中職學校檔案室信息化建設

文/福建第二輕工業(yè)學校 林亞男

21世紀的今天，信息化在我們的工作生活中普遍發(fā)展，我國學校檔案的信息化進程也在不斷地發(fā)展，通過對于檔案的整體數(shù)據(jù)的整理、歸納、分類、使得檔案信息更加具有層次，能夠更加方便教師和學生對于學校相關檔案的查閱。中職學校在檔案管理信息化方面顯得較為薄弱，而加強檔案信息化的管理對于中職學校整體的教研工作的發(fā)展以及學校整體的信息化水平的提高都有著重要的現(xiàn)實意義。

一、中職學校檔案信息化的現(xiàn)狀分析

（一）檔案信息化程度低。我國大部分中職學校在檔案信息化建設方面明顯落后，并沒有專門的檔案管理部門，學校相關檔案的存放過于分散，并沒有進行集中的處理，而是散落在學校相關管理人員的辦公室中。在緊急情況下，學校無法對于上級或相關部門所需要的檔案進行及時的提取，造成相關工作在程序上出現(xiàn)失誤，降低學校的整體工作效率，影響學校的整體信息化形象。究其原因：1.配套設施不完善，學校對于檔案管理方面配備的相關硬件設施、例如：電腦、掃描儀等設備的數(shù)量明顯無法滿足學校信息管理的相關要求，出現(xiàn)設備無法全面詳細登記學校相關檔案信息的現(xiàn)象。2.相關人員專業(yè)素質(zhì)低下，中職學校的檔案負責人員基本上屬于學校退休邊緣的教師，或者教師家屬，對于檔案信息化的相關技術知識并沒有經(jīng)過任何的學習培訓，日常工作中只能夠進行檔案的簡單記錄工作，對于技術要求較高的檔案信息化整理并沒有相關的技能，使得檔案無法集中化、專業(yè)化進行整理保存。3.學校相關人員數(shù)量少，檔案信息化初期需要大量的人力對于學校的檔案進行全面的整理，并按照不同的方向、年份進行歸類，并將整理完好的相關檔案信息進行信息化存儲，保證學校檔案信息的整體化，而目前中職學校從事檔案整理的人員數(shù)量稀少，且沒有增加相關人員的計劃，這也造成中職學校的檔案信息化程度較低，不符合整體的現(xiàn)代中職學校信息化的發(fā)展要求。

（二）檔案信息化缺乏重視。目前，我國大部分的中職學校并沒有一個合理完善的檔案管理制度，對于檔案的管理科學化程度低，經(jīng)常重視科研發(fā)展情況，而對于檔案信息化的進程不予重視，同時對于檔案信息化的投入也少之又少，基本上處于放任的狀態(tài)，檔案的隨意放置使得檔案長期處于丟失的風險狀態(tài)下，對中職學校的整體管理上存在著潛在風險，不利于學校整體長遠的發(fā)展。學校的相關檔案一般以紙質(zhì)形式存在，數(shù)量大，占地面積大，對于相關的存放環(huán)境也有著高的要求，存放的地點環(huán)境應避光、干燥，保證檔案的相關保存，而實際上中職學校對于檔案的保存并沒有予以重視，年代久遠的檔案在不同程度上出現(xiàn)了損壞丟失，對學校的檔案管理工作造成了一定的困難。

（三）檔案標準化程度低。無論是中職學校的檔案管理還是高等院校的檔案管理，都需要有一套標準的管理體系，在高校普遍建立信息化的檔案管理中心的進程中，中職學校的進程明顯落后，大多學校的檔案信息化管理并沒有一套科學而標準的建設體系，對于如何將學校的相關檔案信息科技化，沒有好的相關對策，也沒有將建立標準化程度高的檔案信息管理制度提上日程。目前學校對于學校信息管理化的相關要求主要還是“以人為中心”，即主要根據(jù)檔案負責人的個人喜好來對檔案進行整體的歸納整理，而一旦管理人員人事調(diào)動，檔案的整體順序又將進行調(diào)整，使得檔案信息的整體存儲方式波動性較大，易在不斷重復整理的過程中出現(xiàn)檔案丟失的狀況。

二、中職學校檔案信息化發(fā)展建議

（一）提高檔案信息化程度。中職學校應提高學校檔案信息化的程度，首先，加強對于檔案信息化的相關配套設施的投入，采購能夠全面滿足學校檔案信息化數(shù)量的打印機、電腦、掃描儀等相關電子設備，確保電子設備能夠全面滿足學校檔案信息化的需求。其次，加強對于學校相關人員的投入，對于學校相關檔案部門人員進行集中培訓，提高其對于檔案信息化的相關專業(yè)技能的掌握，適應學校檔案信息化的專業(yè)要求。最后，增加檔案信息化初期的檔案整理人數(shù)，加快將檔案信息化提上議程，不斷推進檔案信息化工作的全面展開。

（二）加強對于檔案信息化的重視。中職學校應加快建立科學完善的檔案信息化管理制度，將檔案的整理、分類歸納、登記錄入等一系列環(huán)節(jié)形成嚴格合理的相關程序，確保檔案的完整性和準確性；對于一些必要的紙質(zhì)版檔案，其存放的條件也要有相關明確的規(guī)定，保證紙質(zhì)版的檔案的完好無損；同時，也要加強學校相關檔案的安全工作，建立學校檔案系統(tǒng)的安全網(wǎng)，保障電子版的檔案信息的安全性，對于電子檔案信息要及時進行備份，防止由于突發(fā)原因，造成相關電子檔案信息的丟失。

（三）建立檔案信息標準化模式。中職學校在檔案信息化的過程中更要強調(diào)檔案建立的標準化，對于人員，以及檔案的整理都需要進行標準化的模式，不斷探索相關配套設施的標準化進程，對于檔案的整體管理工作有著規(guī)范的工作流程，進一步提高整體檔案信息化的安全性。

三、結(jié)語

中職學校的檔案信息化進程并不是一朝一夕就可以完成的，需要學校和相關部門的共同努力。根據(jù)上述的描述，中職學校應提高對于檔案信息的認知，不斷加強對于學校檔案信息化的投入，建立全面完善的校園檔案信息管理化制度，確保中職學校檔案信息的完整性和準確性，不斷順應時代發(fā)展的大趨勢。