芻議如何提升中職學(xué)校檔案管理工作

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一、提升中職學(xué)校檔案管理工作的重要性

檔案作為記錄和保存信息的重要方式，發(fā)揮著不可忽視的作用。中職學(xué)校包括教師學(xué)生等較多的檔案信息資料，這些信息資料有助于領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)教師的教學(xué)情況合理的安排教學(xué)。因?yàn)闄n案資料信息包含了文字、圖片、視頻等形式，所以中職學(xué)校強(qiáng)化檔案和管理，可以使學(xué)校的管理水平得到有效的提升，并通過對(duì)教師基本信息的掌握，為領(lǐng)導(dǎo)工作和學(xué)校的發(fā)展提供理論依據(jù)和參考。

二、提升中職學(xué)校檔案管理工作的途徑

(一)提高全員的檔案意識(shí)

(1)強(qiáng)化宣傳。有效的宣傳可以使中職學(xué)校的師生提高檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)?？梢匝?qǐng)專業(yè)檔案教師、專業(yè)檔案機(jī)構(gòu)人員、本?；蚱渌麢n案管理人員等專業(yè)的檔案人員到學(xué)校開展講座，為大家詳細(xì)講述檔案工作的作用、價(jià)值、重要性及開展檔案管理工作的途徑，通過加強(qiáng)宣傳教育，使全員樹立起科學(xué)的檔案意識(shí)；(2)開展有效的培訓(xùn)。定期為檔案管理專兼職人員開展相關(guān)的培訓(xùn)，通過培訓(xùn)其專業(yè)知識(shí)、工作職責(zé)和職業(yè)道德，使檔案管理專兼職人員的檔案意識(shí)和專業(yè)素養(yǎng)得到提升，推動(dòng)中職學(xué)校檔案管理工作逐漸向標(biāo)準(zhǔn)化、專業(yè)化的方向發(fā)展。

(二)完善檔案管理的工作機(jī)制

中職學(xué)校想要使檔案管理工作更加有效，首先需要對(duì)檔案管理工作提高認(rèn)識(shí)，學(xué)校應(yīng)該組織全員通過對(duì)相關(guān)法規(guī)的學(xué)習(xí)，對(duì)檔案管理工作系統(tǒng)加深了解，并通過對(duì)相關(guān)法律知識(shí)擴(kuò)大宣傳的力度，使全員加強(qiáng)中職學(xué)校發(fā)展中檔案管理工作的重要性的認(rèn)識(shí)，并對(duì)檔案管理工作引起重視。同時(shí)還應(yīng)該建立檔案管理機(jī)構(gòu)，進(jìn)一步健全完善考核和應(yīng)該績(jī)效的機(jī)制，中職領(lǐng)導(dǎo)作為主要負(fù)責(zé)檔案管理機(jī)構(gòu)的工作者，應(yīng)該聯(lián)合各處室和負(fù)責(zé)人積極參與，并在各個(gè)中職學(xué)校的科室設(shè)置，包括工會(huì)、團(tuán)總支、培訓(xùn)處、教務(wù)處、政教處等的 兼職檔案員。另外，還應(yīng)建立健全的考核與評(píng)估績(jī)效的機(jī)制，通過細(xì)化考核指標(biāo)，使其可操作性進(jìn)一步提升，并根據(jù)實(shí)際情況采取合理的措施獎(jiǎng)勵(lì)和處罰檔案管理工作達(dá)標(biāo)與不達(dá)標(biāo)的部門，使檔案管理借閱、立卷與保密更加具有規(guī)定性、標(biāo)準(zhǔn)性和條例性。

(三)健全完善檔案室的硬件設(shè)施

想要使中職學(xué)校檔案管理工作得到有效的提升，必須要重視相關(guān)硬件建設(shè)。中職學(xué)校既需要建立專門的檔案室，還應(yīng)該配備如通信系統(tǒng)、用戶終端、數(shù)據(jù)庫(kù)管理、檢索服務(wù)系統(tǒng)等齊全的檔案管理的設(shè)備設(shè)施，并對(duì)各種設(shè)備系統(tǒng)進(jìn)行分類管理和存放。中職學(xué)校應(yīng)該為檔案室建立完善的硬件設(shè)施，并妥善的進(jìn)行管理，對(duì)其防潮、防霉、防塵、防蟲、防光、防火、防盜、防高溫等引起充分的重視。另外還應(yīng)建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)，使檔案信息管理更加規(guī)范，并使檔案材料的使用效率進(jìn)一步得到提升。

(四)提升檔案管理的現(xiàn)代化水平

當(dāng)前中職學(xué)校的檔案管理工作應(yīng)該隨著網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的飛速發(fā)展，而逐漸向網(wǎng)絡(luò)化、信息化發(fā)展。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該把檔案材料作為提升管理工作的重要信息資源，建立完善的檔案管理現(xiàn)代化體系和運(yùn)行機(jī)制，并購(gòu)置如復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、傳真機(jī)、存儲(chǔ)器、信息檢索終端等現(xiàn)代化辦公設(shè)施，使檔案管理的現(xiàn)代化水平得到提升。另外中職學(xué)校為進(jìn)一步提升檔案服務(wù)質(zhì)量，還應(yīng)該在檔案信息數(shù)據(jù)程序軟件、處理數(shù)據(jù)庫(kù)和檔案信息的系統(tǒng)等方面加強(qiáng)投資，建立完善的檔案工作網(wǎng)絡(luò)。

(五)努力提高檔案管理人員的工作能力

(1)通過各種途徑加強(qiáng)檔案管理人員對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)。因?yàn)闄n案管理工作的專業(yè)性比較強(qiáng)，對(duì)檔案管理人員的責(zé)任心要求較高，所以中職學(xué)校應(yīng)該站在培養(yǎng)并提高檔案管理人員職業(yè)道德和敬業(yè)精神的角度，使檔案管理人員求真務(wù)實(shí)、樂于奉獻(xiàn)的精神得以加強(qiáng)。中職學(xué)校還應(yīng)該重視檔案管理人員的培訓(xùn)和教育工作，對(duì)檔案管理人員的專業(yè)理論知識(shí)和檔案管理水平具有較高的要求，并要求檔案管理人員認(rèn)真對(duì)待如《檔案法》、《檔案人員職業(yè)道德》等相關(guān)法律法規(guī)的學(xué)習(xí)，明確自身工作的相關(guān)責(zé)任和義務(wù)。檔案管理人員應(yīng)該明確自身收集、歸檔、整理、積累檔案資料等的職責(zé)，同時(shí)中職學(xué)校為了使檔案管理人員的本職工作更加切合實(shí)際，還應(yīng)該建立檢查和考核相關(guān)檔案管理人員的健全的檔案管理組織領(lǐng)導(dǎo)體系；(2)應(yīng)建立在職教育長(zhǎng)效管理制度，使檔案管理人員享受在職教育培訓(xùn)的同時(shí)提升檔案管理水平，如可以組織檔案局舉辦相關(guān)的培訓(xùn)班，在檔案管理人員評(píng)定職稱中加入其在職教育的成績(jī)，合理量化考核的結(jié)果，并根據(jù)實(shí)際情況獎(jiǎng)勵(lì)或處罰部門科室。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，中職學(xué)?？茖W(xué)合理的檔案管理工作發(fā)揮著重要的作用，它可以使學(xué)生思想認(rèn)識(shí)得到提升，加快改革教學(xué)體制的步伐，為學(xué)生步入社會(huì)提供歷史依據(jù)提供了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，所以相關(guān)人員應(yīng)對(duì)當(dāng)前中職檔案管理工作的問題引起高度重視，通過強(qiáng)化宣傳及管理制度的制定，用科技手段提升學(xué)生收集和管理檔案的質(zhì)量及錄入和保管檔案的水平，使中職學(xué)校的檔案管理工作發(fā)揮出最大的價(jià)值。