)單位實(shí)行電子檔案歸檔管理工作有利于保證文件的安全性，提升工作效率和工作質(zhì)量，目前我國(guó)事業(yè)單位電子檔案歸檔管理工作仍處于發(fā)展階段，并且也存在著許多問(wèn)題，下面是對(duì)電子檔案歸檔管理中存在問(wèn)題的具體分析：

（一）歸檔程序不明確。事業(yè)單位在對(duì)信息實(shí)行電子檔案歸檔管理時(shí)，要注意對(duì)電子檔案的正確歸檔。目前事業(yè)單位電子檔案管理中普遍存在的一個(gè)問(wèn)題是對(duì)信息歸檔不明確，不能做到正確歸檔，我們?cè)诶糜?jì)算機(jī)對(duì)電子檔案進(jìn)行歸檔時(shí)，要對(duì)信息進(jìn)行合理篩查，并對(duì)信息合理分類(lèi)，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案的正確歸檔。如果電子檔案的歸檔不明確，搜索信息的效率會(huì)下降，影響信息的準(zhǔn)確性，降低了工作效率，違背了建立電子檔案的初衷。在電子檔案歸檔管理時(shí)，也要考慮存儲(chǔ)載體的問(wèn)題，電子檔案所儲(chǔ)存的信息也會(huì)涉及需要保密的文件材料，如果儲(chǔ)存的載體只是普通的計(jì)算機(jī)硬盤(pán)，則很容易發(fā)生信息泄露的問(wèn)題，因此如果在電子檔案中儲(chǔ)存保密文件時(shí)，一定要注意儲(chǔ)存載體的問(wèn)題，注意保護(hù)信息的安全性。我們?cè)陔娮訖n案歸檔管理時(shí)，要注意對(duì)電子檔案刪減工作的管理，如果可以對(duì)電子檔案任意刪減、修改，也就失去了建立電子檔案的初衷。

（二）歸檔不鑒定，缺乏真?zhèn)蔚谋鎰e。在事業(yè)單位電子檔案歸檔管理中，要注意辨別電子檔案歸檔時(shí)信息真?zhèn)螁?wèn)題，注意對(duì)信息進(jìn)行鑒別，事業(yè)單位中需要?dú)w檔的信息眾多，類(lèi)別眾多，需要檔案管理人員認(rèn)真鑒別。鑒別信息的真?zhèn)?，判斷信息的價(jià)值，是電子檔案歸檔管理的重要工作之一，也是檔案管理人員的重要工作。如果在電子檔案歸檔時(shí)，沒(méi)有進(jìn)行信息的仔細(xì)鑒定，會(huì)影響查詢(xún)信息的準(zhǔn)確性，影響工作效率，降低工作的質(zhì)量。目前事業(yè)單位在電子檔案歸檔管理問(wèn)題上，都是沒(méi)有對(duì)信息真?zhèn)芜M(jìn)行仔細(xì)鑒別，就全部存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)的硬盤(pán)上，也就是儲(chǔ)存的載體上，沒(méi)有對(duì)信息仔細(xì)甄別會(huì)占據(jù)載體的內(nèi)存量，而且也會(huì)影響搜索信息的效率。將大量信息不論真?zhèn)稳看鎯?chǔ)到計(jì)算機(jī)硬盤(pán)上，一方面無(wú)法仔細(xì)甄別信息，無(wú)法及時(shí)搜尋到正確的信息。另一方面不利于電子檔案歸檔利用的價(jià)值實(shí)現(xiàn)。

（三）電子檔案專(zhuān)業(yè)人員的缺乏。我國(guó)在電子檔案歸檔管理工作中仍處于發(fā)展階段，長(zhǎng)期以來(lái)對(duì)電子檔案管理工作的忽視，使得專(zhuān)業(yè)的電子檔案管理人員嚴(yán)重不足。目前，我國(guó)的電子檔案管理人員普遍學(xué)歷偏低，綜合素質(zhì)偏低，不能完全滿(mǎn)足電子檔案歸檔管理工作的要求，一般情況下我們所需要的專(zhuān)業(yè)電子檔案管理人員要求既能掌握電子計(jì)算機(jī)技術(shù)，又要通曉檔案管理工作的專(zhuān)業(yè)知識(shí)。因此事業(yè)單位為提高電子檔案歸檔管理工作的質(zhì)量，要引進(jìn)既懂電子計(jì)算機(jī)技術(shù)又具備檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)的高學(xué)歷人才。此外，電子檔案歸檔管理工作仍屬于冷門(mén)專(zhuān)業(yè)，在就業(yè)領(lǐng)域中并不流行，就讀于檔案管理的學(xué)生少，從事電子檔案歸檔管理的人才少，因此電子檔案專(zhuān)業(yè)人才的缺乏是影響電子檔案歸檔管理工作發(fā)展的重要問(wèn)題，我國(guó)和相關(guān)部門(mén)應(yīng)加大對(duì)電子檔案歸檔管理工作的重視，培養(yǎng)相關(guān)的電子檔案專(zhuān)業(yè)人員。

二、事業(yè)單位電子檔案歸檔管理策略

（一）按照規(guī)范程序做好電子檔案歸檔。要想做好電子檔案歸檔管理工作，就要按照所規(guī)定的程序整理信息并對(duì)信息實(shí)行合理歸檔。在信息歸檔時(shí)要對(duì)信息進(jìn)行仔細(xì)甄別，判斷信息的價(jià)值，對(duì)有用的信息實(shí)行歸檔管理，不要把所有的信息都儲(chǔ)存到計(jì)算機(jī)硬盤(pán)中，一定要對(duì)信息的價(jià)值進(jìn)行判斷。在對(duì)信息實(shí)行電子歸檔管理時(shí)，要儲(chǔ)存到可靠安全的載體內(nèi)，一般保存為DOC文件格式和DBF文件格式。在電子檔案管理問(wèn)題上，需要建立虛擬的電子檔案管理室，對(duì)文檔實(shí)行統(tǒng)一管理，為保證信息的安全性，需要對(duì)檔案進(jìn)行備份，事業(yè)單位和有關(guān)部門(mén)都要留有備份，若發(fā)生文檔丟失的情況，可利用備份文檔查詢(xún)信息。在進(jìn)行電子檔案歸檔管理工作時(shí)，要注意時(shí)間規(guī)定，若電子檔案歸檔的時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，則會(huì)影響事業(yè)單位正常的工作。

（二）做好鑒定，確定真?zhèn)?。上文提到過(guò)如果不對(duì)信息進(jìn)行仔細(xì)甄別，不仔細(xì)判斷信息價(jià)值的話，無(wú)論信息真假把所有信息全部進(jìn)行電子歸檔，會(huì)影響事業(yè)單位的工作質(zhì)量和工作效率。因此在對(duì)信息實(shí)行歸檔管理時(shí)，要成立專(zhuān)門(mén)的審查小組，審查信息是否有被歸檔的價(jià)值，審核小組在對(duì)信息實(shí)行歸檔管理時(shí)，首先要審核該信息的內(nèi)容是否準(zhǔn)確，所反映的內(nèi)容是否真實(shí)，還要審核該信息是否有被存檔的價(jià)值，并不是所有的信息都會(huì)被歸檔管理，如果該信息價(jià)值不大，那么就沒(méi)有必要實(shí)行歸檔管理，此外要檢查信息所反映的內(nèi)容是否完整，如果所反映的信息殘缺不全，那么也沒(méi)有必要?dú)w檔管理，否則影響查詢(xún)結(jié)果。

（三）強(qiáng)化培訓(xùn)，培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)人才。電子檔案歸檔管理是信息技術(shù)飛速發(fā)展的結(jié)果，是一種新型的存儲(chǔ)技術(shù)，事業(yè)單位實(shí)行電子檔案歸檔管理，可以提高事業(yè)單位工作效率和工作質(zhì)量，有利于事業(yè)單位相關(guān)工作的開(kāi)展，為促進(jìn)事業(yè)單位電子檔案歸檔管理工作的開(kāi)展，事業(yè)單位和相關(guān)部門(mén)要對(duì)電子檔案歸檔人員開(kāi)展相關(guān)的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)人員，在開(kāi)展專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)時(shí)，既要加強(qiáng)對(duì)檔案管理相關(guān)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，也要注意提升學(xué)員的電子計(jì)算機(jī)技術(shù)。事業(yè)單位實(shí)行電子檔案歸檔管理，是信息技術(shù)發(fā)展的結(jié)果，在進(jìn)行專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)時(shí)，也要加強(qiáng)學(xué)員的思想教育，突破傳統(tǒng)思想的禁錮，理解電子檔案歸檔工作的重要性，提升工作的積極性。

三、總結(jié)

信息技術(shù)的發(fā)展促進(jìn)了電子檔案歸檔管理的發(fā)展，事業(yè)單位實(shí)行電子檔案歸檔管理有利于事業(yè)單位相關(guān)工作的開(kāi)展，提高工作效率和工作質(zhì)量，保證信息的安全性，目前我國(guó)電子檔案歸檔管理工作仍處于發(fā)展階段，存在許多問(wèn)題，如歸檔不鑒定、歸檔不明確、人員素質(zhì)低，針對(duì)這些問(wèn)題，事業(yè)單位要注意按照規(guī)定整理文檔，做好文檔的鑒定工作，培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)人才。