機關(guān)檔案的保密與開放管理模式初探

摘 要：機關(guān)檔案的保存和利用是提升工作效率和質(zhì)量的基礎(chǔ)保證，同時也是機關(guān)發(fā)展的歷史見證。各個機關(guān)的保密等級不同，但都包含了大量的國民社會、經(jīng)濟發(fā)展的關(guān)鍵數(shù)據(jù)，事關(guān)國家安全與利益，意義重大。通過研究機關(guān)檔案的保密工作與科學(xué)的利用手段，正確認(rèn)識機關(guān)檔案保密與利用的辯證關(guān)系，從而為做好相關(guān)工作提供有益思路。

關(guān)鍵詞：機關(guān)檔案；嚴(yán)格保密；科學(xué)利用

1 機關(guān)檔案保密工作路徑

機關(guān)檔案管理的主要工作就是保護(hù)檔案的安全與完整。這是與檔案工作開展的目的一致的。在對機關(guān)檔案開展利用的過程中，首要的一點就是確保檔案的保密。機關(guān)檔案保密工作主要從以下幾個方面

開展。

首先，要建立完善的機關(guān)檔案管理制度體系。建立健全機關(guān)檔案管理的各項規(guī)章制度，包括保密與利用，是檔案管理工作開展的首要內(nèi)容。機關(guān)檔案涉及到的各個部門，都必須針對本部門的實際情況，對于不同場景、不同人員級別、不同時間節(jié)點等方面建立健全審批流程，使得檔案利用工作做到有章可循，確保檔案在利用過程中不泄露、不丟失。相關(guān)制度的建立必須健全而不繁瑣，具有可操作性，并在實踐的過程中不斷的進(jìn)行總結(jié)，使得相關(guān)制度不斷完善和貼近日常工作開展。

其次，要建立一支高水平的檔案管理服務(wù)團(tuán)隊。檔案管理和服務(wù)人員是檔案保密與利用工作的第一責(zé)任人，對于檔案的保密具有不可推脫的責(zé)任和義務(wù)，相應(yīng)的其自身的能力與水平必須與職責(zé)對應(yīng)。首先相關(guān)人員必須具有過硬的政治素養(yǎng)，具備極強的政治責(zé)任心和服務(wù)群眾的覺悟，同時對于檔案管理事業(yè)能夠全身心的投入；同時，檔案管理人員還要能夠充分利用自身專業(yè)技能來提升工作；檔案管理人員還要具備高度敏銳的洞察力和記憶力，能夠充分得到了解檔案利用者的需求與真實目的，對于檔案利用過程中可能發(fā)生的泄密和其他保密問題，能夠具備快速反應(yīng)和正確應(yīng)對的能力與素質(zhì)。

再次，要強化檔案利用過程中的監(jiān)督。要根據(jù)不同的檔案使用人員以及使用的目的來確定檔案利用的真實情況。防治檔案利用人員對檔案故意或者無意的破壞，對于借閱人的不良使用習(xí)慣要及時的提醒。做好利用監(jiān)督，還要做到三勤：一是嘴勤，勤宣傳利用檔案的制度與規(guī)定，勤與利用者交談，掌握其利用目的與動機；二是眼勤，勤觀察動態(tài)，置每個利用者于視覺之中；三是手勤腦勤，勤分析利用者的情況和利用效果，勤檢查被利用的案卷，勤督促利用登記制度的落實。對于較為嚴(yán)重的檔案泄密和損壞的事件，要及時向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報，及時處理，將檔案破壞和丟失的損失降到最低。

2 檔案開放中的保密工作流程

第一，要做好檔案開放利用前的各項準(zhǔn)備工作。要科學(xué)的進(jìn)行機關(guān)檔案利用，就必須對相關(guān)檔案進(jìn)行開放。而在機關(guān)檔案開放之前，需要做好各個方面的基礎(chǔ)準(zhǔn)備工作。在檔案保存管理的基礎(chǔ)之上，要對機關(guān)檔案整體進(jìn)行系統(tǒng)化的統(tǒng)一管理，實施科學(xué)分類，檔案的檢索與管理要搭配適當(dāng)工具，并對對珍貴、重要的檔案，應(yīng)采取抄錄、復(fù)印、照相等形式進(jìn)行復(fù)制，做好檔案的副本工作。

第二，要嚴(yán)格對檔案進(jìn)行開放前審查。對于即將開放的檔案來說，審查是一項必不可少又十分重要的工作。檔案審查是對相關(guān)檔案的可開放程度和可使用的范圍進(jìn)行界定和論證。一般來說要經(jīng)過初審、復(fù)審和終審三個過程，分別對應(yīng)檔案內(nèi)容、檔案年限和檔案使用范圍。只有對檔案認(rèn)真審查，并綜合分析檔案初審、復(fù)審和終審結(jié)果，充分權(quán)衡檔案開放的利弊，最終決定檔案是否開放，以及開放的范圍和期限。

第三，要高度重視檔案解密。一般來說，機關(guān)檔案屬于保密資料，而保密資料根據(jù)其重要程度和敏感程度又分為不同的保密等級。我國機關(guān)檔案的保密等級又三級，分別是：絕密級、機密級和秘密級。將檔案按照不同密級來劃分，是為了幫助檔案管理人員選擇合適的檔案開放方案，使得檔案得到科學(xué)有效的利用。檔案的密級一旦確定不是永久不變的，當(dāng)一分秘密檔案的秘密保管期限到期，那么我們就不能夠再按照原有的保密檔案管理方式來對其進(jìn)行管理，應(yīng)該在規(guī)定的時間內(nèi)將其劃入到公開文件進(jìn)行管理。向社會各屆開放的檔案，必須是到了一定時限的檔案，要開放，必須先進(jìn)行劃密、解密，把未解密的列入控制使用范圍。

3 辯證分析機關(guān)檔案保密與利用的關(guān)系

作為一名守法公民，必須忠實履行保守國家機密的義務(wù)，同時，這也是機關(guān)檔案管理人員必須旅行的職責(zé)。在日常的工作開展過程中，檔案管理人員必須對所管理的每一分檔案高度重視。在傳統(tǒng)的機關(guān)檔案管理思維中，長期充斥著重保存輕利用的理念，機關(guān)檔案長期利用率不足，需求方需求不能得到有效滿足，大批的檔案被長期閑置，很多有著極高研究價值的檔案被束之高閣無法獲得應(yīng)用的利用，并在傳統(tǒng)的管理模式中逐漸的淡出人們的視線，最終結(jié)局是浪費。上述情況表明，機關(guān)檔案工作要改變傳統(tǒng)觀念，在嚴(yán)格做好保密工作的同時，切實完善工作職能勢在必行。

第一，要明確一般和重點的關(guān)系。所謂的重點，也就是機關(guān)檔案保密管理的重點和目的。目前，伴隨著各個機關(guān)職能和業(yè)務(wù)領(lǐng)域的擴大，機關(guān)與外界的聯(lián)系進(jìn)一步加強，為了提升機關(guān)檔案管理部門工作效率、完善檔案保密工作，應(yīng)該將工作重點轉(zhuǎn)移到相關(guān)部門，樹立梳理核心檔案機密和非機密檔案等資料間的關(guān)系。

第二，要明確保密和開放的辯證關(guān)系。保密與開放都不是絕對的，及互相矛盾又互為一體，其融合有助于檔案管理工作的開展。要嚴(yán)格按照國家規(guī)定，按照上級機關(guān)要求，對于所管轄區(qū)域的檔案進(jìn)行重新梳理，對于前期存在的問題進(jìn)行整理和匯總，堅持對機關(guān)檔案的安全性負(fù)責(zé)，堅決做好保密文檔的保管和密度控制，而對于非機密檔案，要進(jìn)行一定程度的處理，使其具備為人所用的條件。

第三，明確業(yè)務(wù)部門與管理部門的辯證關(guān)系。在新的經(jīng)濟社會發(fā)展形勢下，各方面的合作越來越具有顛覆性和創(chuàng)新性，新時期的機關(guān)檔案保密與利用也需要形成新氣象，機關(guān)檔案保密管理部門要加強與兄弟部門的聯(lián)絡(luò)，通過多部門之問的協(xié)調(diào)配合充分調(diào)動部門工作的積極性，進(jìn)而提升機關(guān)檔案管理工作的效率和質(zhì)量，這是新形勢下機關(guān)檔案高效利用的不可多得的條件。

4 結(jié)論

機關(guān)檔案歷來就具有保密和開放的雙重屬性，在漫長的歷史發(fā)展過程中雖形態(tài)發(fā)生改變，但是目的是不變的。對于機關(guān)檔案，既不能束之高閣不允許使用，長期堅持僵化的管理模式；也不能漠視社會對于檔案公開的正當(dāng)需求。利用必須是在保密基礎(chǔ)上的利用，無限制地利用會給黨和國家的安全和利益造成危害。所以，對檔案工作來說，保密與利用同樣重要，決不可偏頗。服務(wù)中要充分考慮其他部門的意見和建議，在時間、空間、形式等多方面積極配合，做到按需服務(wù)、精準(zhǔn)服務(wù)。只有這樣，才能實現(xiàn)機關(guān)檔案既能夠有效保存又能夠獲得合理利用的根木目的。

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作者簡介

李崟（1972-），女，山東人，天津市建筑設(shè)計院，大本，館員，研究方向：檔案管理。