醫(yī)院信息化與醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化現(xiàn)狀分析

文/唐山市豐潤區(qū)第二人民醫(yī)院 劉大永

一、醫(yī)院信息化與醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化現(xiàn)狀

（一）管理范圍不明確，管理措施不規(guī)范。對于目前醫(yī)院信息化與醫(yī)院檔案管理的范圍是沒有明確規(guī)定的，2013年印發(fā)的《關(guān)于規(guī)范我國醫(yī)院檔案信息化管理工作的通知》，歸檔范圍不準確、完整。醫(yī)院只能將每個工作人員在醫(yī)院里的獎懲情況以及各次績效等事件記錄下來，這樣雖然在一定程度上保證了工作人員檔案的內(nèi)容量，卻沒有一種遞進的變化，例如，醫(yī)院可以根據(jù)工作人員在院期間的變化來對工作人員作出綜合評價，也可以把工作人員的興趣愛好作一個總結(jié)，這樣可以在工作人員檔案發(fā)揮作用時變得更直觀，更加有利于工作人員檔案的利用。醫(yī)院檔案數(shù)量龐大，要想規(guī)范管理，必須采取規(guī)范的管理措施。一方面，由于醫(yī)院檔案形成來源比較分散，對于這種情況，工作人員檔案管理的領(lǐng)導應(yīng)該與各二級單位和相關(guān)部門密切聯(lián)系，提高執(zhí)行力，這就完完全全取決于領(lǐng)導的責任心，這很容易造成失誤，并且，檔案的保存要防火防潮還要注意防蟲；檔案的裝訂需要留有裝訂處，杜絕字跡潦草，組卷方式要以院、系為單位，工作人員的工號要堅持唯一性，防止串號，否則會給后續(xù)的管理工作帶來難度，這些都需要專業(yè)的檔案管理能力。另一情況則更加嚴重，有些醫(yī)院為了將自己的工作人員在畢業(yè)之后能更好地推銷出去，以提高自己表面上的履歷，會將一些工作人員的處分留下而不進檔，這對用人單位和其他表現(xiàn)良好的工作人員來說都不公平，會造成十分嚴重的后果，擾亂從醫(yī)者工作的秩序。所以，強調(diào)以規(guī)范的方法來管理工作人員檔案已經(jīng)刻不容緩，規(guī)范管理之后也更會有利于對檔案的使用。

（二）管理人員不規(guī)范，管理方法缺乏新思路。雖然目前很多醫(yī)院內(nèi)部都設(shè)有檔案室甚至是檔案館，但現(xiàn)在缺乏專業(yè)的檔案領(lǐng)導，檔案人員的培養(yǎng)沒有跟上檔案的需求，專業(yè)的技術(shù)人員嚴重不足，并且隨著互聯(lián)網(wǎng)的不斷更新，人員素質(zhì)與檔案需求之間的差距將會變得越來越大。并且有些檔案人員對于電子檔案的認識不夠，認為檔案只是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，沒有跟上時代的步伐，不僅加重自己的工作量，還延長了工作時間，筆者建議，工作人員檔案管理的領(lǐng)導應(yīng)該與專業(yè)計算機技術(shù)人員一起將檔案電子化。并且隨著21世紀的到來，信息技術(shù)發(fā)展迅速，電子化管理涵蓋的行業(yè)也越來越多。雖然目前信息技術(shù)非常發(fā)達，但醫(yī)院內(nèi)部的檔案的管理方法，仍然存在滯后性。目前，許多醫(yī)院在工作人員檔案的管理上仍然采取陳舊的手工管理模式來管理紙質(zhì)檔案，但隨著醫(yī)院工作人員人數(shù)的日益增多，這種既浪費人力又浪費時間的方式必然將遭到淘汰。據(jù)筆者觀察，很多醫(yī)院在當有人來借閱檔案時，都會去檔案架上翻找，這就是傳統(tǒng)的檔案管理方法，如果每所醫(yī)院在建設(shè)檔案館的同時，架設(shè)具備現(xiàn)代化自動檢索軟件的設(shè)備，這將大大節(jié)約檔案管理人員的時間。

（三）工作人員檔案“出口不暢”。現(xiàn)在的從醫(yī)者在社會大氛圍的影響下，在醫(yī)院里存放的工作人員檔案將越來越多，會給檔案人員的管理增添難度，并且這一現(xiàn)象對于工作人員本身來說也是一種損失，工作人員檔案只有當你找到工作之后轉(zhuǎn)到接收檔案的相關(guān)單位才會變成人事檔案，留在醫(yī)院的只能是工作人員檔案?，F(xiàn)在，“出口不暢”已經(jīng)成為醫(yī)院檔案中一個越來越突出的問題，如何暢通檔案的“出口”，也是醫(yī)院目前應(yīng)當考慮的問題之一。醫(yī)院檔案的管理工作正在面臨嚴峻的考驗，在許多大學里，這項工作已經(jīng)大有衰落之勢，這種現(xiàn)狀對于醫(yī)院的整體發(fā)展以及工作人員的今后人生都可能產(chǎn)生不利影響。作為醫(yī)院的管理者應(yīng)該努力消除這種現(xiàn)象，把醫(yī)院檔案的管理工作當作是醫(yī)院的一項日常工作去管理，爭取使該工作有一個系統(tǒng)的體系，有一套標準的管理措施，有一支先進的管理人才隊伍。

二、結(jié)語

隨著信息化的趨勢，醫(yī)院需完善檔案管理結(jié)構(gòu)。面向多維化信息管理模式，工作人員檔案管理作為醫(yī)院管理工作中的一項重要環(huán)節(jié)，關(guān)系到工作人員個人，我們的重點應(yīng)放在如何加強工作人員檔案管理和開發(fā)利用以將其自身的作用充分發(fā)揮之上。基于對醫(yī)院信息化與醫(yī)院檔案管理的理解，筆者在對醫(yī)院信息化與醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化現(xiàn)狀作出論述的基礎(chǔ)上，學者們需提出優(yōu)化醫(yī)院信息化與醫(yī)院檔案管理的對策及有效方法。