企業(yè)文書檔案管理的問題及解決措施

龍遠(yuǎn)瓊

（中國振華集團(tuán)永光電子有限公司（國營第八七三廠），貴州 貴陽 550018）

1 引言

所謂國有企業(yè)文書檔案，指的是國有企業(yè)在其經(jīng)營生產(chǎn)過程之中產(chǎn)生的音像、文字、實(shí)物和其他形式的資料與記錄，這些對社會(huì)和企業(yè)本身都極具存在價(jià)值。企業(yè)在經(jīng)營生產(chǎn)活動(dòng)中，會(huì)形成不同載體的文書檔案，這些檔案有利于之后的工作考察，也維護(hù)著企業(yè)各個(gè)歷史階段的真實(shí)面貌，它們同樣也是構(gòu)成國有企業(yè)管理不可或缺的部分，直接影響著企業(yè)未來的長遠(yuǎn)發(fā)展。

2 國有企業(yè)文書檔案管理存在的主要問題

1）文書工作與檔案工作銜接上存在較多問題。部分國有企業(yè)文書與檔案工作的脫節(jié)，說到底，是其銜接工作不夠規(guī)范。文書檔案歸檔的質(zhì)量高低，一定程度上是由文書工作質(zhì)量的高低決定的。不管是在工作內(nèi)容還是觀念意識(shí)上，文書與檔案管理都存在著一些脫節(jié)現(xiàn)象。文書人員往往不注重用筆規(guī)范、紙張規(guī)范、裝訂規(guī)范及文件底稿的齊全，只在意自己的文書工作是否完成，把工作中文件轉(zhuǎn)檔案可能帶來的問題給忽視了；檔案管理員則會(huì)因不及時(shí)的立卷歸檔指導(dǎo)造成不完整、不規(guī)范的文書檔案歸檔。雖然這兩項(xiàng)工作存在于統(tǒng)一的管理體系之中，但因其區(qū)別性的管理制度，就容易因文書人員與檔案人員之間缺少溝通協(xié)調(diào)造成兩者的銜接脫節(jié)。

2）各部門對文書檔案工作配合不夠。為了保證完整齊全的企業(yè)文書檔案，需要從各個(gè)部門業(yè)務(wù)工作中所形成的文書檔案資料中收集文書檔案資料。關(guān)于企業(yè)管理類文件歸檔及其保管期限，雖然相關(guān)檔案管理部進(jìn)行了制定，但也不乏一些對文書檔案管理不滿的部門為謀便利將自己認(rèn)為很重要的，需要?dú)w納的文件資料直接給企業(yè)檔案管理部門進(jìn)行統(tǒng)管。而有些責(zé)任心強(qiáng)的檔案人員卻因?yàn)橄嚓P(guān)職能部門的配合不足導(dǎo)致文書檔案的收集工作經(jīng)常遭遇瓶頸，從而挫傷了他們的工作積極性。再加上企業(yè)會(huì)對工作人員進(jìn)行調(diào)動(dòng)，時(shí)間久了，放在個(gè)人或部門手里的重要檔案資料因?yàn)闆]有很好地統(tǒng)一整理存放就會(huì)造成丟失或損壞，卻又因過時(shí)已久無法進(jìn)行追責(zé)，給企業(yè)帶來多余的資源損失。由此可見，企業(yè)的檔案資源工作的確存在著較大的風(fēng)險(xiǎn)。

3）文書檔案管理方式滯后。傳統(tǒng)的文書檔案管理方式通過手工操作來進(jìn)行借閱，一件檔案只能被一人借閱且每次借閱的原件都需要從檔案庫房里查找，既耗費(fèi)了人力也浪費(fèi)了時(shí)間，效率極其低下。傳統(tǒng)的文書檔案以紙質(zhì)的形式呈現(xiàn)，但由于紙質(zhì)本身的局限性（紙張薄且脆），往往會(huì)因長時(shí)間存放造成檔案原件的損壞?；谶@個(gè)弱點(diǎn)，相關(guān)企業(yè)在建設(shè)信息化檔案管理方面已經(jīng)開始了探索，但也只是將紙質(zhì)檔案的形式轉(zhuǎn)由電子文檔來存放，這期間并沒有就檔案信息建設(shè)形成完善的管理體系，相關(guān)分析和檔案的調(diào)用工作仍然發(fā)展緩慢。

3 國有企業(yè)文書檔案管理的有效解決措施

1）進(jìn)一步完善文書檔案管理制度。檔案制度是否完善在很大程度上決定著文書檔案管理工作能否成功開展，因此，進(jìn)一步對檔案管理制度進(jìn)行完善對于保障國有企業(yè)文書檔案管理工作的展開將起著至關(guān)重要的作用。關(guān)于檔案管理制度的制定和修改，既要在原先規(guī)定基礎(chǔ)上進(jìn)行修改使其更加完善，又要適應(yīng)當(dāng)下的新形勢需要，還要考慮到之前的制度空缺，加快檔案管理制度制定的速度，用新的檔案管理填補(bǔ)欠缺。對于很多企業(yè)來說，擁有自己的公文辦理平臺(tái)已經(jīng)不是難事，可以利用這個(gè)平臺(tái)去設(shè)置一個(gè)相對統(tǒng)一的公文流程，對公文的擬稿進(jìn)行規(guī)范，注意它有沒有犯一些錯(cuò)誤如：簽字手續(xù)沒有完善、附件的審核不夠完善等。規(guī)范統(tǒng)一的流程不僅可以將文書檔案的質(zhì)量進(jìn)行提升，也避免了很多文書檔案形成過程中的問題。在企業(yè)日常管理工作考核機(jī)制中加上對文書檔案歸檔的考核，并且根據(jù)管理人員的具體能力、績效、工作態(tài)度進(jìn)行固定期限的評價(jià)，再綜合考量評價(jià)的結(jié)果實(shí)行一定的獎(jiǎng)勵(lì)和懲罰措施。表現(xiàn)優(yōu)秀的、績效較為突出的工作人員，要給予一定程度的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)或精神獎(jiǎng)勵(lì)；不負(fù)責(zé)任、頻繁應(yīng)付工作的，要根據(jù)情況對其進(jìn)行一定的懲罰。

2）理順文書工作與文書檔案管理工作的協(xié)調(diào)銜接。要想做好檔案管理工作，文書方面的工作是重中之重。所以，就需要文書工作人員在檔案管理方面具備較好的檔案意識(shí)，并且要熟悉和嚴(yán)守相關(guān)法律法規(guī)，虛心接受、積極配合檔案管理的指導(dǎo)與監(jiān)督工作，力求以高度的完整性、及時(shí)性和準(zhǔn)確性來進(jìn)行文書檔案的歸檔整理。與此同時(shí)，對于文件資料的整理與收集，相關(guān)檔案管理部門必須及時(shí)地給予具體指導(dǎo)，對所提交的文書檔案資料中不符合標(biāo)準(zhǔn)的一概打回去重新修改，根據(jù)相關(guān)投檔要求嚴(yán)格認(rèn)真核對每份文書檔案資料，依據(jù)具體的檔案管理期限表鑒定檔案價(jià)值。

3）加強(qiáng)與企業(yè)各部門的溝通配合。在現(xiàn)實(shí)生活中，由于企業(yè)文書檔案具有多樣載體、范圍廣的特點(diǎn)，往往在各部門下發(fā)的正式的紅頭文件下還會(huì)因?yàn)橄嚓P(guān)業(yè)務(wù)工作導(dǎo)致許多內(nèi)部文件材料的產(chǎn)生。也許人們會(huì)以為文書檔案收集歸納只存在與黨委辦公室、工會(huì)、團(tuán)委和公司辦公室之中，但事實(shí)可能并非如此。在國家檔案局10號(hào)令中有對企業(yè)管理類文件歸檔范圍的明文規(guī)定。所以，文書檔案的收集歸納范圍可不是我們想象中的那么小，它覆蓋了很多的部門。因此，為了更好地加強(qiáng)與企業(yè)各部門的溝通配合，整合企業(yè)的部門職能、制定本企業(yè)管理類文件歸納范圍表以及設(shè)立具體的兼職檔案管理人員，最后再收集移交本部門的文書檔案等工作就顯得很重要。每年的一季度結(jié)束之前，各企業(yè)檔案管理部門都需要召開相關(guān)文書檔案移交會(huì)議，會(huì)議就每個(gè)部門的檔案移交工作給出具體的指導(dǎo)意見，以此來使得企業(yè)的文書檔案歸檔工作可以更加有質(zhì)量、有效率的完成。

4）繼續(xù)開展檔案信息化管理建設(shè)。目前造成國有企業(yè)文書檔案管理方法滯后的一大原因就是其緩慢的信息化建設(shè)工作。實(shí)現(xiàn)全面建設(shè)檔案管理信息化的第一步，就是要擴(kuò)大對檔案管理資金上的投入，例如一些物資地購買（電腦、掃描儀、打印機(jī)以及一些常用的辦公設(shè)備），通過置辦這些硬、軟設(shè)備，盡力完成檔案管理的信息化。當(dāng)然，設(shè)備在置辦時(shí)，也應(yīng)除了考慮到其先進(jìn)性也應(yīng)該多關(guān)注其在企業(yè)中的實(shí)用性。

首先，企業(yè)辦公平臺(tái)需要和檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行對接。在辦公平臺(tái)的幫助下，做好具體的工作，如先進(jìn)行文件起草、核稿、審批、登記編號(hào)等，將相關(guān)文書檔案歸檔的前期工作做好。對于在辦公平臺(tái)流轉(zhuǎn)的文件，要可以達(dá)到在網(wǎng)上流轉(zhuǎn)結(jié)束后主動(dòng)地進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)。通過同時(shí)采用電子文件和紙質(zhì)載體的雙規(guī)歸檔的模式，可以在管理的過程中使檔案的安全完整性更有保障。再者，可以開發(fā)一款適用于企業(yè)檔案管理的APP。通過系統(tǒng)判斷，自動(dòng)對保管期限、職能部門等進(jìn)行快速分類，進(jìn)而大大地提高了文書檔案歸檔的效率。同時(shí)，采用數(shù)字化的形式對庫存文書檔案進(jìn)行加工，并且在加工的同時(shí)要在圖像處理方面嚴(yán)格把關(guān)，使加工后的數(shù)據(jù)與原件一樣，還要注意保留備份。

4 結(jié)束語

總之，文書檔案管理工作的水平高低將直接影響著企業(yè)管理水平的高低。只有對文書檔案管理中存在的問題進(jìn)行認(rèn)真分析，并做好應(yīng)對策略，才能夠更好地實(shí)現(xiàn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，為企業(yè)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，彰顯出該企業(yè)高超的管理水平。