淺談企業(yè)檔案對企業(yè)發(fā)展的重要性

摘 要：隨著我國經(jīng)濟(jì)改革的不斷深化，信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷進(jìn)步，極大地促進(jìn)了我國經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展。與此同時，經(jīng)濟(jì)全球化的趨勢越來越明顯，國與國之間的市場競爭越來越激烈。因此，在新時代背景下，有必要改變企業(yè)檔案管理的思維方式，加強企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新，提高企業(yè)檔案管理模式，不斷提高企業(yè)檔案管理水平，從而為企業(yè)帶來更多的經(jīng)濟(jì)效益。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；檔案管理；問題；對策

企業(yè)檔案管理作為企業(yè)的重要組成部分，對企業(yè)的發(fā)展起著重要的作用。隨著我國市場改革的深入和信息技術(shù)的不斷發(fā)展，對企業(yè)檔案管理產(chǎn)生了一定的影響。傳統(tǒng)的企業(yè)文件管理模式已經(jīng)不能滿足不斷變化的工作需求。因此，根據(jù)社會發(fā)展的趨勢和企業(yè)的實際情況，尤其需要及時改變企業(yè)檔案管理的思維模式，做好企業(yè)檔案管理工作。只有這樣才能更好地適應(yīng)新時期企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，促進(jìn)中國經(jīng)濟(jì)的持續(xù)發(fā)展。

1 企業(yè)檔案對企業(yè)發(fā)展的重要性

1）企業(yè)檔案對企業(yè)融資方面的重要性.如果銀行正在考慮向企業(yè)放貸，它們必須了解企業(yè)的實力、資質(zhì)、管理、聲譽和前景。銀行在進(jìn)行貸款流程時，也會建立相關(guān)檔案文件，保存客戶的信息，以便下次合作交流。通過這種方式，雙方可以迅速建立信任關(guān)系，在銷售或后續(xù)服務(wù)中可以提供強有力的支持。

2）企業(yè)檔案對企業(yè)發(fā)展方面的重要性。企業(yè)的發(fā)展離不開公司的品牌、信譽和良好的銷售渠道。企業(yè)與其他公司合作建立的客戶檔案將在企業(yè)的創(chuàng)新、銷售、后續(xù)服務(wù)、市場開拓等方面發(fā)揮不可或缺的作用。企業(yè)檔案管理它不僅保護(hù)品牌的權(quán)益，還保護(hù)知識產(chǎn)權(quán)、專利、版權(quán)、商業(yè)秘密等無形資產(chǎn)的證書。如果失去了這些權(quán)利，公司很難發(fā)展。企業(yè)檔案記錄的創(chuàng)新與獨特性是企業(yè)發(fā)展的突破口，是突破的發(fā)展過程和結(jié)果，創(chuàng)新點的記錄是企業(yè)的保障，公司必須使用這些保障措施來保護(hù)自己的合法權(quán)利。

3）企業(yè)檔案管理對企業(yè)管理方面的重要性。標(biāo)準(zhǔn)化的企業(yè)檔案管理系統(tǒng)有利于企業(yè)檔案的發(fā)展，也可以在企業(yè)內(nèi)部形成良好的標(biāo)準(zhǔn)體系，使管理活動更具針對性和信息化。良好的文檔管理可以使企業(yè)文檔的收集、分類、標(biāo)識、保存、利用、匯編和研究順利進(jìn)行。這允許各部門在公司項目上更快更好地合作。檔案管理不僅可以對企業(yè)進(jìn)行全面的管理和監(jiān)督，而且從細(xì)節(jié)上使企業(yè)管理更加完善。公司的檔案將整合員工信息，然后進(jìn)行分析，然后分組管理。每個員工的特征都可以應(yīng)用到企業(yè)中，特別是在添加某些活動或新項目時。

4）企業(yè)管理對企業(yè)專業(yè)人才培養(yǎng)方面的重要性。每一個企業(yè)的發(fā)展和進(jìn)步都離不開專業(yè)人士的努力。這對于專業(yè)人才來說非常重要，所以專業(yè)人才的培養(yǎng)離不開企業(yè)的發(fā)展。公司從員工在檔案中的利益出發(fā)，制定相應(yīng)的培訓(xùn)計劃，這需要專業(yè)的檔案管理人才。首先，必須訓(xùn)練管理人員以獲得足夠的管理知識。然后給他們足夠的實踐來學(xué)習(xí)如何將管理知識應(yīng)用到實際管理中。當(dāng)然，也要有良好的培訓(xùn)環(huán)境和導(dǎo)師。這些都需要公司管理層和檔案保管人自身利益的支持。這可以形成一個良好的循環(huán)，讓公司穩(wěn)步前進(jìn)。

2 企業(yè)檔案管理中存在的問題

1）檔案管理人員管理觀念薄弱。檔案對檔案資源的開發(fā)具有重要的參考價值，是檔案發(fā)展規(guī)劃制定的重要依據(jù)和參考。然而，目前企業(yè)管理者并沒有意識到文檔管理對企業(yè)發(fā)展的重要性。因此，投資于檔案部門的資金、人力和物力資源相對較少。檔案部門人員檔案意識淡薄，不能保證企業(yè)歸檔的真實性和完整性，最終導(dǎo)致企業(yè)文件管理的現(xiàn)代化無法實現(xiàn)。

2）企業(yè)檔案管理方式落后。目前，許多企業(yè)的檔案管理一直采用傳統(tǒng)的管理方法。沒有現(xiàn)代信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的融合，管理方法落后，跟不上形勢的發(fā)展。由于管理方法落后，很多文件在查找過程中很不方便，降低了工作效率，很難與其他部門合作。

3）相關(guān)制度體系不夠完善。從目前的情況來看，很多企業(yè)并沒有根據(jù)實際情況建立一個完整的檔案管理系統(tǒng)，甚至有些學(xué)校也沒有專門的檔案管理，因為思想上的誤解和對檔案管理的不重視。部門和人員隨意處理文件，導(dǎo)致文件不規(guī)范、不完整。因此，為了有效提高企業(yè)文件管理水平，有必要完善相關(guān)制度，為文件管理規(guī)范化、有序發(fā)展提供依據(jù)。

4）檔案管理設(shè)施建設(shè)滯后。檔案管理設(shè)施的建設(shè)關(guān)系到管理水平的提高。然而，由于企業(yè)管理者對檔案管理的重視不夠，資金投入不足，檔案管理設(shè)施建設(shè)遠(yuǎn)遠(yuǎn)滯后，尤其是在檔案存儲鏈和一些企業(yè)檔案建設(shè)方面。存儲環(huán)境差，文件嚴(yán)重?fù)p壞，不能重復(fù)使用。同時，管理者的安全意識不強。檔案材料和一些危險品放在一起。此外，缺乏足夠的保護(hù)設(shè)施對檔案造成很大威脅。甚至有些企業(yè)也沒有專門的文件管理部門?，F(xiàn)代檔案管理水平低，嚴(yán)重制約了檔案管理的有效

發(fā)展。

3 加強企業(yè)檔案管理的對策

1）健全企業(yè)檔案管理體系。第一，根據(jù)本單位的實際工作和工作重點，制定和完善企業(yè)檔案管理系統(tǒng)。第二，明確綜合檔案的職責(zé)，加強對企業(yè)綜合檔案管理的監(jiān)督，建立監(jiān)督部門。建立定期檢查和非定期抽樣監(jiān)督機制，確保企業(yè)檔案管理的程序化和有效開展。第三，將企業(yè)檔案管理納入企業(yè)績效考核，使檔案管理人員保持高度的積極性，提高企業(yè)檔案管理的質(zhì)量。第四，建立檔案責(zé)任制，嚴(yán)格追究檔案管理過程中違反檔案管理規(guī)定的責(zé)任。

2）實現(xiàn)企業(yè)檔案管理數(shù)字化。首先，積極將掃描技術(shù)、計算機技術(shù)和數(shù)據(jù)庫存儲技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)文件管理，結(jié)合企業(yè)對數(shù)字化管理的效率要求，開發(fā)出完整的企業(yè)文件管理數(shù)據(jù)庫。第二，良好的組織和收集企業(yè)文檔資源。合理歸納總結(jié)，做好前期數(shù)據(jù)庫錄入，不斷豐富數(shù)據(jù)庫信息，為后期實現(xiàn)文件信息共享打下堅實基礎(chǔ)；三是高度重視企業(yè)文件管理數(shù)字平臺數(shù)據(jù)的安全性，采用加密技術(shù)。保證數(shù)據(jù)庫信息傳輸和存儲狀態(tài)的安全，避免檔案管理信息披露對企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益的損害。

3）加強企業(yè)檔案管理人才培養(yǎng)。首先要重視信息技術(shù)的教育和培訓(xùn)，要求檔案工作者在教育中實現(xiàn)信息素養(yǎng)和信息技能。二是組織企業(yè)檔案管理人員積極學(xué)習(xí)檔案管理的相關(guān)規(guī)章制度，建立正確的檔案管理。提高思想覺悟，確保檔案綜合管理體系的進(jìn)一步實施；第三，要綜合考慮人才管理經(jīng)驗、管理技能、管理理念等方面，嚴(yán)格控制企業(yè)檔案管理人才的選拔，做好培訓(xùn)前的準(zhǔn)備，確保他們能夠適應(yīng)新的工作崗位。很短的時間；第四，積極鼓勵企業(yè)檔案管理人員開展工作作風(fēng)創(chuàng)新，把創(chuàng)新精神的培養(yǎng)融入企業(yè)文化建設(shè)，營造良好的檔案管理環(huán)境。

4）健全企業(yè)的檔案管理制度。企業(yè)必須建立健全檔案管理制度，確保檔案工作規(guī)律有序。企業(yè)提交的文件應(yīng)當(dāng)完整、規(guī)范、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。管理人員應(yīng)嚴(yán)格按照文件管理的要求，加強文件的標(biāo)準(zhǔn)存儲，開展文件管理工作。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，企業(yè)必須建立科學(xué)的檔案管理體系。按照“集中管理、統(tǒng)一管理、分級管理”的原則，統(tǒng)一管理各類文件和操作人員的文件，完善企業(yè)文件管理系統(tǒng)。

4 結(jié)語

隨著我國社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展和科技進(jìn)步，市場環(huán)境發(fā)生了重大變化。企業(yè)檔案管理作為企業(yè)的重要組成部分，對企業(yè)的發(fā)展起著重要的作用。在新時代背景下，我們應(yīng)該積極改變企業(yè)檔案管理的思維模式，根據(jù)企業(yè)實際情況采取合理的檔案管理模式，提高企業(yè)檔案管理水平。加強企業(yè)檔案的管理，有必要繼續(xù)加強討論思維模式的變化背景下的企業(yè)檔案管理的新時代，充分發(fā)揮新時期檔案管理的作用，促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

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作者簡介

呼艷萍（1982-），女，漢，陜西人，本科，中級，研究方向：檔案管理。