新形勢(shì)下提升高校院系行政人員工作效能的途徑初探

■李小玉 楊謹(jǐn)瑗

四川大學(xué)化學(xué)工程學(xué)院

一、時(shí)代飛速發(fā)展，高校行政人員面臨的挑戰(zhàn)

當(dāng)今社會(huì)對(duì)人才的渴求、對(duì)知識(shí)的重視達(dá)到了前所未有的高度。高等教育改革不斷深化，綜合實(shí)力不斷提高，科研成果不斷涌現(xiàn)，教學(xué)方式推陳出新，學(xué)生素質(zhì)越來(lái)越好，在這種時(shí)代背景之下，作為高校及院系的管理層和決策層，就肩負(fù)著尤其艱巨的任務(wù)和責(zé)任。

高校領(lǐng)導(dǎo)大多數(shù)都是“雙肩挑”，不但要擔(dān)任教學(xué)、科研任務(wù)，指導(dǎo)研究生、撰寫論文，同時(shí)還有繁重的領(lǐng)導(dǎo)工作：參加會(huì)議，頻繁出差，處理各種緊急情況，應(yīng)付各類檢查等等。行政人員就需要成為領(lǐng)導(dǎo)的得力助手，具備協(xié)調(diào)、溝通、參謀、后勤保障等重要職能。使領(lǐng)導(dǎo)將精力投入到?jīng)Q策、規(guī)劃、部署等關(guān)鍵環(huán)節(jié)，行政人員認(rèn)真貫徹、落實(shí)，使各項(xiàng)任務(wù)和指令能夠高效、順暢地執(zhí)行。綜上情形，對(duì)于在高校中從事管理、服務(wù)等的行政工作人員來(lái)講，將迎來(lái)不小的挑戰(zhàn)，勢(shì)必對(duì)他們的工作效能提出更高的要求。

(一)評(píng)估、審核、認(rèn)證等任務(wù)的頻繁來(lái)襲對(duì)行政人員提出了新要求

隨著高等教育改革的深入，國(guó)家對(duì)高校教學(xué)質(zhì)量的重視程度逐年提高，不同高校、不同學(xué)科常常需要面臨眾多“考試”：本科教學(xué)評(píng)估、學(xué)位點(diǎn)認(rèn)證、教學(xué)水平驗(yàn)收、重點(diǎn)學(xué)科建設(shè)、“雙一流”建設(shè)等等，這些工作往往少不了行政人員的身影，他們需要協(xié)助學(xué)院專家組提供數(shù)據(jù)、整理資料，為專家組提供各類支撐性素材，以便撰寫報(bào)告、迎接檢查。

(二)高學(xué)歷、培訓(xùn)進(jìn)修證書，甚至海外留學(xué)經(jīng)歷等成為上崗的必備條件

高校是培養(yǎng)高素質(zhì)人才的地方，勢(shì)必要求高校教育工作者也應(yīng)具備較高的學(xué)歷，過(guò)去，本科生就可以參與行政工作，現(xiàn)在至少是碩士研究生，甚至是博士生才能入職。有的高校在要求行政人員具有高學(xué)歷的同時(shí)，還要求新進(jìn)教師必須完成實(shí)用辦公技能、英語(yǔ)交際能力、教育心理學(xué)等方面的培訓(xùn)和進(jìn)修，才能上崗就業(yè)。個(gè)別國(guó)際學(xué)院、涉外崗位，還要求有海外留學(xué)經(jīng)歷。上述等等這些都表明，現(xiàn)代高校行政人員與過(guò)去已發(fā)生了很大的變化，無(wú)論是知識(shí)水平、個(gè)人素質(zhì)、閱歷見識(shí)都比過(guò)去上了一個(gè)臺(tái)階。

(三)教育改革、學(xué)科建設(shè)、專業(yè)調(diào)整迫使行政人員應(yīng)有較強(qiáng)的適應(yīng)能力

高校行政是院系的綜合管理部門，為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、專家組制定學(xué)院發(fā)展規(guī)劃、實(shí)施教學(xué)運(yùn)行以及培養(yǎng)學(xué)生能力起著輔助、協(xié)調(diào)和后勤保障的作用。教育改革的全面實(shí)施、學(xué)科領(lǐng)域的不斷擴(kuò)寬、專業(yè)設(shè)置的更新?lián)Q代，成為近年來(lái)高校面臨的挑戰(zhàn)與考驗(yàn)。相應(yīng)就要求行政人員既要有合理的理論知識(shí)結(jié)構(gòu)又要具備豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和較強(qiáng)的適應(yīng)能力。

二、高校行政人員的現(xiàn)狀

(一)服務(wù)意識(shí)、責(zé)任意識(shí)逐年提高

對(duì)于高校行政人員，服務(wù)意識(shí)和責(zé)任意識(shí)是工作基礎(chǔ)。與過(guò)去“大鍋飯”的情況不同，現(xiàn)在，只要工作不盡心、責(zé)任心不強(qiáng)、態(tài)度不友善都會(huì)面臨投訴、扣績(jī)效，甚至下崗。高校不斷完善的各項(xiàng)管理和考核制度使得行政人員的崗位意識(shí)已有了較大的提高，愛崗敬業(yè)已成為常態(tài)，整體素質(zhì)和工作能力提升明顯。

(二)工作更加規(guī)范、更加科學(xué)

高校管理的不斷深化，內(nèi)部控制、各種審計(jì)、巡察工作的實(shí)施，從內(nèi)到外都在對(duì)高校的管理提出新標(biāo)準(zhǔn)和新要求，制度不斷完善、意識(shí)不斷加強(qiáng)、工作不斷深入，必將要求行政人員工作應(yīng)更加規(guī)范更加科學(xué)，才能將工作真正貫徹落實(shí)。

(三)工作繁重程度并未減輕

高校改革不但包含了對(duì)學(xué)科、專業(yè)的改革，也涵蓋了對(duì)人員配置、酬金體系的改革，行政人員的工作量實(shí)際是在不斷增加的，許多高校對(duì)行政人員的編制數(shù)量有著嚴(yán)格的規(guī)定，每個(gè)人的工作任務(wù)逐漸增加，不再有過(guò)去那種“清閑”的情況發(fā)生了，行政人員的壓力也變得越來(lái)越大。

(四)不創(chuàng)新就會(huì)被替代

新時(shí)代高校行政工作要求我們能熟練掌握網(wǎng)絡(luò)、新媒體、辦公自動(dòng)化、外語(yǔ)等技能，不能主動(dòng)學(xué)習(xí)、不懂靈活運(yùn)用，不會(huì)思考創(chuàng)新，就必將落伍甚至被淘汰。與年輕行政人員相比，年齡稍大的人員雖然有著比較豐富的經(jīng)驗(yàn)、良好的工作態(tài)度，但新技術(shù)、新方法的出現(xiàn)，也對(duì)他們敲響了警鐘，需要隨時(shí)虛心學(xué)習(xí)新知識(shí)，將之內(nèi)化為自己的技能，才能不致被淘汰、被替換。

三、全方位提升高校行政人員工作效能

(一)加強(qiáng)職業(yè)培訓(xùn)，加深對(duì)工作內(nèi)容的認(rèn)知

許多高校在行政人員入職時(shí)均會(huì)安排新員工培訓(xùn)，在這個(gè)時(shí)候，大家往往對(duì)工作還只是模糊的認(rèn)識(shí)，而培訓(xùn)的內(nèi)容也是比較常規(guī)而寬泛的，無(wú)法兼顧到每一個(gè)人的具體崗位，例如：學(xué)校及院系概況、崗位職責(zé)、教育心理學(xué)、實(shí)用辦公技能、人力資源管理等等。由于此時(shí)，行政人員才入職，對(duì)工作還不夠了解。但是隨著時(shí)間的推移，在實(shí)際工作中逐漸積累起了一定的工作經(jīng)驗(yàn)后，就需要更實(shí)用、更有效的培訓(xùn)和指導(dǎo)，持續(xù)性的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)就顯得尤為重要。高?？梢砸雽I(yè)的職業(yè)培訓(xùn)體系，分模塊、分階段、分崗位，每學(xué)期安排不同形式的培訓(xùn)，學(xué)習(xí)內(nèi)容也應(yīng)更加專業(yè)、更加全面。經(jīng)費(fèi)的投入也應(yīng)加大，不只在本校學(xué)，還可以安排走訪兄弟高校，甚至走出國(guó)門，向國(guó)外同行學(xué)習(xí)。行政人員應(yīng)抓住難得的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，轉(zhuǎn)變意識(shí)，跟上時(shí)代的步伐，努力掌握技能，加深對(duì)工作內(nèi)容的認(rèn)知，以便更高效地完成工作。

(二)發(fā)揮科技優(yōu)勢(shì)，充分運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)、媒體

電腦技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)的普及，給我們的工作帶來(lái)了很大的便利，過(guò)去通知一件事情，要一個(gè)一個(gè)地打電話，會(huì)消耗大量的時(shí)間。現(xiàn)在，郵件、QQ、微信的廣泛運(yùn)用使得信息傳遞更加便捷，極大提高了工作效率。傳遞信息是行政人員的一個(gè)重要工作內(nèi)容，同時(shí)，編制表格、匯總數(shù)據(jù)、撰寫報(bào)告等文字工作，以及組織申報(bào)、完成審批、形成結(jié)果等流程管理工作也是主要工作內(nèi)容。如果在開展上述常規(guī)工作的同時(shí)，善于思考、勤于創(chuàng)新，開發(fā)并運(yùn)用一些電腦軟件、小程序、新媒體，不斷會(huì)進(jìn)一步提高效率，更能收獲意外的驚喜。

(三)績(jī)效管理與效能考核能激發(fā)人的潛能

國(guó)家和社會(huì)對(duì)高校有著各種評(píng)價(jià)體系，高校對(duì)院系也有著各類考核指標(biāo)，院系要發(fā)展就要激發(fā)人的潛力，發(fā)揮人的特長(zhǎng)。行政人員也常常要面臨被考核、被評(píng)價(jià)，無(wú)論在學(xué)期末或在年底，撰寫總結(jié)、述職匯報(bào)已成為日常工作的一部分?？茖W(xué)、全面、客觀的績(jī)效管理與評(píng)價(jià)考核體系能較大程度地鼓勵(lì)行政人員，讓他們能夠?qū)徱曌约核瓿傻墓ぷ鳎吹阶约旱牟蛔?，同時(shí)，也能促使同事之間互相學(xué)習(xí)、互相交流，使大家更加愛崗敬業(yè)，努力提供更加專業(yè)的服務(wù)，激發(fā)出工作的熱情。

(四)職業(yè)規(guī)劃和職業(yè)關(guān)懷能提供源源不斷的力量

行政工作是輔助性的，與科研、教學(xué)崗位不同，不會(huì)出科研成果、教學(xué)榮譽(yù)，只是基層單位一個(gè)“小螺絲釘”，正是由于這種特殊性，往往容易使人缺乏成就感，覺得不受重視，都是“為他人做嫁衣”，進(jìn)而產(chǎn)生工作懈怠感。學(xué)校和院系應(yīng)專門研究并制定行政人員的職業(yè)規(guī)劃，結(jié)合“職員制”體系，給與行政人員關(guān)心和鼓勵(lì)，在政治待遇和生活待遇都應(yīng)予以考慮，解除行政人員的后顧之憂，使他們能安于奉獻(xiàn)、樂于付出，在本職崗位上做出更大成績(jī)。

綜上，高校院系行政人員是學(xué)院的橋梁和紐帶，承擔(dān)著對(duì)上接受學(xué)校、學(xué)院各部門工作指令，對(duì)下溝通、協(xié)調(diào)各系、各辦公室具體實(shí)施，完成各項(xiàng)具體任務(wù)，為全院師生提供優(yōu)質(zhì)、專業(yè)的服務(wù)。高校行政人員工作效能的提高需要多方面的共同努力：工作人員本人、院校和社會(huì)缺一不可，只有多方面、多層次、多渠道齊抓共管，共同發(fā)力，才能使高校院系行政工作步入一個(gè)嶄新的局面。