基層檢察院檔案信息化建設(shè)概述
——以灌南縣人民檢察院檔案信息化建設(shè)情況為例

沈力 灌南縣人民檢察院 223500

檔案是國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等各種形式、載體的的歷史記錄。檔案管理工作（或是檔案管理活動(dòng)）是各檔案館（室）直接對檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總稱。而檔案信息化則是在檔案管理工作中全面綜合應(yīng)用以信息技術(shù)為核心的各種現(xiàn)代科技，對檔案信息資源進(jìn)行收集、存儲(chǔ)、管理以及提供服務(wù)。

基層檢察院檔案形成數(shù)字眾多、成分繁雜，且直接面向普通公民，利用也相對較多。因此，研究和探討基層檢察院的檔案信息化建設(shè)對完善基層檢察院的檔案管理，提供檔案利用效能有十分重要的意義。本文以灌南縣人民檢察院（下簡稱灌南縣院）檔案信息化建設(shè)為例，總體上來闡述基層檢察院檔案信息化建設(shè)應(yīng)完成完善的主要工作。

一、軟硬件環(huán)境建設(shè)

為做好檔案檔案信息化建設(shè)工作，灌南縣院歷任領(lǐng)導(dǎo)高度重視檔案信息化建設(shè)工作，合理配置檔案信息化建設(shè)所需資金，完善了檔案信息化建設(shè)所需的各項(xiàng)軟硬件設(shè)施建設(shè)。在硬件方面：灌南縣院機(jī)房內(nèi)有檔案專用服務(wù)器1臺(tái)、存儲(chǔ)1臺(tái)，并配置了防火墻等安全設(shè)備；檔案庫房除配置存放檔案所需的密集架外，現(xiàn)有電子門禁系統(tǒng)1套、空調(diào)1臺(tái)、溫濕度監(jiān)控設(shè)備1套、視頻監(jiān)控系統(tǒng)1套，完善的檔案的保管。在軟件方面：灌南縣院部署了一套檔案管理系統(tǒng)并根據(jù)檔案發(fā)展情況不斷升級，并充分應(yīng)用檔案系統(tǒng)的各項(xiàng)功能；為實(shí)現(xiàn)電子文件的在線歸檔，今年還專門就檔案管理系統(tǒng)與院辦公系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)無縫對接。此外，為了保證院電子檔案數(shù)據(jù)的安全，灌南縣院還專門部署了一套核心數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，以實(shí)現(xiàn)電子檔案數(shù)據(jù)的物理隔離。

二、數(shù)字檔案信息資源建設(shè)

為完善檔案信息資源庫，灌南縣院及時(shí)收集各門類、載體的電子檔案數(shù)據(jù)，及時(shí)整理歸檔。同時(shí)，我院還完成了室藏文書、訴訟等各門類紙質(zhì)檔案的數(shù)字化掃描工作，并將數(shù)字化成果及時(shí)掛接進(jìn)檔案管理系統(tǒng)中，確保有檔可查。

三、制度建設(shè)

為保證檔案信息化建設(shè)的各項(xiàng)工作落到實(shí)處，灌南縣院根據(jù)國家、省、市有關(guān)檔案信息化建設(shè)的各項(xiàng)法律法規(guī)，并結(jié)合本院檔案工作實(shí)際情況制定并完善了《電子文件歸檔管理制度》、《檔案數(shù)據(jù)管理維護(hù)制度》、《電子檔案移交制度 》、《電子檔案利用制度》、《電子檔案鑒定制度》、《檔案數(shù)據(jù)安全保密制度 》、《目錄數(shù)據(jù)庫校對制度》等各類檔案信息化制度，完善了灌南縣院檔案信息化管理制度體系。

四、隊(duì)伍建設(shè)

檔案信息化的發(fā)展對檔案管理工作人員提高了更高的要求。檔案人員除了要具有較強(qiáng)的專業(yè)專業(yè)知識外，還應(yīng)掌握信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等現(xiàn)代科技。為確保檔案工作人員滿足檔案信息化工作實(shí)際需要。灌南縣院一方面積極安排檔案員參加市、縣檔案系統(tǒng)組織的檔案信息化技能培訓(xùn)；另一方面將檔案管理納入學(xué)習(xí)培訓(xùn)內(nèi)容，定期組織院檔案工作人員學(xué)習(xí)、吸收各項(xiàng)新技術(shù)。

五、開發(fā)利用

為進(jìn)一步提升檔案的共享利用率，一方面，灌南縣院采用PDF電子文檔格式開展信息加工，編制供本單位參考應(yīng)用的電子檔案編研成果，包括：全宗指南、大事記、組織機(jī)構(gòu)沿革、發(fā)文匯編、經(jīng)典案例分析等，提升了檔案信息資源為各項(xiàng)工作提供服務(wù)的效能。另一方面，灌南縣院還充分運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，在單位官網(wǎng)上開辟了檔案工作專欄，及時(shí)發(fā)布本院檔案工作動(dòng)態(tài)。同時(shí)，灌南縣院還建立了網(wǎng)上陳列室，以豐富的內(nèi)容展示單位各項(xiàng)工作取得的成績。