企業(yè)文檔管理現(xiàn)代化探究

■劉立春/福建省福清市三山鎮(zhèn)福清核電有限公司

一、前言

在改革開(kāi)放深入實(shí)施的新形勢(shì)下，中小企業(yè)如雨后春筍般不斷增多。尤其在近年來(lái)，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷更新，企業(yè)在經(jīng)營(yíng)管理中逐漸趨向于現(xiàn)代化和信息化。根據(jù)對(duì)當(dāng)前社會(huì)發(fā)展進(jìn)程中企業(yè)經(jīng)營(yíng)現(xiàn)狀的分析，發(fā)現(xiàn)傳統(tǒng)的檔案管理，在一定程度上限制了企業(yè)的進(jìn)步與發(fā)展。為了有效的促進(jìn)企業(yè)的創(chuàng)新性發(fā)展，本文展開(kāi)了相應(yīng)的探討。通過(guò)對(duì)企業(yè)文檔管理現(xiàn)狀及未來(lái)現(xiàn)代化發(fā)展的措施分析，可以為日后促進(jìn)企業(yè)的進(jìn)步，奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，具有現(xiàn)實(shí)研究?jī)r(jià)值。

二、企業(yè)文檔管理現(xiàn)狀的分析

（一）文檔管理意識(shí)相對(duì)薄弱

近年來(lái)，由于文檔管理意識(shí)不足，而導(dǎo)致企業(yè)發(fā)展受到嚴(yán)重阻礙的現(xiàn)象屢見(jiàn)不鮮。因此，本文在研究中首先對(duì)文檔管理的意識(shí)進(jìn)行分析。據(jù)調(diào)查結(jié)果顯示，當(dāng)前部分地區(qū)的企業(yè)在經(jīng)營(yíng)發(fā)展中，明顯存在文檔管理意識(shí)薄弱的顯現(xiàn)［1］。首先，企業(yè)管理者缺乏對(duì)文檔管理的認(rèn)識(shí)和重視。部分企業(yè)管理者在企業(yè)經(jīng)營(yíng)中，將企業(yè)的發(fā)展重點(diǎn)放在了企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益和未來(lái)發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)上，極大程度上忽視了對(duì)企業(yè)內(nèi)部的文檔管理，導(dǎo)致企業(yè)文檔管理較為混亂，權(quán)責(zé)和界限相對(duì)模糊。此外，文檔管理部門的缺乏。部分企業(yè)在發(fā)展中并未根據(jù)實(shí)際發(fā)展情況，建立相應(yīng)的文檔管理部門，企業(yè)內(nèi)部一般存放于資料室；同時(shí)，缺乏對(duì)技術(shù)項(xiàng)目相關(guān)信息的及時(shí)更新，極大程度上提高了企業(yè)信息的失真性。

（二）缺乏專業(yè)化的文檔管理人才

在當(dāng)前企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展中，文檔管理人才的缺乏，在一定程度上限制了企業(yè)文檔管理的發(fā)展。由于企業(yè)管理者缺乏對(duì)企業(yè)文檔管理的重視，因此其對(duì)文檔管理工作人員也存在相應(yīng)的忽視［2］。由此導(dǎo)致，企業(yè)文檔管理的工作人員為非專業(yè)畢業(yè)，對(duì)于文檔管理的具體工作了解度不足，缺乏工作的專業(yè)性，甚至部分文檔管理人員無(wú)法獨(dú)立的完成文檔管理工作，將不同的文檔混亂的放在一起，無(wú)意中增加了文檔管理的工作量。此外，部分文檔管理工作人員在對(duì)文檔進(jìn)行管理和歸類時(shí)，仍主要以傳統(tǒng)的歸類方法為主。而在當(dāng)前信息化社會(huì)中，隨著文檔種類的不斷增多、內(nèi)容的不斷復(fù)雜，傳統(tǒng)歸類方法已經(jīng)無(wú)法適用于現(xiàn)代文檔的管理工作中。

三、企業(yè)文檔管理現(xiàn)代化的措施研究

（一）提高企業(yè)文檔管理意識(shí)

針對(duì)當(dāng)前部分企業(yè)存在的文檔管理意識(shí)薄弱現(xiàn)象，應(yīng)充分提高企業(yè)文檔管理的意識(shí)。首先，加強(qiáng)對(duì)企業(yè)管理者的培養(yǎng)，提高企業(yè)管理者的文檔管理意識(shí)。定期組織企業(yè)管理者會(huì)議，在會(huì)議中主要學(xué)習(xí)國(guó)外先進(jìn)的經(jīng)營(yíng)理念和模式。同時(shí)，播放企業(yè)文檔管理相關(guān)視頻，討論企業(yè)文檔管理開(kāi)展的必要性。由此，使企業(yè)二管理者通過(guò)會(huì)議的方式，充分提高對(duì)文檔管理的認(rèn)識(shí)。此外，企業(yè)管理者自身要加強(qiáng)對(duì)文檔管理的學(xué)習(xí)。在業(yè)余時(shí)間多觀看其他企業(yè)文檔管理的視頻，學(xué)習(xí)文檔管理的相關(guān)知識(shí)，并通過(guò)公示板和企業(yè)網(wǎng)站的方式，鼓勵(lì)企業(yè)員工實(shí)現(xiàn)對(duì)文檔管理知識(shí)的掌握，以此提高企業(yè)全員文檔管理意識(shí)。此外，建立專門的企業(yè)文檔管理部門。根據(jù)企業(yè)的發(fā)展的實(shí)際情況，企業(yè)管理者可以建立文檔管理部門，并設(shè)置檔案管理經(jīng)驗(yàn)豐富的員工為部長(zhǎng)，對(duì)文檔管理相關(guān)工作進(jìn)行科學(xué)有序的管理，權(quán)責(zé)分明，從根本上提高企業(yè)文檔的管理意識(shí)。

（二）加強(qiáng)對(duì)企業(yè)文檔管理人才的培養(yǎng)

從某種角度來(lái)說(shuō)，人才是企業(yè)綜合實(shí)力提升的重要保障。通過(guò)加強(qiáng)對(duì)企業(yè)文檔管理人才的培養(yǎng)，提高企業(yè)文檔管理現(xiàn)代化水平，是十分重要的。在加強(qiáng)對(duì)企業(yè)文檔管理人才培養(yǎng)時(shí)，第一，要加強(qiáng)對(duì)文檔管理人才專業(yè)性的重視。企業(yè)管理者應(yīng)注重對(duì)文檔管理人才的招聘，在招聘過(guò)程中，了解應(yīng)聘者的學(xué)歷水平、專業(yè)和文檔管理的經(jīng)驗(yàn)，通過(guò)筆試、面試和隨機(jī)考察等方式，掌握應(yīng)聘者的隨機(jī)應(yīng)變能力。最終，在眾多應(yīng)聘者中選取學(xué)歷較高、經(jīng)驗(yàn)相對(duì)豐富的文檔管理專業(yè)性人才，從根本上提高文檔管理人才的專業(yè)水平。第二，定期對(duì)文檔管理人才實(shí)施培訓(xùn)。根據(jù)文檔管理人才在工作中的表現(xiàn)，定期組織開(kāi)展系統(tǒng)、科學(xué)的培訓(xùn)。培訓(xùn)內(nèi)容主要包括文檔管理的內(nèi)容、文檔管理的技巧、文檔管理的注意事項(xiàng)等，同時(shí)也要加強(qiáng)對(duì)文檔管理人才工作責(zé)任心和耐心的培養(yǎng)。以此，充分促進(jìn)企業(yè)文檔管理人才的全面性發(fā)展，為提升文檔管理的現(xiàn)代化水平，奠定基礎(chǔ)。

四、結(jié)語(yǔ)

當(dāng)前社會(huì)發(fā)展進(jìn)程中，在經(jīng)濟(jì)文化繁榮發(fā)展的支持下，我國(guó)較多的企業(yè)均取得了顯著的成就。絕大多數(shù)企業(yè)在經(jīng)營(yíng)發(fā)展中，均認(rèn)識(shí)到了檔案管理現(xiàn)代化水平，對(duì)企業(yè)未來(lái)發(fā)展的重要性。但是，仍有少數(shù)企業(yè)在經(jīng)營(yíng)過(guò)程中，缺乏對(duì)現(xiàn)代化檔案管理的重視。針對(duì)當(dāng)前企業(yè)文檔管理的現(xiàn)狀，本文主要從文檔管理意識(shí)和文檔管理人才兩方面，展開(kāi)對(duì)企業(yè)文檔管理現(xiàn)狀的分析。同時(shí)，從提高企業(yè)文檔管理意識(shí)和培養(yǎng)文檔管理人才方面，重點(diǎn)分析企業(yè)文檔管理現(xiàn)代化的措施。期望通過(guò)本文關(guān)于文檔管理現(xiàn)代化相關(guān)內(nèi)容的分析，可以為日后提升企業(yè)文檔管理水平，提供寶貴的建議。

［1］劉海霞.與時(shí)俱進(jìn)，開(kāi)創(chuàng)現(xiàn)代建筑企業(yè)檔案管理工作新思路［J］.中外企業(yè)家，2017,04(16):69~70.

［2］耿潔.企業(yè)文書檔案現(xiàn)代化管理和傳統(tǒng)化管理對(duì)比分析［J］.城建檔案 ,2017，01(05):75~76.