城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)問題的思考

劉艷 梁華猛

摘要：我國國民經(jīng)濟不斷增長，城市發(fā)展速度加快，城市建設(shè)的規(guī)模在不斷擴大。城建檔案管理工作是城市基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的重要組成部分，但傳統(tǒng)的城建檔案管理工作已經(jīng)難以滿足現(xiàn)代發(fā)展需求，需要對城建檔案工作進行改革，利用我國先進的科學技術(shù)展開城建檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，提高檔案的利用率和服務(wù)質(zhì)量，城建檔案管理工作往信息化方向邁進，對城市建設(shè)來說具有現(xiàn)實意義。但目前在我國城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)過程中仍存在較多的問題，急需改進，加大對城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的資金投入，提高城市管理水平。本文對城建檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的問題加以分析，并針對這些問題提出相應(yīng)的解決對策。

關(guān)鍵詞：城建檔案管理；數(shù)字化建設(shè)；問題；對策

城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)，對于檔案管理工作發(fā)展具有十分深遠的社會意義，為了更好地順應(yīng)時代發(fā)展需要，推動城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)，為城市建設(shè)和規(guī)劃提供更為充分的保障。

1 城建檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的問題

1.1 管理信息的缺失

在城建檔案管理中會因信息網(wǎng)絡(luò)的不穩(wěn)定性造成檔案資料的缺失，影響管理的有效性。在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理中，信息資料相對比較穩(wěn)定，基本不會發(fā)生改變。但利用數(shù)字化的管理模式，在管理的過程中不論是計算機軟件的問題、硬件設(shè)施的問題、信息網(wǎng)絡(luò)的問題還是人為因素，都會影響檔案資料的穩(wěn)定性，造成檔案資料的缺失。尤其是一些重要信息資料的缺失將嚴重影響城建過程中信息資料的完整性，給城建信息的應(yīng)用造成不便。

1.2 資金投入難以滿足建設(shè)的需求

由于數(shù)字化建設(shè)需要計算機技術(shù)和相應(yīng)的技術(shù)設(shè)備支持，與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式不同，因此建設(shè)成本比傳統(tǒng)的檔案管理成本較高，但在數(shù)字化建設(shè)時，對技術(shù)設(shè)備的采購工作中存在嚴重的資金匱乏的現(xiàn)象，從而導致服務(wù)器或計算機等硬件設(shè)備短缺，不能滿足資料存儲的需求，因此城建檔案管理的數(shù)字化建設(shè)進程發(fā)展緩慢，數(shù)字化建設(shè)工作難以有效開展。

1.3 管理信息的泄露

城建檔案是城市規(guī)劃、城市建設(shè)的重要依據(jù)，為城市規(guī)劃提供有效的歷史信息，為城市建設(shè)給予必要的指導。但城建檔案資料具有保密性，除了一些可以對外公布的資料外，大部分資料是要進行嚴密管理的，不得泄露。但利用數(shù)字化的管理模式，城建檔案信息很容易被篡改，甚至造成泄露。一些不法分子會對城建檔案管理信息系統(tǒng)進行攻擊，對信息進行盜取，影響城建檔案信息的安全性。因而，相對于紙質(zhì)檔案資料的管理，數(shù)字化的城建檔案資料的管理更應(yīng)重視信息的安全。

2 城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的措施

2.1 對城建檔案數(shù)字化管理工作進行合理規(guī)劃

由于承建檔案管理工作十分復雜，具有系統(tǒng)性特征，現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案內(nèi)容繁雜，將紙質(zhì)檔案向數(shù)字化檔案轉(zhuǎn)變需要對城建檔案管理的數(shù)字化建設(shè)工作進行合理的規(guī)劃。首先，應(yīng)將現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案按照檔案的類別、年份等方面進行分類，再將分類后的檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字檔案，數(shù)字化檔案的分類是紙質(zhì)檔案分類的基礎(chǔ)上執(zhí)行的；其次，工作人員在進行檔案管理工作時，需要根據(jù)檔案的重難點工作進行及時解決，為后續(xù)環(huán)節(jié)提供方便；最后，要對每一個環(huán)節(jié)都安排負責人，確保檔案整理、檔案分類、檔案錄入和檔案存儲工作有專人負責，提高數(shù)字化檔案建設(shè)的準確性和工作效率。

2.2 做好全面規(guī)劃

城建檔案數(shù)字化建設(shè)中，前期規(guī)劃工作是一項十分重要的工作，將大量的紙質(zhì)檔案資料信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案，工作量十分龐大，需要耗費大量的時間和精力。數(shù)字化建設(shè)中，需要對檔案館內(nèi)部的信息資源儲藏量具有一定的了解，深入調(diào)查分析后，才可以突出工作重點，根據(jù)檔案類型有針對性地開展數(shù)字化建設(shè)活動。

2.3 統(tǒng)一標準的制定

由于缺乏統(tǒng)一的科學的標準，在城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)中，會給后期的資料查找?guī)碓S多問題，影響具體的操作，并且難以實現(xiàn)真正意義上的資源共享，給管理造成巨大的困擾。因而在城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)中應(yīng)制定統(tǒng)一的科學的標準，使得紙質(zhì)資料在轉(zhuǎn)化為數(shù)字資料的過程中，能按照統(tǒng)一的標準進行操作，因而在管理的時候能進行統(tǒng)一的管理，無需將不同的格式進行轉(zhuǎn)化，從而方便資料的查找，切實做到資料共享。

2.4 數(shù)字化管理模式的應(yīng)用與推廣

隨著現(xiàn)代科技的發(fā)展，在城建檔案管理中推行數(shù)字化的管理模式是時代發(fā)展的需要。因而在城建檔案數(shù)字化建設(shè)中，應(yīng)突出其建設(shè)的重要性與意義，以獲得各方的支持。在具體的建設(shè)過程中，應(yīng)加大城建檔案管理數(shù)字化的建設(shè)力度，對數(shù)字化檔案管理模式進行推廣，在具體的建設(shè)過程中，應(yīng)充分發(fā)揮城建檔案管理部門的職能，通過城建檔案數(shù)字管理模式的應(yīng)用，主動建設(shè)數(shù)字化的檔案管理。城建檔案管理部門作為社會資源的集中部門，應(yīng)重視數(shù)字化檔案管理的建設(shè)，在建設(shè)的過程中，著力建設(shè)一個檔案管理服務(wù)平臺，從而建立兩方面的資源管理模式，因為檔案的一部分資料是可以公開查閱的，而另一部分則是內(nèi)部的資料，不便于對外開放。因而在建設(shè)中應(yīng)建立統(tǒng)一門戶，以實現(xiàn)資源共享，而另一方面應(yīng)建立內(nèi)部的資源利用平臺，方便內(nèi)部資料的查找，并進行必要的加密處理，防止資料的泄露。此外，還應(yīng)對資料進行備份處理，防止因數(shù)字化資料的不穩(wěn)定性，造成資料的丟失?？偠灾?，在管理中應(yīng)對數(shù)字化的檔案管理模式進行推廣，并且履行好檔案管理部門的職責，提高城建檔案管理數(shù)字化水平。

2.5 提高檔案管理水平和信息建設(shè)

在城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)中對計算機技術(shù)的依賴性較強。在資源庫整理過程中，由于城建檔案的資源類型繁多，需要對數(shù)據(jù)進行出巡，通過多媒體數(shù)據(jù)庫、目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫對數(shù)據(jù)進行整合，將復雜數(shù)據(jù)信息簡單的呈現(xiàn)出來。還要加強系統(tǒng)的安全建設(shè)，提高城建檔案的利用價值，促進城市建設(shè)和發(fā)展，在檔案管理工作中需要對訪問用戶進行安全認證和實名身份認證，提高檔案資源管理的安全性，防止系統(tǒng)遭受攻擊和損壞。

3 結(jié)語

綜上所述，城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)是應(yīng)時代發(fā)展需求，提高城建檔案管理水平的主要途徑，在建設(shè)過程中需要充分考慮到數(shù)字化檔案信息管理的安全問題和系統(tǒng)穩(wěn)定性，有針對性地開展工作。

參考文獻

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[2]楊元元.城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)問題的思考[J].大科技，2013.

作者信息：劉艷，身份證號碼：411424198712028869

作者信息：梁華猛，身份證號碼：412725198608300037