機(jī)關(guān)離退休人員檔案利用淺見

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宜昌市人民政府辦公室

一、建立健全完善的檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度

機(jī)關(guān)離退休人員的檔案管理工作一方面需要做好保護(hù)與管理工作，另一方面更要提高信息服務(wù)質(zhì)量，可以讓利用者享受好好的服務(wù)。檔案管理人員應(yīng)該充分的認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，深知這是一份服務(wù)類型的工作，主動(dòng)的為機(jī)關(guān)離退休人員提供服務(wù)，緊緊圍繞服務(wù)民生、服務(wù)經(jīng)濟(jì)、服務(wù)社會(huì)這一宗旨，創(chuàng)新服務(wù)的方式，優(yōu)化服務(wù)的手段，為機(jī)關(guān)離退休人員提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，把檔案管理工作應(yīng)有的服務(wù)最大限度的表現(xiàn)出來，為調(diào)整待遇、查詢信息、社會(huì)化發(fā)放、社會(huì)化管理服務(wù)提供方便，建立離退休人員平臺(tái)，想方設(shè)法的為離退休人員進(jìn)行優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

管理體制的構(gòu)建無疑對(duì)離退休人員檔案管理有著重大的意義，一個(gè)科學(xué)合理的檔案管理系統(tǒng)是開展管理工作的基礎(chǔ)，機(jī)關(guān)單位中應(yīng)當(dāng)對(duì)于機(jī)關(guān)離退休人員的檔案管理工作給予高度的重視，對(duì)于檔案管理工作應(yīng)該成立專門的領(lǐng)導(dǎo)工作小組，專門負(fù)責(zé)管理機(jī)關(guān)離退休人員的檔案，對(duì)于檔案管理工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，對(duì)于離退休人員的檔案管理中出現(xiàn)的各種問題以及困難要及時(shí)進(jìn)行解決和處理，確保檔案管理工作中責(zé)任清晰、任務(wù)明確。在檔案管理工作中，要嚴(yán)格按照國(guó)家檔案局制定的相關(guān)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，并且結(jié)合機(jī)關(guān)單位自己的實(shí)際情況從而制定出適合機(jī)關(guān)單位內(nèi)部離退休人員檔案管理的規(guī)章制度，進(jìn)一步規(guī)范檔案管理工作，使得檔案管理工作有條不紊地進(jìn)行。

在《檔案接收管理制度》中規(guī)定，對(duì)于檔案的接收、保存以及銷毀等處理必須要有齊全的手續(xù)，并且每一年的年終都要對(duì)離退休人員的檔案庫存進(jìn)行一次全面細(xì)致的清點(diǎn)以及校對(duì)，確保沒有遺失或者混淆的檔案；對(duì)于使用完之后的檔案要及時(shí)地放回檔案庫中，并在放回之前進(jìn)行檢查校對(duì)；檔案管理工作人員不得擅自對(duì)離退休人員的檔案內(nèi)容進(jìn)行修改、涂抹或者偽造，更不容許將檔案進(jìn)行銷毀或者用作他途。對(duì)于機(jī)關(guān)離退休人員的檔案要加強(qiáng)管理和保護(hù)，根據(jù)機(jī)關(guān)單位的實(shí)際情況制定合理的并且行之有效的檔案保護(hù)制度，為了離退休人員的檔案的安全，應(yīng)該建立專門的檔案存放庫房，做到防火、防盜、防塵、防蛀、防潮以及防高溫，以免檔案因?yàn)楸４鏁r(shí)間過長(zhǎng)而受到損傷。并且要庫房中保存的檔案進(jìn)行定期的全面的檢查，并將檢查的結(jié)果做好記錄，在檢查過程中如果發(fā)現(xiàn)檔案出現(xiàn)問題應(yīng)該及時(shí)通過相應(yīng)的有效措施進(jìn)行處理，避免檔案受到更大的損傷。

二、建立現(xiàn)代化的檔案目錄自己檔案檢索

伴隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理工作迎來了新的發(fā)展契機(jī)，在檔案管理工作當(dāng)中成功的引入現(xiàn)代化的手段，是讓其快速發(fā)展，滿足人們?nèi)找嫣岣叩男枨蟮闹匾緩?，現(xiàn)代化的機(jī)關(guān)單位需要在離退休人員檔案管理過程中積極的引入先進(jìn)的現(xiàn)代化管理手段，逐步增強(qiáng)機(jī)關(guān)離退休人員檔案管理的信息化水平，逐步完成現(xiàn)代化的轉(zhuǎn)變。詳細(xì)來說，目前的機(jī)關(guān)離退休人員檔案管理工作不應(yīng)該繼續(xù)沿用古老的手工控制管理模式，應(yīng)該把計(jì)算機(jī)技術(shù)成功的引入進(jìn)來，建立計(jì)算機(jī)管理體制，通過應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)打造一個(gè)嚴(yán)格的、標(biāo)準(zhǔn)的、規(guī)范的離退休人員檔案數(shù)據(jù)庫，通過圖形、文字等形式來把機(jī)關(guān)單位離退休人員的有關(guān)資料數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的管理、通過計(jì)算機(jī)來完成存儲(chǔ)功能，如此一來能夠建立一個(gè)高效的檔案目錄控制模式，能夠更好的把離退休人員的檔案加以利用。依托于完整的計(jì)算機(jī)控制體系，然后能夠根據(jù)檔案的不同類型及內(nèi)容建立系統(tǒng)的電子檔案目錄，如此一來更方便于機(jī)關(guān)離退休人員檔案管理工作的進(jìn)行，并且有條不紊，完全符合相關(guān)的規(guī)范要求，實(shí)現(xiàn)協(xié)調(diào)統(tǒng)一的管理思想。

三、轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理觀念，進(jìn)一步完善檔案管理措施

根據(jù)目前的發(fā)展形勢(shì)來看，離退休人員檔案管理工作越來越重要，機(jī)關(guān)單位應(yīng)該一改原本忽視它的態(tài)度，深刻的體會(huì)到其具有的深遠(yuǎn)意義，重視離退休人員檔案管理工作的開展，加大這方面內(nèi)容的宣傳工作。機(jī)關(guān)單位的領(lǐng)導(dǎo)需要結(jié)合自身單位的發(fā)展情況與離退休人員的管理情況來形成一個(gè)健全、高效的離退休人員管理體制，并且需要在硬件上做出突破，研究新的檔案管理設(shè)備，或者成功引進(jìn)新的技術(shù)，以此增強(qiáng)機(jī)關(guān)離退休人員檔案管理的全面效果，在針對(duì)機(jī)關(guān)離退休人員進(jìn)行管理的時(shí)候，應(yīng)該使用歸類管理的中心思想，針對(duì)不同類型的檔案應(yīng)用不同的管理方針，提供給機(jī)關(guān)離退休人員更好的服務(wù)。對(duì)于社會(huì)化管理而言，機(jī)關(guān)離退休人員檔案管理工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，利于保障退休人員的晚年生活。

四、結(jié)語

機(jī)關(guān)離退休人員的檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)性非常強(qiáng)并且非常復(fù)雜的工作，機(jī)關(guān)單位進(jìn)行機(jī)關(guān)離退休人員的檔案管理工作主要是為離退休人員服務(wù)。隨著國(guó)家對(duì)于機(jī)關(guān)離退休人員越來越重視，機(jī)關(guān)單位應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)于離退休人員的檔案管理工作的重視程度，切實(shí)保護(hù)好離退休人員的檔案，從而更好地為離退休人員提供服務(wù)。