新時(shí)期辦公室檔案管理規(guī)范化研究

■林曉莉／東莞市職業(yè)介紹服務(wù)中心

一、檔案管理的一般方法

檔案管理是一個(gè)系統(tǒng)性的任務(wù)，從檔案開始編寫到最后檔案的保存，整個(gè)工作的方方面面無不考驗(yàn)著檔案管理者的專業(yè)素養(yǎng)。檔案的封裝要用檔案專用的牛皮紙袋，袋口處要有填寫了各類信息的封條并蓋章，然后對(duì)檔案進(jìn)行分類保存。這些都是檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的通用方法。另外，檔案在保存時(shí)要嚴(yán)格分類，按照日期和類型進(jìn)行分類存放，并在檔案盒上填寫好各種檔案信息，方便翻閱的時(shí)候能準(zhǔn)確找到盒中存放的各種檔案。檔案在歸類中應(yīng)該去除活頁中的空白頁，保證檔案整體的存放效率。在檔案的轉(zhuǎn)移方面也應(yīng)當(dāng)有一套標(biāo)準(zhǔn)的執(zhí)行方法［1］。在單位辦公室的檔案管理工作中，對(duì)于檔案的定期移交要有專門的團(tuán)隊(duì)進(jìn)行專門的負(fù)責(zé)管理。在移送過程中要保證檔案的傳遞雙方均有見證人在場(chǎng)，并且用電子設(shè)備對(duì)整個(gè)過程進(jìn)行數(shù)字化記錄保存。同時(shí)也要簽署符合規(guī)定的檔案轉(zhuǎn)交合同并且蓋章，保證整個(gè)轉(zhuǎn)移過程的合法和合理性。也要在移交前檢查檔案是否齊全，接收其他單位的檔案時(shí)也要進(jìn)行檢查。

二、規(guī)范化的意義

檔案管理的規(guī)范化通常影響著整個(gè)單位的辦公是否高效，反映著一個(gè)單位整體員工的專業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)水平。檔案記錄著整個(gè)團(tuán)體的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和人員變更，是單位活動(dòng)的歷史記錄和證明。因此檔案的管理要著重強(qiáng)調(diào)規(guī)范化，強(qiáng)調(diào)檔案服務(wù)于整個(gè)團(tuán)體，是保證單位日?；顒?dòng)的根本［2］。當(dāng)兩個(gè)單位或團(tuán)體有合作和交往，相互了解最為直接方便的方式便是查閱雙方的檔案。不僅能夠看出對(duì)方從事的活動(dòng)類型屬性，更能看出對(duì)方在某個(gè)方面是否專業(yè)，是否有能力確保合作的正常進(jìn)行。因此檔案管理的規(guī)范化對(duì)單位的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)有著重要意義。它可以直接反應(yīng)一個(gè)單位的管理能力和專業(yè)素質(zhì)。

目前的檔案管理已經(jīng)逐步依托于互聯(lián)網(wǎng)和計(jì)算機(jī)，數(shù)字化已經(jīng)是檔案管理的一個(gè)重要特征。相比于發(fā)達(dá)國(guó)家，我國(guó)的檔案管理不論是數(shù)字化程度還是存儲(chǔ)和交換的專業(yè)性上都有明顯的不足。但是計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)對(duì)檔案管理的好處是顯而易見的，數(shù)字化的檔案信息可以很方便的被管理者進(jìn)行分類保存，更能極大的方便檔案的傳遞和交換。信息化的檔案管理應(yīng)從資料的采集到統(tǒng)計(jì)再到分類存儲(chǔ)，整個(gè)管理工作已經(jīng)呈現(xiàn)出一種從采集到使用上一體化的特征。得益于計(jì)算機(jī)優(yōu)秀的存儲(chǔ)和統(tǒng)計(jì)能力，新時(shí)期的檔案管理工作具備了高效性和專業(yè)性，在檔案的保存和查閱效率方面有了極大的提高。在新時(shí)期的檔案管理工作中，單位要明確管理目標(biāo)，建成一支有專業(yè)素養(yǎng)并具備互聯(lián)網(wǎng)思維的高效檔案管理團(tuán)隊(duì)，保證單位檔案管理的高效性。

檔案管理工作促進(jìn)著人員整體的工作素質(zhì)提高。在管理工作中要選擇一些積極上進(jìn)、作風(fēng)良好、有責(zé)任感、專業(yè)水平高的管理人員來進(jìn)行檔案管理。因?yàn)闄n案有它的機(jī)密性，在某些對(duì)于保密性要求較高的部門尤其是銀行和政府機(jī)關(guān)，尤其應(yīng)當(dāng)保證檔案管理人員的可靠性，防止單位機(jī)密檔案的外泄，對(duì)于人員的選拔也可進(jìn)行公開的考核，從參加考核的人員中擇優(yōu)錄取。還應(yīng)當(dāng)定期組織人員的專業(yè)培訓(xùn)，提高管理團(tuán)隊(duì)的專業(yè)技能。

三、檔案管理規(guī)范化的整體路徑

首先就是要規(guī)范檔案的基本管理。規(guī)范化的檔案管理要有一套標(biāo)準(zhǔn)的執(zhí)行程序，對(duì)于檔案從編寫到保存，再到查閱交換等使用過程上都應(yīng)有一套嚴(yán)格的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)。單位在日常的檔案管理工作中要嚴(yán)格按照這套標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行日常的檔案管理，每一個(gè)步驟都要保證嚴(yán)格遵守并有專人負(fù)責(zé)。另外要簡(jiǎn)化過去繁復(fù)的管理方式，要在保證檔案有效管理的前提下盡量簡(jiǎn)化管理過程。這樣不僅方便了新檔案的管理，也減少了在管理過程中可能出現(xiàn)問題的概率。也對(duì)檔案的查找有一定的幫助。

其次就是要保證檔案管理團(tuán)隊(duì)的專業(yè)。在前文中闡述的人員選拔和培訓(xùn)過程要嚴(yán)格執(zhí)行。要將檔案管理人員視為企業(yè)的高級(jí)管理者，積極提高他們的專業(yè)素質(zhì)。要首先對(duì)他們的行為進(jìn)行規(guī)范化，提高他們的管理能力和專業(yè)程度，才能推進(jìn)檔案管理整體的規(guī)范化。同時(shí)規(guī)范化的檔案管理體系又能有效的提高檔案管理團(tuán)隊(duì)的整體素質(zhì)，形成一種良性循環(huán)，保證檔案管理規(guī)范化的穩(wěn)定提高。

最后就是要積極推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化進(jìn)程。在當(dāng)今互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，各種檔案和信息的數(shù)字化已經(jīng)是新時(shí)代的必然趨勢(shì)。計(jì)算機(jī)在信息管理方面有著人所無法抗衡的優(yōu)勢(shì)。提高檔案管理在新時(shí)代的規(guī)范化，則必須首先要重視檔案管理的數(shù)字化，存儲(chǔ)檔案信息的數(shù)據(jù)庫連接在網(wǎng)絡(luò)中，在提高管理水平的同時(shí)也能對(duì)管理人員產(chǎn)生一定的提高作用，使他們也具備新時(shí)代的思維方式，反過來推進(jìn)檔案管理的改變。

四、結(jié)語

綜上所述，辦公室檔案管理的規(guī)范化是我國(guó)信息管理現(xiàn)代化的重要部分。切實(shí)做好新時(shí)代的檔案管理符合當(dāng)前企業(yè)機(jī)關(guān)的整體利益，更有助于我國(guó)社會(huì)主義建設(shè)。為此，各個(gè)單位及部門應(yīng)當(dāng)將培養(yǎng)管理人才的方案提上日程，早日建立起符合企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和社會(huì)需求的檔案管理規(guī)范化人才，早日將辦公室檔案管理建立成符合新時(shí)代要求規(guī)范化的資料庫。

［1］王衛(wèi)衛(wèi).基于新時(shí)期辦公室檔案管理規(guī)范化的研究［J］.青年時(shí)代,2015(19):285.

［2］肖艷艷.新時(shí)期辦公室檔案管理規(guī)范化研究［J］.辦公室業(yè)務(wù),2016(10):131.