職業(yè)院校人事檔案管理現(xiàn)狀及解決方案探究

文/無錫旅游商貿(mào)高等職業(yè)技術(shù)學(xué)校 殷芳

職業(yè)院校人事檔案屬于本校人力資源管理工作的重要文件資料，不僅能為本校人力資源規(guī)劃、工作分析、績(jī)效考評(píng)、人事晉升等工作提供參考文案，而且是檔案管理工作的重要組成部分。隨著職業(yè)院校的改革與發(fā)展，人事檔案管理工作在本校的人力資源管理中所發(fā)揮的作用愈加重要，促使本校人力資源得到有效應(yīng)用。可是，當(dāng)前職業(yè)院校人事檔案管理工作中普遍存在三種問題，分別是人事檔案管理意識(shí)不足、檔案管理技術(shù)較為落后和人事檔案管理制度缺乏健全性，對(duì)此，職業(yè)院校應(yīng)重視加強(qiáng)工作人員的人事檔案管理意識(shí)，創(chuàng)新檔案管理技術(shù)，構(gòu)建完善的人事檔案管理制度。

一、職業(yè)院校人事檔案管理工作現(xiàn)存問題

（一）人事檔案工作人員的管理意識(shí)不足。從發(fā)展視角來看，職業(yè)院校人事檔案管理工作起步較晚，尚未形成成熟的管理機(jī)制，這必然會(huì)造成檔案工作人員的管理意識(shí)偏低，部分工作人員并未認(rèn)識(shí)到人事檔案管理的作用和人事檔案資源的實(shí)用價(jià)值，其職業(yè)素養(yǎng)與人事檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)不符。

（二）人事檔案管理技術(shù)較為落后。和國(guó)內(nèi)著名高校相比，職業(yè)院校人事檔案管理技術(shù)較為落后，管理手段相對(duì)單一，人事檔案管理信息化建設(shè)須待加強(qiáng)，信息化檔案的保密技術(shù)偏低，很容易導(dǎo)致檔案泄密，無法確保檔案資源的安全性。

（三）人事檔案管理制度缺乏健全性。目前，職業(yè)院校所使用的人事檔案管理制度并不健全，“重藏輕用”現(xiàn)象較為明顯。首先，人事檔案管理職責(zé)劃分缺乏明確性，檔案管理體制尚未完善，導(dǎo)致檔案資料收集和歸檔、檔案文件整理與統(tǒng)計(jì)工作無據(jù)可依。其次，檔案內(nèi)容的保密管理和安全管理力度不夠，檔案真?zhèn)蔚蔫b定工作質(zhì)量難以保證。再次，檔案資源的開發(fā)與使用、人事檔案工作的經(jīng)費(fèi)管理以及獎(jiǎng)懲管理較為混亂，嚴(yán)重影響人事檔案管理工作效率。

二、解決方案

（一）加強(qiáng)工作人員的人事檔案管理意識(shí)。順應(yīng)職業(yè)院校改革的發(fā)展趨勢(shì)，提高人事檔案管理成效，首先要注重加強(qiáng)檔案管理人員的職業(yè)保密意識(shí)，大力創(chuàng)新人事檔案管理結(jié)構(gòu)及其模式，引導(dǎo)檔案管理人員全面優(yōu)化人事檔案管理流程，細(xì)化管理步驟，全面提升檔案工作人員的職業(yè)素養(yǎng)。其次，檔案工作人員應(yīng)重視細(xì)化紙質(zhì)版人事檔案資料的立卷歸檔流程，確保檔案內(nèi)容的完整性。一般來講，紙質(zhì)版人事檔案資料的立卷歸檔工作分為四步：第一，嚴(yán)格審核人事檔案卷宗，認(rèn)真查看檔案內(nèi)容是否齊全以及頁(yè)碼秩序的正確與否。第二，審查完卷宗之后，立刻編制檔案正本目錄。需要注意，檔案目錄的編制必須符合人事檔案材料的分類和排列要求。第三，對(duì)所有案卷進(jìn)行歸檔、裝訂，并立卷。第四，辦理人事檔案資料接收入庫(kù)手續(xù)，將立卷后的案卷排列上架，交由學(xué)校檔案管理部門統(tǒng)一保管。

（二）創(chuàng)新人事檔案管理技術(shù)。在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，創(chuàng)新人事檔案管理技術(shù)主要針對(duì)的是電子檔案管理，對(duì)于職業(yè)院校來講，全面提升人事檔案管理水平，不僅要做好紙質(zhì)版檔案管理工作，而且要重視加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，組建優(yōu)質(zhì)電子檔案。首先要根據(jù)紙質(zhì)版檔案內(nèi)容，編制完善的電子檔案，確保兩種檔案的一致性，其次為所有電子檔案建立統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫(kù)和檔案信息網(wǎng)，并設(shè)置好電子檔案的密碼，組建電子檔案管理系統(tǒng)。最后，要注重加強(qiáng)對(duì)電子檔案內(nèi)容的保密工作，確保檔案信息網(wǎng)站以及管理系統(tǒng)的安全性，避免網(wǎng)絡(luò)病毒竊取檔案機(jī)密。

（三）構(gòu)建完善的人事檔案管理制度。健全的檔案管理制度是提高職業(yè)院校人事檔案管理效率的基礎(chǔ)性保障，檔案管理人員應(yīng)協(xié)助本校制定符合標(biāo)準(zhǔn)要求的檔案管理制度。首先，明確檔案管理工作人員的職責(zé)，構(gòu)建完善的檔案管理體制，指明人事檔案資料收集和歸檔以及檔案文件整理與統(tǒng)計(jì)工作流程。其次，必須著重提高檔案內(nèi)容的保密管理和安全管理工作質(zhì)量，加強(qiáng)檔案真?zhèn)蔚蔫b定力度。再次，必須做好檔案資源的開發(fā)與使用工作，對(duì)人事檔案管理工作的經(jīng)費(fèi)以及檔案管理工作的獎(jiǎng)懲進(jìn)行合理規(guī)劃，從而確保每一步檔案管理工作的科學(xué)性、合法性與高效性。

綜上所述，全面實(shí)現(xiàn)職業(yè)院校人事檔案的優(yōu)化管理，必須重視提高檔案工作人員的職業(yè)素養(yǎng)，創(chuàng)新檔案管理技術(shù)，健全人事檔案管理制度。