建設(shè)項目檔案管理與項目管理的同步實施探討

董寧

摘 要：現(xiàn)階段，隨著社會的發(fā)展，建設(shè)工程的發(fā)展也越來越完善。檔案管理是對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務(wù)的各項業(yè)務(wù)工作的總稱，為檔案利用者服務(wù)，是一項管理性、服務(wù)性和政治性的工作。企業(yè)為了實現(xiàn)長遠的發(fā)展，多數(shù)會選擇進行項目投資，而檔案管理在項目投資中具有十分重要的作用，在為企業(yè)提供各項服務(wù)的同時，有利于推進投資項目的建設(shè)進度。本文從建設(shè)項目檔案的重要性出發(fā)，分析建設(shè)項目檔案管理與項目管理同步實施的重要性，并從多個層面探討建設(shè)項目檔案管理與項目管理同步實施的具體措施。

關(guān)鍵詞：建設(shè)項目檔案管理；項目管理；同步實施探討

引言

工程建設(shè)項目檔案主要用于記錄工程在實際建設(shè)過程中的具體情況和工程管理的具體情況，對于工程建設(shè)項目來說十分重要和必要。隨著社會經(jīng)濟的不斷進步與發(fā)展，工程建設(shè)的規(guī)模也在不斷擴大，對工程建設(shè)項目各方面的要求也在不斷提高。因此必須提升工程建設(shè)項目檔案管理水平，保證工程建設(shè)的順利進行。

1同步管理的重要性

近年來，我國對建設(shè)項目檔案的重視度逐漸提高，《重大建設(shè)項目檔案驗收辦法》明確要求各企業(yè)必須重視并落實建設(shè)項目的檔案管理，并規(guī)定檔案管理與項目的檢查和驗收投入的人力和物力須是相同的，任何建設(shè)項目的檔案驗收工作沒有通過的，采取一律否決制，該規(guī)定充分表明項目檔案在建設(shè)項目中不可替代的重要地位。另一方面，建設(shè)項目檔案可以為企業(yè)提供利用服務(wù)，尤其是在建設(shè)項目后期，建設(shè)項目檔案對項目維護、改造、擴建等后續(xù)工作具有非凡的意義，是有效、可靠的信息源，在一定程度上影響著企業(yè)的投資決策和規(guī)劃調(diào)整。項目工程建設(shè)的顯著特征之一即時間跨度大，少則幾年，多則幾十年甚至上百年，可想而知，在這漫長的時間段內(nèi)，如果工程項目在后期的使用中出現(xiàn)問題或者需要維護、改造等，沒有原始的檔案信息作為參考依據(jù)，必然會影響到后續(xù)工作的順利開展。任何一個建設(shè)項目，從項目立項、現(xiàn)場施工、驗收竣工、建成投產(chǎn)，是一個漫長的動態(tài)過程，期間必然會產(chǎn)生大量的文件和材料，這些原始信息完整記錄了建設(shè)項目實施的全過程，與項目管理形成一體，當建設(shè)項目在未來的使用過程中出現(xiàn)問題時，都可以依據(jù)原始檔案進行快速和有效的解決。

2同步推進服務(wù)社會

項目檔案與地方發(fā)展有著極大的關(guān)聯(lián)性，也是為項目提供支撐，為地方發(fā)展服務(wù)，可以說是最特殊的檔案之一，另一方面來說，近年地方發(fā)展中，涉及交通、能源、市政、教育、文化等工程領(lǐng)域建設(shè)的項目更是全面開花，在這些項目建設(shè)中，業(yè)主單位若能一手抓項目檔案，一手抓項目管理，做到“兩手抓”“兩不誤”，這更有利于經(jīng)濟社會事業(yè)的發(fā)展。故此，相關(guān)管理部門應(yīng)加強業(yè)務(wù)培訓(xùn)和能力培養(yǎng)，建立健全管理規(guī)章和制度，在檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的基礎(chǔ)上，強化管理工作的滲透和監(jiān)督，實現(xiàn)項目檔案管理與項目管理的同步實施，發(fā)揮檔案信息不可估量的價值和效用，服務(wù)經(jīng)濟社會發(fā)展。

3工程建設(shè)項目檔案管理創(chuàng)新的建議

3.1管理模式創(chuàng)新，強化工程檔案管理法制建設(shè)

可依據(jù)國家相關(guān)檔案管理的法律法規(guī)要求，各地方、各機構(gòu)借鑒和完善工程項目檔案管理的法制建設(shè)，做到“有法可依、依法治檔”，并將工程檔案與工程外業(yè)質(zhì)量進行同步管理，實行工程檔案終身責任制。通過指導(dǎo)、培訓(xùn)進行大力宣傳和學習教育工程檔案法制建設(shè)的重要性，提高相關(guān)責任人員的責任意識和自覺性，同時能有效扭轉(zhuǎn)“重建設(shè)，輕檔案”的現(xiàn)狀。

3.2組織管理創(chuàng)新，加強組織機構(gòu)的建設(shè)和管理

首先要加強工程建設(shè)項目檔案組織管理，與工程建設(shè)項目相關(guān)的單位要根據(jù)現(xiàn)實情況成立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，并且要嚴格按照統(tǒng)一分級管理的原則開展檔案管理工作。對各個單位、各個部門的檔案管理職責進行細化落實，嚴格按照相關(guān)規(guī)范要求，以制度的形式對相應(yīng)工作進行規(guī)范。其次，要建立健全的資料歸檔交底制度和會審制度，檔案管理部門要與相關(guān)部門通力合作，成立資料審查小組。審查小組主要負責的工作就是對工程建設(shè)項目資料進行定期的檢查和會審，以此保證項目檔案的完整性與有效性。資料審查小組還要對工程建設(shè)項目中的重點文件和關(guān)鍵資料進行跟蹤檢查，防止出現(xiàn)紕漏影響工程建設(shè)項目檔案整體管理，保證其管理質(zhì)量。最后，工程建設(shè)項目檔案管理人員要進一步加強工程現(xiàn)場的定期檢查工作，參與到實際的施工中，這樣能夠?qū)嶋H施工情況有一個全面的掌握，從而為檔案管理工作提出針對性的指導(dǎo)，保證檔案管理工作順利落實。另外，在工程建設(shè)項目實際施工過程中存在一些特殊事項，在關(guān)于這些特殊事項的檔案記錄中，檔案管理人員要與工程項目參建單位一起到施工現(xiàn)場進行實地勘察。最后根據(jù)實際情況做好檔案記錄，以此保證工程建設(shè)項目檔案的準確性。

3.3技術(shù)創(chuàng)新，盡快規(guī)范檔案數(shù)字化建設(shè)，引入現(xiàn)代信息技術(shù)進行工程建設(shè)項目檔案管理

在傳統(tǒng)的工程建設(shè)項目檔案管理工作中，主要是由檔案管理人員負責資料的收集、整理，檔案管理人員的工作量巨大，而且在實際的工作中還出很多問題，影響檔案的準確性與有效性。在計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)達的今天，已經(jīng)有大量項目的工程檔案采用了計算機技術(shù)進行數(shù)據(jù)化管理，但由于目前的數(shù)字化建設(shè)缺乏有效的統(tǒng)一標準和行之有效的管理體制，造成數(shù)字化管理工作仍停留在紙質(zhì)檔案的數(shù)據(jù)化階段，管理水平不盡人意。建議可將工程檔案信息化寫進工程合同中，并提供相關(guān)費用支持，使整個項目檔案從工程伊始就建立一個龐大的信息化數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)，各個環(huán)節(jié)通過信息技術(shù)手段實現(xiàn)檔案的自動化歸檔和管理利用，逐漸實現(xiàn)工程建設(shè)大數(shù)據(jù)庫，大大提升工作效率。另外，建立的工程建設(shè)項目檔案數(shù)據(jù)庫，不僅能夠彌補防止傳統(tǒng)檔案儲存容易損壞和丟失的缺陷，還能夠提升工程建設(shè)項目檔案管理的科學性與規(guī)范性，方便檔案的查找和利用。并通過國家制定相關(guān)信息化標準，逐步實現(xiàn)工程檔案無紙化檔案，由現(xiàn)在的“雙套制”過渡為“一套制”，大大減少紙張的使用，保護環(huán)境。

3.4工作程序創(chuàng)新，強化工程建設(shè)項目檔案全過程管理

檔案管理貫穿于工程建設(shè)項目的全過程，因此在檔案管理創(chuàng)新中要進一步加強工程建設(shè)項目的全過程管理。具體應(yīng)該做到以下幾個方面的管理：1.在工程建設(shè)過程中，把建設(shè)工程檔案工作納入建設(shè)行政程序。并在開工前把檔案人員和機構(gòu)納入工程施工報建程序。2.工程建設(shè)項目的初始階段，要對工程檔案機構(gòu)人員進行技術(shù)交底，并且通過培訓(xùn)等方式不斷提升些檔案管理人員的工作水平。同時要建立統(tǒng)一的檔案管理工作標準，讓檔案管理工作人員嚴格按照規(guī)范統(tǒng)一的工作標準開展工作，以此實現(xiàn)規(guī)范化管理。3.加強工程建設(shè)整改管理，在工程建設(shè)項目檔案管理工作要對各種形式的指導(dǎo)和檢查進行認真對待，如果在檢查過程中發(fā)現(xiàn)問題，需要整改，那么檔案管理工作需要在組卷之前將整改問題解決。另外，在實際組卷時要做好相應(yīng)的審核工作，對歸檔的范圍進行明確，同時要對組卷的順序進行明確。

結(jié)語

綜上所述，工程建設(shè)項目檔案對于一個工程建設(shè)項目來說非常重要，是工程項目順利實施的保障，同時也是提升工程建設(shè)項目管理水平的關(guān)鍵。工程建設(shè)項目檔案管理工作涉及的內(nèi)容十分復(fù)雜，工程建設(shè)項目檔案單位形式也十分多樣，有文件、圖表以及影像等，所以想要做好工程建設(shè)項目檔案管理工作有一定的難度。本文從四個方面重點研究分析了工程建設(shè)項目檔案管理創(chuàng)新的建議和策略，希望通過以上研究分析能夠有效創(chuàng)新其管理方式，提升其管理水平。

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（作者單位：濟南天下第一泉風景區(qū)管理中心）