探究學(xué)校檔案管理規(guī)范化的路徑

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一、學(xué)校檔案管理過程中存在的問題

(一)一定程度上忽視檔案管理工作

當(dāng)前，我國大部分學(xué)校在一定程度上忽視了檔案管理工作的重要性，將學(xué)校檔案管理工作比作日常的文職工作，只需進(jìn)行相關(guān)數(shù)據(jù)資料的管理、保存以及搜集工作，僅僅關(guān)注學(xué)校的師資隊(duì)伍以及基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。久而久之，學(xué)校檔案管理人員會(huì)形成一種消極怠工的態(tài)度。在工作中，無法及時(shí)地對(duì)接與總結(jié)學(xué)校的信息數(shù)據(jù)，也缺乏盡職的指導(dǎo)以及監(jiān)督，無法充分發(fā)揮檔案管理在學(xué)校各項(xiàng)活動(dòng)中的關(guān)鍵作用。

(二)檔案管理制度亟待完善

做好學(xué)校檔案管理工作，必須建立一個(gè)科學(xué)、完善的管理檔案的制度，大部分學(xué)校在管理檔案的過程中，一直處于一種無標(biāo)準(zhǔn)、無制度的狀態(tài)，導(dǎo)致學(xué)校檔案管理人員缺乏足夠的責(zé)任心，有些時(shí)候會(huì)發(fā)生重要文件資料丟失的不良現(xiàn)象，學(xué)校數(shù)據(jù)資料不全甚至作假的現(xiàn)象層出不窮。此外，在一些學(xué)校，對(duì)于檔案管理的檢查與監(jiān)督可以用有名無實(shí)來形容，其根源在于缺乏一個(gè)對(duì)工作人員進(jìn)行制約的有效制度。

(三)檔案管理人員欠缺專業(yè)性

如今，我國大多數(shù)學(xué)校都有檔案管理這一職位，但都是臨時(shí)配備人員以及教師兼職來開展管理工作，尚未設(shè)置一個(gè)高度專業(yè)化的管理檔案的崗位，也缺乏一批專業(yè)性的人才來進(jìn)行檔案的科學(xué)管理。此外，一些學(xué)校管理檔案的人員的專業(yè)水平嚴(yán)重不足，工作能力不高。當(dāng)前，隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的不斷普及，學(xué)校檔案管理工作發(fā)生了翻天覆地的變化，信息化是其主要的發(fā)展趨勢(shì)。這種趨勢(shì)要求學(xué)校的檔案管理人員除了擁有豐富的專業(yè)知識(shí)，更應(yīng)該具備專業(yè)的信息技術(shù)知識(shí)。然而，一些學(xué)校的管理人員在服務(wù)意識(shí)、專業(yè)技能以及信息化管理方面的缺陷非常明顯，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)人員必須對(duì)這一現(xiàn)象給予高度重視。

二、促進(jìn)學(xué)校檔案管理走向規(guī)范化的路徑

(一)提升檔案管理的重視度

學(xué)校的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人員有必要以身作則，從自己的內(nèi)心出發(fā)，意識(shí)到學(xué)校管理檔案工作必要性以及重要性。此外，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)必須依據(jù)國家各項(xiàng)政策方針以及學(xué)校的詳細(xì)狀況，從而定力一個(gè)合理、科學(xué)的學(xué)校檔案管理相關(guān)制度。最后，學(xué)校有必要定期組織工作人員參加一些檔案管理的講座以及培訓(xùn)活動(dòng)，從而及時(shí)更新工作人員在檔案管理方面的理念。此舉可以幫助檔案管理人員不斷深化對(duì)于本質(zhì)工作的了解與認(rèn)識(shí)，不斷提升檔案管理人員的事業(yè)心以及責(zé)任心。此外，可以提升檔案管理人員在工作過程中的主動(dòng)性以及積極性。

(二)建立科學(xué)的學(xué)校檔案管理制度

一個(gè)科學(xué)、健全的學(xué)校檔案管理的相關(guān)制度可以對(duì)工作人員在管理檔案的過程中提供一個(gè)行為規(guī)范，從而保障學(xué)校檔案管理的相關(guān)工作順利地展開。伴隨著學(xué)校規(guī)模的不斷擴(kuò)大，日常組織開展的各項(xiàng)活動(dòng)也在逐漸增加。學(xué)校各項(xiàng)工作中需要整理以及記錄的相關(guān)信息也在持續(xù)增加，工作人員進(jìn)行檔案管理也會(huì)感覺越來越復(fù)雜，工作量不斷加大。只有構(gòu)建一個(gè)科學(xué)嚴(yán)格的檔案管理制度，詳細(xì)規(guī)定學(xué)校檔案管理過程中的環(huán)節(jié)，以制度為根基對(duì)學(xué)校的檔案資料做好整理、分類以及存檔工作，在真正意義上保障檔案管理工作可以有條理地展開。

(三)提升檔案管理人員的素養(yǎng)

學(xué)校必須高度關(guān)注檔案管理人員綜合素質(zhì)的不斷提升。通過大量的工作實(shí)踐，從而提升其綜合素質(zhì)。學(xué)校有必要提供檔案管理人員參加各類講座以及培訓(xùn)的寶貴機(jī)會(huì)，進(jìn)一步提升其專業(yè)技能，以及執(zhí)行力與責(zé)任心。此外，學(xué)校檔案管理人員有必要深入學(xué)習(xí)有關(guān)信息科技方面的知識(shí)，在不斷的實(shí)踐工作中，提升工作人員的計(jì)算機(jī)操作技能，為學(xué)校檔案管理走向信息化打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。計(jì)算機(jī)技術(shù)可以在真正意義上對(duì)當(dāng)前學(xué)校檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行轉(zhuǎn)變，顯著提升學(xué)校檔案管理的規(guī)范性以及效率。

三、結(jié)語

學(xué)校檔案管理工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性比較強(qiáng)的學(xué)校工作，可以保障學(xué)校各項(xiàng)工作順利的開展。此外，加強(qiáng)檔案管理可以保障學(xué)校不斷提升辦學(xué)質(zhì)量。我國各類學(xué)校有必要高度關(guān)注檔案管理工作，制定一個(gè)科學(xué)、健全的檔案管理的制度規(guī)章，不斷提升學(xué)校檔案管理人員的專業(yè)化水平以及綜合素養(yǎng)。此外，有必要不斷加強(qiáng)學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)工作，全方位地提升學(xué)校檔案管理的質(zhì)量以及效率。