高校項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)的探索和設(shè)計(jì)

莊明珠 葉少林

摘 要：大數(shù)據(jù)時(shí)代，高校教研機(jī)構(gòu)、師生隊(duì)伍不斷擴(kuò)大，科研項(xiàng)目、論文、專利等科技成果高速增長(zhǎng)，傳統(tǒng)的Word、Excel等手工項(xiàng)目管理方式難以滿足需求。因此，項(xiàng)目管理規(guī)范化、科學(xué)化、高效化的變革勢(shì)在必行。華南理工大學(xué)廣州學(xué)院通過項(xiàng)目管理的需求分析，構(gòu)建通用、功能齊全的項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)，該系統(tǒng)提高了項(xiàng)目管理效率、節(jié)省申報(bào)時(shí)間和費(fèi)用、減少申報(bào)環(huán)節(jié)、全面統(tǒng)籌各管理部門審核流程，并保證數(shù)據(jù)完整、高速傳遞和實(shí)時(shí)可視化。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；矛盾；項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)

中圖分類號(hào)：TP393 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：B 文章編號(hào)：1673-8454（2018）15-0039-03

一、現(xiàn)狀與矛盾

為了培養(yǎng)大學(xué)生創(chuàng)新精神和實(shí)踐能力[1]，提升教師的教學(xué)水平和教學(xué)質(zhì)量，每年各高校都會(huì)組織學(xué)生申報(bào)大學(xué)生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)類項(xiàng)目和教師申報(bào)教育教學(xué)改革類等項(xiàng)目。[2]目前仍有高校對(duì)師生項(xiàng)目的管理方法是通過紙本文件傳遞，Word、Excel文件統(tǒng)籌管理記錄信息[3-4]，這表明課題申請(qǐng)、課題審核、課題批準(zhǔn)、課題中期檢查和課題結(jié)題等環(huán)節(jié)都是紙本的方式流轉(zhuǎn)，這種傳統(tǒng)做法在龐大的教學(xué)教研項(xiàng)目和大學(xué)生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)類項(xiàng)目面前，問題日益突出，主要包括以下幾個(gè)方面：

（1）申請(qǐng)者需要準(zhǔn)備復(fù)雜的紙質(zhì)材料，申請(qǐng)效率低。

（2）申請(qǐng)流程繁雜，在沒有統(tǒng)一系統(tǒng)的情況下，申請(qǐng)資料需要在不同孤立的部門中進(jìn)行審核，涉及人員之多，規(guī)模之大，導(dǎo)致項(xiàng)目的開展和管理進(jìn)度緩慢，流程拖沓，掉鏈脫節(jié)。

（3）紙本申請(qǐng)文件數(shù)據(jù)不完整、不規(guī)范、不一致現(xiàn)象極其嚴(yán)重，信息失誤率高，同時(shí)在流程審批過程中文件容易丟失。

（4）項(xiàng)目申報(bào)表格樣式多而內(nèi)容種類也雜，許多數(shù)據(jù)光由管理人員人工一一評(píng)審，導(dǎo)致數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確率低，格式各種各樣，二次利用率也低，不易存檔與備案。除此，項(xiàng)目申報(bào)的過程中，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人需要填報(bào)大量數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和規(guī)范性都需要逐一審核，管理人員工作量巨大且效率較低。

（5）項(xiàng)目管理的及時(shí)性、有序性和可視化較差。

因此，在當(dāng)前高校越來越重視學(xué)生創(chuàng)新項(xiàng)目、教師教學(xué)改革項(xiàng)目的背景下，統(tǒng)籌管理直接體現(xiàn)了高校的教研水平與管理水平。本論文旨在針對(duì)華南理工大學(xué)廣州學(xué)院項(xiàng)目申報(bào)工作的開展和管理流程深入調(diào)研，總結(jié)并抽象出項(xiàng)目管理過程中項(xiàng)目相關(guān)人員的需求，設(shè)計(jì)出包括用戶登錄及驗(yàn)證、項(xiàng)目申報(bào)及不同部門管理、項(xiàng)目過程記錄、經(jīng)費(fèi)管理、表格填寫與上報(bào)、附件材料管理、項(xiàng)目統(tǒng)計(jì)及展示、在線討論與反饋、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)對(duì)接與同步等完善的功能模塊，最終設(shè)計(jì)出一套先進(jìn)的面向師生的項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)。

二、需求分析

1.管理人員需求分析

教學(xué)教研機(jī)構(gòu)、師生團(tuán)隊(duì)隊(duì)伍規(guī)模的不斷擴(kuò)大，科技項(xiàng)目、學(xué)術(shù)論文、專利、著作等科技成果數(shù)量的高速增長(zhǎng)，項(xiàng)目大數(shù)據(jù)已經(jīng)不能讓管理人員使用傳統(tǒng)繁雜的手工管理進(jìn)行匹配。因此管理人員提出打造一個(gè)統(tǒng)一項(xiàng)目管理系統(tǒng)的需求，項(xiàng)目?jī)?nèi)容包括不同級(jí)別，不同對(duì)象的項(xiàng)目申報(bào)系統(tǒng)，系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目管理人員管理在線申報(bào)、在線填寫、在線生成報(bào)表、在線交流、審核、立項(xiàng)、中期檢查、結(jié)題管理等一系列工作步驟的流程化處理事務(wù)功能；系統(tǒng)滿足不同部門不同角色管理人員的項(xiàng)目管理、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、報(bào)表輸出功能，通過系統(tǒng)提供的功能模塊，完成對(duì)項(xiàng)目的全生命周期管理，同時(shí)完成對(duì)科研成果的管理和統(tǒng)計(jì)；搭建云存儲(chǔ)數(shù)據(jù)資源庫，方便采集大量不同格式的文件附件。因此，針對(duì)管理者的需求分析，擬構(gòu)建一個(gè)方便管理者管理項(xiàng)目進(jìn)展情況的項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)，以統(tǒng)籌、監(jiān)督與監(jiān)控所有項(xiàng)目的整個(gè)過程。

2.申報(bào)者需求分析

信息化背景下，高校學(xué)生和教師已經(jīng)適應(yīng)信息化環(huán)境，能夠適應(yīng)信息化管理。因此效率低下的傳統(tǒng)手工管理模式和繁重的數(shù)據(jù)提取與整理工作已經(jīng)不能滿足信息化時(shí)代的需求。如何規(guī)范、完整、清晰、高效地給申請(qǐng)者提供項(xiàng)目申請(qǐng)的渠道，以及如何讓申請(qǐng)者實(shí)時(shí)看到項(xiàng)目的審核進(jìn)展以及項(xiàng)目開展?fàn)顩r都是項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)開發(fā)的重要依據(jù)。

三、項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)探索設(shè)計(jì)

1.項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)理念

建設(shè)基于云服務(wù)的面向師生自主管理的項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)，利用系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)化、信息化、自動(dòng)化、個(gè)性化等特點(diǎn)及智能手機(jī)移動(dòng)客戶端的普及，簡(jiǎn)化教師學(xué)生申報(bào)項(xiàng)目流程和管理方式，優(yōu)化項(xiàng)目申報(bào)及過程管理，積累更多的教學(xué)資源，方便今后數(shù)據(jù)分析、決策統(tǒng)計(jì)及報(bào)表輸出。項(xiàng)目的意義重大：

（1）簡(jiǎn)化項(xiàng)目申報(bào)流程，擴(kuò)大項(xiàng)目申報(bào)數(shù)量，從而提升教師的教學(xué)思維和學(xué)生創(chuàng)新能力的發(fā)展。

（2）搭建數(shù)字化校園數(shù)據(jù)資源中心，解決校內(nèi)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)斷鏈問題，保證項(xiàng)目數(shù)據(jù)的完整性和一致性。

（3）解決管理人員日?，嵥榉爆嵭灾貜?fù)工作。

（4）擴(kuò)大了資源共享，加強(qiáng)了師生的創(chuàng)新工作思維。

（5）申報(bào)工作的任務(wù)式驅(qū)動(dòng)，方便師生日常填報(bào)項(xiàng)目有關(guān)信息，增強(qiáng)了項(xiàng)目在線的互動(dòng)，讓團(tuán)隊(duì)相互了解進(jìn)度，教師能及時(shí)了解學(xué)生的項(xiàng)目開展與學(xué)習(xí)情況，及時(shí)調(diào)整項(xiàng)目進(jìn)度內(nèi)容。

（6）管理者方便管理各個(gè)項(xiàng)目進(jìn)展情況，可視化統(tǒng)計(jì)與分析數(shù)據(jù)，對(duì)運(yùn)行中的項(xiàng)目進(jìn)度能夠?qū)崟r(shí)統(tǒng)籌、監(jiān)督與監(jiān)控。

2.項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)思路

項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)的總需求流程如圖1所示。圖1為教師申報(bào)教育教學(xué)類項(xiàng)目的主要流程，圖2為大學(xué)生申報(bào)創(chuàng)新類項(xiàng)目的主要流程。由圖1和圖2可知，項(xiàng)目管理系統(tǒng)具有不同級(jí)別項(xiàng)目具有不同級(jí)別審批流程、資料提交及打印等多種功能，靈活性高，流程規(guī)范，易于操作和管理。

3.項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)規(guī)劃

經(jīng)過需求分析，項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)從總體功能可以劃分為個(gè)人中心、權(quán)限管理、項(xiàng)目規(guī)劃、項(xiàng)目管理、項(xiàng)目評(píng)審和項(xiàng)目申報(bào)。[5]

（1）個(gè)人中心

項(xiàng)目管理系統(tǒng)中的個(gè)人中心主要用于申報(bào)者申請(qǐng)項(xiàng)目后從管理者中收到的反饋信息、通知、個(gè)人信息設(shè)置等功能，用于使用系統(tǒng)對(duì)象的在線交流，實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)信息溝通與反饋。除此，個(gè)人中心可以重置個(gè)人登錄密碼和修改個(gè)人信息。

（2）權(quán)限設(shè)置

權(quán)限管理包括用戶管理和用戶授權(quán)，主要功能是管理人員用于設(shè)置使用該系統(tǒng)對(duì)象的權(quán)限，包括本校教務(wù)處項(xiàng)目管理人員權(quán)限、二級(jí)學(xué)院教務(wù)管理人員權(quán)限、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人權(quán)限以及項(xiàng)目評(píng)審專家權(quán)限。

權(quán)限設(shè)置有利于規(guī)范項(xiàng)目申報(bào)的整體流程，做到項(xiàng)目審核清晰化，人員配置合理化和具體化，以及職責(zé)可追溯化。

（3）項(xiàng)目規(guī)劃

項(xiàng)目規(guī)劃主要指學(xué)校中項(xiàng)目的類別、級(jí)別、項(xiàng)目名稱等基礎(chǔ)信息的設(shè)置，如表1所示，也包括申報(bào)項(xiàng)目的計(jì)劃分配，包括申請(qǐng)項(xiàng)目個(gè)數(shù)分配、基金分配等信息。這個(gè)模塊是整個(gè)系統(tǒng)的核心，只有基礎(chǔ)數(shù)據(jù)配置正確，申報(bào)者才能根據(jù)系統(tǒng)限制的條件和要求填寫材料和提交資料，然后進(jìn)入管理者的審核階段。

（4）項(xiàng)目管理

項(xiàng)目管理包括申報(bào)立項(xiàng)、立項(xiàng)審批、項(xiàng)目轉(zhuǎn)型、表格管理、附件管理、成果管理、項(xiàng)目資金管理、項(xiàng)目匯總、統(tǒng)計(jì)信息等功能。

（5）項(xiàng)目評(píng)審

項(xiàng)目評(píng)審則包括項(xiàng)目評(píng)審指標(biāo)庫、專家?guī)?、評(píng)審得分、評(píng)審結(jié)果等功能。

（6）項(xiàng)目申報(bào)

項(xiàng)目申報(bào)模塊分為兩大類，一類是學(xué)生項(xiàng)目申報(bào)，另一類是導(dǎo)師項(xiàng)目申報(bào)，都包括我的立項(xiàng)、我的項(xiàng)目、表格管理、附件管理、成果管理、項(xiàng)目金額和評(píng)審結(jié)果等。

項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)旨在實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目管理工作諸多環(huán)節(jié)的網(wǎng)絡(luò)化智能管理，解決“信息孤島”問題，達(dá)到資源共享，提高工作效率。

4.項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)運(yùn)行流程綜述

第一步：申請(qǐng)人進(jìn)行項(xiàng)目申報(bào)。查看發(fā)布的項(xiàng)目申報(bào)計(jì)劃和項(xiàng)目要求，填寫項(xiàng)目基本信息，包括申報(bào)題目、負(fù)責(zé)人、成員信息以及申請(qǐng)資金（申報(bào)題目、負(fù)責(zé)人為必填信息）。

第二步：申請(qǐng)人上傳申報(bào)項(xiàng)目要求的附件。

第三步：一級(jí)審批。二級(jí)學(xué)院根據(jù)申報(bào)的項(xiàng)目要求和規(guī)章制度進(jìn)行審核，審批通過后點(diǎn)擊“審批通過”。

第四步：二級(jí)審批。學(xué)校教務(wù)處根據(jù)一級(jí)審批結(jié)果組織相關(guān)專家進(jìn)行網(wǎng)上審核。專家登錄自己的個(gè)人賬號(hào)可以查看自己所分配的申報(bào)書內(nèi)容和打分標(biāo)準(zhǔn)。所有專家提交了分?jǐn)?shù)和評(píng)語后教務(wù)處根據(jù)項(xiàng)目個(gè)數(shù)和分?jǐn)?shù)情況批準(zhǔn)或者不批準(zhǔn)對(duì)應(yīng)的項(xiàng)目。

第五步：項(xiàng)目開展和中期檢查。已通過二級(jí)審批的項(xiàng)目可以根據(jù)申報(bào)書內(nèi)容展開項(xiàng)目研究，在學(xué)校的要求中提交中期檢查報(bào)告。學(xué)校管理人員可以通過系統(tǒng)實(shí)時(shí)了解各個(gè)項(xiàng)目的實(shí)施情況和進(jìn)展，切實(shí)做到監(jiān)督和管理的職責(zé)。

第六步：項(xiàng)目結(jié)題。已到項(xiàng)目結(jié)題期限的項(xiàng)目根據(jù)項(xiàng)目要求提交結(jié)題材料，學(xué)校教務(wù)處根據(jù)項(xiàng)目結(jié)題材料組織專家網(wǎng)上評(píng)審。最終根據(jù)分?jǐn)?shù)給對(duì)應(yīng)項(xiàng)目進(jìn)行分類，如合格或不合格。

四、結(jié)束語

項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)作為學(xué)校師生項(xiàng)目申報(bào)系統(tǒng)，是以解決師生申報(bào)項(xiàng)目進(jìn)度與管理過程為目的，統(tǒng)一規(guī)范各種表格填寫和報(bào)表、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，設(shè)計(jì)成通用的兼容的在線互動(dòng)的存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的系統(tǒng)，滿足高校信息化建設(shè)需求[6]，可應(yīng)用于各種教學(xué)數(shù)據(jù)及評(píng)估數(shù)據(jù)支撐。該系統(tǒng)總體而言有以下四大優(yōu)勢(shì)：

（1）為管理人員提供更先進(jìn)的工具進(jìn)行管理。

（2）為學(xué)生和教師提供了一個(gè)統(tǒng)一的平臺(tái)去參與和管理項(xiàng)目。

（3）提供一個(gè)項(xiàng)目管理系統(tǒng)，對(duì)不同類別的項(xiàng)目，更易歸檔、應(yīng)用及推廣。

（4）改革傳統(tǒng)管理監(jiān)督方式，提高工作效率，讓參與人員把精力更關(guān)注在項(xiàng)目的研究上，項(xiàng)目成果更精準(zhǔn)，時(shí)間利用更合理，從而更有利于高校的教學(xué)、科研、創(chuàng)新能力的進(jìn)一步發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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（編輯：王曉明）