試論高校教學(xué)檔案管理創(chuàng)新策略

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隨著高新技術(shù)的快速發(fā)展，我們已經(jīng)進(jìn)入了電子信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)字化時(shí)代，它們?cè)絹碓蕉嗟赜绊懼藗兩?、學(xué)習(xí)、工作，在新的歷史時(shí)期，教學(xué)檔案管理是學(xué)校文化的一個(gè)重要組成部分，因此，教學(xué)檔案管理模式的創(chuàng)新勢(shì)在必行。

一、教學(xué)檔案管理創(chuàng)新的意義

(一)教學(xué)檔案管理工作的創(chuàng)新是適應(yīng)我國(guó)社會(huì)發(fā)展的需要

在當(dāng)前社會(huì)飛速發(fā)展的過程中，創(chuàng)新實(shí)際上是對(duì)于一個(gè)事物本身進(jìn)行發(fā)展進(jìn)步的根本措施，從而達(dá)到真正實(shí)現(xiàn)與社會(huì)共同進(jìn)步的目的，教學(xué)檔案管理工作本身是無法離開創(chuàng)新的，只有采取了科學(xué)合理的創(chuàng)新措施，才能滿足機(jī)構(gòu)在不斷發(fā)展過程中所提出的要求。

(二)教學(xué)檔案管理工作的創(chuàng)新是促進(jìn)檔案管理持續(xù)發(fā)展的保證

傳統(tǒng)的教學(xué)檔案管理是完全借助于管理人員的經(jīng)驗(yàn)以及習(xí)慣進(jìn)行工作，這種管理模式嚴(yán)重缺乏科學(xué)性和專業(yè)性，檔案人員在更新、流動(dòng)的時(shí)候受到制約，無法適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的環(huán)境；教學(xué)檔案材料由于大都是書面的，有關(guān)信息的可信度和有效性不高。從中可以看到創(chuàng)新在教學(xué)檔案管理工作中的作用很大，一是有助于實(shí)現(xiàn)檔案部門的內(nèi)部信息資源建設(shè)，二是促使檔案管理水平的增強(qiáng)，三是有效實(shí)現(xiàn)檔案管理的健康持續(xù)發(fā)展。

(三)教學(xué)檔案管理工作的創(chuàng)新是檔案管理水平提高的重要手段

現(xiàn)代社會(huì)信息化程度加大，各行各業(yè)都在利用“互聯(lián)網(wǎng)+”進(jìn)行工作，而教學(xué)檔案管理工作還局限于書面的材料、數(shù)據(jù)進(jìn)行儲(chǔ)存，如果有需要查詢，也只能采取被動(dòng)的方式進(jìn)行，這樣就削弱了檔案的價(jià)值。現(xiàn)在不同版本、不同性質(zhì)、不同形式的教學(xué)資料檔案隨之而來，傳統(tǒng)的教學(xué)檔案管理模式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)實(shí)社會(huì)的需要，只有教學(xué)檔案管理方法的創(chuàng)新，才能體現(xiàn)教學(xué)檔案的真正價(jià)值，才能實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案管理水平的提升。

二、教學(xué)檔案管理存在的問題和不足

對(duì)照檔案事業(yè)內(nèi)在的要求，新時(shí)期新常態(tài)下人們對(duì)檔案工作的服務(wù)需求，國(guó)家、檔案主管部門對(duì)檔案工作提出的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，我們?cè)谒枷胝J(rèn)識(shí)、制度舉措以及軟硬件設(shè)施建設(shè)方面還存在不少問題，主要表現(xiàn)如下：

(1)在管理理念上，對(duì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，重視程度不夠。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)把主要精力放在教學(xué)科研和學(xué)校事業(yè)發(fā)展上面，教學(xué)檔案工作沒有受到應(yīng)有的重視，認(rèn)為檔案館能夠把教學(xué)檔案收集起來，保存好，利用時(shí)能找到就行了，即使有了檔案館，在人員配備、經(jīng)費(fèi)投入、工作場(chǎng)館安排上，也只能維持現(xiàn)有的檔案的收集和利用，對(duì)檔案創(chuàng)新工作所需要的人力物力還不是很齊全。檔案館工作人員對(duì)教學(xué)檔案創(chuàng)新的重要性認(rèn)識(shí)不到位，由于本身工作任務(wù)重，檔案人員平時(shí)只能忙于檔案的收集、整理、歸檔、錄入等日常管理工作，沒有更多的精力投入到改革創(chuàng)新中，也就很難在檔案管理工作中有所創(chuàng)新，沒有創(chuàng)新勢(shì)必影響檔案管理工作整體水平的提高。

(2)在工作機(jī)制上，檔案信息化建設(shè)緩慢滯后，檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提高，獎(jiǎng)懲不分明，激勵(lì)機(jī)制跟不上。教學(xué)檔案數(shù)據(jù)化比例較低，盡管建立了檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，但已經(jīng)數(shù)據(jù)化的檔案占館藏檔案的比例仍較低，電子文件歸檔未開展廣泛，仍停留在較為原始的層面上。教學(xué)檔案規(guī)范化建設(shè)水平不高。從硬件設(shè)施看，雖然有了檔案庫(kù)房，但檔案裝具、庫(kù)房面積、庫(kù)房閱檔辦公“三分開”和“八防”方面還是有欠缺，從檔案綜合管理情況看，歸檔范圍和保管期限也有待完善。另外，檔案工作人員中專職的少，兼職的多，尤其是教學(xué)檔案這一塊，在二級(jí)學(xué)院都是由行政秘書兼職的，兼職的檔案人員用于檔案工作的時(shí)間、精力較少，未經(jīng)專業(yè)培訓(xùn)的也較多，缺乏基本檔案專業(yè)知識(shí)和獨(dú)立完成業(yè)務(wù)工作的能力。由于檔案人員的意識(shí)不強(qiáng)，業(yè)務(wù)不精導(dǎo)致檔案收集不完整、整理不規(guī)范、管理不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)葐栴}。由于沒有實(shí)行合理的獎(jiǎng)懲制度，做好做壞一個(gè)樣，做多做少一個(gè)樣，就算是做好了做多了也沒有合理的激勵(lì)機(jī)制，因此檔案人員的積極性也隨之下降，更不用說提高效率了。

(3)在管理內(nèi)容上，檔案館雖然收藏有學(xué)校的很多教學(xué)檔案，但是不可能把所有的資源收集齊全，仍然會(huì)感到館藏不足，必須調(diào)整，充實(shí)教學(xué)檔案的館藏內(nèi)容，提高館藏質(zhì)量。傳統(tǒng)的檔案收集多為事后歸檔，按年度收集，收集的范圍長(zhǎng)期一成不變，多為本部門所形成的檔案資料。而實(shí)際上，一份優(yōu)秀的教學(xué)檔案，要想在將來發(fā)揮更大的作用，必須最大限度地反映事件的客觀過程，內(nèi)容的豐富性和系統(tǒng)性非常重要。

(4)在服務(wù)方式上，傳統(tǒng)的檔案服務(wù)具有被動(dòng)性的特點(diǎn)，主動(dòng)服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)，由此也導(dǎo)致檔案管理工作的主動(dòng)性、創(chuàng)新性不強(qiáng)，在單位整體工作中的地位難以充分體現(xiàn)，久而久之，也容易導(dǎo)致檔案人員被動(dòng)應(yīng)付、無所作為，難以調(diào)動(dòng)檔案人員的積極性。缺少與檔案利用者的互動(dòng)交流。學(xué)校內(nèi)部的檔案館，往往把借閱業(yè)務(wù)局限于單位內(nèi)部，這樣不利于檔案信息的交流和檔案利用價(jià)值的最大化。在沒有網(wǎng)絡(luò)的時(shí)代，借閱檔案都要憑介紹信來進(jìn)行操作，不僅費(fèi)時(shí)費(fèi)力，而且還影響工作效率。

三、教學(xué)檔案管理創(chuàng)新的策略

(一)管理理念創(chuàng)新

創(chuàng)新檔案管理，必須理念先行。長(zhǎng)期以來，傳統(tǒng)的教學(xué)檔案管理就是重收集、輕開發(fā)，重收藏、輕應(yīng)用，一直難以得到有效解決，其中最關(guān)鍵的原因就是，無論是單位領(lǐng)導(dǎo)，還是檔案管理工作人員，自覺不自覺把檔案工作作為單位業(yè)務(wù)工作的附屬，沒有真正融入單位業(yè)務(wù)工作中。新的形勢(shì)和任務(wù)，要求我們更好地發(fā)揮檔案管理促進(jìn)業(yè)務(wù)工作的作用，需要樹立以協(xié)同發(fā)展、主動(dòng)服務(wù)意識(shí)為核心的現(xiàn)代管理理念。一是把檔案管理全方位融入單位各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)之中，與業(yè)務(wù)工作協(xié)調(diào)起來，在檔案收集、管理、應(yīng)用等各方面一并考慮，忠實(shí)記錄重大教學(xué)活動(dòng)的來龍去脈，保持檔案的真實(shí)性、系統(tǒng)性、完整性。二是全面加強(qiáng)檔案人員隊(duì)伍建設(shè)，一方面要教育引導(dǎo)檔案人員樹立法制意識(shí)、全局意識(shí)、服務(wù)意識(shí)，依法加強(qiáng)檔案管理，增強(qiáng)工作的主動(dòng)性，按照檔案管理工作的要求，服務(wù)單位中心工作，服務(wù)各部門、各崗位檔案需求；另一方面，檔案人員必須掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，熟練掌握電子檔案收集、紙質(zhì)檔案電子化、網(wǎng)絡(luò)傳輸、信息安全等方面的技能，努力提高檔案管理信息化水平。加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)是檔案管理創(chuàng)新的基礎(chǔ)，適應(yīng)新的形勢(shì)和任務(wù)，需要夯實(shí)隊(duì)伍的思想基礎(chǔ)、能力基礎(chǔ)。三是增強(qiáng)檔案管理工作的主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，超前謀劃?rùn)n案收集，及時(shí)實(shí)施檔案開發(fā)，積極配合業(yè)務(wù)部門開展檔案利用，甚至引導(dǎo)業(yè)務(wù)部門充分利用現(xiàn)有檔案資源，幫助業(yè)務(wù)部門補(bǔ)充收集新的檔案資源，真正發(fā)揮檔案管理在業(yè)務(wù)工作中“以史為鑒”的重要作用。

(二)工作機(jī)制創(chuàng)新

教學(xué)檔案工作作為一項(xiàng)常規(guī)性的工作，各項(xiàng)工作制度已經(jīng)基本完善，目前的問題主要是在制度的落實(shí)方面和制度創(chuàng)新方面。要推動(dòng)教學(xué)檔案管理創(chuàng)新，僅靠個(gè)人的工作熱情、工作態(tài)度、工作能力遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，必須建立健全工作機(jī)制，通過工作機(jī)制明確工作程序、工作要求、工作標(biāo)準(zhǔn)，形成鼓勵(lì)創(chuàng)新的工作導(dǎo)向，不僅讓檔案人員知道做什么、怎么做，同時(shí)也讓相關(guān)業(yè)務(wù)部門知道怎么配合著來做。通過檔案工作機(jī)制的建立，規(guī)范檔案管理流程，明確工作責(zé)任和激勵(lì)措施，調(diào)動(dòng)方方面面的積極性，為教學(xué)檔案管理創(chuàng)新提供機(jī)制保障。一是明確各方責(zé)任。教學(xué)檔案管理絕不單純是檔案人員的事情，各部門各崗位，在檔案業(yè)務(wù)中都有著相應(yīng)的工作任務(wù)：要配強(qiáng)配齊檔案人員隊(duì)伍，特別是要保證檔案隊(duì)伍專業(yè)結(jié)構(gòu)合理；為檔案工作提供必要的工作條件，充分滿足檔案收集、分類、開發(fā)、收藏需要，特別是保證檔案安全的設(shè)施、信息化設(shè)備等；檔案人員，要認(rèn)真履行檔案管理主體責(zé)任，落實(shí)本單位檔案工作計(jì)劃，高標(biāo)準(zhǔn)做好檔案收集、歸檔、開發(fā)、保管、借閱等各項(xiàng)工作，積極參加檔案局舉辦的實(shí)地教學(xué)培訓(xùn)和網(wǎng)上遠(yuǎn)程培訓(xùn)，提升檔案管理人員的檔案理論知識(shí)水平和業(yè)務(wù)操作能力，以創(chuàng)新的精神探索檔案管理新途徑，以主動(dòng)融入的態(tài)度服務(wù)各部門工作。其他部門及其有關(guān)崗位人員，也同樣是檔案資料生產(chǎn)的主體，應(yīng)當(dāng)按照檔案管理的要求，配合檔案人員及時(shí)歸檔，保證教學(xué)檔案的真實(shí)性、系統(tǒng)性、完整性，共同實(shí)施教學(xué)檔案開發(fā)利用。二是明確檔案管理流程。建立相應(yīng)的工作制度，通過制度約束每個(gè)環(huán)節(jié)、每項(xiàng)工作內(nèi)容，確保檔案管理工作有章可循、違章必糾。在建立健全制度的基礎(chǔ)上，通過宣傳教育，引導(dǎo)檔案工作人員遵守制度，自覺養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣，時(shí)時(shí)處處嚴(yán)格要求，尤其是信息化方面，應(yīng)當(dāng)支持檔案人員通過新技術(shù)的應(yīng)用實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程再造、服務(wù)手段優(yōu)化、服務(wù)內(nèi)容拓展，更好地發(fā)揮教學(xué)檔案作用。三是激勵(lì)與約束相結(jié)合，加強(qiáng)相關(guān)工作制度落實(shí)情況的考核與評(píng)價(jià)，對(duì)遵紀(jì)守章、業(yè)績(jī)突出的，給予表彰，在職稱評(píng)定、職務(wù)任用、績(jī)效工資發(fā)放等方面予以體現(xiàn)；對(duì)玩忽職守、違反相關(guān)工作制度的，應(yīng)當(dāng)予以懲戒。

(三)管理內(nèi)容創(chuàng)新

有目的、有重點(diǎn)、有計(jì)劃地收集有用的教學(xué)檔案資源，并對(duì)已有資源進(jìn)行優(yōu)化、組織、集成，使其系統(tǒng)化、規(guī)范化、有序化。對(duì)于檔案工作來說，要實(shí)現(xiàn)豐富性、系統(tǒng)性的目標(biāo)，就需要在收集環(huán)節(jié)突破傳統(tǒng)思維。一是借力辦公平臺(tái)，推廣同步收集。結(jié)合學(xué)校年度重點(diǎn)工作，及時(shí)確定檔案收集重點(diǎn)，對(duì)重點(diǎn)項(xiàng)目、重點(diǎn)事件，檔案人員及時(shí)將相關(guān)資料進(jìn)行收集和整理。這樣做的好處，不僅能夠保證檔案的豐富性，防止遺漏重要資料，確保檔案的完整、客觀，還能夠直接實(shí)現(xiàn)檔案的信息化，減少事后歸檔的工作量。二是拓寬信息源。圍繞重點(diǎn)事件，不僅要收集本單位相關(guān)工作過程所形成的檔案資料，同時(shí)還要收集與事件相關(guān)聯(lián)單位所形成的檔案資料，包括事件的源頭、協(xié)作單位的來往函件及相關(guān)工作成果、社會(huì)反響等，防止就事論事。隨著社會(huì)分工越來越細(xì)，很多事情都需要協(xié)作完成，比如重大科研項(xiàng)目，有的是幾個(gè)學(xué)校聯(lián)合開展，有的是校企合作開展等，在收集這類事件的檔案時(shí)，就需要及早關(guān)注相關(guān)協(xié)作單位的工作動(dòng)態(tài)，否則，事后收集就很可能遇到較大的困難。三是加大特色檔案收集力度。教學(xué)檔案工作的涵蓋面很廣，除了常規(guī)的教學(xué)檔案收集外，還應(yīng)當(dāng)對(duì)部分具有本單位特色的教學(xué)檔案實(shí)施重點(diǎn)收集，以擴(kuò)大館藏教學(xué)檔案的影響力。對(duì)持續(xù)時(shí)間較長(zhǎng)的事件、對(duì)本單位影響較大的事件等，應(yīng)當(dāng)作為重點(diǎn)收集的對(duì)象，在檔案收集過程中拓寬視野、仔細(xì)甄別，力求做到脈絡(luò)清晰、內(nèi)容豐富，這樣才能更好地為今后的檔案開發(fā)、利用奠定基礎(chǔ)。

(四)服務(wù)方式創(chuàng)新

為單位發(fā)展服務(wù)、為用戶服務(wù)，是檔案工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)。在創(chuàng)新服務(wù)方式方面，應(yīng)當(dāng)做到以下幾點(diǎn)：一是重視主動(dòng)服務(wù)。教學(xué)檔案資源在宣傳教育方面有著獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)，與其僅僅被動(dòng)地滿足查閱者的需求，不如主動(dòng)發(fā)揮優(yōu)勢(shì)，通過大力宣傳檔案編研開發(fā)成果，能夠擴(kuò)大檔案的影響力，進(jìn)而激發(fā)出更多的檔案利用需求。從某種意義上來說，這也是檔案工作的一種改革。二是擴(kuò)大業(yè)務(wù)開放。通過優(yōu)化檔案借閱制度，向非本校人員適度開放檔案資源，應(yīng)當(dāng)擴(kuò)大同行業(yè)之間的交流，與社會(huì)檔案館之間的交流。三是提供網(wǎng)上服務(wù)。檔案電子化之后，根據(jù)檔案密級(jí)確定不同的借閱范圍，對(duì)于普通類的檔案資料，可以采取網(wǎng)上查閱的方式提供更為便捷的服務(wù)。總之，在新的形勢(shì)下，檔案工作的內(nèi)涵更加豐富，社會(huì)公眾對(duì)檔案工作充滿期待，亟須工作理念、工作力度、服務(wù)方式有新的突破。實(shí)現(xiàn)檔案管理工作創(chuàng)新，是順應(yīng)時(shí)代要求，也是檔案事業(yè)自身發(fā)展的必然要求，有必要在重新審視現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，緊盯社會(huì)需求，全方位實(shí)施創(chuàng)新實(shí)踐，以此推動(dòng)檔案事業(yè)的全面發(fā)展。

綜上所述，我們可以看出現(xiàn)代化檔案管理工作對(duì)于學(xué)校的發(fā)展有著重要的意義和作用，因此，要不斷加強(qiáng)教學(xué)檔案管理的改革和創(chuàng)新，及時(shí)研究解決檔案工作中存在的問題，從而提高檔案管理能力，促進(jìn)學(xué)校健康發(fā)展。