淺談項(xiàng)目管理在大學(xué)生社團(tuán)與協(xié)會(huì)建設(shè)中的作用
——以廣州城建職業(yè)學(xué)院繼續(xù)教育與技能拓展協(xié)會(huì)為例

■黃淑蓉

廣州城建職業(yè)學(xué)院

一、相關(guān)概念界定

(1)大學(xué)生社團(tuán)與協(xié)會(huì)：根據(jù)團(tuán)中央、教育部、2005年1月共同下發(fā)的《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)大學(xué)生社團(tuán)工作的意見(jiàn)》大學(xué)生社團(tuán)與協(xié)會(huì)是由高校學(xué)生自發(fā)的，依據(jù)個(gè)人興趣愛(ài)好所組成的學(xué)生組織，由校團(tuán)學(xué)統(tǒng)籌管理，對(duì)豐富學(xué)生的校園文化生活，培養(yǎng)學(xué)生的興趣愛(ài)好，激發(fā)學(xué)生潛力，提高學(xué)生的綜合素質(zhì)和能力等方面有著較大的作用。

(2)項(xiàng)目管理：它屬于管理學(xué)的分支學(xué)科，“是指在項(xiàng)目活動(dòng)中運(yùn)用專(zhuān)門(mén)的知識(shí)、技能、工具和方法，使項(xiàng)目能夠在有限資源限定條件下，實(shí)現(xiàn)或超過(guò)設(shè)定的需求和期望的過(guò)程”。能極大的縮短工作時(shí)間、節(jié)省項(xiàng)目資源、提升工作效率、突顯工作成效等，常運(yùn)用于組織、架構(gòu)、過(guò)程、成果、人、物、活動(dòng)等方面，是一種科學(xué)的有效的管理方式。

二、項(xiàng)目管理在大學(xué)生協(xié)會(huì)建設(shè)中的運(yùn)用

(一)繼續(xù)教育與技能拓展協(xié)會(huì)介紹

廣州城建職業(yè)學(xué)院繼續(xù)教育與技能拓展協(xié)會(huì)，由學(xué)生自發(fā)組織的，面向全校學(xué)生的，以繼續(xù)教育與學(xué)生技能拓展為目的的學(xué)生組織，根據(jù)協(xié)會(huì)性質(zhì)劃歸于繼續(xù)教育學(xué)院的管理與具體業(yè)務(wù)指導(dǎo)，協(xié)會(huì)同時(shí)接受學(xué)生處團(tuán)委的統(tǒng)籌管理。

協(xié)會(huì)主要工作內(nèi)容為學(xué)生自考專(zhuān)升本和各級(jí)各類(lèi)職業(yè)技能證書(shū)的講解、認(rèn)識(shí)、報(bào)考、資料共享等方面的咨詢(xún)幫輔工作，此外，在全校范圍營(yíng)造和諧的繼續(xù)教育氛圍、傳播繼續(xù)教育信息與觀念、提供優(yōu)質(zhì)繼續(xù)教育服務(wù)，為全校師生提供一個(gè)學(xué)習(xí)、交流、互助、探討的平臺(tái)，充分發(fā)揮團(tuán)隊(duì)學(xué)習(xí)的高效性和持續(xù)性，形成“輕松、高效、豐富”的學(xué)習(xí)氛圍。協(xié)會(huì)以“提高自身綜合素質(zhì)、增強(qiáng)繼續(xù)學(xué)習(xí)意識(shí)、培養(yǎng)職業(yè)發(fā)展能力，促進(jìn)大學(xué)生就業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的提升”為宗旨。使每位協(xié)會(huì)成員在工作中，交流中，學(xué)習(xí)中學(xué)生自身的知識(shí)素養(yǎng)和綜合能力能得到有效的提升。

(二)社團(tuán)與協(xié)會(huì)管理過(guò)程中存在的問(wèn)題

繼續(xù)教育與技能拓展協(xié)會(huì)是我校成立較早的一個(gè)協(xié)會(huì)，至今已有八年之久，幫助學(xué)校在繼續(xù)教育方面也做出了很多大貢獻(xiàn)，隨著社會(huì)的發(fā)展，校園氛圍，學(xué)校學(xué)生規(guī)模，學(xué)習(xí)方式方法，學(xué)習(xí)途徑，學(xué)習(xí)工具等方面的轉(zhuǎn)變。無(wú)論是協(xié)會(huì)內(nèi)部管理，協(xié)會(huì)活動(dòng)還是服務(wù)都顯現(xiàn)出很多的問(wèn)題和與當(dāng)下工作的不適應(yīng)，如;協(xié)會(huì)成員的積極性不高，活動(dòng)宣傳效果不好，各種資料和信息更新的不及時(shí)，干部職能上不明確，學(xué)生干部執(zhí)行能力低，學(xué)習(xí)交流互動(dòng)不足，成員溝通能力較差，成員的矛盾等等阻礙了協(xié)會(huì)的發(fā)展和學(xué)校繼續(xù)教育工作的開(kāi)展。

自2015開(kāi)始，作為協(xié)會(huì)指導(dǎo)老師結(jié)合自身專(zhuān)業(yè)背景,將項(xiàng)目管理融入于社團(tuán)與協(xié)會(huì)管理，同時(shí)付諸于實(shí)踐，經(jīng)過(guò)三年的探索和調(diào)整取得了良好的效果，具體如下；

1、項(xiàng)目化打造協(xié)會(huì)文化

任何一個(gè)組織和社團(tuán)與協(xié)會(huì)都必須有其自身的文化內(nèi)涵，這是使協(xié)會(huì)可持續(xù)性發(fā)展的精神力量，首先將協(xié)會(huì)文化作為一個(gè)項(xiàng)目由指導(dǎo)老師牽頭，協(xié)會(huì)主席團(tuán)為主要成員重新梳理協(xié)會(huì)工作內(nèi)容和性質(zhì)，采取項(xiàng)目階段過(guò)程管理的方式，將文化建設(shè)分為調(diào)查與討論階段，理念形成階段，協(xié)會(huì)場(chǎng)所文化創(chuàng)建階段，成員素拓與文化培養(yǎng)階段，以學(xué)期為單位每個(gè)階段采用“甘特圖”法制定計(jì)劃推進(jìn)。

2、項(xiàng)目化推進(jìn)架構(gòu)梳理與制度改革

在校團(tuán)學(xué)及指導(dǎo)老師的指導(dǎo)下、協(xié)會(huì)會(huì)長(zhǎng)及委員結(jié)合過(guò)往協(xié)會(huì)的實(shí)際情況和現(xiàn)狀，推進(jìn)協(xié)會(huì)架構(gòu)的梳理與協(xié)會(huì)制度的改革，包括從會(huì)長(zhǎng)、各職能部門(mén)部長(zhǎng)、干事、協(xié)會(huì)成員的職責(zé)、權(quán)利、義務(wù)做一個(gè)清晰梳理和確定，制定與優(yōu)化《協(xié)會(huì)的章程》、《協(xié)會(huì)獎(jiǎng)勵(lì)與評(píng)優(yōu)辦法》、《協(xié)會(huì)考評(píng)與管理制度》。作為一個(gè)項(xiàng)目分配給會(huì)長(zhǎng)團(tuán)進(jìn)行展開(kāi)，在此過(guò)程中指導(dǎo)老師更多的給予一些建議的意見(jiàn)及把控項(xiàng)目整體進(jìn)度。這既使指導(dǎo)老師得到了解放也能更進(jìn)一步的使學(xué)生能力得到鍛煉和提升。

3、項(xiàng)目化活動(dòng)開(kāi)展

繼續(xù)教育與技能拓展協(xié)會(huì)活動(dòng)主要圍繞繼續(xù)教育咨詢(xún)、宣傳、交流、講座以及學(xué)生能力培養(yǎng)與拓展方面進(jìn)行展開(kāi)，就學(xué)生能力培養(yǎng)而言在活動(dòng)開(kāi)展的過(guò)程會(huì)顯得十分的重要也是學(xué)生參與社團(tuán)與協(xié)會(huì)的目的之一，傳統(tǒng)的活動(dòng)開(kāi)展往往是由指導(dǎo)老師進(jìn)行主導(dǎo)提出策劃的實(shí)施方案，學(xué)生依照實(shí)施和開(kāi)展，這雖然在很大程度上能減少活動(dòng)開(kāi)展過(guò)程中的失誤，但對(duì)學(xué)生的能力提升是不夠的，因?yàn)閷W(xué)生依照方案實(shí)施缺少了從活動(dòng)策劃、活動(dòng)準(zhǔn)備、工作分配、現(xiàn)場(chǎng)應(yīng)變、實(shí)施過(guò)程、結(jié)果與反饋等整改環(huán)節(jié)的歷練，同時(shí)久而久之學(xué)生也容易產(chǎn)生厭倦感。因此，將社團(tuán)活動(dòng)項(xiàng)目化，由協(xié)會(huì)相關(guān)部門(mén)申請(qǐng)承接項(xiàng)目，明確承接活動(dòng)項(xiàng)目的權(quán)責(zé)，賦予學(xué)生權(quán)利與責(zé)任讓學(xué)生主動(dòng)的去將活動(dòng)承擔(dān)起來(lái)，一個(gè)部門(mén)將整個(gè)項(xiàng)目活動(dòng)做下來(lái)，獲得能力的提升也能帶來(lái)較大的成就感，提升學(xué)生的自信心。

三、項(xiàng)目管理在大學(xué)生協(xié)會(huì)建設(shè)中的作用

(一)營(yíng)造協(xié)會(huì)文化氛圍，促進(jìn)協(xié)會(huì)發(fā)展與傳承

將協(xié)會(huì)文化打造作為項(xiàng)目實(shí)施，從調(diào)查、研討、形成、氛圍營(yíng)造、素質(zhì)拓展與培訓(xùn)讓工作變得更有條理，更加明確，更有目的的推進(jìn)，有效促進(jìn)成員對(duì)協(xié)會(huì)文化的認(rèn)同，加深協(xié)會(huì)的內(nèi)涵建設(shè)。此外，協(xié)會(huì)文化一旦形成，往后協(xié)會(huì)成員換屆也能得到傳承，成為一種使命感。也能有效的減少協(xié)會(huì)成員因沒(méi)有信念和方向而流失。

(二)規(guī)范管理，明確職責(zé)

管理的規(guī)范主要從制度上進(jìn)行約束，在大學(xué)生社團(tuán)與協(xié)會(huì)的管理過(guò)程中將架構(gòu)梳理與制度改革作為項(xiàng)目化管理推進(jìn)，這有利于社團(tuán)與協(xié)會(huì)工作更加的系統(tǒng)化和制度化，如：《協(xié)會(huì)的章程》、《協(xié)會(huì)獎(jiǎng)勵(lì)與評(píng)優(yōu)辦法》、《協(xié)會(huì)考評(píng)與管理制度》《活動(dòng)項(xiàng)目化承接辦法》等可以很好的解決學(xué)生干部之間因職責(zé)不清晰明了而引起的矛盾或推諉等問(wèn)題。獎(jiǎng)勵(lì)、考評(píng)、承接等辦法讓學(xué)生干部在工作時(shí)有規(guī)可循，保證各項(xiàng)評(píng)獎(jiǎng)優(yōu)的公平、公正、公開(kāi)性。架構(gòu)制度的項(xiàng)目化從實(shí)際出發(fā)是科學(xué)的優(yōu)化舉措，實(shí)施和運(yùn)用得當(dāng)可實(shí)現(xiàn)協(xié)會(huì)的自動(dòng)運(yùn)行，是一個(gè)功在當(dāng)下利在千秋的舉措。

(三)提高活動(dòng)效率，增強(qiáng)協(xié)會(huì)的凝聚力與團(tuán)結(jié)意識(shí)

活動(dòng)實(shí)施項(xiàng)目化最有利在于權(quán)責(zé)的下放和統(tǒng)一，協(xié)會(huì)部門(mén)或個(gè)人承接活動(dòng)項(xiàng)目即被賦予活動(dòng)組織、工作分配、人員調(diào)動(dòng)、物資使用、成果與榮譽(yù)的分享等權(quán)利，同時(shí)也承擔(dān)著活動(dòng)項(xiàng)目的失誤的風(fēng)險(xiǎn)與責(zé)任。因此，承接項(xiàng)目活動(dòng)的部門(mén)和個(gè)人就能會(huì)用心從策劃、準(zhǔn)備、實(shí)施、結(jié)果等各個(gè)流程精心設(shè)計(jì)力保萬(wàn)無(wú)一失。

活動(dòng)項(xiàng)目化實(shí)施從指導(dǎo)老師的角度看，能極大的減少指導(dǎo)老師的工作量，更多的時(shí)間用于活動(dòng)創(chuàng)新，從學(xué)生的角度看，將傳統(tǒng)的被動(dòng)安排工作轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)參與工作激發(fā)學(xué)生參與活動(dòng)的積極性和熱情，從培養(yǎng)學(xué)生角度看，全過(guò)程的參與對(duì)學(xué)生管理能力、溝通能力、組織能力、執(zhí)行能力、語(yǔ)言表達(dá)能力、社交能力等方面的培養(yǎng)有很大的幫助，讓學(xué)生愿意參與，樂(lè)于參與，增強(qiáng)學(xué)生的自信，從而使學(xué)生的綜合能力得到提升。

四、結(jié)語(yǔ)

大學(xué)生社團(tuán)與協(xié)會(huì)是豐富校園文化，培養(yǎng)學(xué)生興趣，激發(fā)學(xué)生潛力的有效途徑，在社團(tuán)與協(xié)會(huì)管理過(guò)程中將項(xiàng)目管理運(yùn)用其中能很好激發(fā)學(xué)生的工作與參與熱情，讓協(xié)會(huì)更加具有生命力，更加規(guī)范管理，讓學(xué)生真正成為社團(tuán)與協(xié)會(huì)的主導(dǎo)，在社團(tuán)與協(xié)會(huì)中收獲更多。個(gè)人的價(jià)值得到體現(xiàn)，綜合能力得到提升，通過(guò)近年的實(shí)踐已形成一套高效有序的項(xiàng)目化社團(tuán)與協(xié)會(huì)管理模式，項(xiàng)目化管理有效的提高社團(tuán)與協(xié)會(huì)工作效率，在有限的資源與條件下，實(shí)現(xiàn)或超過(guò)設(shè)定的需求和期望。