機要文件管理工作的相關(guān)要點

文/天津航海儀器研究所 黨志燕

機要文件是黨和國家以及機關(guān)單位傳遞涉密信息的手段和工具，對保護黨和國家利益起著不可或缺的作用，是機關(guān)單位管理工作的基本資源。機要文件管理是一項政治性、時效性和保密性很強的工作，應(yīng)遵循一定的原則，以保證文件的安全性和保密性。機要文件的管理應(yīng)注重文件管理的質(zhì)量，保證文件的原始憑證性，充分發(fā)揮機要文件的作用。

一、制定適合實際工作的管理制度

機要文件主要是發(fā)揮其憑證和參考的作用。制定相應(yīng)的制度，對于消除文件流失隱患，確保機要文件的安全保密有著積極的意義，因此應(yīng)根據(jù)現(xiàn)行有效的保密法和單位保密管理實施細則制定有約束性和針對性的管理制度，制度應(yīng)當(dāng)既便于業(yè)務(wù)工作又保證保密；在日常工作過程中，還應(yīng)當(dāng)根據(jù)實際情況不斷完善制度，制定符合實際工作的制度。根據(jù)機要文件的特點，應(yīng)制定以下制度：

（一）機要文件管理員工作操作規(guī)程。按照機要文件的特點和類別，制定對應(yīng)的程序和步驟，機要管理人員在日常工作時應(yīng)嚴(yán)格按操作規(guī)程辦理業(yè)務(wù)。

（二）機要文件登記制度。詳細記載與文件相關(guān)的信息，記錄文件傳遞的每一個環(huán)節(jié)，掌握機要文件的走向，做到有據(jù)可查。

（三）建立常態(tài)化自查制度。每日清點當(dāng)日接收、發(fā)放機要文件的情況，核實持有文件是否與登記的臺賬對應(yīng)，做到日事日畢，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正，確保機要文件的保密安全。

（四）制定督促檢查的制度。保密部門定期對機要文件的流轉(zhuǎn)管理情況進行檢查，對不足之處提出整改措施，確保機要文件的安全。

二、規(guī)范機要文件的管理環(huán)節(jié)

機要文件管理的工作環(huán)節(jié)主要有清點、簽收、登記、發(fā)放、清退、借閱、存檔和銷毀等環(huán)節(jié)。每個環(huán)節(jié)都環(huán)環(huán)相扣，相互聯(lián)系，任何一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，都可能導(dǎo)致泄密事件的發(fā)生。因此，在每一個工作環(huán)節(jié)中，都應(yīng)嚴(yán)格遵守機要文件管理制度。各環(huán)節(jié)具體操作要求如下：

（一）清點及簽收。在簽收機要通信局投遞來的機要件時應(yīng)認真清點件數(shù)，檢查機要件封口是否完好，有無破損、啟封、拆取內(nèi)裝文件的痕跡，清點無誤應(yīng)簽署姓名和日期。

（二）登記。收到機要文件登記時應(yīng)將文件的來文單位、簽收日期、文件編號、文件標(biāo)題、文件份數(shù)和頁數(shù)、密級和保密期限等全部要素逐項登記齊全，為便于管理，涉密文件與非密文件應(yīng)分開登記。

（三）發(fā)放。發(fā)放機要文件要及時準(zhǔn)確，發(fā)放時應(yīng)當(dāng)根據(jù)文件內(nèi)容，按部門職能分發(fā)，注意文件中提到的要求報送截止時間或者開會時間等時效性要求，發(fā)放文件時做好提醒，涉密文件應(yīng)當(dāng)注意文件的知悉范圍。

（四）清退和借閱。為保證機要文件的安全性，應(yīng)當(dāng)定期清點、催退文件，可以列出清單催退，文件歸還后再次使用應(yīng)當(dāng)辦理借閱手續(xù)，機要人員應(yīng)把好借閱關(guān)，做好登記。

（五）存檔和銷毀。清退和使用完畢的文件應(yīng)分類、立卷和歸檔，作為檔案資料以后利用，無存檔價值的按保密要求審批后銷毀。

三、加強機要文件的電子化管理

隨著現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)和信息化的迅速發(fā)展，高效便捷的辦公自動化手段已經(jīng)普遍應(yīng)用，機要文件管理也應(yīng)從單一的紙質(zhì)管理，逐漸向電子化管理轉(zhuǎn)變。電子化管理可以提高工作效率，節(jié)約時間成本，對于機要文件的現(xiàn)代化管理有著重要的意義。

（一）機要文件電子化的趨勢。首先，機要文件的載體種類日趨多樣化，如光盤、U盤、移動硬盤、存儲卡等具有存儲功能的大容量介質(zhì)在日常工作中應(yīng)用非常普遍。其次，文件流轉(zhuǎn)形式由傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件流轉(zhuǎn)逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)榫W(wǎng)絡(luò)傳遞。

（二）電子化機要文件的保密管理。機要文件的電子化為工作帶來方便的同時，也增加了機要文件的泄密隱患。要做好機要文件電子化的保密管理工作，加強保密意識、提高思想覺悟。要將保密工作落實到以下具體工作中：1.應(yīng)當(dāng)配備保密措施可靠的軟件及相應(yīng)的硬件，處理電子機要文件的辦公計算機應(yīng)安裝正版軟件，及時更新殺毒軟件和防火墻；處理機要文件的計算機應(yīng)當(dāng)設(shè)置符合要求的密碼，應(yīng)設(shè)有專門的身份認證系統(tǒng)。2.控制機要文件傳遞的安全性和電子文件的使用權(quán)限，在需要向外單位傳遞和接收電子機要文件時應(yīng)經(jīng)過嚴(yán)格的審查和保密檢查，確保機要文件的保密性。

四、機要管理人員應(yīng)具備的素質(zhì)

（一）選拔機要人員。機要文件管理的崗位應(yīng)當(dāng)安排責(zé)任心強和熱愛機要工作的人員，管理機要文件的人員需要細心縝密、任勞任怨的工作精神。

（二）加強學(xué)習(xí)，勝任本職工作。機要文件管理員應(yīng)通過多渠道多形式的學(xué)習(xí)，提高自身文化素養(yǎng)和專業(yè)知識，樹立正確的價值觀和責(zé)任感，將工作態(tài)度和能力與機要文件管理緊密相連；注重黨的方針、政策和制度的學(xué)習(xí)，牢記工作職責(zé)和肩負的使命，加強文件管理相關(guān)業(yè)務(wù)知識的學(xué)習(xí)，做到懂制度、業(yè)務(wù)精。

（三）通過培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)水平。單位應(yīng)積極尋找培訓(xùn)機會，對機要人員進行專業(yè)知識培訓(xùn)，提高機要人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，增強其職責(zé)意識。

（四）注重保密意識的增強。對機要管理人員應(yīng)當(dāng)加強保密培訓(xùn)和教育，通過舉辦專題講座、案例講解、觀看警示教育片、印發(fā)宣傳材料，經(jīng)常開展多種形式的宣傳活動，增強機要人員的保密意識，在工作中隨時繃緊保密之弦，建立強烈的責(zé)任感。

（五）提高機要管理人員的工作積極性。在工作中給予適當(dāng)精神獎勵或物質(zhì)獎勵，調(diào)動機要人員的積極性、創(chuàng)造性和主觀能動性，讓機要管理人員更加熱愛機要本職工作。