盤點(diǎn)如何從2小時(shí)縮至10分鐘？

文／曾 君

從2小時(shí)到10分鐘，非油商品盤點(diǎn)優(yōu)化流程是建立在分公司賬實(shí)相符、賬賬相符的基礎(chǔ)上。

優(yōu)化非油盤點(diǎn)流程之后，大大提升了工作效率，減輕了基層工作壓力。 攝影/尹貴芳

16時(shí)2分，中石油宜昌分公司茂源站便利店經(jīng)理趙燕打開大零管系統(tǒng)中的非油盤點(diǎn)項(xiàng)目。按照非油商品盤點(diǎn)優(yōu)化流程步驟，她快速將商品數(shù)據(jù)導(dǎo)入系統(tǒng)，16時(shí)10分，趙燕順利完成站內(nèi)219種不同類別的商品盤點(diǎn)。“非油系統(tǒng)盤點(diǎn)花費(fèi)的時(shí)間不超過10分鐘，我們站早已實(shí)現(xiàn)?！迸c茂源站一樣，分公司其他站點(diǎn)的非油系統(tǒng)盤點(diǎn)也在10分鐘內(nèi)全部完成，這種速度追溯到以前，想都不敢想。

這個(gè)不敢想的工作，又是如何在宜昌分公司實(shí)現(xiàn)的呢？

慢！盤點(diǎn)煎熬兩小時(shí)

“記得那會(huì)兒，非油盤點(diǎn)的那一天，是我一個(gè)月最緊張的日子?！贝蠊珮蛘揪C合管理崗尹貴芳回憶曾經(jīng)在綠蘿路站擔(dān)任便利店主管期間的盤點(diǎn)工作，繁忙、緊張的情景歷歷在目。綠蘿路站有430多種大小類商品，在每月盤點(diǎn)之前，她拿著8張打印內(nèi)容包含商品名稱、數(shù)量等內(nèi)容的A4紙張，一一與便利店內(nèi)實(shí)際存在的商品明細(xì)對(duì)照?！斑@項(xiàng)工作必須得做細(xì)做實(shí)，如果實(shí)物與系統(tǒng)數(shù)量對(duì)不上，必須一個(gè)個(gè)找出具體原因，不然下一步的系統(tǒng)盤點(diǎn)無法推進(jìn)，也會(huì)影響下一個(gè)月的期初?！币粋€(gè)有著7年便利店主管工作經(jīng)歷的員工尚且如此，非油盤點(diǎn)的工作強(qiáng)度可想而知。

實(shí)物盤點(diǎn)卻只是盤點(diǎn)工作中的一部分，真正令綜合管理崗、便利店經(jīng)理緊張的是系統(tǒng)導(dǎo)入數(shù)據(jù)。像綠蘿路、大公橋這樣的站點(diǎn)，商品種類均在400種以上，按照以前的操作方法，員工現(xiàn)場實(shí)物盤點(diǎn)完畢，核對(duì)賬實(shí)一致之后，再分商品種類一個(gè)個(gè)在系統(tǒng)中輸入數(shù)據(jù)，順利的情況下。至少需要兩個(gè)小時(shí)。如果系統(tǒng)中生成的合計(jì)數(shù)據(jù)與自己輸入系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)核對(duì)一致，一個(gè)月的非油盤點(diǎn)就可以完美結(jié)束了。如果發(fā)生錯(cuò)誤，則需要重新核對(duì)，盤點(diǎn)的時(shí)間跨度將會(huì)拉得更長。

“盤點(diǎn)期間，站里是不能過機(jī)銷售的，否則盤點(diǎn)絕對(duì)會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤?！?港窯路站便利店經(jīng)理沈建梅介紹。原來，為了保持非油商品在系統(tǒng)和實(shí)物之間的數(shù)據(jù)一致性，每逢盤點(diǎn)時(shí)加油站都會(huì)停止過機(jī)銷售，這個(gè)時(shí)間段賣出的商品往往選擇集中過機(jī)，顧客不能第一時(shí)間拿到發(fā)票，且這樣的操作可能導(dǎo)致錯(cuò)誤發(fā)生，影響員工現(xiàn)場主動(dòng)推銷的積極性。

快！基層呼聲有回應(yīng)

能否在非油盤點(diǎn)方面探索出一個(gè)簡單且又符合實(shí)際的方法，壓縮盤點(diǎn)時(shí)間，提升工作效率，減輕基層工作壓力？

分公司領(lǐng)導(dǎo)到掛點(diǎn)加油站調(diào)研，了解各加油站非油經(jīng)營過程中存在的困難時(shí)，有近70%的站點(diǎn)提出“非油盤點(diǎn)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確度要求高，耗費(fèi)時(shí)間長，建議優(yōu)化流程。”機(jī)關(guān)管理人員也抱怨：“如果有一座加油站非油盤點(diǎn)錯(cuò)誤，將會(huì)影響整個(gè)工作進(jìn)度?！?/p>

員工有呼聲，公司必須有應(yīng)聲。分公司在周例會(huì)上專項(xiàng)安排非油盤點(diǎn)優(yōu)化流程探索工作。這項(xiàng)工作看似簡單，但對(duì)于分公司來說十分不易。幾經(jīng)探索，卻沒有找到合適的途徑。

能不能請非油品銷售分公司協(xié)助解決？分公司第一時(shí)間向非油品銷售分公司提出非油盤點(diǎn)流程優(yōu)化的想法。很快，非油品銷售分公司下發(fā)了非油商品盤點(diǎn)優(yōu)化流程。

為了確保優(yōu)化之后的流程在加油站順利推廣，分公司選取擁有400種以上商品類型的綠蘿路站和擁有300種商品的月光站作為試點(diǎn)站。

盤點(diǎn)時(shí)，兩座加油站便利店經(jīng)理按照流程中導(dǎo)出系統(tǒng)內(nèi)商品庫存明細(xì)表，刪除多余列……選擇“盤點(diǎn)設(shè)備導(dǎo)入”，點(diǎn)擊“導(dǎo)入”，彈出選擇窗口，點(diǎn)擊“是”……審核打印盤點(diǎn)表。不出所料，非油系統(tǒng)盤點(diǎn)工作10分鐘內(nèi)全部完成。隨后，分公司循序漸進(jìn)，將這種方法運(yùn)用到其他站點(diǎn)?？焖?、簡單的操作方式贏得基層人員的陣陣叫好。

難道僅僅按照流程就能提高效率？“是，也不是！”東山開發(fā)區(qū)站綜合管理崗楊萍說，“之所以我們能夠成功運(yùn)用這種操作方法，得益于站里非油商品賬實(shí)相符?！?/p>

準(zhǔn)！一鍵盤點(diǎn)增信心

大家都知道，系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)與實(shí)物不一致，非油盤點(diǎn)無法繼續(xù)，更何況是流程優(yōu)化步驟中的系統(tǒng)自動(dòng)導(dǎo)入？看似神秘的“一鍵盤點(diǎn)”，其實(shí)是建立在分公司賬實(shí)相符、賬賬相符的基礎(chǔ)上。

打開截至6月29日的相關(guān)數(shù)據(jù)，不難發(fā)現(xiàn)，分公司財(cái)務(wù)融合系統(tǒng)與業(yè)務(wù)HOS系統(tǒng)賬賬一致，業(yè)務(wù)HOS系統(tǒng)與加油站零管系統(tǒng)賬實(shí)相符，也就是說，分公司庫存金額零差異運(yùn)行中。這些，分公司又是如何做到的？

每天堅(jiān)持清點(diǎn)商品，且數(shù)據(jù)保持一致，一定占據(jù)了一名便利店經(jīng)理日常工作的大部分時(shí)間？其實(shí)不然，走進(jìn)位于縣域的玉陽站，踏入地處鄉(xiāng)村的聚漁坊站……交班期間，常見的是員工拿著商品清單現(xiàn)場點(diǎn)貨的情景?！皽?zhǔn)確清點(diǎn)商品是我們員工的必修課?！奔佑驼居辛诵逻M(jìn)員工，非油業(yè)務(wù)方面的培訓(xùn)被納入加油站級(jí)培訓(xùn)的主要內(nèi)容。員工掌握了方法，加之全員的努力，加油站賬實(shí)相符便自然而然。

6月29日晚11點(diǎn)至6月30日早上7點(diǎn)，8個(gè)小時(shí)，非油業(yè)務(wù)部和財(cái)務(wù)部燈火通明，兩個(gè)部門的崗位人員正在收集整理60多座在營站點(diǎn)的非油盤點(diǎn)表，一一核對(duì)數(shù)據(jù)是否正確。逢每月結(jié)賬時(shí)，兩個(gè)部門的崗位人員不放過系統(tǒng)中每一分差異，常常為查找差異原因耗用4-5個(gè)小時(shí)的時(shí)間?！拔覀円s在早上7點(diǎn)之前完成這項(xiàng)工作，確保加油站第一時(shí)間過機(jī)銷售。”分公司非油品賬實(shí)相符的另一個(gè)原因就是加油站銷售商品之后第一時(shí)間過機(jī)。為了做好這項(xiàng)工作，分公司利用綜合大檢查、稽查等方式每日抽查不同站點(diǎn)的商品過機(jī)情況，確保銷售與庫存數(shù)據(jù)一致。另外，非油業(yè)務(wù)部梁小靜介紹，每一批商品到站后，她都會(huì)第一時(shí)間審核入庫，這樣才能保證加油站正常過機(jī)銷售。

在整個(gè)加油站非油業(yè)務(wù)運(yùn)作過程中，移庫環(huán)節(jié)影響非油賬實(shí)相符。分公司下發(fā)了規(guī)范加油站非油商品調(diào)撥業(yè)務(wù)流程的通知，明確了調(diào)撥商品的移動(dòng)平均價(jià)調(diào)出、調(diào)入雙方站點(diǎn)保持一致等6大項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，確保各項(xiàng)數(shù)據(jù)保持一致。

從至少需要2個(gè)小時(shí)，到不要10分鐘，非油系統(tǒng)盤點(diǎn)工作所花費(fèi)的時(shí)間從長變短，折射出公司在提升基層工作效率、幫助加油站解決實(shí)際問題方面的典型做法。