工程檔案管理存在的問題及對(duì)策探討

于冰

摘 要：隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，目前工程檔案管理工作也存在一些新的要求以及挑戰(zhàn)，隨著工程建設(shè)發(fā)生的變化，檔案管理工作也應(yīng)該要不斷的創(chuàng)新，適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，針對(duì)工程檔案管理工作中出現(xiàn)的一些問題，采取相應(yīng)的解決方法，會(huì)使得整個(gè)工作越來越順利和高效，所以，本文正是基于此，對(duì)工程檔案管理工作存在的問題進(jìn)行分析，以及提供了一些對(duì)策以供參考。

關(guān)鍵詞：工程檔案管理；存在的問題；對(duì)策

如今很多的文件資料都是采取無紙化辦公方式，直接在網(wǎng)絡(luò)上產(chǎn)生會(huì)更加便捷，像很多文件以及圖像等資料用無紙化辦公方式會(huì)比傳統(tǒng)的管理工作要更有效率，而目前的工程檔案管理工作存在一些問題，比如檔案管理人才比較缺乏，檔案管理工作意識(shí)不強(qiáng)，相關(guān)的基礎(chǔ)工作不夠扎實(shí)，這些都是需要改善的地方，現(xiàn)代化進(jìn)程的推進(jìn)，工程檔案管理工作應(yīng)該不斷地進(jìn)行創(chuàng)新和完善，采取一些相應(yīng)的對(duì)策和措施，解決管理工作中出現(xiàn)的問題，比如像基礎(chǔ)工作的扎實(shí)，相關(guān)制度的完善等等，能夠使得整個(gè)工程檔案管理工作越來越好。

1 工程檔案管理工作存在的問題

1.1 工程檔案管理的人才缺乏

目前隨著工程檔案管理的現(xiàn)代化，最重要的前提是人才的現(xiàn)代化，因?yàn)橹挥邢嚓P(guān)檔案管理人員掌握了先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，才能夠?qū)τ谛略O(shè)備進(jìn)行使用以及更新，而且對(duì)于新技術(shù)也能吸納和熟練掌握，與此同時(shí)，檔案管理工作者還必須具備先進(jìn)的技能以及比較高的文化素養(yǎng)，但是就目前來說，我國(guó)工程檔案管理工作人員普遍存在知識(shí)積累不多，知識(shí)結(jié)構(gòu)也不合理，而且在工程建設(shè)當(dāng)中，一般檔案管理人員趨向于剛開始參加工作者居多，這些工作人員往往缺乏專業(yè)的檔案管理知識(shí)，對(duì)于相關(guān)的法律法規(guī)并不太熟悉，而且對(duì)于管理業(yè)務(wù)比較生疏，工程檔案管理技能掌握的并不太熟練，所以，工程檔案管理人才比較缺乏，但是隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理設(shè)備需要不斷的更新，管理資金也會(huì)比較短缺，人才引進(jìn)更加困難。

1.2 工程檔案管理的意識(shí)薄弱

目前工程檔案管理工作中存在的問題之一便是工作管理人員的檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，第一，施工企業(yè)不夠重視，一般如果一項(xiàng)工程完工之后，交給業(yè)主使用短期之內(nèi)沒有出現(xiàn)相關(guān)的質(zhì)量問題，施工企業(yè)會(huì)輕易地認(rèn)為是大功告成了，然后將相關(guān)的施工工程檔案束之高閣，不再理會(huì)，因?yàn)槭┕て髽I(yè)認(rèn)為工程檔案中只有少部分的竣工圖有用，對(duì)于其他的檔案內(nèi)容并不夠重視，第二，相關(guān)單位的工作方式比較傳統(tǒng)，目前很多檔案管理工作單位檔案意識(shí)比較薄弱，對(duì)于檔案工作采取傳統(tǒng)的工作方式，相關(guān)的管理設(shè)備也比較落后，紙質(zhì)化辦公居多，電子版以及多媒體比較少，嚴(yán)重影響了目前工程檔案管理的現(xiàn)代化

進(jìn)程。

1.3 工程檔案管理的基礎(chǔ)不扎實(shí)

目前很多單位在進(jìn)行工程檔案管理工作的時(shí)候，基礎(chǔ)工作不夠扎實(shí)，首先，體現(xiàn)在基礎(chǔ)工作不夠規(guī)范，標(biāo)準(zhǔn)，很多企業(yè)單位的檔案質(zhì)量不高，檢索工具不夠完整，很多部門的立卷、檢索沒有按照國(guó)家檔案局的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行操作，其次，完工后的竣工圖歸檔并不完整，相關(guān)的修改也不到位，而且很多竣工圖的編制并不規(guī)范，也沒有相應(yīng)的數(shù)量對(duì)照?qǐng)D，所以很容易造成誤差，并且很多工程項(xiàng)目對(duì)于文件資料并不重視，很多文件資料以及內(nèi)容的真實(shí)性得不到保障，所以工程質(zhì)量極易出現(xiàn)漏洞。

2 改善工程檔案管理工作的措施

2.1 講解培訓(xùn)，提高其專業(yè)水平

工程項(xiàng)目建設(shè)當(dāng)中，大多數(shù)的工程檔案管理技術(shù)人員缺乏一定的工作技能，所以，為工作人員講解培訓(xùn)是十分必要的，只有提高了工作人員的專業(yè)水平，才能使得整個(gè)檔案管理工作進(jìn)行的更加順利，講解培訓(xùn)可以通過多種渠道來進(jìn)行，介紹工程檔案管理工作的相關(guān)制度，以及讓工作人員學(xué)習(xí)檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)，同時(shí)，讓他們熟練詳細(xì)的講解如何將工程項(xiàng)目制成檔案，比如收集范圍，移交時(shí)間，檔案驗(yàn)收的基本要求等等，只有對(duì)這些內(nèi)容不斷的進(jìn)行講解培訓(xùn)，提高檔案工作管理人員的管理意識(shí)和工作水平，也能不斷的提高自己的能力以適應(yīng)信息化的發(fā)展，學(xué)會(huì)熟練使用多媒體檔案，而且相關(guān)的檔案管理工作人員要學(xué)會(huì)去借鑒國(guó)外先進(jìn)的管理方法，不斷的去創(chuàng)新完善，可以使得整個(gè)工程檔案管理工作更加的高效。

2.2 立法建制，強(qiáng)化員工的意識(shí)

近幾年來，我國(guó)關(guān)于檔案管理的相關(guān)法律體系在不斷的進(jìn)行完善，國(guó)家頒布了《檔案法》以及相關(guān)的法律法規(guī)之后，各個(gè)地方也制定了一系列的法律法規(guī)，就工程建設(shè)，國(guó)家也頒布了關(guān)于工程檔案管理的一系列法律法規(guī)，給整個(gè)檔案管理工作提供了比較好的環(huán)境，法律法規(guī)的頒布，使得整個(gè)工程檔案管理工作有法可依，如何貫徹落實(shí)相關(guān)的制度是首要問題，如何把這種檔案管理意識(shí)強(qiáng)化給相關(guān)的工作人員，這樣才能真正地讓他們意識(shí)到檔案工作的重要性，從而不斷的規(guī)范強(qiáng)化自己的工作水平。一方面需要加大宣傳力度，強(qiáng)化他們對(duì)于當(dāng)工作管理的意識(shí)，另一方面，要嚴(yán)格開展相關(guān)的檔案工作的檢查，使整個(gè)工程檔案管理工作規(guī)范化和法制化，明確每個(gè)工作人員的職責(zé)，制定完善相關(guān)的檔案管理制度以及工作標(biāo)準(zhǔn)，唯有如此，才能使得整個(gè)檔案管理工作更加的順利。

2.3 切實(shí)基礎(chǔ)，嚴(yán)格規(guī)范化工作

檔案管理的基礎(chǔ)工作非常的重要，第一，在施工過程中，施工單位明確責(zé)任，每段時(shí)期編制，整理工作需要嚴(yán)格規(guī)范，前期的文件資料，比如許可證、審批表等等，中期形成的文件資料，比如原材料的匯總表，工程定位測(cè)量記錄等等，還有竣工后的文件資料，比如竣工圖、驗(yàn)收證書等等，這些文件資料都需要規(guī)范化，嚴(yán)格化。第二，對(duì)于相關(guān)的文件資料等檔案要進(jìn)行嚴(yán)格的審核，在工程完工之后，相關(guān)的工程檔案涉及的范圍以及內(nèi)容，還有驗(yàn)收后文件的相關(guān)整理，以及有關(guān)部門的審查，都需要嚴(yán)格對(duì)照審核。

3 結(jié)語(yǔ)

隨著現(xiàn)代化進(jìn)程的推進(jìn)，工程檔案管理工作也應(yīng)不斷的在進(jìn)步，無紙化辦公方式，新進(jìn)設(shè)備的引進(jìn)，檔案管理工作效率的提升，相關(guān)管理工作人員業(yè)務(wù)水平的提高，檔案管理意識(shí)的強(qiáng)化以及相關(guān)制度的完善，這些都是需要加強(qiáng)的一系列措施，工程檔案管理工作隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，也應(yīng)該不斷的創(chuàng)新，解決其中存在的問題，比如相應(yīng)的對(duì)策，以強(qiáng)化整個(gè)工作效果，需要不斷的探討突破。

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