新時期人事檔案管理信息化的實現(xiàn)分析

喬莉

摘 要：新時期的人事檔案管理工作，要想適應(yīng)社會經(jīng)濟(jì)體制不斷改革的需求，就需要不斷的創(chuàng)新改革，總結(jié)分析合理有效的人事檔案管理工作的方法，最終實現(xiàn)人事檔案管理信息化的目標(biāo)。

關(guān)鍵詞：人事檔案；管理信息化

人事檔案管理是人事管理工作中的重要組成部分，記錄著員工在日常工作與學(xué)習(xí)當(dāng)中的具體表現(xiàn)情況。人事檔案信息必須要具備一定的真實性，檔案工作人員在收集檔案信息時，要注意以現(xiàn)實為基礎(chǔ)，遵循人事檔案的歷史原貌。對人事檔案管理方法不斷的進(jìn)行創(chuàng)新與改革，總結(jié)合理科學(xué)的人事檔案管理方法。隨著社會市場體系的不斷改革，人事檔案工作也逐漸受到了重視，因此，對于如何實現(xiàn)人事檔案管理信息化的分析勢在必行。

1 人事檔案工作的概述

新時代環(huán)境下，人事檔案工作對于單位人事工作具有重要的影響，也是單位檔案管理工作的組成部分之一，人事檔案主要是記錄員工在單位的工作情況、學(xué)習(xí)情況、工作經(jīng)歷、政治面貌等方面的事項，是人事管理工作的重要依據(jù)，以備單位了解考察員工資料，在一定程度上便于公司掌握員工的詳細(xì)信息[1]。隨著我國科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，人事檔案管理也逐漸朝著信息化發(fā)展，不僅利于提高人事檔案管理工作的質(zhì)量同效率，還利于保護(hù)紙質(zhì)版的人事檔案信息，盡量避免在人事檔案管理過程中紙張的損壞導(dǎo)致檔案信息丟失的情況發(fā)生。人事檔案管理信息化可以不斷完善健全人事檔案管理工作，有效的保存數(shù)據(jù)，充分發(fā)揮出人事檔案管理在單位發(fā)展中的作用。

2 人事檔案管理現(xiàn)狀

2.1 信息化建設(shè)問題

新時代環(huán)境下，人事檔案管理工作也需要向信息化進(jìn)程發(fā)展，人事檔案管理工作人員也需要具備一定的專業(yè)技能，還需要熟練掌握計算機(jī)技術(shù)。但是，現(xiàn)如今大部分單位的人事檔案管理工作人員都是兼職人員，自身并不具備一定的專業(yè)技能，計算機(jī)技術(shù)達(dá)不到相對應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，僅限于簡單的檔案管理工作的應(yīng)用，沒有專業(yè)的技術(shù)能力作為支撐，不能對工作過程中出現(xiàn)的問題進(jìn)行及時的解決。在人事檔案管理向信息化發(fā)展的過程中，部分兼職檔案管理工作人員并不能及時的對檔案信息進(jìn)行查找和錄入。與此通知，信息化建設(shè)的過程中存在不可避免的危險，是單位所必須面對的問題。在此過程中，部分人事檔案管理工作人員不能對發(fā)生的問題進(jìn)行及時解決，導(dǎo)致信息泄露，將會對單位造成嚴(yán)重的影響。

2.2 制度體系問題

單位擁有良好的人事檔案管理制度，更利于人事檔案管理工作的開展，但是現(xiàn)如今，部分單位并不具備完善的體制機(jī)制，客觀上阻礙著人事檔案管理工作的發(fā)展。當(dāng)今社會，相關(guān)人事檔案管理制度并不是很完善，人事檔案管理工作的環(huán)境也沒有保障，缺乏現(xiàn)代化的信息管理技術(shù)，同時，部分單位的人事檔案管理模式較為落后，并不能適應(yīng)時代發(fā)展的需求，一定程度上阻礙著人事檔案管理工作更好的開展。現(xiàn)如今，我國雖然有相關(guān)人事檔案管理的法律法規(guī)，但是因為沒有得到很好的執(zhí)行，導(dǎo)致大部分單位內(nèi)缺乏完善有效的管理制度。人事檔案管理工作人員因為沒有相對應(yīng)的指導(dǎo)細(xì)則基礎(chǔ)上，并不能有效的開展人事檔案管理工作，使得部分單位的人事檔案管理信息化建設(shè)依然沒有明顯效果[2]。

3 人事檔案管理信息化實現(xiàn)策略

3.1 加強(qiáng)信息化建設(shè)

隨著我國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)全球化時代的到來，使得各行各業(yè)逐漸向信息化進(jìn)程發(fā)展。從現(xiàn)如今情況來看，人事檔案管理工作人員不同于傳統(tǒng)的檔案管理員，在實現(xiàn)信息資源共享方面發(fā)揮著重要的作

用[3]。人事檔案管理工作人員在工作的過程中，可以建立完善的人事檔案管理系統(tǒng)，從而實現(xiàn)檔案管理的信息化，降低檔案管理人員的工作量，提高人事檔案管理的工作效率同工作質(zhì)量，使人事檔案管理工作合理有效的進(jìn)行，對單位的發(fā)展起到積極地作用。人事檔案管理信息化是新時期人事檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢，也是社會對于檔案管理工作的新要求，同時也利于單位人事檔案管理工作的發(fā)展?？偠灾S著全球網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，計算機(jī)技術(shù)被廣泛的應(yīng)用，都為人事檔案管理工作的發(fā)展提供了新的機(jī)會，為日后的人事檔案工作的發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

3.2 完善人事檔案管理機(jī)制體系

新時期的人事檔案管理工作需要拋棄傳統(tǒng)的檔案管理方法，結(jié)合現(xiàn)如今的檔案管理情況，完善人事檔案管理機(jī)制體系，從而對人事檔案管理的每項工作都進(jìn)行合理規(guī)范，明確人事檔案管理工作人員的工作職責(zé)，并且對檔案管理工作的每項流程都做出相對應(yīng)的規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，在檔案管理的過程中，要求管理工作人員嚴(yán)格按照規(guī)章體系進(jìn)行整理規(guī)范檔案信息。在進(jìn)行員工的人事檔案信息收集的過程中，也要有相對應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)。對于檔案保存的方法、形式、分類方法等各個方面都要確保一致。在書寫檔案信息的過程中，也要注意使用書寫的筆，同時，書寫字跡需要工整清秀，如果發(fā)現(xiàn)檔案信息有缺少的部分，需要想辦法對其進(jìn)行補(bǔ)全。當(dāng)保存的檔案時間過于久遠(yuǎn)，發(fā)生字跡模糊的問題時，需要采取相對應(yīng)的措施，對檔案信息進(jìn)行重新的書寫或復(fù)制，但要同時要確保重新書寫的檔案具有準(zhǔn)備性、完整性。

3.3 加強(qiáng)對于人事檔案的安全管理

在完善人事檔案管理制度的同時，也需要注意加強(qiáng)對于人事檔案的安全管理。需要對員工的人事檔案信息進(jìn)行保密，嚴(yán)謹(jǐn)管理人事檔案信息，控制對于人事檔案信息的查看權(quán)限。另外，對于信息化的人事檔案信息要防止不相關(guān)的存儲器進(jìn)行拷貝，避免人事檔案信息的丟失。同時，還需要對計算機(jī)安裝良好的殺毒軟件，定期對電腦進(jìn)行殺毒并升級，避免人事檔案信息泄露情況的產(chǎn)生。最后，還需要對存儲人事檔案信息的計算機(jī)進(jìn)行物理隔離，確保人事檔案信息的安全性。

4 結(jié)束語

新時代環(huán)境下，人事檔案管理逐漸向信息化進(jìn)程發(fā)展，對人事工作的開展有著重要的影響，與單位的經(jīng)濟(jì)效益也有著必然的聯(lián)系。所以，對于人事檔案管理信息化的實現(xiàn)分析勢在必行。隨著社會市場經(jīng)濟(jì)的不斷改革，人事檔案管理在創(chuàng)新發(fā)展的過程中，逐漸顯露出不足和問題，為了人事檔案管理能顧更好的發(fā)展，就需要對這些不足和問題進(jìn)行分析研究，做出相對應(yīng)的措施，從而實現(xiàn)人事檔案管理工作信息化，為人事檔案管理工作的未來發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

[1]郭姣.企業(yè)人事檔案信息化管理探究[J].蘭臺內(nèi)外，2018（03）：78.

[2]張彬.人事檔案管理信息化建設(shè)的問題與對策[J].蘭臺內(nèi)外，2018（03）：76.

[3]王莉莉.新時期人事檔案管理工作的思考[J].蘭臺內(nèi)外，2018（03）：77.