檔案管理信息化建設(shè)策略探討

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檔案信息化建設(shè)是運用信息技術(shù)提高檔案工作現(xiàn)代化水平，主要核心是信息技術(shù)的應(yīng)用。首先，我們必須認(rèn)識到檔案信息化建設(shè)對于檔案管理工作的重要意義。眾所周知，檔案記錄著單位、企業(yè)發(fā)展歷程中的重要信息，包括員工的任職情況、公司發(fā)展歷史等等，，是單位的寶貴資源。一方面，加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)有利于為各部門的工作人員提供最真實準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)，保證工作的有序進(jìn)行，另一方面也能夠促進(jìn)事業(yè)單位或企業(yè)的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展，實現(xiàn)現(xiàn)代化建設(shè)的需要。由于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，事業(yè)單位及企業(yè)的對外交流不斷加強(qiáng)，必須盡快加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，推動單位企業(yè)檔案管理工作全面建設(shè)。

相比于傳統(tǒng)檔案管理方式中出現(xiàn)的資料過多、不易保存等缺點，檔案管理的信息化可以將信息進(jìn)行永久性的保存。傳統(tǒng)的檔案管理方式是將紙質(zhì)的資料進(jìn)行分類和保存，在高溫、潮濕、或者遇水遇火的條件下，或是保存年代久遠(yuǎn)，都可能會出現(xiàn)資料損毀的現(xiàn)象，造成資源的浪費。因此，信息化的管理方式會提高工作的時效性，相比傳統(tǒng)檔案管理方式，不僅節(jié)約出管理成本，同時也簡化了管理的過程，使企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員能夠及時的掌握和了解員工的信息，做出正確的決策。

當(dāng)然，我們也要正視檔案信息化建設(shè)過程中出現(xiàn)的問題，深入研究，積極采取相應(yīng)的措施解決。第一，檔案信息化管理制度建設(shè)相對落后。由于傳統(tǒng)的檔案管理方式采用的時間較久，相對應(yīng)的檔案管理制度也與傳統(tǒng)的檔案管理方式相符合，因此在檔案信息化管理的建設(shè)和使用中，很多相對應(yīng)的現(xiàn)代檔案管理制度還并未建立起來，現(xiàn)有的一些制度體系也相對來說并不完善。這就導(dǎo)致了一定程度上檔案管理工作進(jìn)行上的問題出現(xiàn)。

第二，檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)落后。在推動檔案管理信息化的建設(shè)過程中，必不可少的要借助于相關(guān)的法律法規(guī)做支撐。但是就目前的形勢來看，我國相關(guān)的檔案管理的法律法規(guī)并不完善，一方面表現(xiàn)在相對應(yīng)的文獻(xiàn)太少，對于細(xì)節(jié)性的檔案信息化管理中出現(xiàn)的問題界定不清，內(nèi)容和懲戒方式都十分模糊，會使相關(guān)人員忽略法律的約束作用。另一方面，由于信息技術(shù)發(fā)展十分迅速，檔案信息化管理的方式方法也隨之不斷地更新發(fā)展，而相對應(yīng)的法律法規(guī)卻很難迅速的建立起來，這就導(dǎo)致了無法可依，無制可循的現(xiàn)象產(chǎn)生。

第三，檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)有待提高。信息技術(shù)的發(fā)展日新月異，然而一些資歷較老的檔案管理人員卻很難在短時間內(nèi)接受新鮮事物，學(xué)會使用信息化技術(shù)來對檔案進(jìn)行整理分類，這就導(dǎo)致了檔案信息化管理過程中出現(xiàn)拖拉、錯誤等行為，不僅嚴(yán)重的影響了檔案管理工作的進(jìn)度，造成了資源浪費，也不利于事業(yè)單位及企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。

依據(jù)以上提出的檔案信息化建設(shè)中產(chǎn)生的問題，我們有必要對此進(jìn)行分析，提出策略。第一，建立完善的檔案信息化管理制度。檔案作為事業(yè)單位和企業(yè)的重要資源，需要進(jìn)行完善的檔案信息化管理制度來進(jìn)行管理。首先，可以建立相應(yīng)的人才資源建設(shè)，通過一系列的方式來不斷保障人才的主體地位，充分發(fā)揮人才的最大化作用。第二，可以建立一系列科學(xué)完善的規(guī)章制度，規(guī)范檔案管理的各項工作，保證所有檔案管理人員的工作處于一個標(biāo)準(zhǔn)，每一個管理人員都可以按規(guī)章辦事，使檔案管理工作真正做到有章可循。

第二，必須要不斷提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)迫在眉睫，作為檔案管理人員，必須要不斷的更新觀念，樹立終身學(xué)習(xí)的正確觀念，通過各種渠道不斷學(xué)習(xí)先進(jìn)的信息化專業(yè)知識和網(wǎng)絡(luò)新媒體技術(shù)，在工作之余不斷地學(xué)習(xí)，從而提高自己的專業(yè)素質(zhì)。事業(yè)單位和企業(yè)也要加強(qiáng)對檔案管理人員的集中培訓(xùn)和考核，集中檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)性的學(xué)習(xí)，從而不斷的提高檔案管理人員的工作效率，有效適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的要求。

第三，加大資金的投入力度。檔案管理的特點和性質(zhì)決定了它并不能夠離開資金的支撐力度。對專業(yè)的信息化技術(shù)及軟件的 引進(jìn)以及更新?lián)Q代，還有對相關(guān)專業(yè)人員的培訓(xùn)和考核，都離不開資金的支持。因此，想要加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，就必須要求事業(yè)單位或企業(yè)加強(qiáng)對資金的投入力度，將資金合理花費在技術(shù)的提高上和專業(yè)人員的培養(yǎng)上，從而加快檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程。

綜上所述，隨著科學(xué)與技術(shù)的發(fā)展，檔案管理信息化的建設(shè)已經(jīng)迫在眉睫，成為企業(yè)生存發(fā)展的重要基礎(chǔ)之一，相關(guān)的單位和部門應(yīng)該積極引進(jìn)先進(jìn)的信息化管理技術(shù)和專業(yè)的人才，加大資金投入力度，不斷推動檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展。