VBA編程技術(shù)在審計實務(wù)中的應(yīng)用

文 高文生

V isual Basic for Applications（VBA）是Visual Basic的一種語言，是微軟開發(fā)出來在其桌面應(yīng)用程序中執(zhí)行通用的自動化（OLE）任務(wù)的編程語言，主要用來擴(kuò)展Windows的應(yīng)用程序功能，特別是Microsoft Office軟件。人們常見的辦公軟件Office軟件中的Word、Excel、Access、Powerpoint都可以利用VBA語言，使這些軟件的應(yīng)用更加高效。

Excel是微軟辦公套裝軟件的一個重要組成部分，它可以進(jìn)行各種數(shù)據(jù)的處理、統(tǒng)計分析和輔助決策操作，廣泛應(yīng)用于眾多領(lǐng)域。Excel提供的VBE環(huán)境，提供了VBA代碼設(shè)計環(huán)境，可對Excel表格中的數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，本案例使用的是Excel 2007版。

一、利用VBA編程技術(shù)開展審計的案例背景

以對某企業(yè)開展產(chǎn)品價格折讓政策執(zhí)行情況管理效益審計項目為例。審前調(diào)查階段發(fā)現(xiàn)價格折讓銷售業(yè)務(wù)所涉及的相關(guān)數(shù)據(jù)完整齊全，但數(shù)據(jù)量大，總數(shù)據(jù)量近25萬條，如果按照常規(guī)審計中人工查找分析方法進(jìn)行審計，工作量龐大，審計人員力量不足；若采取抽樣審計的方法，抽樣率10%時，抽樣數(shù)據(jù)量也達(dá)兩萬多條，按時完成審計任務(wù)的難度較大。因此，迫切需要創(chuàng)新審計方法，提高審計效率。經(jīng)過審慎考慮，最終決定嘗試采用大數(shù)據(jù)思維方式，利用Excel提供的VBE環(huán)境，使用VBA語言編制程序代碼，對全部數(shù)據(jù)進(jìn)行加工處理，在提高工作效率的同時，由總體性分析取代抽樣分析，力求更全面、更深刻地掌握審計業(yè)務(wù)實質(zhì)，有效把握審計風(fēng)險。

二、VBA編程技術(shù)在審計實務(wù)中的具體應(yīng)用

（一）梳理價格折讓業(yè)務(wù)流程，確定數(shù)據(jù)間的邏輯關(guān)系

價格折讓業(yè)務(wù)流程大致如下：每月價格管理部門依據(jù)ERP系統(tǒng)銷售訂單完成情況，計算客戶計劃完成相關(guān)數(shù)據(jù)；銷售部門據(jù)此編制客戶月度考評明細(xì)表，確定客戶是否達(dá)標(biāo)，計算客戶應(yīng)享受的價格折讓金額等，并向價格管理部門提報客戶折讓價格申請表；價格管理部門據(jù)此編制折讓價格文件；折讓價格文件經(jīng)審批后，由銷售部門在ERP系統(tǒng)中通過執(zhí)行折讓銷售訂單方式完成對客戶折讓兌現(xiàn)工作。根據(jù)這一流程主線，數(shù)據(jù)關(guān)系如下：ERP銷售訂單數(shù)據(jù)和客戶計劃完成數(shù)據(jù)產(chǎn)生達(dá)標(biāo)客戶應(yīng)享受折讓金額數(shù)據(jù)，折讓價格申請表產(chǎn)生折讓價格文件，執(zhí)行折讓價格文件的銷售訂單產(chǎn)生折讓銷售訂單數(shù)據(jù)。理清數(shù)據(jù)關(guān)系對于VBA編程設(shè)計獲取審計疑點十分必要。

（二）整理中間表數(shù)據(jù)，進(jìn)行數(shù)據(jù)格式化

首先，針對客戶折讓考評結(jié)果數(shù)據(jù)和折讓價格文件數(shù)據(jù)，按月度將分散的電子版數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總，由于這些數(shù)據(jù)來自各銷售部門，相關(guān)客戶名稱、產(chǎn)品牌號、訂單日期、訂單數(shù)量等信息是否準(zhǔn)確，需要進(jìn)行大量數(shù)據(jù)格式化和規(guī)范化工作?？蛻魬?yīng)享受折讓金額數(shù)據(jù)和折讓價格文件這兩個重要的數(shù)據(jù)中間表，是向客戶價格折讓的目標(biāo)數(shù)據(jù)；其次，自ERP系統(tǒng)導(dǎo)出銷售訂單數(shù)據(jù)和客戶計劃完成數(shù)據(jù)，整理成適合VBA語言處理的格式化中間表數(shù)據(jù)，這兩個中間表數(shù)據(jù)是客戶價格折讓的結(jié)果數(shù)據(jù)。

VBA程序處理的對象是這些中間表數(shù)據(jù)，中間表數(shù)據(jù)是格式化后的原始數(shù)據(jù)，繼承了原始數(shù)據(jù)的有效屬性。

（三）進(jìn)行VBA代碼編程，處理數(shù)據(jù)，確定審計疑點

以處理中間表數(shù)據(jù)為計算基礎(chǔ)，以數(shù)據(jù)間的邏輯關(guān)系為主線，確定查找審計疑點的VBA編程思路。

1.在客戶月度考評結(jié)果明細(xì)表審查環(huán)節(jié)，需要以ERP實際訂單數(shù)據(jù)為依據(jù)，通過循環(huán)方式逐條核查前后兩期的客戶上半月和月度銷量、上半月和月度銷售計劃執(zhí)行率、客戶月均銷量、客戶級別與折讓標(biāo)準(zhǔn)、達(dá)標(biāo)客戶應(yīng)享受折讓額度等相關(guān)數(shù)據(jù)。審計人員在VBA程序中設(shè)置的代碼用于獲取相關(guān)審計疑點。例如，在判斷客戶上半月銷量數(shù)據(jù)的填報數(shù)據(jù)是否與ERP中的實際數(shù)據(jù)一致時，通過以下VBA代碼設(shè)計，有效確定審計疑點。

在VBA代碼編程過程中，使用工作表函數(shù)，可以減少代碼編程工作量，起到事半功倍的作用。以下是在滿足六個條件的情況下，通過調(diào)用工作表sumifs()函數(shù)，計算某客戶上半月銷量和的VBA程序代碼。

2.在審查折讓價格文件執(zhí)行效果時，由于ERP銷售訂單數(shù)據(jù)既包含折讓銷售訂單，也包括非折讓銷售訂單，因此需要將折讓價格文件中的相關(guān)客戶名稱、產(chǎn)品牌號、折讓單價、訂單數(shù)量等關(guān)鍵數(shù)據(jù)在ERP銷售訂單數(shù)據(jù)中進(jìn)行定位查找，查找到相關(guān)結(jié)果后需確認(rèn)滿足條件的訂單次數(shù)和訂單總銷量，再與價格文件規(guī)定的要素比較，通過確認(rèn)是否執(zhí)行折讓單價、是否多次折讓、是否折讓金額相同、是否超過規(guī)定數(shù)量等情況的判斷，達(dá)到獲取審計疑點的目的。以下為通過ERP系統(tǒng)訂單銷量與價格文件規(guī)定的銷量進(jìn)行對比后確定審計疑點的相關(guān)VBA代碼設(shè)計思路。

如圖1所示，該客戶價格文件規(guī)定銷售數(shù)量應(yīng)為30噸，VBA程序計算結(jié)果為33噸，確定為審計疑點。

程序設(shè)計是按照月份為計算頻次進(jìn)行疑點篩查，某月所有銷售部門折讓價格文件執(zhí)行環(huán)節(jié)的檢查在幾分鐘之內(nèi)完成，相比人工排查方式，極大地提高了工作效率。

3.將客戶月度考評結(jié)果明細(xì)表和折讓價格文件執(zhí)行后確定的折讓訂單數(shù)據(jù)進(jìn)行表格化，生成直觀的各年度客戶價格折讓兌現(xiàn)表，如表1所示。

圖1 折讓價格文件執(zhí)行情況檢查情況表

表1 所屬XX分公司客戶價格折讓兌現(xiàn)表（2016年各月統(tǒng)計）

根據(jù)表1生成按客戶統(tǒng)計的各年月折讓兌現(xiàn)總表，如表2所示，分析客戶的各年度兌現(xiàn)情況，為分析疑點和判斷問題提供依據(jù)。觀察表2數(shù)據(jù)，發(fā)現(xiàn)該客戶2016年7月在折讓申請額度為“零”時向其兌現(xiàn)價格折讓6440.00元，確定為審計疑點。

把2015年度客戶價格折讓兌現(xiàn)表數(shù)據(jù)取到某客戶折讓兌現(xiàn)表總表中的VBA程序代碼如圖2所示。

（四）分析審計疑點，完成后續(xù)審計工作

需結(jié)合業(yè)務(wù)實質(zhì)進(jìn)行審計疑點分析，向相關(guān)銷售部門征求意見反饋，并對反饋情況進(jìn)行評估，經(jīng)過篩選與剔除后，確認(rèn)審計發(fā)現(xiàn)，再完成其他后續(xù)審計工作。

表2 XX分公司所屬客戶茂名市…有限公司折讓兌現(xiàn)總表

圖2 某客戶折讓兌現(xiàn)表總表中的VBA程序代碼

三、應(yīng)用VBA編程技術(shù)開展審計的主要成效

一是本次審計按照大數(shù)據(jù)處理數(shù)據(jù)的思維方式，由總體性分析取代抽樣分析，以數(shù)據(jù)間邏輯關(guān)系為基礎(chǔ)，編制VBA程序，對全部業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)逐條進(jìn)行加工分析，審計疑點無一漏網(wǎng)，在大幅提高工作效率的同時，達(dá)到了切實降低審計風(fēng)險的目的。

二是本次審計以折讓價格文件為依據(jù)，通過執(zhí)行VBA程序，在ERP銷售訂單中查找識別折讓銷售訂單，最終形成2015-2017年折讓銷售訂單數(shù)據(jù)，共計數(shù)萬條記錄，解決了企業(yè)管理部門在目前ERP系統(tǒng)常規(guī)操作條件下無法獲取完整折讓銷售訂單數(shù)據(jù)庫的難題，有效完善了企業(yè)數(shù)據(jù)資產(chǎn)管理。

三是本次審計揭示了價格折讓業(yè)務(wù)實施過程中的管理薄弱環(huán)節(jié)，表現(xiàn)在折讓價格文件申請資料中客戶名稱和產(chǎn)品牌號不準(zhǔn)確等基礎(chǔ)信息質(zhì)量不高、客戶價格折讓應(yīng)享受金額計算不準(zhǔn)確、未控制客戶折讓額度進(jìn)行折讓兌現(xiàn)等方面，提出企業(yè)加強價格折讓管理的相關(guān)建議，切實發(fā)揮出審計服務(wù)于企業(yè)管理的職能作用。