機關檔案管理信息化建設的實踐分析

■楊 敏／重慶市秀山土家族苗族自治縣宣傳部文明辦

機關檔案管理在單位的穩(wěn)定持續(xù)運行進程當中占據(jù)重要地位，檔案管理工作的實施成效能夠直接體現(xiàn)出單位的運行成效，所以必須要從根本上重視檔案管理工作。但隨著時代的發(fā)展和先進技術融入水平的提升，檔案管理信息化已經(jīng)成為了必然趨勢，也成了機關單位穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展不可或缺的條件。新時期機關單位要樹立改革意識，指導檔案管理人員主動投入到檔案管理信息化建設當中，為機關單位的高效運轉打下堅實基礎。

一、樹立信息化管理意識

在科技迅猛發(fā)展的新時代，信息化管理已經(jīng)成為了機關單位運作發(fā)展的重要趨勢，而檔案管理作為單位長遠運行的重要保障，也要在信息化建設方面進行積極探索。要想提高機關檔案管理信息化建設水平，將智能化和信息化工作進行全面推進，首要條件就是要樹立信息化管理意識，秉持正確的管理理念，用正確的思想指導檔案管理的實際行動，規(guī)范檔案管理行為。第一，機關單位領導要更加細致，全面的認識信息化管理，明確新時期加強檔案信息化管理的必要性和重要意義，并在此基礎之上，有效提供和創(chuàng)造多元化的有利條件讓的信息化管理得以推進，而且是要在人員配置和資金支持等方面給予有效保障，為檔案信息化建設目標的達成創(chuàng)造良好條件。第二，機關單位領導還要做好信息化管理意識的宣傳工作，使得單位全員都能夠正確認識到信息化管理是必然趨勢，有助于推動檔案管理創(chuàng)新，以便主動積極的投入到信息化建設當中，用正確思想指導實際行動。

二、建立信息化管理系統(tǒng)

機關檔案管理信息化建設除了要得到領導重視，以及全員的支持和廣泛參與之外，還必須要構建一個功能完善和細節(jié)健全的信息化管理系統(tǒng)，以便利用這一平臺進行檔案信息資料的妥善處理，有效解放人力的同時，提升工作效率和質量。信息化管理系統(tǒng)建設，必須要從單位檔案信息管理的需求出發(fā)，完善該系統(tǒng)的功能和操作方法，同時做好信息化管理系統(tǒng)安全運行的保障工作。第一，積極開發(fā)與機關單位檔案管理需要相符的信息化管理平臺，對各項軟件程序進行有效的開發(fā)和更新，同時還需要對各項硬件設備進行維護和管理。第二，結合機關檔案管理工作對于安全性和保密性的要求，加強對信息化管理平臺的防火墻建設，完善安全加密工作，建立起堅實的技術加密屏障。

三、完善有關的規(guī)章制度

機關單位的檔案管理信息化建設要想真正取得實效，并不是一蹴而就的，需要在實際工作當中不斷的總結經(jīng)驗，還需要結合單位檔案管理的變化進行相應的調整，更是需要來自制度規(guī)章方面的根本保障。在漫長的信息化建設過程中，完善的規(guī)章制度可以起到規(guī)范檔案管理實踐的作用，與此同時還能夠優(yōu)化檔案管理秩序，為各項檔案管理工作的開展和落實提供根據(jù)。在規(guī)章制度建設，當中必須要力求完整，以便更加全面的對信息化管理工作進行保障與支持，通常情況下，必須要包含電子檔案的收集歸檔制度、紙質檔案轉化制度、電子檔案的查詢保密制度等，真正發(fā)揮制度的抓手作用，保證機關單位檔案管理的規(guī)范化和信息化發(fā)展。在制度建設完成之后接下來就需要完善相關保障措施，確保各項檔案管理制度能夠落到實處。其中特別是要注意建立激勵機制和獎懲機制，要求檔案管理人員能夠嚴格依照制度辦事，對于違反規(guī)章制度的必須要嚴肅處理，對于在這一過程當中表現(xiàn)優(yōu)良的人員還要給予相應的獎勵。

四、提升工作人員的素質

檔案管理人員的素質和能力是他們能正確處理好機關單位各項檔案信息的關鍵，要想從根本上提高機關檔案管理信息化水平，讓檔案管理工作更上一層樓，其核心在于全面提高檔案管理人員的綜合素質，充分發(fā)揮他們的主觀能動性，使其在信息化建設和規(guī)范化管理方面作出更多貢獻。第一，定期組織教育培訓工作，專門對檔案管理人員進行業(yè)務能力、專業(yè)素質以及信息化素質的培訓指導，鼓勵他們在實際工作當中加強對信息技術和設備的應用，在接受專業(yè)化訓練的同時，還要做好自身訓練與學習。第二，開展多種形式的職業(yè)道德素質教育活動，提升工作人員的職業(yè)道德素質，使得他們能夠將愛崗敬業(yè)、認真負責等優(yōu)良品質在實際工作當中得以落實。

總而言之，積極推動機關檔案管理信息化建設是機關單位實現(xiàn)自動化辦公，推動各項工作高效化和智能化的重要舉措，更是優(yōu)化機關單位改革的重要措施。機關單位要加強對信息化時代特征的分析，主動將計算機信息技術應用到檔案管理過程中，并且注重樹立信息化管理意識，建立信息化管理系統(tǒng)，完善有關的規(guī)章制度，提升工作人員的素質，保證信息化檔案管理的全面落實。