基于大數(shù)據(jù)視野下檔案管理思維方式的轉(zhuǎn)變

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/吉林省第五地質(zhì)調(diào)查所

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展與進(jìn)步，大數(shù)據(jù)被廣泛應(yīng)用到各個(gè)行業(yè)，受到了人們的高度重視。在大數(shù)據(jù)的時(shí)代背景下，傳統(tǒng)思維已經(jīng)無法適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求，檔案管理部門及工作人員要對其進(jìn)行摒棄，勇于優(yōu)化大數(shù)據(jù)管理，積極轉(zhuǎn)變檔案管理思維方式，進(jìn)而確保管理工作的正常有序開展。

一、網(wǎng)絡(luò)思維的轉(zhuǎn)變

與傳統(tǒng)的檔案管理思維相比，網(wǎng)絡(luò)思維作為一種新型的思維方式，能夠更好地適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下對檔案管理工作的要求。為了更好地滿足檔案利用需求，檔案管理部門要樹立網(wǎng)絡(luò)思維。網(wǎng)絡(luò)思維模式比較全面、系統(tǒng)，是集整合性、發(fā)散性、動態(tài)性、全球性、超越性等于一體的思維特征。它是以信息技術(shù)為基礎(chǔ)，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)，為用戶提供相應(yīng)的服務(wù)，包括對數(shù)據(jù)進(jìn)行挖掘、分析等。積極引入大數(shù)據(jù)技術(shù)，并應(yīng)用到實(shí)際檔案管理中，不僅可以把數(shù)據(jù)的收集存儲進(jìn)行深入的數(shù)據(jù)挖掘以及分析，還能對此找出用戶特別感興趣的數(shù)據(jù)信息，并進(jìn)行歸檔、整理，有針對性地進(jìn)行服務(wù)，再推薦給其他用戶，減少了很多不確定因素，使檔案工作服務(wù)內(nèi)容更加全面、具體，從而提高了服務(wù)的質(zhì)量。所以，檔案管理部門要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的被動的服務(wù)方式，主動地開展推介式的服務(wù)方式，利用大數(shù)據(jù)及先進(jìn)技術(shù)對檔案資源進(jìn)行相應(yīng)的分析及研究，進(jìn)而挖掘出價(jià)值高的信息，提高檔案利用率。目前，大數(shù)據(jù)信息時(shí)代的背景下，檔案服務(wù)為滿足社會、企業(yè)、用戶的需求，朝著開放性、先進(jìn)性、多元化、社會化的方向發(fā)展,進(jìn)而提供網(wǎng)絡(luò)化、智慧型的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。檔案服務(wù)方式轉(zhuǎn)變?yōu)榫W(wǎng)絡(luò)服務(wù)，可以為客戶提供個(gè)性化、多樣化的需求，并將精準(zhǔn)的、有價(jià)值的信息帶給用戶，從而對檔案信息進(jìn)行開發(fā)，同時(shí)充分利用檔案資源，真正實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享的目標(biāo)[1]。

二、技術(shù)思維的轉(zhuǎn)變

技術(shù)思維是基于現(xiàn)代化過程中逐漸形成的，它是在標(biāo)準(zhǔn)化模式上建立起來的思維方式。它以追求效率的最佳化為基本宗旨，以實(shí)現(xiàn)利益最大化為根本目的。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理部門要依托現(xiàn)代先進(jìn)技術(shù)，對數(shù)據(jù)進(jìn)行抽取和集成，并根據(jù)相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一進(jìn)行管理，從檔案中對有益的信息進(jìn)行提取，以合適的方式將其結(jié)果反饋給用戶。同時(shí)，檔案部門要加大對大數(shù)據(jù)技術(shù)的研究力度，將新技術(shù)手段應(yīng)用到檔案管理工作中，使用戶需求與大數(shù)據(jù)技術(shù)緊密結(jié)合，推動檔案工作逐漸向技術(shù)化方向轉(zhuǎn)變，進(jìn)而使檔案工作水平有所提升。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，檔案資源的挖掘?qū)n案館有重要的推動作用。數(shù)據(jù)資源可以為檔案館提供知識服務(wù)體系，并在信息服務(wù)日益激烈競爭的情況下，使檔案館的檔案分析更具廣度、深度。大數(shù)據(jù)技術(shù)也可以利用人工智能、機(jī)器學(xué)習(xí)、知識圖譜及語義分析等先進(jìn)大數(shù)據(jù)技術(shù)，從大量資源中提取全新的內(nèi)容，對檔案資源潛在的有價(jià)值的信息進(jìn)行挖掘，其價(jià)值直接影響著檔案館的發(fā)展方向與發(fā)展水平。換句話說，它使檔案館改變傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)，逐漸向數(shù)據(jù)挖掘、數(shù)據(jù)分析而轉(zhuǎn)移，使檔案資源的分析與處理成為其主要服務(wù)業(yè)務(wù)?？偠灾夹g(shù)思維基于大數(shù)據(jù)視野下能夠?qū)崿F(xiàn)跨越式的發(fā)展，滿足檔案工作要求。為更好地推動檔案管理工作的進(jìn)步與長足發(fā)展，就要高度重視技術(shù)思維，進(jìn)而探求可以拓展的更多空間，服務(wù)于用戶。值得注意的是，檔案管理在技術(shù)層面要進(jìn)行必要的防護(hù)?？梢酝ㄟ^建立大數(shù)據(jù)安全保密防護(hù)體系，確保計(jì)算機(jī)系統(tǒng)及相應(yīng)軟件等設(shè)備的安全等級，實(shí)時(shí)監(jiān)控檔案信息處理的整個(gè)過程，避免信息外漏，保護(hù)檔案的安全性[2]。

三、信息思維的轉(zhuǎn)變

信息思維是檔案管理思維轉(zhuǎn)變的重要要素之一。它主要利用信息技術(shù)去認(rèn)識事物，分析問題、解決問題。由于檔案本身就是具有憑證作用的信息資源，所以檔案部門要充分利用信息技術(shù)，挖掘信息資源，進(jìn)而建立一套檔案信息系統(tǒng)，為用戶提供高效、便捷的資源內(nèi)容，更好地去服務(wù)社會，促進(jìn)社會發(fā)展。檔案信息數(shù)字化及數(shù)據(jù)化建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容。其中，檔案信息數(shù)字化建設(shè)是通過數(shù)據(jù)庫技術(shù)、高速掃描技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)等手段，將聲像、紙質(zhì)文件等傳統(tǒng)文件轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，并將館藏檔案資源轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化的檔案信息，利用數(shù)字化進(jìn)行信息存儲，以網(wǎng)絡(luò)的形式進(jìn)行傳輸，對信息系統(tǒng)進(jìn)行管理，不僅可以為用戶利用信息提供便利，還可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享。而檔案信息數(shù)據(jù)化建設(shè)是信息思維的重要狀態(tài)，檔案部門要充分利用大數(shù)據(jù)的便捷性，對數(shù)據(jù)進(jìn)行深度處理，挖掘有用信息，利用信息并實(shí)現(xiàn)信息所帶來的價(jià)值。檔案部門要強(qiáng)化內(nèi)容數(shù)據(jù)的建設(shè)，積極建設(shè)館藏?cái)?shù)據(jù)資源，使檔案管理上升到知識層面，為檔案管理提供堅(jiān)實(shí)的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。由數(shù)字化向數(shù)據(jù)化的轉(zhuǎn)變，可以利用相應(yīng)的技術(shù)軟件達(dá)到，這樣人們不僅可以對此閱讀，計(jì)算機(jī)也能進(jìn)行分析。同時(shí)，對檔案管理也要深入到數(shù)據(jù)管理層面。從數(shù)據(jù)管理理念來看，大數(shù)據(jù)可以豐富數(shù)據(jù)類型；以數(shù)據(jù)處理技術(shù)來看，大數(shù)據(jù)可以對新一代數(shù)據(jù)庫及云計(jì)算進(jìn)行應(yīng)用；從操作方式這一方面來看，可以對數(shù)據(jù)之間的關(guān)系進(jìn)行分析。所以，信息思維能夠?qū)鹘y(tǒng)的檔案管理進(jìn)行改造，更好地推動檔案的信息化，主動接收信息化中的新事物，深入挖掘數(shù)據(jù)信息，并充分利用數(shù)據(jù)信息所帶來的價(jià)值。

四、共享思維的轉(zhuǎn)變

大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，賦予了檔案管理工作新的內(nèi)容。檔案管理思維方式的轉(zhuǎn)變，還應(yīng)該注重共享思維思維形成。大數(shù)據(jù)本身最大的優(yōu)勢就是資源能夠共享，檔案管理是信息管理的重要方式，只有把兩者高度融合起來才能真正發(fā)揮檔案信息的實(shí)際價(jià)值。共享思維以檔案信息資源的共建為前提，是指某個(gè)地區(qū)的檔案信息資源有機(jī)結(jié)合在一起，形成一個(gè)統(tǒng)一的整體，使各檔案館、檔案室之間共同協(xié)作，進(jìn)而建立檔案信息資源，豐富檔案信息資源數(shù)據(jù)庫。在信息化的時(shí)代，為滿足社會及用戶的需求，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享尤為重要。目前，我國檔案館多是分散在不相連通的數(shù)據(jù)庫中，檔案共享的機(jī)會很少，還沒有大規(guī)模的資源共享平臺，尚未形成檔案信息資源共享的格局。面對這一現(xiàn)狀，要積極打通數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)各數(shù)據(jù)庫、檔案館的資源共享迫在眉睫。它需要在共享思維方式下，建立數(shù)據(jù)資源共享平臺，以數(shù)字檔案館、檔案室整體數(shù)字化建設(shè)為基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)地區(qū)甚至全國的共享平臺，使各個(gè)檔案管理部門能夠聯(lián)動配合，依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行公開、開放，使其充分發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)資源的價(jià)值，全面提高其信息利用率。此外，隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的快速發(fā)展，建立網(wǎng)站十分關(guān)鍵，包括對檔案信息網(wǎng)站進(jìn)行建設(shè)，國家檔案信息總網(wǎng)站建設(shè)等。利用互聯(lián)網(wǎng)把不同區(qū)域的檔案館和國際進(jìn)行連接，用戶可以隨時(shí)檢索到開放性的、有價(jià)值的國內(nèi)信息，乃至國外的數(shù)字化信息。檔案數(shù)字化信息建設(shè)可以拉近檔案館與世界上每個(gè)用戶之間的距離，實(shí)現(xiàn)資源的共享，進(jìn)而形成大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理工作發(fā)展的新格局。所以，檔案館要立足大數(shù)據(jù)發(fā)展的趨勢及用戶的需求，利用自身最大優(yōu)勢，充分運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，不斷對大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行創(chuàng)新，科學(xué)整合全國的檔案資源，合理建設(shè)我國檔案資源共享平臺，從而為社會發(fā)展貢獻(xiàn)力量[3]。

五、結(jié)語

總而言之，基于大數(shù)據(jù)視野下,檔案管理工作有著全新的發(fā)展空間，對檔案管理思維方式進(jìn)行轉(zhuǎn)變大勢所趨。各個(gè)檔案館要想得到發(fā)展，就要積極轉(zhuǎn)變思維方式，不斷突破現(xiàn)實(shí)條件的局限，完善并創(chuàng)新大數(shù)據(jù)技術(shù)，開拓研究范圍與可發(fā)展空間，以網(wǎng)絡(luò)思維、技術(shù)思維、信息思維、共享思維為重點(diǎn)，切實(shí)提高檔案管理的能力，更好服務(wù)于社會。