檔案標準化工作中存在的若干問題及對策研究

楊暉

摘 要：盡管我國檔案管理理念起步較晚，但是隨著長時間的發(fā)展，其理念已經逐漸成熟，并且人們越來越重視檔案的作用，同時也不斷深入的了解到檔案的價值和地位。目前來說，現代化的管理制度是社會發(fā)展走向和諧化的關鍵因素。近年來，我國不斷完善市場經濟體制，為信息經濟和知識經濟的快速發(fā)展提供了有利條件。規(guī)范化是各單位檔案管理的發(fā)展方向，并且管理措施一直在實踐中進行創(chuàng)新和完善。但是，還有大部分單位的檔案管理工作與現代化管理要求相距甚遠，在檔案標準化工作中有若干問題凸顯，所以現階段創(chuàng)新發(fā)展檔案管理工作具有重要意義。

關鍵詞：檔案標準化；問題；對策

在社會實踐中，通過制定和實施標準，統(tǒng)一檔案工作領域中的重復性事務和概念，使社會效益和秩序得到最佳的過程就是檔案工作標準化。檔案事業(yè)發(fā)展高質量和高速度的保證就是檔案工作標準化，只有把檔案工作標準化工作做好，才能使檔案工作現代化和信息化更加快速的發(fā)展。

1 檔案標準化體系的特征

1.1 完整和配套

由全部檔案管理標準共同構成的具有內在聯(lián)系的整體就是檔案管理標準體系，各項標準之間相互補充，相輔相成。為了避免受到限制，在制定和實施每種標準的時候需要配套相關的標準。比如說需要標準檢索檔案時，如果標準的檔案著錄規(guī)范、目錄組織、標識符號等都缺乏，就會影響到檔案順利展開標準檢索，使檔案的利用過程受到阻礙。所以一定要明確檔案的標準是統(tǒng)一的整體，并且各個標準之間是相互配合的，不是獨立、分散的。

1.2 協(xié)調和聯(lián)系

建設檔案標準體系需要銜接內外部其他與之相關的標準體系，使其共同發(fā)展。標準檔案體系相同的需要協(xié)調合作，如在搜索文書檔案時，要保障“檔案號”和“分類號”要有一定的一致性。在銜接其他體系時，要有協(xié)調性。

1.3 適當的比例

檔案管理標準的種類和數量不同，就會有一定的比例情況產生。在進行標準的相關制定時，要合理的把各項檔案管理制度在體系中所占的比例進行分配，影響分配因素有單位的實際情況、業(yè)務特點、檔案工作重點等。

2 檔案標準化的實踐意義

2.1 檔案標準化的任務

檔案管理部門的根本任務就是創(chuàng)建有合理結構，有豐富種類以及服務高效和科學管理的檔案室，以便進行檔案管理工作時，滿足日益增長的現代化需求。在開展檔案管理工作以及各項信息活動中，為了使各項業(yè)務之間更加順利協(xié)調的開展，需要每一個構成部分要充分配合，并且要充分的對技術進行利用來進行銜接，實施檔案標準化工作。

2.2 檔案的質量和標準化息息相關

對檔案管理各類信息之間的接口進行規(guī)范，約束檔案管理各項行為標準，對檔案管理各項工作的方向進行正確指導，這就是檔案標準化的主要作用。檔案工作的實踐性較強，所以具有指導性的理論標準對于檔案標準化的順利開展至關重要。如果在檔案管理中缺乏標準化體系，很可能會無法明確標識符號，出現不統(tǒng)一的檔案著錄項目以及不一致的整理和檢索方法。影響到檔案的正常利用，同時還可能加重整理檔案工作的任務，出現重復整理檔案情況。目前，信息化技術不斷的應用在各個領域，檔案整理工作也不例外，目前已經逐漸實現共享檔案各類信息資源，所以進行一個系統(tǒng)的標準化體系建立來規(guī)范和制約檔案工作勢在必行，這樣在實際工作中就有標準化體系指明方面，減少重復工作的時間，提高工作效率和質量。

2.3 標準化是檔案部門對外聯(lián)系的紐帶

上文中曾提到，檔案的各類信息資源目前正在實現共享，所以為了在檔案工作中把更多的共享資源快捷方便的提供給有需要的人，需要進行檔案標準化的創(chuàng)建，它是溝通檔案工作的規(guī)范化橋梁，檔案標準化組成各個文件，構建檔案，同時為了為檔案信息資源共享提供良好支持，需要檔案部門與其他部門聯(lián)系合作，檔案部門隊伍聯(lián)系的紐帶就是標準化。

3 檔案標準化工作中存在的若干問題分析

3.1 檔案管理認識水平有待提高

很多單位領導都認為工作的核心任務是實際的工作，而不是類似后勤類的檔案管理，所以這種思想上的不重視導致檔案管理工作松懈，檔案管理人員沒能認清檔案管理的價值，認為這種工作無法發(fā)揮出自己的作用，同時也無法帶來實際的經濟利益。同時上級部門也不會考核檔案管理工作，所以降低了部門的檔案管理，并且工作人員在進行檔案的填寫工作時，思想不夠端正，缺少認真負責的態(tài)度，字跡不工整，內容簡單，降低了檔案的價值，影響到了檔案資料內容的有效應用，不利于幫助實際的工作，所以，改變這種局面是當務之急。

3.2 急需加強檔案標準化科研工作

只有深入的進行科學研究才能找到標準的科學性和適用性，提升標準水平與有效開展標準化科研工作息息相關。實踐是發(fā)展理論的基礎，只有不斷積累實踐經驗，才能為理論的產生提供依據，同時理論為實踐指明了方向，只有把理論聯(lián)系實踐，才能發(fā)揮出雙方最大價值，所以一定要重視標準化的科研工作，不斷總結檔案發(fā)展水平以及工作中出現的問題，并且及時的改善，使檔案標準化工作越來越好。為了進一步推動檔案標準化工作的開展，需要加強進行檔案標準化科研工作，目前科研方面存在的問題有：無法緊密連接檔案標準化的理論研究以及檔案工作的實踐；檔案標準化理論不成熟，在工作業(yè)務中無法應用；研究檔案標準化理論時機不對；標準化理論研究成果的實際應用范圍不夠廣闊，在推廣時也會有局限性。

3.3 未建立起系統(tǒng)的檔案工作標準體系

國家檔案局發(fā)布的《檔案工作標準體系表》中涉及檔案管理的知識甚少，因為大多內容都是檔案的整理和編排以及檢索和保護標準等內容，這是科學的檔案工作標準體系建立困難的重要因素。從檔案工作標準化監(jiān)督方面來看，相關部門并沒有將其納入工作職責，并且要想做好一項工作，最好明確職責，責任到人，而檔案管理部門在這一方面有所欠缺，這進一步加大了實施檔案標準工作化的難度。

3.4 沒有實行文檔一體化

阻礙檔案工作實現規(guī)范化和標準化的最大問題就是相近文件的重復與無序的立卷組合。文件本身的質量受制發(fā)文件的影響，做好文件制發(fā)工作是保障檔案工作規(guī)范化的前提，而實行文檔一體化是保障檔案標準化的重要途徑。

3.5 部分單位軟硬件設施不夠標準，亟須提高

一般單位的檔案管理通常只有一個簡易的檔案室，沒有規(guī)范化的進行檔案管理工作，所以檔案管理人員無法有力的執(zhí)行檔案標準化。除此之外，檔案的保存專場用地、技術支持以及人力資源等方面參差不齊也是影響到檔案標準化工作的原因。如有的單位有充足的資金，并且檔案存儲設備，修補設備等一系列軟硬件的配備都齊全。但也有相反的現象，有的單位沒有專門的檔案管理軟件，也沒有配備一系列硬件設施，甚至存儲檔案的環(huán)境也是潮濕的。

3.6 沒有建立檔案工作標準化的人才隊伍

人是執(zhí)行檔案標準化工作的主體，檔案標準化工作的落實離不開工作人員，工作人員在檔案標準化工作中發(fā)揮這重要作用，但是部分單位沒有檔案標準化意識，忽略了專業(yè)檔案人員的配備，而是有其他工作人員兼職。在一些單位中，無論是專職檔案員還是兼職檔案員都有整體素質偏低，沒有較高業(yè)務水平的問題出現。有的檔案干了人員沒有經過專業(yè)的檔案培訓，檔案管理專業(yè)知識缺乏，對于檔案工作標準化的要求無法滿足。隨著社會的進步和發(fā)展，為了滿足社會化對當那管理人員以及檔案標準化工作的需求，每一位檔案管理人員一定要有與時俱進的思想理念。但是從目前的發(fā)展來看，建設標準化人才隊伍任重而道遠。

4 提高檔案標準化工作質量對策

4.1 人才隊伍建設

任何工作沒有絕對自由，都是需要一定的規(guī)矩和標準，檔案工作也不例外，只有建立標準，才能順利的實施檔案工作。人是制定檔案標準的主體，制定檔案標準不是單一的事件，其中包括了標準的制定、宣傳、實施、評價和反饋以及檢查等，這是一個持久完善和改進的過程，所以說想要做好標準的工作離不開檔案工作人員的積極配合和參與。在檔案工作人員前期工作時，要嚴格的依據相關規(guī)范進行檔案的制定，在中期要嚴格按照有關標準進行操作，在后期也要重視對其工作的思考、評價和反饋。這樣才能使檔案管理不斷的創(chuàng)新和完善，才能調檔案管理質量，保證檔案管理工作效率。為了檔案標準化工作的可持續(xù)發(fā)展，一定要保持終身學習的觀念，在實踐中不斷的學習新的知識和技術，這樣才能與時俱進，滿足信息化社會對檔案管理的需求。就目前檔案管理現狀來說，由于各單位缺乏專業(yè)的檔案管理人才，所以檔案管理質量一直不容樂觀。并且受傳統(tǒng)觀念影響，單位領導和員工一直對檔案管理的重要性進行了忽略，年輕員工認為其沒有發(fā)展前途，所以不愿意進入檔案部門。為了改變這種現狀，一定要把人才隊伍的整體水平提高，具體的措施有：1）引進年輕的檔案工作人員，為了把員工的歸屬感和積極性提高，要盡量創(chuàng)造良好的發(fā)展環(huán)境。2）要加大力度對專職、兼職人員進行檔案工作的培訓，提高其業(yè)務能力，使其掌握檔案專業(yè)知識，同時為了把工作人員的視野進行拓寬，要加強對計算機技術和網絡技術以及法律法規(guī)等與業(yè)務有關內容的學習，同時只有積極的創(chuàng)新才能保證檔案管理的現代化，所以一定要鼓勵工作人員積極思考。為了從源頭保證檔案的標準化，要加大力度培訓檔案管理人員有關辨識源頭文件的相關知識。3）要有明確的獎懲制度，只有這樣，才能給工作人員動力，使其更加努力的發(fā)揮出自己的價值，同時也降低了工作人員的離職率，提高工作人員的歸宿感。

4.2 對檔案標準化科研工作重視，加大力度進行科研，實現科研與實踐的緊密結合

不斷創(chuàng)新，完善檔案工作的標準化程度是科研工作的目標。完善檔案工作標準化符合現代化對檔案管理的要求，是促進單位發(fā)展的重要手段，檔案工作標準化的科研需滿足不同的環(huán)境和要求，檔案工作的內容隨著網絡的普及而不斷的豐富，所以一定要與時俱進，加大力度進行科研，實現科研與實踐的緊密結合。要高度重視當那標準化科研工作，增加資金投入，對檔案工作人員積極的創(chuàng)新檔案科研活動采取鼓勵支持的態(tài)度，為檔案管理人員提供發(fā)展和學習的平臺，把實際工作中的問題進行有效的解決。

4.3 及時轉變理念

要對檔案工作標準化以及信息化的聯(lián)系進行明確，把檔案工作標準化的核心地位進行提升。建設數字檔案館室是信息化發(fā)展的必然要求。檔案信息化建設的重要組成部分就是檔案工作標準化，目前其已經成為當那信息化建筑的基本戰(zhàn)略。我國信息化建設起步晚，所以檔案管理人員的思維一直受傳統(tǒng)檔案管理理念的束縛，對于數字檔案不夠重視，這不利于檔案工作標準化的實施。

4.4 實行文檔一體化，建立前端控制的機制，從源頭上嚴格要求

要想保障成卷宗后檔案的質量，一定要保障源頭文件的標準化程度，源頭文件是影響其質量的關鍵環(huán)節(jié)。以公文的制發(fā)為例，為了達到公文標準的要求，在進行文件的制作時一定要依據上級單位的制度要求，同時也要符合國家標準。這樣在使用的過程中才能更加的高效，在歸檔和查閱等過程中才能不受影響。在制作文件時，為了方便各個研究科室的溝通，可以在每一個科室進行兼職檔案員的配備，配備兼職檔案員后，可以幫助檔案人員做好預歸檔工作，大大減輕檔案人員的工作內容，這有利于保障源頭文件的標準化質量，從而使成為卷宗后檔案的價值得到提高。

4.5 在檔案管理工作中應該堅持“以我為主”的原則

1）對于文件歸檔的時效性要進行準確的把握，對于現行文件任務得到完成的，就應該對其進行立卷和歸檔，但是對于還沒有完成的，就不可以對其進行立卷或者歸檔。2）立卷歸檔的重點要得到確立，立卷分工要合理。在檔案管理的過程中要堅持“以我為主”的基本原則，在這一原則的指導下將立卷歸檔的重點進行確定，除此之外還要注意將資料與文件的內容區(qū)分開來，因為有很多資料與文件在形式、內容等方面都具有相似之處，為了使檔案管理中的信息冗余度以及重復度得到相應的減少，就要使檔案利用的效果得到提高。3）對于全宗的完整性要進行有效的維護，當然這種維護應該建立在堅持與貫徹“以我為主”的歸檔原則前提下。

4.6 軟硬件設施的建設

只有后勤得到保障，才能順利開展檔案標準化。因為后勤是實施檔案標準化的必要條件。在信息化階段，硬件設備和軟件設備都是實施軟件標準化工作所必須的。所以在進行相關產品的購買時，一定要注意配備軟件和硬件設備，二者缺一不可。市場的檔案軟件五花八門，并且市場上流通的軟件沒有統(tǒng)一的數據格式，通用性較弱。在購買軟件之前，一定要進行市場調研，只有深入的了解市場上流通軟件的特性，才能更加快速的找到心儀的軟件，在使用軟件時，檔案管理人員要參考單位的規(guī)章制度進行相關設置，在持續(xù)使用的過程中發(fā)現軟件不足，并不斷完善和更新以滿足現代化對單位檔案管理的需要。

4.7 統(tǒng)一分類號

檔案的分類號是計算機在檢索過程中所依據的重要因素，所以為了保障計算機檢索的結果，提高計算機檢索的效率，一定要高度重視制作分類號的質量。《中國檔案分類法》是檔案管理人員在進行檔案分類的過程中需要參考的依據，只有這樣，才能使檢索的效率大大提高。同時為了把檔案的可利用價值提高，在劃分檔案時一定要聯(lián)系當地實際情況。另外，為了把分類中不合理的現象消除，一定要加大力度進行檔案分類的審查，并且對于標準的認知，各個員工之間要統(tǒng)一，保障前后標引的一致性，這對于規(guī)范化管理檔案的實施起到了促進作用。

5 總結

總之，檔案的標準化建設不是一朝一夕完成的，它是一個持續(xù)的艱巨的任務。目前全球化進程不斷加快，當那標準化工作也應該順序時代發(fā)展潮流，和國際檔案標準化接軌，勇敢的向前邁出實施檔案工作標準化的一步，這樣有利于進行檔案的查找，對于人力、物力、財力資源都是一種節(jié)省。實施檔案標準化，應從本單位檔案工作做起，在實踐中不斷的改革和完善，并且要加大力度進行創(chuàng)新和研發(fā)，不斷的進行經驗的總結，更加有效的進行檔案資源的利用。在實施檔案標準化工作的過程中，一定要各個有關部門相互協(xié)作，積極配合，這樣才能使系統(tǒng)工程真正的運行起來，從而使檔案標準化得到快速發(fā)展。

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