淺談企業(yè)科研外協(xié)項(xiàng)目檔案管理方式

甘麗春

摘 要：本文就企業(yè)科研外協(xié)項(xiàng)目的特殊性，從日常檔案管理實(shí)務(wù)分析項(xiàng)目歸檔的具體范圍，歸檔流程等，確保企業(yè)科研外協(xié)項(xiàng)目歸檔工作高效、完整。給予工作在檔案一線的實(shí)操管理人員以借鑒參考。

關(guān)鍵詞：科研外協(xié)；檔案管理；歸檔范圍；歸檔流程

企業(yè)科技檔案管理從來都無固定的方式，更無可依照的規(guī)章制度，也無定式化的流程可照搬?？蒲型鈪f(xié)項(xiàng)目檔案作為科技檔案一類，是我所在的企業(yè)因自身業(yè)務(wù)特點(diǎn)所形成的產(chǎn)物，更是無現(xiàn)成檔案管理方式可參照。通過對(duì)企業(yè)科研外協(xié)項(xiàng)目的管理模式進(jìn)行分析，摸清項(xiàng)目管理的特點(diǎn)，理順各階段作用，從而探索出一條全新的檔案管理方式，助力于企業(yè)研制生產(chǎn)，保證流程制定科學(xué)、高效運(yùn)轉(zhuǎn)。

1 什么是科研外協(xié)項(xiàng)目

本文所說的科研外協(xié)項(xiàng)目是指在產(chǎn)品研制生產(chǎn)過程中由于企業(yè)自身的技術(shù)、工藝、設(shè)備或時(shí)間節(jié)點(diǎn)等條件限制，必須交由企業(yè)以外的單位完成論證、設(shè)計(jì)、試驗(yàn)、檢測(cè)、加工等任務(wù)的經(jīng)營(yíng)行為，通過與外單位簽訂合同，約定項(xiàng)目技術(shù)要求、研制開發(fā)進(jìn)度、驗(yàn)收方式、最終交付要求等，進(jìn)而來保障企業(yè)的相關(guān)利益，因此屬于企業(yè)合同一類。在某些企業(yè)也被叫做外包項(xiàng)目（合同）。

2 企業(yè)科研外協(xié)項(xiàng)目特點(diǎn)

企業(yè)工作圍繞產(chǎn)品設(shè)計(jì)、制造、試飛、客服為核心開展，但就目前以國(guó)外大型企業(yè)占領(lǐng)市場(chǎng)、主導(dǎo)趨勢(shì)的行業(yè)背景，企業(yè)要快速成長(zhǎng)躋身前列，勢(shì)必要借助外力提升薄弱領(lǐng)域，引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)。因此自成立以來，形成了大量的科研外協(xié)項(xiàng)目，借用國(guó)內(nèi)外供應(yīng)商力量完成產(chǎn)品設(shè)計(jì)、制造。

作為國(guó)內(nèi)首家相關(guān)產(chǎn)品設(shè)計(jì)、制造、試飛、客服企業(yè)，因成立時(shí)間較短，產(chǎn)品雖還未走完一個(gè)完整研制生命周期，但比照國(guó)外先進(jìn)成熟企業(yè)，產(chǎn)品的研制周期一般在20年左右，因此企業(yè)的科研外協(xié)項(xiàng)目履行時(shí)間、周期均較長(zhǎng)。同時(shí)類型多種多樣，包括平臺(tái)開發(fā)、零部件制造、服務(wù)咨詢等。

項(xiàng)目自立項(xiàng)到最終驗(yàn)收并進(jìn)行后評(píng)價(jià)，前后流程歷經(jīng)九個(gè)階段（包括立項(xiàng)、外協(xié)承擔(dān)方選擇、合同談判、合同起草、評(píng)審與審批、合同簽訂與備案、合同執(zhí)行與履約、合同質(zhì)保、合同后評(píng)價(jià)），涉及到項(xiàng)目管理部門、法律部門等多個(gè)部門。

綜上，企業(yè)科研外協(xié)項(xiàng)目特點(diǎn)有如下幾點(diǎn)：

1）簽訂合同數(shù)量多；

2）合同類型多種多樣；

3）合同履行周期較長(zhǎng)；

4）合同履行階段較多；

5）形成文件形式不一；

6）流程涉及部門較多。

3 科研外協(xié)項(xiàng)目檔案管理模式

面對(duì)科研外協(xié)項(xiàng)目諸多特點(diǎn)，檔案部門一直致力于研究如何有效的保證其歸檔的及時(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性。企業(yè)成立至今已經(jīng)形成了一整套適應(yīng)于自身的檔案管理模式。按照集中統(tǒng)一管理的基本原則，建立、建全科研外協(xié)項(xiàng)目檔案歸檔工作。

3.1 歸檔職責(zé)的明確

科研外協(xié)項(xiàng)目檔案能否成功組織歸檔，確保所涉及多個(gè)部門形成的文件均能收集齊全。首要需明確文件收集、歸檔的職責(zé)。國(guó)家在1980年頒布的《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》中也明確提出了歸檔職責(zé)的重要性：“各單位應(yīng)當(dāng)把科技文件材料的形成、積累、整理和歸檔納入科技工作程序和科研、生產(chǎn)、基建等計(jì)劃中，列入有關(guān)部門和有關(guān)人員的職責(zé)范圍”。

企業(yè)科研外協(xié)項(xiàng)目的承辦部門具有文件材料歸檔職責(zé)，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人則負(fù)責(zé)進(jìn)行收集、整理、歸檔等具體性的工作。在九個(gè)階段中，非承辦部門形成的文件，應(yīng)將原件交至項(xiàng)目負(fù)責(zé)人收集歸檔，與我們常說的“誰形成誰歸檔”的原則不一致，遵循的是“項(xiàng)目負(fù)責(zé)人制”，這樣能夠很好的保證歸檔完整性，檔案部門也只需要進(jìn)行一對(duì)一的移交對(duì)接。這樣我們首先解決了由誰來完成檔案收集、整理、歸檔的

問題。

3.2 歸檔范圍

針對(duì)科研外協(xié)項(xiàng)目類型多樣、履行周期長(zhǎng)等六大特點(diǎn)，具體要?dú)w檔哪些文件，這是檔案管理需要解決的核心問題，這也是保證歸檔文件完整性的重要一環(huán)節(jié)。檔案歸檔范圍明確，是歸檔工作的靈魂。歸檔范圍是指導(dǎo)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人收集檔案的依據(jù)，也是檔案管理人員接收審核檔案是否完整的標(biāo)準(zhǔn)。很多企業(yè)僅僅歸檔合同檔案的文本，其它的相關(guān)材料并不一并歸檔，這樣違背了成套性管理的原則，也不能反映合同執(zhí)行過程各階段的情況，所以這里我們要編制的是體現(xiàn)合同全生命周期的歸檔范圍。

如何編制歸檔范圍？那么就要抓住科研外協(xié)項(xiàng)目各項(xiàng)管理要求，分析管理制度、文件中規(guī)定的流程環(huán)節(jié)，梳理其形成文件。我所在的企業(yè)分不同的層級(jí)編制了合同管理制度體系文件，規(guī)定了不同階段合同管理部門，從頂層上編制《合同管理制度》規(guī)定所有合同的通用的流程，并對(duì)各相關(guān)部門的職責(zé)進(jìn)行了規(guī)定；為了細(xì)化供應(yīng)商選擇的相關(guān)要求，供應(yīng)商管理部門編制了《供應(yīng)商選擇管理辦法》；針對(duì)尤其重要的科研外協(xié)檔案，檔案部門編制了《科研外協(xié)項(xiàng)目檔案管理辦法》，對(duì)流程進(jìn)行了更加詳細(xì)的說明，并明確了各階段產(chǎn)生的文件及表單；逐級(jí)細(xì)化保證的科研外協(xié)項(xiàng)目成體系管理。檔案部門充分分析、了解各項(xiàng)制度要求，從流程著手，提取制度中涉及到有歸檔價(jià)值的文件類型及表單，形成科研外協(xié)項(xiàng)目歸檔范圍。

歸檔范圍表充分反應(yīng)了項(xiàng)目從啟動(dòng)、外協(xié)單位選擇、合同簽訂、實(shí)施、合同結(jié)束所產(chǎn)生的檔案，同時(shí)對(duì)外協(xié)單位選擇按項(xiàng)目金額執(zhí)行不同選擇方式進(jìn)行了區(qū)分，便于項(xiàng)目負(fù)責(zé)人處于不同情況下對(duì)照應(yīng)歸檔文件范圍。

3.3 歸檔流程

企業(yè)的檔案工作一直堅(jiān)持“三納入”、“四參加”、“四同步”的原則指導(dǎo)科研外協(xié)項(xiàng)目檔案歸檔工作?！叭{入”是指檔案工作納入單位發(fā)展規(guī)劃、計(jì)劃管理、科技管理；檔案工作專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)納入單位財(cái)務(wù)預(yù)算；檔案工作納入各單位有關(guān)管理制度，并列入經(jīng)濟(jì)責(zé)任制進(jìn)行考核?！八膮⒓印笔侵笝n案部門參加重要計(jì)劃工作會(huì)；參加各類項(xiàng)目評(píng)審、鑒定會(huì)；參加工程竣工驗(yàn)收會(huì)；參加設(shè)備開箱?！八耐健笔侵赶逻_(dá)計(jì)劃任務(wù)同時(shí)提出文件材料的歸檔要求；檢查計(jì)劃進(jìn)度同時(shí)檢查文件材料形成情況；評(píng)審鑒定成果同時(shí)驗(yàn)收鑒定檔案材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況；上報(bào)登記和評(píng)審獎(jiǎng)勵(lì)科技成果以及科技人員職稱考核，檔案部門同時(shí)出具歸檔證明材料。

歸檔流程從收集-驗(yàn)收-整改-接收-入庫(kù)分為5個(gè)流程。收集是指項(xiàng)目負(fù)責(zé)人按歸檔范圍收集整理好所有應(yīng)歸檔文件；驗(yàn)收是指檔案部門派人參與項(xiàng)目最終驗(yàn)收，對(duì)項(xiàng)目文件的齊全、完整、準(zhǔn)確提出意見，使之滿足后續(xù)歸檔要求。接收是指項(xiàng)目負(fù)責(zé)人按歸檔要求完成項(xiàng)目資料的完整性收集，并按驗(yàn)收時(shí)提出的意見完成資料整改，將全套材料移交（包括紙制及其對(duì)應(yīng)的電子文件）至檔案部門，完成交接手續(xù)。入庫(kù)是指完成檔案組卷、編目后裝盒按順序排入庫(kù)房。

歸檔流程中，檔案人員參與項(xiàng)目驗(yàn)收作為流程中的重要環(huán)節(jié)，幫助項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在過程中、從專業(yè)的角度把控住項(xiàng)目資料的完整性，避免待項(xiàng)目驗(yàn)收完成后，供應(yīng)商提供的成果類文件無法追溯、補(bǔ)全。因此應(yīng)該重視參與驗(yàn)收的重要性，驗(yàn)收時(shí)盡量把檔案相關(guān)要求一次性提清，后續(xù)指導(dǎo)好整改，即可保證歸檔文件的齊全、完整、準(zhǔn)確。

綜上，科研外協(xié)項(xiàng)目檔案管理職責(zé)明確、范圍清晰、流程合理的，保證歸檔工作穩(wěn)步推進(jìn)中，這樣企業(yè)的科研外協(xié)項(xiàng)目檔案歸檔工作將會(huì)更加高效，完整。