醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題和改革思路探究

王曉峰

摘 要：檔案管理本身的領(lǐng)導(dǎo)性、保密性、專業(yè)性很強(qiáng)，認(rèn)真分析工作問題，找出有效應(yīng)對(duì)策略顯得非常必要且關(guān)鍵。信息時(shí)代已經(jīng)來臨，科學(xué)技術(shù)創(chuàng)新研發(fā)，醫(yī)院檔案管理工作思路應(yīng)有一個(gè)多元化轉(zhuǎn)變，摒棄傳統(tǒng)的管理觀念，構(gòu)建全新的管理模式，在人員的培訓(xùn)和硬件的完善上多下功夫，有利于醫(yī)院其他部門工作的有序開展，同時(shí)健全各項(xiàng)制度，助推著現(xiàn)代醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。這是一舉多得的，我們何樂而不為呢？本文針對(duì)醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題和改革思路進(jìn)行了一些探討。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案管理；工作問題；改革思路；研究；分析

提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)與業(yè)務(wù)能力，響應(yīng)的是這個(gè)時(shí)代的呼喚。醫(yī)院檔案管理者應(yīng)具備一定的全局意識(shí)，并對(duì)自身的政治素養(yǎng)、能力水平、操作問題有一個(gè)準(zhǔn)確的認(rèn)識(shí)，要在實(shí)踐中積累經(jīng)驗(yàn)、總結(jié)教訓(xùn)，保持高度的工作熱情，提高檔案的管理質(zhì)量。做好了這項(xiàng)基礎(chǔ)工作，能為醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展及和諧社會(huì)的建設(shè)掃清各類障礙，提供強(qiáng)大助力。筆者從事了多年的醫(yī)院檔案管理工作，現(xiàn)憑借自身的從業(yè)經(jīng)驗(yàn)，對(duì)檔案管理的常見問題、改革思路發(fā)表幾點(diǎn)新的看法，希望能為其他業(yè)內(nèi)人士的日常工作提供一些可行性建議。

1 醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題

1.1 重視程度不夠

檔案管理工作無法直接創(chuàng)造出經(jīng)濟(jì)效益，所以一直以來，醫(yī)院都未對(duì)其給予高度重視。很多醫(yī)院都把檔案管理視為病歷的保存、材料的收集，覺得這項(xiàng)工作可有可無，對(duì)于它的專業(yè)屬性、整體特征、內(nèi)涵表現(xiàn)了解的并不全面，沒有設(shè)立一個(gè)專門的管理結(jié)構(gòu)，沒有配備高素質(zhì)的工作人員[1]。部分醫(yī)院還把檔案管理工作與財(cái)務(wù)工作、人事工作結(jié)合在一起，長年無人問津，甚至徹底廢除。檔案材料利用率偏低，督促考核未見落實(shí)，給醫(yī)院長遠(yuǎn)規(guī)劃目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)帶來了嚴(yán)重的不良影響，管理質(zhì)量越來越差，管理效果不盡人意。

1.2 管理職能不明

醫(yī)院檔案管理工作大多與行政辦公室工作同時(shí)進(jìn)行，綜合性、專業(yè)性、科學(xué)性特征并未體現(xiàn)出來。在歷史原因和行業(yè)要求的影響下，檔案管理室一般會(huì)存放文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、實(shí)物檔案、音像檔案等，而醫(yī)療文書檔案、X線膠片檔案、病理切片檔案、各種檢查影像圖文檔案則會(huì)由各個(gè)業(yè)務(wù)部門進(jìn)行直接管理，內(nèi)部格局非常混亂，部門職能有所減弱。到目前為止，醫(yī)院檔案還沒有一套統(tǒng)一的管理制度和方法，沒有統(tǒng)一的管理模式，檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置五花八門。目前多數(shù)醫(yī)院檔案管理既分散又混亂，如人事檔案存放在人事部門；科技檔案、病歷檔案存故在科研和醫(yī)務(wù)管理部門；會(huì)計(jì)檔案保存在財(cái)務(wù)部門；工程圖紙放在總務(wù)科或基建部門；綜合檔案室卻只保存文書檔案，失去了它本身應(yīng)有的職能作用。醫(yī)院不同時(shí)期的各項(xiàng)檔案一直在不同的管理部門內(nèi)部保存，隨著醫(yī)院的變遷、機(jī)構(gòu)調(diào)整，個(gè)別檔案不可避免地要出現(xiàn)遺失或損毀，就很難保證檔案的完整性，這種檔案管理現(xiàn)狀極不適應(yīng)建設(shè)現(xiàn)代化醫(yī)院的需要，而且對(duì)開發(fā)利用檔案資料也十分不利。

1.3 信息化水平低

目前科技的發(fā)展日新月異，但計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理在檔案管理中還沒有普遍應(yīng)用，大多數(shù)醫(yī)院檔案的加工和檢索還采取最原始的手工操作，信息量小，不利于檔案的收集、利用和開發(fā)。另外，醫(yī)院檔案管理部門是醫(yī)院消耗單位，不能獲得直接經(jīng)濟(jì)效益，缺乏資金，沒有足夠的資金投入檔案信息化建設(shè)上來。因此往往不注重更新設(shè)備，檔案管理設(shè)備陳舊，管理技術(shù)落后，這些不利因素的產(chǎn)生是造成檔案不能給利用者提供快速、便捷檔案的直接原因。

1.4 人員素質(zhì)較差

目前醫(yī)院檔案專業(yè)人員隊(duì)伍的水平參差不齊，他們?cè)趯I(yè)素質(zhì)、理論水平、文化程度等方面各有不同，但總體水平較低。許多檔案管理人員并非檔案專業(yè)，而是由醫(yī)院臨床和職能科室的人員兼職，多存在專業(yè)知識(shí)老化、知識(shí)面較窄、知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理等現(xiàn)象[2]。加之檔案管理隊(duì)伍學(xué)歷普遍偏低，現(xiàn)代科學(xué)知識(shí)貧乏，外語水平不高，高層次的檔案專業(yè)人才較少，這些情況已不適應(yīng)新形式下的檔案事業(yè)發(fā)展。隨著醫(yī)院規(guī)模日益擴(kuò)大，醫(yī)保、農(nóng)合措施的實(shí)施，檔案數(shù)量日益增多，檔案內(nèi)容日益豐富，檔案信息載體日益多樣，檔案管理手段日益先進(jìn)，對(duì)檔案專業(yè)人才的素質(zhì)建設(shè)提出愈來愈高的要求，然而，醫(yī)院卻往往忽視對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)和繼續(xù)教育，致使檔案管理人員思想觀念和管理水平跟不上時(shí)代的發(fā)展，缺乏創(chuàng)新和活力。

2 醫(yī)院檔案管理工作的改革思路與有效策略

2.1 加強(qiáng)學(xué)習(xí)啟發(fā)意識(shí)

思想決定行動(dòng)。加強(qiáng)學(xué)習(xí)，扭轉(zhuǎn)錯(cuò)誤意識(shí)是加強(qiáng)檔案工作的前提。檔案管理是醫(yī)院管理的重要組成部分，各級(jí)醫(yī)院要切實(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，把它納入重要議事日程，作為醫(yī)院發(fā)展的重要內(nèi)容來抓，與醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展[3]?？梢酝ㄟ^會(huì)議、參觀學(xué)習(xí)、典型事例宣傳等形式，大力宣傳檔案工作，使醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、中層干部、職工都充分認(rèn)識(shí)檔案的重要性，認(rèn)識(shí)檔案與自己日常工作和生活的密切關(guān)系。領(lǐng)導(dǎo)重視，全民動(dòng)員才能使檔案工作取得長足進(jìn)步。

2.2 重視領(lǐng)導(dǎo)健全制度

建立科學(xué)的檔案管理體系，健全檔案管理的規(guī)章制度，是集中統(tǒng)一管理檔案的關(guān)鍵。為適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的需要，我院建立了檔案管理網(wǎng)絡(luò)，成立由分管院長任組長的檔案管理小組，各職能部門設(shè)兼職檔案員，兼職檔案員對(duì)本部門檔案負(fù)總責(zé)，形成三級(jí)管理網(wǎng)絡(luò)。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理手段的更新，必須建立與之相適應(yīng)的科學(xué)的管理體系——檔案管理信息中心，明確職能，將醫(yī)院各門類檔案統(tǒng)一管理、統(tǒng)一考核，使檔案管理與醫(yī)院各項(xiàng)工作同步考核評(píng)價(jià)，同步發(fā)展，這樣即能保證歸檔材料的完整系統(tǒng)，又便于將檔案的開發(fā)列入計(jì)劃，納入日程，落實(shí)責(zé)任，跟蹤檢查。

2.3 人員培養(yǎng)促進(jìn)發(fā)展

檔案管理人員要改變過去“等、靠、要”的傳統(tǒng)工作模式，打破過去“重管輕用”的陳舊管理方式，由封閉式管理向開放式管理轉(zhuǎn)變，由被動(dòng)向主動(dòng)轉(zhuǎn)變，充分發(fā)揮檔案的信息資源功能，把檔案工作同醫(yī)院的社會(huì)效益聯(lián)系起來，在主動(dòng)服務(wù)、跟蹤服務(wù)和開發(fā)利用上狠下功夫[4]。只有檔案管理人員的素質(zhì)跟上時(shí)代的節(jié)拍，開拓進(jìn)取，才能保證檔案工作在醫(yī)院改革中發(fā)揮應(yīng)有的作用。要加強(qiáng)檔案法的學(xué)習(xí)，根據(jù)檔案工作發(fā)展的需要，制定切實(shí)可行的年度學(xué)習(xí)計(jì)劃，并區(qū)別不同層次、不同對(duì)象、不同崗位，明確學(xué)習(xí)目標(biāo)，采取不同的學(xué)習(xí)內(nèi)容和方法。鼓勵(lì)工作人員積極參加學(xué)術(shù)交流活動(dòng)，注重知識(shí)的更新。結(jié)合醫(yī)院管理與臨床實(shí)際發(fā)展的需要，有目的、有針對(duì)性地開展應(yīng)用為主的檔案方面的研究和技術(shù)創(chuàng)新，不斷提高檔案工作人員的專業(yè)知識(shí)和管理水平。

2.4 完善內(nèi)部硬件建設(shè)

應(yīng)根據(jù)醫(yī)院的具體情況，逐步配備計(jì)算機(jī)、照相機(jī)、攝像機(jī)、打印機(jī)、掃描儀等設(shè)備，并采用檔案管理系統(tǒng)專用軟件進(jìn)行輔助立卷、編目、檢索、統(tǒng)計(jì)、借閱等工作，改變傳統(tǒng)的手工操作、信息儲(chǔ)存量少、檢索慢的狀況，提高效率。具備條件的醫(yī)院，可以將檔案目錄和部分內(nèi)容納入局域網(wǎng)，利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)加強(qiáng)各部門之間，院際之間的資源共享，溝通檔案信息，以滿足醫(yī)療、教學(xué)、科研等多方面的需求，從而推動(dòng)醫(yī)院各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展。

3 結(jié)語

總而言之，信息技術(shù)的快速發(fā)展，使醫(yī)院檔案管理工作面臨著諸多機(jī)遇與挑戰(zhàn)。我們?cè)谡{(diào)整檔案管理思路的同時(shí)，要用心研究新的方法，不斷探索新的路徑，重視人員的培訓(xùn)、制度的建設(shè)、內(nèi)容的補(bǔ)充，敢于為了醫(yī)院信息化建設(shè)，現(xiàn)代化發(fā)展做出應(yīng)有貢獻(xiàn)，充分的開發(fā)檔案信息，高效的利用管理優(yōu)勢(shì)，最終取得最滿意的營銷戰(zhàn)略成果。

參考文獻(xiàn)

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[2]徐楠松.新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理工作思路[J].科學(xué)中國人，2016（15）19-20.

[3]李彬.醫(yī)院檔案管理工作問題和改革思路[J].大眾投資指南，2018（09）44-45.

[4]郭曉璇.試析檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（23）77-79.