淺談如何深化檔案管理

文/洮南市中小企業(yè)服務(wù)中心 高新宏

最近幾年來，隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理面臨巨大沖擊，傳統(tǒng)檔案管理服務(wù)系統(tǒng)已難以滿足管理人員的要求。這就要求檔案管理人員必須應(yīng)用先進(jìn)技術(shù)對(duì)服務(wù)體系進(jìn)行創(chuàng)新，自始至終堅(jiān)持以人為本，不斷完善服務(wù)。本文對(duì)檔案管理信息深化面臨的問題進(jìn)行了簡(jiǎn)單分析，同時(shí)提出相應(yīng)的解決措施，以便可以為大眾提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

一、檔案管理深化面臨的主要問題

（一）思想觀念落后。眾所周知，我國(guó)傳統(tǒng)檔案管理面臨較多問題，究其根源，主要是因?yàn)闄n案管理一直落后于時(shí)代發(fā)展步伐。據(jù)調(diào)查顯示，大多數(shù)檔案管理服務(wù)中心只關(guān)注館藏?cái)?shù)量，卻沒有對(duì)質(zhì)量引起重視，而且還忽視信息資源的開發(fā)與利用，仍舊受限于紙面資源，部分電子資源相對(duì)匱乏。再加上，有些檔案管理服務(wù)中心沒有考慮管理人員的閱讀要求，采集的信息資源難以引起大眾的注意，致使大量人力和物力被浪費(fèi)。除此之外，檔案管理人員的管理理念落后，排斥新興電子資源，導(dǎo)致服務(wù)方式單一。

（二）經(jīng)費(fèi)不足?，F(xiàn)如今，國(guó)內(nèi)許多檔案管理服務(wù)中心都面臨資金短缺的問題。該問題的出現(xiàn)在一定程度上約束了檔案管理的發(fā)展，而且還不利于檔案管理完善自身發(fā)展的途徑。針對(duì)該種情況，部分檔案管理服務(wù)中心開始加大經(jīng)費(fèi)投入力度，然而，經(jīng)費(fèi)投入幅度卻低于上漲幅度，尤其是在閱讀方式日益多樣化的今天，用戶對(duì)信息資源也提出更高的要求，因而就需要合理應(yīng)用現(xiàn)代化服務(wù)方法，比如創(chuàng)建檔案管理網(wǎng)絡(luò)、應(yīng)用計(jì)算機(jī)設(shè)備等。

（三）信息服務(wù)人員的綜合素質(zhì)偏低。當(dāng)前，國(guó)內(nèi)檔案管理年齡結(jié)構(gòu)呈現(xiàn)年輕化趨勢(shì)，尤其是檔案管理的服務(wù)質(zhì)量。實(shí)際上，許多年輕人與部分年老員工并沒有對(duì)檔案管理工作引起重視，不愿探索新的技術(shù)方法，而且仍舊受傳統(tǒng)服務(wù)的約束，以上因素的存在勢(shì)必不利于提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。難以找到既精通檔案管理工作流程，又掌握計(jì)算機(jī)以及其他理論知識(shí)的人才，更無法依照檔案管理人員的要求提供優(yōu)良服務(wù)，加上，部分管理人員并沒有深入了解檔案管理知識(shí)，更沒有意識(shí)到檔案管理的重要性，長(zhǎng)時(shí)間下去，勢(shì)必不利于提高檔案管理的服務(wù)質(zhì)量。

二、檔案管理信息平臺(tái)深化應(yīng)用的目標(biāo)

平臺(tái)的信息集成和平臺(tái)的文件管理是一個(gè)覆蓋的單位，使檔案信息集成實(shí)現(xiàn)橫向和縱向的高度共享。信息管理平臺(tái)的應(yīng)用程序穩(wěn)健后，應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)信息傳輸?shù)奈募蜋n案管理的自動(dòng)化，注重管理電子文件，整合的理念思想，最終實(shí)現(xiàn)電子數(shù)據(jù)共享和綜合應(yīng)用，為生產(chǎn)管理、決策管理的飛躍打好基礎(chǔ)。

三、深化檔案管理信息的途徑

（一）不斷提高信息服務(wù)意識(shí)?，F(xiàn)階段，檔案管理開始朝著信息化、多元化方向發(fā)展，傳統(tǒng)服務(wù)方式已無法滿足管理人員的要求。基于此，檔案管理人員必須對(duì)其引起重視。首先，服務(wù)人員應(yīng)努力轉(zhuǎn)變自身的服務(wù)理念，依照用戶的要求樹立以人為本的服務(wù)意識(shí)，不斷完善自我。其次，應(yīng)采取多種方法學(xué)習(xí)新的知識(shí)，并對(duì)服務(wù)項(xiàng)目進(jìn)行創(chuàng)新，進(jìn)而達(dá)到健全服務(wù)體系的目的。再次，應(yīng)營(yíng)造優(yōu)良的信息服務(wù)環(huán)境，依照檔案管理人員的要求對(duì)電子資源的采集加大投入力度，并將其整合歸納好，以便可以為管理人員提供更優(yōu)質(zhì)的管理服務(wù)。最后，還應(yīng)將多種檔案管理聯(lián)合在一起，目的是為實(shí)現(xiàn)資源的共享。

（二）加大經(jīng)費(fèi)投入。為進(jìn)一步提高檔案管理的服務(wù)質(zhì)量，首先應(yīng)豐富信息源，比如，購(gòu)買光盤或者書籍。其次，應(yīng)運(yùn)用多種先進(jìn)設(shè)備與技術(shù)，并將其作為支撐，目的是為完善信息服務(wù)模式。當(dāng)然，還應(yīng)對(duì)檔案管理加大經(jīng)費(fèi)投入，科學(xué)利用資金，以此來提高檔案管理的信息服務(wù)水平。

（三）提倡個(gè)性化服務(wù)。所謂個(gè)性化又被稱為定制服務(wù)，是指依照用戶提出的要求提供個(gè)性化服務(wù)。對(duì)于檔案管理來說，應(yīng)在傳承傳統(tǒng)檔案管理優(yōu)勢(shì)的前提條件下，深化個(gè)性化服務(wù)。當(dāng)然，市中小企業(yè)服務(wù)中心還可以為用戶提供個(gè)性化服務(wù)，比如推薦服務(wù)、決策服務(wù)。其中，深化檔案管理個(gè)性化服務(wù)是指應(yīng)用搜索服務(wù)技術(shù)、推送服務(wù)技術(shù)以及數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)等技術(shù)來為大眾提供個(gè)性化服務(wù)，目的是為提高市中小企業(yè)服務(wù)中心的檔案管理水平。

四、結(jié)語

綜上所述，在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，國(guó)內(nèi)傳統(tǒng)檔案管理服務(wù)模式面臨諸多問題，比如管理理念落后、服務(wù)水平低、綜合素質(zhì)偏低等。針對(duì)上述現(xiàn)象，市中小企業(yè)服務(wù)中心應(yīng)重點(diǎn)解決上述問題，并合理應(yīng)用信息技術(shù)，以此來提高服務(wù)中心的服務(wù)水平，否則會(huì)給檔案管理的服務(wù)質(zhì)量帶來不利影響。此外，還應(yīng)進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理信息服務(wù)方式，科學(xué)分配管理資源，目的是為調(diào)動(dòng)檔案管理人員的主觀能動(dòng)性，并為其他人員營(yíng)造良好的閱讀環(huán)境。這不只是檔案管理日后的發(fā)展趨勢(shì)，更能凸顯個(gè)性化服務(wù)在檔案管理服務(wù)體系中的重要作用。