淺談標(biāo)準(zhǔn)化在企業(yè)檔案信息化建設(shè)中的重要性

文/四川圣達(dá)水電開(kāi)發(fā)有限公司 夏巧榮

一、企業(yè)檔案信息化相關(guān)概念

企業(yè)檔案信息化指的是以科學(xué)的管理方法與手段為基礎(chǔ)，以企業(yè)發(fā)展需求為中心，依靠信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等信息科技手段，將企業(yè)的檔案、信息等資源進(jìn)行整理、歸納、整合，使信息獲取、處理、傳輸和應(yīng)用數(shù)字化，進(jìn)而使得檔案信息資源能夠?qū)崿F(xiàn)共享，從而在一定程度上使得企業(yè)檔案信息的利用效率大大提高，進(jìn)而促進(jìn)企業(yè)的高速發(fā)展。

二、標(biāo)準(zhǔn)化在企業(yè)檔案信息化建設(shè)的重要性

檔案工作在企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮了重要作用，是企業(yè)管理的重要組成部分，新的時(shí)代背景下，檔案工作必須符合企業(yè)發(fā)展需求。在企業(yè)檔案信息化建設(shè)與管理中，標(biāo)準(zhǔn)化對(duì)于檔案管理工作具有非常重要的意義。在檔案信息化建設(shè)中，實(shí)現(xiàn)檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化不僅能夠使人們更加迅速、準(zhǔn)確地對(duì)分藏分管的各類標(biāo)準(zhǔn)信息進(jìn)行查找和利用，而且也是企業(yè)檔案現(xiàn)代化建設(shè)的要求。

（一）標(biāo)準(zhǔn)化能夠促進(jìn)企業(yè)檔案信息開(kāi)發(fā)和資源共享。標(biāo)準(zhǔn)不一致是當(dāng)前企業(yè)檔案信息化建設(shè)的重要難題，嚴(yán)重制約了企業(yè)檔案信息的有效利用與企業(yè)的快速發(fā)展。在信息化時(shí)代背景下，實(shí)現(xiàn)檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化能夠使企業(yè)檔案人員及時(shí)、全面地收集到企業(yè)文件與檔案信息。同時(shí)，在互聯(lián)網(wǎng)普及的今天，對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，在一定程度上可以使檔案工作人員更加高效地收集到滿足企業(yè)發(fā)展的檔案資料，從而使企業(yè)能夠獲取更多的信息資源，有效提高檔案信息的收集效率，滿足企業(yè)市場(chǎng)信息需求。同時(shí)，企業(yè)檔案標(biāo)準(zhǔn)化也有利于企業(yè)更加便捷地獲取全面的、權(quán)威的基礎(chǔ)公共信息資源，促進(jìn)企業(yè)實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，從而使得企業(yè)能夠及時(shí)、全面地獲取檔案共享數(shù)據(jù)。另一方面，在一定程度促使企業(yè)檔案工作人員能夠?qū)ζ髽I(yè)的業(yè)務(wù)情況、科研工作情況、檔案利用率等有新的認(rèn)識(shí)，并能通過(guò)相應(yīng)的用戶需求分析，及時(shí)、有針對(duì)性地開(kāi)發(fā)企業(yè)檔案信息。如企業(yè)根據(jù)國(guó)家檔案局10號(hào)令，結(jié)合本企業(yè)實(shí)際確定的本企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定就是檔案信息錄入遵循的標(biāo)準(zhǔn)之一。

（二）檔案標(biāo)準(zhǔn)化有利于提高企業(yè)檔案管理效率。企業(yè)檔案標(biāo)準(zhǔn)化使得檔案資料利用率更高，促使企業(yè)文件工作與檔案工作有機(jī)結(jié)合，文檔一體化成為可能。并且，檔案標(biāo)準(zhǔn)化在一定程度上可以使企業(yè)檔案管理工作更加完整與系統(tǒng)，使企業(yè)文檔管理日益規(guī)范化。換句話說(shuō)，企業(yè)檔案標(biāo)準(zhǔn)化從某種意義上說(shuō)是企業(yè)檔案管理水平的準(zhǔn)繩，是衡量企業(yè)檔案管理質(zhì)量的標(biāo)桿，只有不斷提高檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化水平，才能實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量的檔案管理效果，因此，制定和完善統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)對(duì)于提高檔案的質(zhì)量、管理等工作都具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。

（三）檔案標(biāo)準(zhǔn)化是時(shí)代發(fā)展的要求。企業(yè)檔案管理的信息化、標(biāo)準(zhǔn)化使企業(yè)檔案管理水平大大提升，促進(jìn)了企業(yè)檔案管理的現(xiàn)代化水平。企業(yè)檔案工作現(xiàn)代化是以高科技、科學(xué)分工以及密切協(xié)作為基礎(chǔ)的。想使計(jì)算機(jī)能夠?qū)崿F(xiàn)快速檢索，就必須不斷創(chuàng)新，應(yīng)用新方法，新技術(shù)，規(guī)范檔案的格式與目錄，使檔案格式、規(guī)范實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一，如果標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，計(jì)算機(jī)軟件就很難進(jìn)行高效的搜索。因此，在新的時(shí)代背景下，企業(yè)檔案管理在建立計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，要重視檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化問(wèn)題，沒(méi)有企業(yè)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化，就不能實(shí)行企業(yè)檔案管理的現(xiàn)代化。

三、標(biāo)準(zhǔn)化在企業(yè)檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)及任務(wù)

標(biāo)準(zhǔn)化工作是一項(xiàng)系統(tǒng)性的長(zhǎng)期工程，對(duì)于企業(yè)科學(xué)高效管理，增強(qiáng)企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，提高企業(yè)效益具有重要意義。要實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的現(xiàn)代化，檔案標(biāo)準(zhǔn)化是非常有必要的。因此，定好標(biāo)準(zhǔn)、學(xué)好標(biāo)準(zhǔn)、用好標(biāo)準(zhǔn)不僅是政府以及每個(gè)檔案人員的責(zé)任，同樣也是企業(yè)發(fā)展的工作重點(diǎn)。首先，不論是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，還是一線企業(yè)檔案管理人員，都應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變思想，重視檔案標(biāo)準(zhǔn)化工作，要不斷創(chuàng)新，勇于探索，結(jié)合企業(yè)檔案工作的實(shí)際情況，將新技術(shù)、新方法應(yīng)用到檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理工作中，促進(jìn)企業(yè)檔案標(biāo)準(zhǔn)化穩(wěn)步向前。第二，要做好統(tǒng)籌工作，推進(jìn)企業(yè)檔案標(biāo)準(zhǔn)的制定，并做好相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)化配套工作，使標(biāo)準(zhǔn)系列化，積極為實(shí)施推廣創(chuàng)造條件。第三，要加強(qiáng)檔案標(biāo)準(zhǔn)化的傳播、貫徹工作，一方面要加強(qiáng)現(xiàn)有檔案管理人員的培訓(xùn)工作，另一方面也要適當(dāng)引進(jìn)復(fù)合型人才，推動(dòng)企業(yè)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化的發(fā)展。最后，要做好后期的檔案標(biāo)準(zhǔn)化反饋工作，對(duì)標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)踐過(guò)程出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行及時(shí)的追蹤與解決。

四、總結(jié)

隨著社會(huì)的發(fā)展，我國(guó)也逐漸進(jìn)入了信息化時(shí)代，檔案信息出現(xiàn)了膨脹式增長(zhǎng)，與此同時(shí)企業(yè)也加大了檔案信息化建設(shè)方面的投入，企業(yè)檔案信息的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化管理已廣泛開(kāi)展，與此同時(shí)也出現(xiàn)了企業(yè)信息化多系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)相融欠缺等問(wèn)題，使企業(yè)檔案工作面臨了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，因此，為了使檔案管理的作用得到充分發(fā)揮，相關(guān)工作人員就需要不斷探索，勇于創(chuàng)新，促進(jìn)檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，開(kāi)創(chuàng)新時(shí)代企業(yè)檔案工作的新局面。