徐祗勇 王保嶺
摘 要:法院檔案包含著當?shù)貙徟谢顒拥挠涗浐徒Y果,是國家檔案的重要內容?;鶎臃ㄔ簷n案記錄著一些歷史性的重要時刻,更是后期研究的重要材料,而檔案管理工作的重要性也是不言而喻的。但現(xiàn)階段,基層法院檔案管理工作顯露出了許多問題,解決問題刻不容緩。本文就從現(xiàn)存問題入手,提出了幾點問題的解決對策,望有助于我國法院檔案管理工作水平的進一步提升。
關鍵詞:基層法院;檔案管理工作;問題;對策
法院檔案包括審判的相關信息,訴訟文書、行政文書和會計檔案等,具有極強的專業(yè)性甚至保密性,必須妥善保管,方便后期的查閱,保護檔案中涉及當事人的秘密信息,如有遺失或損毀是很難補救的。因此,對于基層法院檔案管理工作必須加強重視,進一步完善工作條例,確保管理工作有條不紊的展開,解決現(xiàn)存問題。
1 基層法院檔案管理工作存在的問題及原因
1.1 檔案數(shù)量龐大
如今,我國公民的法律意識正在逐漸增強,在遇到問題時學會了用法律的武器來維護自身權益。因而基層法院審理的案件每年都在增多,隨之也導致了檔案量的增多。如今,基層法院的檔案數(shù)量龐大,為檔案管理工作帶來了更大的挑戰(zhàn)。
1.2 人員配備不足且流動頻繁
盡管檔案數(shù)量正在不斷激增,但負責檔案管理的工作人員數(shù)量卻沒有因此而增加。一般基層地區(qū)法院負責檔案管理的工作人員只有1到2人,且工作人員的流動性較大,檔案管理工作很難順利進行[1]。
1.3 檔案管理的現(xiàn)代化程度不高
如今,基層地區(qū)法院也配備了完善的現(xiàn)代化辦公設備,電腦、打印機、掃描儀更是已經(jīng)成為了必備的基礎設備。這些現(xiàn)代化設備能夠大大提高檔案管理工的質量和效率。但從實際工作情況來看,受到檔案管理工作人員個人信息化水平等因素的制約,目前檔案信息的現(xiàn)代化管理程度還不高,許多檔案仍以紙質的形式保存著,導致后期的查閱難度極大,工作量也無疑提升了許多。尤其是一些陳舊的檔案,沒有及時將內容錄入到電子系統(tǒng)中,一些陳舊的檔案信息已經(jīng)出現(xiàn)了損毀的問題。
1.4 聲像檔案管理混亂
除一些紙質的檔案資料外,法院中還有大量的聲像檔案,包括錄音、錄像等,對于這類檔案資料,管理人員的重視度不足,沒有當做珍貴資料保存整理,隨意的處理,導致一些珍貴的資料信息丟失,或最終落到了報社等部門或拍攝者個人的手中。
1.5 管理規(guī)定滯后
《人民法院檔案管理辦法》是最高人民法院于1991制定的。隨著社會經(jīng)濟的迅速發(fā)展,該管理辦法與審判工作實際不相適應。如《辦法》規(guī)定“經(jīng)濟合同糾紛案件訴訟標的在十五萬元以上的,保管期限為永久,訴訟標的在五萬元以上十五萬元以下的,保管期限為長
期。[2]”但實際工作中,訴訟標的數(shù)十萬元甚至百萬元的案件大量出現(xiàn),各地基層法院可以受理標的標準不斷提高;若仍舊以十五萬元的標的作為永久保存的標準,必將導致檔案庫存量過大。
2 基層法院檔案管理工作問題的解決對策
2.1 加強組織領導,規(guī)范檔案管理
按照《檔案法》和《人民法院訴訟檔案管理辦法》規(guī)定,制定嚴格的歸檔、保管、鑒定、借閱等工作規(guī)程。嚴格歸檔限期,嚴格案結卷歸,確保訴訟案卷的各類證據(jù)全面歸檔并數(shù)字輸入。嚴格案卷移交手續(xù),做到歸檔及時、材料齊全、規(guī)范。做到一案辦結,紙質檔案和數(shù)字輸入的電子檔案一同完畢。堅持檔案評查制度,對審判庭歸檔數(shù)量、質量情況進行通報[3]。
2.2 設立專職管理,加強業(yè)務培訓
有計劃選召專業(yè)人員作為專職檔案員,通過多種渠道,進行不同層次的業(yè)務培訓,提高計算機操作技術、基礎網(wǎng)絡知識、電子數(shù)據(jù)庫管理知識。同時加強對各部門書記員、內勤、特別是法院綜合信息網(wǎng)絡管理員進行檔案歸檔、整理等方面知識的業(yè)務指導,提高檔案數(shù)字錄入技能,健全檔案管理工作。
2.3 加快紙質檔案數(shù)字化進程
一是要提高對原始紙質檔案的錄入速度,將檔案信息輸入計算機,制作成現(xiàn)代化軟件檔案,實現(xiàn)其信息與載體的有機分離,將很重要的卷宗材料作為原始憑證以備查證、核對,保證檔案原始性的公正與權威,使其具有高效、實用、快捷、方便的特點,大大地節(jié)省時間和空間。二是要實現(xiàn)檔案管理設施的升級,包括:檔案庫房、檔案櫥(柜、架)、吸塵器、空調、去濕機、殺毒滅菌機、計算機、防火、防盜系統(tǒng)裝置等設施的升級,對檔案庫房及檔案管理設施進行定期檢修和更新?lián)Q代,科學地管理好新型檔案材料。三是要規(guī)范電子檔案的歸檔管理。電子檔案不同于紙質的檔案,在收集、歸檔、儲存的方法上都是不同的,例如,電子文書檔案一般應以一個年度為限,將電子文件的最終版本刻錄到光盤等存儲載體上;對網(wǎng)絡環(huán)境下生成的大量的業(yè)務電子文件,宜采用備份的方法,在網(wǎng)上進行,但不宜將備份文件和原電子文件存放在同一臺服務器上;為確保電子文件的真實性,便于保管和利用,一般以保存兩套同版本的電子文件為宜,一套由檔案管理部門統(tǒng)一保管,另一套由相關業(yè)務部門異地保管。
2.4 加強制度建設,規(guī)范檔案管理
一要規(guī)范工作規(guī)程,依據(jù)《檔案法》、《人民法院訴訟檔案管理辦法》等要求,嚴格制定歸檔、保管、鑒定、借閱等各項操作規(guī)范和工作規(guī)程;二要實行報結案審查制度,報結案的同時應將案卷材料整理裝訂后送審判監(jiān)督庭或審判管理辦公室審查;三要確定歸檔限期制度,嚴格辦理訴訟案卷移交手續(xù),編制歸檔目錄,做到歸檔及時、歸檔文件材料齊全、完整、規(guī)范;四是要嚴格實行借卷登記審批制度,制定一些借閱、查閱檔案規(guī)定,嚴格訴訟檔案的管理,對所借檔案由專人負責及時將借檔人姓名、單位、時間、內容、件數(shù)等信息進行
登記。
2.5 提高編研、開發(fā)檔案信息資源的能力
一是要編制較為詳細的檢索工具,改變單純以案號為唯一檢索方式的工作方法,歸檔時在案號、案由、原被告等信息的基礎上輔以關鍵詞,以方便各種信息的檢索、查詢,提高檔案利用效率。二是要組織人員堅持編寫登記臺賬、全宗介紹、組織沿革、大事記、發(fā)文匯編或專題匯編等,提高檔案管理水平。三是要加強統(tǒng)計分析工作,對既往的訴訟案件進行認真的調查研究,為立法、司法監(jiān)督等工作提供第一手資料。四是要組織審判人員和調研、審監(jiān)部門通過查閱既往的訴訟檔案從中總結審判經(jīng)驗教訓,改進審判方式,編寫審判案例,提高審判能力和水平[4]。
3 結語
法院檔案管理工作是司法政務管理的重要方面,是見證一個國家法制進程的活化石。只有加強對法院檔案硬件和軟件建設的投入,加強制度化管理,加強人員專業(yè)化、制度科學化、操作規(guī)范化、利用便捷化,才能建立具有法院特色的檔案管理工作體系,才能充分開發(fā)利用法院檔案資源,拓展和延伸服務領域,更好地推動法院各項工作的順利開展。
參考文獻
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[2]王茂法.檔案管理理論與實踐[J].浙江工商大學出版社,2013.
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[4]黃小英.淺析檔案管理工作的規(guī)范化[J].經(jīng)濟與社會發(fā)展研究.2014.07:79.