對電子檔案管理工作的思考

侯海霞

摘要：隨計(jì)算機(jī)技術(shù)與大數(shù)據(jù)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，電子檔案逐漸取代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案。本文從電子檔案的來源出發(fā)，針對目前檔案管理工作的新需求，對電子檔案自身特點(diǎn)和形成管理特點(diǎn)予以研究分析，提出相對性的解決措施和管理方法，以提升管理質(zhì)量。管理部門應(yīng)采取及時(shí)更新硬件設(shè)施，制定明確的檔案接收格式，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)防范程序等措施，以提升電子檔案管理效率。

關(guān)鍵詞：檔案電子化;管理措施;

引言：計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展帶來了各行各業(yè)的技術(shù)革新，檔案管理部門也逐步減少了紙質(zhì)檔案的使用，開始向數(shù)字化的電子檔案過渡，電子具有存儲方便、增補(bǔ)便捷等特點(diǎn)，但也存在諸如安全性差、格式要求高等問題，檔案管理人員要立足問題，把握電子檔案的管理要求，做到工作方法得當(dāng)，工作措施得力，提升電子檔案管理效率，發(fā)揮電子檔案管理服務(wù)優(yōu)勢。

1、電子檔案的來源

傳統(tǒng)的檔案保存方式一般是紙質(zhì)檔案，即通過手寫或打印等方式，將有關(guān)資料保存在紙面上，然后再由專人進(jìn)行歸集與整理，設(shè)置特定的空間對紙質(zhì)檔案進(jìn)行分類存放。但隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，電子檔案也變得越來越普及，成為各單位檔案管理的重要內(nèi)容，在服務(wù)單位發(fā)展中起到了重要作用。電子檔案是將信息儲存在磁盤或網(wǎng)絡(luò)云端中，存儲了各種電子、圖像、文件等信息格式。電子檔案的產(chǎn)生，有力的釋放了檔案存儲空間，而且還提升了檔案管理的工作效率。

2電子檔案的特點(diǎn)

電子檔案作為對紙質(zhì)檔案的優(yōu)化與替代品，其在許多方面幾乎均優(yōu)于紙質(zhì)檔案，但由于其對網(wǎng)絡(luò)平臺的依賴，在實(shí)際應(yīng)用中也存在著一定的缺陷。

2.1電子檔案的優(yōu)勢

電子檔案與普通檔案相比，在很多方面具有顯著的優(yōu)越性。首先，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案需要有專門的檔案室存放文檔，且對檔案室的環(huán)境具有較高的要求，需要具備低溫且干燥的文件存儲環(huán)境，否則不利于紙質(zhì)檔案的長久保存，且儲存條件不當(dāng)可能會導(dǎo)致紙質(zhì)檔案面臨風(fēng)化、霉變的狀況。電子檔案存儲方式較多，可以硬盤、光盤和數(shù)據(jù)庫儲存，其存儲環(huán)境要求低，完全不同于紙質(zhì)檔案。其次，利用電子檔案查找信息非常方便，可以實(shí)現(xiàn)關(guān)鍵詞搜索形式予以查詢信息，而傳統(tǒng)檔案查詢信息則需要工作人員在檔案室中進(jìn)行翻找，檔案信息的查詢效率極低。此外，利用電子檔案對信息進(jìn)行增添刪改十分便捷，若需要對電子檔案進(jìn)行補(bǔ)充，只需要將新文件上傳到電腦中，省時(shí)省力，而對紙質(zhì)文檔的補(bǔ)充則需要利用大量的人力，尤其是批量添加新資料時(shí)，電子檔案可以實(shí)現(xiàn)一鍵添加，而紙質(zhì)檔案需要人工逐個(gè)查找補(bǔ)充，容易造成時(shí)間的浪費(fèi)。另外，電子檔案還可以實(shí)現(xiàn)內(nèi)部共享，不同的科室可根據(jù)需求具備查看檔案的權(quán)限，而無需將查看檔案申請?zhí)峤坏缴霞墸儆缮霞墏鬟_(dá)到檔案室，簡化了檔案管理程序，提高了工作成效。尤其是對于異地分支公司而言，查找紙質(zhì)檔案需要向總部提交申請，信件的傳送往往需要幾天甚至半月的時(shí)間，而電子檔案可以實(shí)現(xiàn)即時(shí)的信息傳輸，大大縮短了信息流通時(shí)間。

2.2電子檔案的不足

與紙質(zhì)檔案相比，電子檔案也存在一定的缺陷。電子檔案儲存在計(jì)算機(jī)中，其本質(zhì)是代碼的排列組合，這就給不法分子留下了篡改與竊取的空間，如果沒有設(shè)置好相應(yīng)的安全保護(hù)程序，檔案就存在著被盜風(fēng)險(xiǎn)。紙質(zhì)檔案一般有專人值守，且有24小時(shí)監(jiān)控，犯罪風(fēng)險(xiǎn)高，竊取相對困難。此外，電子檔案需要借助網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸，一旦網(wǎng)絡(luò)信號不良或受到外界干擾，有可能會出現(xiàn)數(shù)據(jù)沒有上傳成功或者無法及時(shí)查閱所需信息的風(fēng)險(xiǎn)。由于電子檔案需要由計(jì)算機(jī)統(tǒng)一處理，因此對于模板格式的一致化也提出了更高的要求，若個(gè)人提交的檔案不符合規(guī)定，容易出現(xiàn)計(jì)算機(jī)讀取不成功，檔案無法儲存的問題。

3、電子檔案管理效率提升策略

電子檔案與紙質(zhì)檔案具有不同的特點(diǎn)，因而在管理電子檔案時(shí)，應(yīng)具體問題具體分析，針對電子檔案自身存在的優(yōu)勢及不足制定相應(yīng)的管理措施，規(guī)范電子檔案的管理與利用。

3.1制定明確的檔案接收格式

單位因根據(jù)自身檔案用途，明確統(tǒng)一的檔案接收格式，以便于檔案管理系統(tǒng)的儲存與讀取，防止因檔案格式不同導(dǎo)致系統(tǒng)無法讀取的現(xiàn)象的發(fā)生。單位應(yīng)在下發(fā)檔案收集的文件時(shí)，清晰準(zhǔn)確地申明檔案的基本模板與存儲格式。同時(shí)，指定專人審查上交的檔案，防止因格式不正確影響檔案讀取效率。

3.2及時(shí)更新電子設(shè)備

電子檔案的存儲與讀取都依靠計(jì)算機(jī)來完成，因此各單位應(yīng)重視相關(guān)管理設(shè)備的配置，及時(shí)開展更新、維護(hù)和保養(yǎng)，提供優(yōu)秀的電子化平臺，以便更好地實(shí)現(xiàn)對檔案的存儲與調(diào)用。及時(shí)更新平臺有助于增加平臺的功能，利于各部門實(shí)現(xiàn)多樣化、個(gè)性化的需求，從而提高檔案管理效率。

3.3根據(jù)需求明確部門查看權(quán)限

電子檔案與普通紙質(zhì)檔案相比，可以實(shí)現(xiàn)各部門根據(jù)需求在檔案管理平臺快速地抽取檔案。但檔案具有私密性的特點(diǎn)，且各部門需要查詢的檔案往往是只是個(gè)人全部檔案的一部分，若允許每個(gè)部門都能完整地讀取檔案，不利于對個(gè)人隱私的保護(hù)。因此，應(yīng)根據(jù)部門的需求明確各部門應(yīng)具備的權(quán)限，既能保證各部門可以獲取所需的資料，又能實(shí)現(xiàn)對個(gè)人隱私的保護(hù)。

3.4細(xì)致準(zhǔn)確地分類以提升效率

在對電子檔案進(jìn)行歸集時(shí)，因盡可能細(xì)致化地對檔案的內(nèi)容進(jìn)行分類整理。對檔案整理的越細(xì)致，檔案抽取時(shí)所能獲得的有效信息越準(zhǔn)確，檔案利用質(zhì)量越高。如果不實(shí)施嚴(yán)格細(xì)致的檔案數(shù)據(jù)分類措施，會導(dǎo)致檔案信息粗糙且不準(zhǔn)確，雖然看似在檔案儲存時(shí)節(jié)省了時(shí)間，但并不利于檔案的查找，使信息的精度降低，無法最大化發(fā)揮電子檔案的價(jià)值。

3.5制定風(fēng)險(xiǎn)防范程序

技術(shù)部門應(yīng)為信息管理平臺編寫保護(hù)程序，防止黑客入侵竊取或篡改信息數(shù)據(jù)，為電子檔案構(gòu)筑一張安全的防護(hù)網(wǎng)。同時(shí)單位應(yīng)派遣專門的技術(shù)人員定期對電子檔案管理平臺進(jìn)行安全檢測，及時(shí)修補(bǔ)漏洞，防止信息盜取行為，最大化減小風(fēng)險(xiǎn)。單位也應(yīng)制定風(fēng)范防范程序，一旦發(fā)生信息泄露的狀況，應(yīng)根據(jù)程序與預(yù)案及時(shí)止損，避免造成更大的損失。

結(jié)語

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的飛速發(fā)展產(chǎn)生了數(shù)字化的電子檔案管理平臺，提升了檔案管理的效率，有利于檔案的調(diào)取與增補(bǔ)維護(hù)，但同時(shí)也對于網(wǎng)絡(luò)平臺建設(shè)以及信息安全防護(hù)提出了更高的要求，各單位應(yīng)正確認(rèn)識電子檔案的優(yōu)缺點(diǎn)，及時(shí)更新硬件設(shè)施，細(xì)致化準(zhǔn)確化對檔案進(jìn)行分類，制定多種防范程序應(yīng)對不同的風(fēng)險(xiǎn)，以安全高效管理利用好電子檔案。

參考文獻(xiàn)

[1]祝敏.電子檔案管理的技術(shù)更新與制度建設(shè)[J].蘭臺內(nèi)外，2022（06）：43-45.

[2]徐穎鈞.基于大數(shù)據(jù)時(shí)代的醫(yī)院電子檔案管理措施[J].黑龍江檔案，2022（01）：255-257.

[3]祝敏.電子檔案管理的技術(shù)更新與制度建設(shè)[J].蘭臺內(nèi)外，2022（06）：43-45.