探究學(xué)校檔案管理規(guī)范化的路徑

張梅雪

摘要：隨著我國教育事業(yè)的不斷發(fā)展，各種職業(yè)類院校的數(shù)量也越來越多，這在一定程度上給中職院校帶來了新的挑戰(zhàn)。對于中職院校來說，平時(shí)在開展各項(xiàng)工作時(shí)，都會認(rèn)真做好記錄工作，其中檔案是最主要的一種形式，具有綜合性、全面性以及有效性的特點(diǎn)，在一定程度上與學(xué)校的生存和發(fā)展有著密不可分的聯(lián)系。因此，本文對學(xué)校檔案管理規(guī)范化的路徑進(jìn)行分析討論。

關(guān)鍵詞：學(xué)校檔案管理；規(guī)范化；路徑

學(xué)校在建立和發(fā)展過程的各項(xiàng)工作都可通過檔案來進(jìn)行記錄，對當(dāng)時(shí)的情形能夠進(jìn)行清晰完整的記錄，并能夠保存下來，對學(xué)校日后的發(fā)展進(jìn)行有效的指導(dǎo)和借鑒。學(xué)校的檔案因?yàn)閷W(xué)校的發(fā)展時(shí)期與狀況的不同，所以其記錄的內(nèi)容也會不盡相同，每個階段都會呈現(xiàn)出不同的特點(diǎn)，所以通過記錄的檔案為學(xué)校今后開展教學(xué)工作提供了理論指導(dǎo)和意見參考，推動了學(xué)校的進(jìn)一步發(fā)展。

1學(xué)校檔案管理在工作中的重要價(jià)值

1.1及時(shí)保存重要信息資料，能清晰反映出學(xué)校的管理水平

從建校以來，學(xué)校不同階段的發(fā)展?fàn)顩r以及各項(xiàng)工作的開展歷程，都可以將其記錄并歸納保存在相關(guān)檔案里，而這些檔案的完善保存，不僅可以為學(xué)校今后的發(fā)展以及各項(xiàng)工作的開展提供有效的依據(jù)，而且有為學(xué)校的未來規(guī)劃提供充足的經(jīng)驗(yàn)。從檔案的管理機(jī)制中，和檔案里相應(yīng)數(shù)據(jù)及資料的分析結(jié)果中，可以顯示出學(xué)校的發(fā)展進(jìn)程以及學(xué)校的管理水平。

1.2檔案的管理保存，有效反應(yīng)學(xué)校的教學(xué)科研水平

學(xué)校教師的各項(xiàng)工作表現(xiàn)都會記錄在檔案中，以及教師獲得的優(yōu)秀獎項(xiàng)和各項(xiàng)成果都會保存在學(xué)校的檔案里，從學(xué)校檔案記錄的資料分析中，就可以很好地顯示出學(xué)校歷年來的成就，同時(shí)為學(xué)校的管理制度提供有力的見解，通過記錄可以很好的顯示出學(xué)校的發(fā)展歷程，并且可以有效的顯示出學(xué)校在各專業(yè)的教學(xué)水平。

通過檔案的形式記錄下各項(xiàng)目的開展經(jīng)過以及結(jié)果，不僅有助于學(xué)校個個階段對工作進(jìn)度的總結(jié)以及反思，而且為學(xué)校未來的規(guī)劃落實(shí)提供有利的參考。

2我國學(xué)校檔案管理工作現(xiàn)狀

2.1在觀念上對檔案管理不夠重視

我國當(dāng)前有很多學(xué)校在進(jìn)行管理的過程中對檔案管理不夠重視，依舊認(rèn)為檔案管理只不過是一種簡單的記錄，主要是為了滿足領(lǐng)導(dǎo)對工作檢查的需要，依舊覺得檔案管理在學(xué)校的工作方面沒有真正的意義，所以很多學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理工作并沒有加以重視，繼而很多檔案管理工作者在管理的時(shí)候也沒有正確的態(tài)度，往往也是敷衍了事，這樣的背景下學(xué)校自身的檔案管理水平也就很難得到有效地提升。

2.2檔案管理制度不完善

因?yàn)閷W(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層對檔案管理工作沒有足夠的重視，所以檔案管理工作的相關(guān)制度也沒進(jìn)行嚴(yán)格的制定，而已有的一些檔案管理制度也不夠健全，使得在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)沒有制度來要求，沒有標(biāo)準(zhǔn)可參考，同時(shí)對檔案管理自身的工作也沒有明確的制度來保障，又因?yàn)閷n案管理工作沒有進(jìn)行監(jiān)督和檢查，檔案管理人員的責(zé)任心就會下降，使檔案管理工作中經(jīng)常會出現(xiàn)文件不及時(shí)整理、資料丟失、數(shù)據(jù)收集不全等現(xiàn)象。

2.3檔案信息開發(fā)和利用情況

針對檔案信息的開發(fā)和利用呈現(xiàn)消極的情況。學(xué)校并沒有將檔案信息的開發(fā)和利用重視起來，導(dǎo)致檔案并沒有發(fā)揮出它應(yīng)用的價(jià)值。同時(shí)，在針對檔案進(jìn)行管理的過程中過于忽視其宣傳和服務(wù)的作用，并沒有做好基礎(chǔ)性工作，讓人們誤以為檔案是密不可宣的文檔，很多管理人員對檔案的認(rèn)識和管理呈現(xiàn)出一個模糊的狀態(tài)。在特殊節(jié)日的時(shí)候，不能更好地利用檔案室借閱和查詢相關(guān)的此案料，這對于新方案的制定產(chǎn)生了消極影響。

3學(xué)校檔案管理規(guī)范化的路徑

3.1進(jìn)一步深化檔案管理的意識

首先，要定期開展相關(guān)的培訓(xùn)工作，使得檔案管理工作者能夠?qū)ο嚓P(guān)的檔案管理知識進(jìn)行及時(shí)的學(xué)習(xí)，使得相關(guān)工作者意識到檔案管理工作自身的重要性，能夠更加自覺的做好相關(guān)的管理工作，檔案管理工作者對學(xué)校的互動都會有比較清晰的了解，能夠依據(jù)不同的內(nèi)容對檔案采取不同的方式進(jìn)行管理。

其次，為了能夠在當(dāng)前科學(xué)發(fā)展觀的指導(dǎo)下將檔案管理的水平進(jìn)一步提升，學(xué)校的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)以身作則，對學(xué)校的檔案管理工作加以重視，號召全學(xué)校的工作者都能夠積極配合并有效開展檔案管理工作。

3.2建立健全檔案管理制度

健全的制度能夠保證工作的順利開展，學(xué)校檔案管理同樣需要健全的制度來引領(lǐng)和規(guī)范。隨著學(xué)校的不斷發(fā)展與壯大，學(xué)校里有很多活動和事宜需要進(jìn)行記錄和整理，因此學(xué)校的檔案管理工作也日趨復(fù)雜。只有建立起合理嚴(yán)格的制度，對檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)做出詳細(xì)的規(guī)定，針對制度可以采取切實(shí)可行的措施對檔案進(jìn)行分類、整理和存檔。檔案管理工作才能有序進(jìn)行。

3.3加強(qiáng)檔案管理人員的綜合素養(yǎng)

隨著學(xué)校的發(fā)展與壯大，檔案管理工作人員的工作量越來越大，同時(shí)檔案管理工作對于學(xué)校發(fā)展來講具有不可替代的作用，因此必須要注重檔案管理人員的綜合素養(yǎng)，且在檔案管理工作實(shí)踐中增強(qiáng)和提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng)。學(xué)?？梢詾闄n案管理人員提供參加相關(guān)活動的機(jī)會，更要鼓勵檔案管理人員參與相關(guān)活動，從而促使檔案管理人員的專業(yè)技能得到提高，更使檔案管理人員認(rèn)識到責(zé)任心和執(zhí)行力的重要性，從而在實(shí)踐工作中注重培養(yǎng)自身的責(zé)任心和執(zhí)行力。

3.4推進(jìn)現(xiàn)代化建設(shè)

隨著科技的發(fā)展社會的進(jìn)步，現(xiàn)代化技術(shù)應(yīng)用更加廣泛，為了進(jìn)一步提高學(xué)校檔案管理工作，保障其能夠順利進(jìn)行，需要推進(jìn)現(xiàn)代化建設(shè)。在這一過程中，可以使用以下兩個方法，第一，在檔案管理的過程中，使用新型的信息管理技術(shù)，改變傳統(tǒng)的檔案管理方法，使用數(shù)字化的方式對其進(jìn)行管理，通過使用這種方法，既能快速對檔案進(jìn)行分類，又能減少了檔案的存放空間。第二，推行電子檔案的使用，通過使用電子檔案，能夠改變傳統(tǒng)的傳遞檔案的方法，并加快檔案的查找速度。通過以上兩種方法推進(jìn)現(xiàn)代化建設(shè)，能夠做好檔案的保密工作，保障學(xué)生個人信息的安全性。

3.5加強(qiáng)檔案信息開發(fā)和利用

檔案信息是整個檔案管理中的重點(diǎn)部分，筆者認(rèn)為強(qiáng)化其信息的開發(fā)和利用對學(xué)校未來的發(fā)展以及檔案管理產(chǎn)生了積極影響。首先，作為校領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)該積極重視檔案信息開發(fā)和利用的工作，保障其原始材料收集工作能順利的進(jìn)行。并且，將所收集的材料按照相關(guān)的規(guī)定進(jìn)行分類和整理，為檔案信息的利用奠定基礎(chǔ)。其次，強(qiáng)化檔案信息管理的宣傳和服務(wù)工作。檔案管理人員可以針對檔案信息利用進(jìn)行知識的普及和宣傳，對教師以及學(xué)生進(jìn)行開放，從而幫助教師和學(xué)生能查閱相關(guān)的內(nèi)容為教師的教育提供資料，為學(xué)生的學(xué)習(xí)提供豐富的經(jīng)驗(yàn)。最后，重視檔案室的建設(shè)形成一個良好的工作環(huán)境，將檔案管理按照不同的內(nèi)容進(jìn)行分類并展示出來，從而讓校內(nèi)的工作人員能更加了解檔案對其有一個清晰的分類和定義，為濃厚的學(xué)術(shù)氛圍奠定基礎(chǔ)。

結(jié)束語：

綜上所述，對學(xué)校的檔案加強(qiáng)管理，對學(xué)校所組織的活動狀況加以就，同時(shí)依據(jù)不一樣的類型檔案進(jìn)行分類以及整理，使得學(xué)校檔案的管理能夠更加規(guī)范化，學(xué)校要進(jìn)一步加強(qiáng)在檔案管理方面所進(jìn)行的投入，比如說硬件以及軟件方面的投入等等，使得學(xué)校檔案管理的自動化的程度能夠得到進(jìn)一步的提升，以更好提升學(xué)校的整體管理質(zhì)量和水平。

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