高校OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)對(duì)接風(fēng)險(xiǎn)成因分析

王歡

【摘要】本文以高校OA系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)對(duì)接工作為切入點(diǎn)，借鑒TOE研究框架，提出了影響對(duì)接工作的三大類(lèi)風(fēng)險(xiǎn)成因，包括信息技術(shù)層面的風(fēng)險(xiǎn)成因、組織保障層面的風(fēng)險(xiǎn)成因和文化心理層面的風(fēng)險(xiǎn)成因，并且每大類(lèi)還包括具體的風(fēng)險(xiǎn)成因。

【關(guān)鍵詞】OA系統(tǒng)；檔案管理系統(tǒng)；對(duì)接；風(fēng)險(xiǎn)成因

當(dāng)今社會(huì)，信息技術(shù)飛速發(fā)展，其應(yīng)用領(lǐng)域不斷拓寬，高校也掀起了建設(shè)數(shù)字化校園的熱潮，辦公自動(dòng)化（以下簡(jiǎn)稱(chēng)OA）和檔案管理系統(tǒng)作為數(shù)字化校園建設(shè)的重要部分，是信息技術(shù)應(yīng)用的一個(gè)縮影。OA系統(tǒng)大大提高了辦公效率，并產(chǎn)生了大量電子公文。檔案管理系統(tǒng)則是根據(jù)電子文件的特性開(kāi)發(fā)出來(lái)的一種軟件應(yīng)用系統(tǒng)。兩者相結(jié)合，改變了傳統(tǒng)的歸檔方式，使歸檔變成了跨平臺(tái)的數(shù)據(jù)對(duì)接過(guò)程。然而，由于諸多原因，兩者在對(duì)接過(guò)程中存在種種問(wèn)題，因此，探討OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)對(duì)接中的風(fēng)險(xiǎn)十分有必要。通過(guò)檢索，筆者發(fā)現(xiàn)關(guān)于OA系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)對(duì)接問(wèn)題的研究主要集中在技術(shù)、對(duì)接措施等方面。例如，蘇冠賢的《辦公自動(dòng)化與檔案管理系統(tǒng)優(yōu)化整合模式研究》和袁琦的《OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)之間的“無(wú)縫鏈接”》都是從技術(shù)層面入手，對(duì)兩者對(duì)接的探討。蔡亞瓊的《高校OA系統(tǒng)與文書(shū)檔案管理的無(wú)縫對(duì)接》和周冬梅的《關(guān)于高校OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)鏈接的幾點(diǎn)思考》則對(duì)兩者之間的對(duì)接提出了應(yīng)對(duì)措施。本文的研究同樣以O(shè)A系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)的對(duì)接為切入點(diǎn)，引入風(fēng)險(xiǎn)管理等相關(guān)理論，重點(diǎn)從源頭入手，探討兩者對(duì)接產(chǎn)生各種風(fēng)險(xiǎn)的原因。

一、理論前提

目前，OA系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)通常歸屬不同的軟件開(kāi)發(fā)公司，因此，兩者對(duì)接實(shí)則是一個(gè)需要三方介入的工作，即OA系統(tǒng)開(kāi)發(fā)方、檔案管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)方、用戶方。用戶作為媒介，將兩者聯(lián)系起來(lái)。風(fēng)險(xiǎn)的定義很多，通過(guò)參考總結(jié)，我們可以得出風(fēng)險(xiǎn)的本質(zhì)是不確定性和損失。綜上，OA系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)對(duì)接風(fēng)險(xiǎn)就是指在兩者對(duì)接過(guò)程中所有的不確定性和損失。

本文研究OA系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)對(duì)接風(fēng)險(xiǎn)成因，借鑒了TOE（Technology-Organization-Environment）理論框架，該理論是由Tomatzkyr&Fleischer;在1990年提出的，其綜合考慮了組織內(nèi)外因素和技術(shù)本身特點(diǎn)，將影響組織創(chuàng)新采納的因素歸納為技術(shù)、組織、環(huán)境三類(lèi)。基于此，我們將OA系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)對(duì)接的風(fēng)險(xiǎn)成因分為三大類(lèi)，即信息技術(shù)層面的風(fēng)險(xiǎn)成因、組織保障層面的風(fēng)險(xiǎn)成因以及文化心理層面的風(fēng)險(xiǎn)成因，每類(lèi)下還包括具體的成因。

二、OA系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)對(duì)接風(fēng)險(xiǎn)的成因

（一）信息技術(shù)層面的風(fēng)險(xiǎn)成因。OA系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)對(duì)接過(guò)程實(shí)是兩個(gè)開(kāi)發(fā)方之間實(shí)現(xiàn)技術(shù)鏈接的過(guò)程。因此，分析信息技術(shù)層面的風(fēng)險(xiǎn)成因要從技術(shù)本身以及技術(shù)的參與者來(lái)入手。

1.信息技術(shù)自身的不確定性。隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，信息技術(shù)是不斷更新?lián)Q代的，任何技術(shù)在設(shè)計(jì)上都不可避免存在先天缺陷，從而導(dǎo)致其在應(yīng)用過(guò)程中出現(xiàn)各種不確定性，也就是各種風(fēng)險(xiǎn)。OA系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)自然都不例外，兩者最初都是根據(jù)用戶需求設(shè)計(jì)的，然而用戶的需求是會(huì)隨著專(zhuān)業(yè)知識(shí)、社會(huì)實(shí)踐等因素不斷變化的，需求的變化自然對(duì)信息技術(shù)提出了更高的要求，并推動(dòng)信息技術(shù)的更新，如果技術(shù)滿足不了需求，自然免不了各種風(fēng)險(xiǎn)。

2.技術(shù)之間的非兼容性。技術(shù)之間本身也存在差異，不都是兼容的，甚至是互斥的。據(jù)筆者調(diào)研了解，多數(shù)高校的OA系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)在使用之初都是不同的開(kāi)發(fā)方設(shè)計(jì)的，也就是說(shuō)兩個(gè)系統(tǒng)是獨(dú)立開(kāi)發(fā)的，在設(shè)計(jì)上不一定考慮后續(xù)的兼容問(wèn)題，導(dǎo)致兩個(gè)系統(tǒng)的模塊組織框架差異較大，缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和接口，以至于OA系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件辦結(jié)后不能直接歸檔，給文檔一體化管理帶來(lái)了巨大的阻礙。技術(shù)之間的不兼容或互斥給對(duì)接工作埋下了隱患，也就會(huì)帶來(lái)風(fēng)險(xiǎn)。

3.用戶對(duì)技術(shù)認(rèn)知的局限性。OA系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)對(duì)接，其最終目的是為了滿足用戶的需求。但在實(shí)際中，多數(shù)用戶對(duì)技術(shù)的認(rèn)知存在局限性，對(duì)技術(shù)所能達(dá)到的效果并未有事先的預(yù)測(cè)，經(jīng)常會(huì)發(fā)生雙方溝通后開(kāi)發(fā)方設(shè)計(jì)的接口還是跟自己預(yù)想的結(jié)果不一致。其原因就是用戶對(duì)技術(shù)知之甚少，想當(dāng)然以為開(kāi)發(fā)方與自己的理解一致。需求不明確導(dǎo)致開(kāi)發(fā)方誤解用戶的真實(shí)意圖，設(shè)計(jì)出來(lái)的接口自然達(dá)不到要求。此外，開(kāi)發(fā)方雖然在技術(shù)方面存在較高的專(zhuān)業(yè)水平，但對(duì)檔案管理也存在隔行如隔山的局限性，這些障礙都是對(duì)接過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)成因。

（二）組織保障層面的風(fēng)險(xiǎn)成因。OA系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)對(duì)接，需要多方面的保障，如管理者的重視、相關(guān)制度規(guī)范的支撐、人財(cái)物的支持等，缺一不可。因此，分析組織保障層面的風(fēng)險(xiǎn)成因可以從這三方面考慮。

1.管理機(jī)制不健全，缺乏頂層規(guī)劃。受傳統(tǒng)檔案管理觀念制約，高校領(lǐng)導(dǎo)者多數(shù)認(rèn)為OA系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)對(duì)接是檔案館或檔案室的業(yè)務(wù)，經(jīng)常忽視對(duì)其管理。實(shí)際上，領(lǐng)導(dǎo)者要充分認(rèn)識(shí)到文檔一體化是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，要調(diào)動(dòng)相關(guān)部門(mén)多方參與，統(tǒng)籌安排，確定相應(yīng)的組織架構(gòu)，做好頂層規(guī)劃，并制定詳細(xì)的工作流程及內(nèi)容，明確各階段工作分工和責(zé)任人，為對(duì)接工作做好前提準(zhǔn)備。如果領(lǐng)導(dǎo)者不重視，缺乏管理和規(guī)劃，對(duì)接工作就不能順利進(jìn)行。

2.相關(guān)制度、標(biāo)準(zhǔn)體系的缺失。規(guī)范的管理制度和統(tǒng)一的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)是實(shí)現(xiàn)OA系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)有效對(duì)接的前提條件。如果沒(méi)有制度指導(dǎo)，沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，對(duì)接工作將無(wú)章可循，雜亂無(wú)序。目前，我國(guó)對(duì)兩個(gè)系統(tǒng)對(duì)接相關(guān)制度的研究可以說(shuō)處于空白階段。統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)包括數(shù)據(jù)接口標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化標(biāo)準(zhǔn)等寥寥無(wú)幾，這些都是亟待解決甚至需要不斷更新的需求。我們必須認(rèn)識(shí)制度和標(biāo)準(zhǔn)的重要性，其能夠確保電子文件從OA系統(tǒng)到檔案管理系統(tǒng)的平滑流轉(zhuǎn)和安全管理。

3.缺少人、財(cái)、物支持。一項(xiàng)工作能順利開(kāi)展，很大程度上需要外部條件的支持，OA系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)對(duì)接工作也不例外。設(shè)計(jì)接口需要經(jīng)費(fèi)請(qǐng)軟件開(kāi)發(fā)公司來(lái)實(shí)現(xiàn)，保障對(duì)接工作順利開(kāi)展需要強(qiáng)大的硬件配套設(shè)施為基礎(chǔ)條件。除此之外，還需要有一定的人力投入。但實(shí)際情況往往不盡如人意，很多時(shí)候因?yàn)榻?jīng)費(fèi)不足或搭建過(guò)程繁瑣，對(duì)接工作根本無(wú)人問(wèn)津，無(wú)人重視。人、財(cái)、物的缺失，很大程度上阻礙了對(duì)接工作的順利進(jìn)行。

（三）文化心理層面的風(fēng)險(xiǎn)成因。文化心理層面對(duì)接工作也有一定的影響，如管理者的重視程度、開(kāi)發(fā)方的職業(yè)素養(yǎng)以及管理人員自身的文化素質(zhì)，因此，我們可以從這三個(gè)方面分析具體的風(fēng)險(xiǎn)成因。

1.管理意識(shí)差異。OA系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)在高校一般分屬不同的職能模塊，由不同部門(mén)管理，這種管理差異也帶來(lái)了管理意識(shí)上的差異。不少高校受傳統(tǒng)觀念制約，認(rèn)為紙質(zhì)檔案才具有保管價(jià)值，對(duì)電子文件心存懷疑，認(rèn)為其沒(méi)有歸檔的意義，對(duì)接工作完全是多此一舉。這種管理意識(shí)上的差異，導(dǎo)致對(duì)接工作不受領(lǐng)導(dǎo)者重視，檔案管理人員憑自身一己之力也無(wú)法改變現(xiàn)狀，這在很大程度上阻礙了文檔一體化工作進(jìn)程。

2.開(kāi)發(fā)方相互質(zhì)疑、推諉。OA系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)對(duì)接需要兩家開(kāi)發(fā)方的參與，實(shí)則是OA系統(tǒng)開(kāi)發(fā)方和檔案管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)方兩家公司進(jìn)行技術(shù)鏈接的過(guò)程。因此，兩者的溝通和交流十分重要，雙方必須在技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)上達(dá)成一致，才能設(shè)計(jì)出符合用戶需求的接口。經(jīng)筆者調(diào)研了解，有些高校的OA系統(tǒng)開(kāi)發(fā)方和檔案管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)方之間存在相互質(zhì)疑技術(shù)水平的現(xiàn)象，都認(rèn)為對(duì)方的系統(tǒng)設(shè)計(jì)不合理，才導(dǎo)致接口難做，并且互相推脫，都不愿意無(wú)條件承擔(dān)這項(xiàng)工作，認(rèn)為不在各自簽訂的合同條款里，沒(méi)有義務(wù)做。如果做，也需要有條件地支付額外的開(kāi)發(fā)費(fèi)用，這也是引發(fā)對(duì)接風(fēng)險(xiǎn)的一大原因。

3.復(fù)合型人才欠缺。目前，不少高校的檔案管理工作都是從其他崗位調(diào)轉(zhuǎn)的非專(zhuān)業(yè)人員在做，他們必然缺乏一定的檔案管理知識(shí)。懂得檔案管理的人員又不一定懂行政管理和計(jì)算機(jī)技術(shù)，而對(duì)接工作是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，它需要懂行政管理、檔案管理以及計(jì)算機(jī)技術(shù)的復(fù)合型人才。如此一來(lái)，對(duì)接工作根本找不到合適的人接手。因此，檔案管理人員的整體業(yè)務(wù)素質(zhì)也是影響對(duì)接工作的重要因素。

三、小結(jié)

總之，高校OA系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)對(duì)接的風(fēng)險(xiǎn)成因是多方面的。有信息技術(shù)層面的，也有制度標(biāo)準(zhǔn)層面的，有人為因素，也有不可抗因素，都不可忽視。我們做對(duì)接工作之初，必須先找出可能引發(fā)風(fēng)險(xiǎn)的原因，由原因推斷結(jié)果，未雨綢繆，才能對(duì)癥下藥，提出切實(shí)可行的風(fēng)險(xiǎn)防范及應(yīng)對(duì)策略。

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