計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用

紀(jì)紅

全球性的網(wǎng)絡(luò)化、信息化進(jìn)程正改變著人們的生活方式，Internet技術(shù)應(yīng)用以及電子商務(wù)的飛速增長給人們生活工作的各個(gè)層面帶來了深刻的影響?；仡欈k公自動化的進(jìn)程，大致可分為三個(gè)階段：（1）以桌面字處理工具為典型的個(gè)人辦公工具軟件階段，計(jì)算機(jī)應(yīng)用提高了個(gè)人工作效率。（2）基于關(guān)系型數(shù)據(jù)庫技術(shù)，以C/S體系結(jié)構(gòu)應(yīng)用為特征階段，這一階段基本實(shí)現(xiàn)了部門級的數(shù)據(jù)處理、公文處理等的自動化。（3）基于符合Internet/Intranet技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的平臺應(yīng)用階段，這一階段，不僅在技術(shù)上有了很大進(jìn)步，而且應(yīng)用范圍已從部門內(nèi)部、部門之間擴(kuò)展到行業(yè)/系統(tǒng)內(nèi)部，乃至跨部委跨系統(tǒng)。

互聯(lián)網(wǎng)的普及正迅速改變著現(xiàn)代商務(wù)及辦公模式。據(jù)統(tǒng)計(jì)，到2016年底，全球近47%的人口訪問互聯(lián)網(wǎng)，通過PC、手提電腦或移動設(shè)備，年增幅6.8%。eMarketer預(yù)測2018年互聯(lián)網(wǎng)普及率將超過50%，屆時(shí)全球51%的人口將訪問互聯(lián)網(wǎng)，相當(dāng)于38.2億人。而辦公技術(shù)的日新月異，已經(jīng)讓我們進(jìn)入了以信息技術(shù)為核心、以提高效率和生產(chǎn)為目的的辦公自動化時(shí)代。信息技術(shù)無論是現(xiàn)在還是未來都將是辦公技術(shù)的重要組成部分。

1 信息技術(shù)與辦公自動化

信息技術(shù)（Information Technology）是研究信息的獲取、傳輸和處理的技術(shù)，由計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、微電子技術(shù)結(jié)合而成，有時(shí)也叫做“現(xiàn)代信息技術(shù)”。也就是說信息技術(shù)具有延長人的思維器官處理信息和增強(qiáng)決策能力的功能，它是利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行信息處理，利用現(xiàn)代電子通信技術(shù)從事信息采集、存儲、加工、以及相關(guān)產(chǎn)品制造、技術(shù)開發(fā)、信息服務(wù)的新學(xué)科。

辦公自動化（Office Automation，簡稱OA）是應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及系統(tǒng)科學(xué)和行為科學(xué)等多種技術(shù)，不斷使人們的一部分公務(wù)管理活動物化于各種設(shè)備中，并由這些設(shè)備于辦公人員構(gòu)成服務(wù)于各種目標(biāo)的人機(jī)信息處理系統(tǒng)。我國辦公自動化經(jīng)過80年代末至今近20年的發(fā)展，已從最初提供面向單機(jī)的輔助辦公產(chǎn)品，發(fā)展到今天可提供面向應(yīng)用的大型協(xié)同工作產(chǎn)品。

2 辦公自動化的幾個(gè)特點(diǎn)

我國辦公自動化發(fā)展至今基本具有以下幾個(gè)特點(diǎn)：

2.1 辦公的非專業(yè)化

在現(xiàn)在的商務(wù)環(huán)境下，一般的事務(wù)職員也能熟練處理文件，因此辦公環(huán)境需要設(shè)計(jì)完善，使普通用戶可以通過輸入數(shù)據(jù)和知識，然后制作出能讀的文件，可以即時(shí)檢索，瞬間向全世界傳送。雖然做出的數(shù)據(jù)和知識比專家的質(zhì)量會差，但是數(shù)量卻遠(yuǎn)遠(yuǎn)多于專家。如今發(fā)布在互聯(lián)網(wǎng)上的內(nèi)容大約有數(shù)千億頁，這樣龐大的信息可以通過檢索高效地選擇，為辦公帶來極大的便利。

2.2 更靈活的工作流

電子文件在網(wǎng)絡(luò)中傳輸，比起紙質(zhì)文件的傳送效率要高出幾個(gè)數(shù)量級，而且還可以包含文字、圖像、動畫、語音等多種信息，傳遞的知識更豐富。文件只有在商務(wù)傳遞中才能顯現(xiàn)出價(jià)值，文件要相互傳遞和流動，這種文件的流動稱為工作流，在所有商務(wù)中工作流都是必要的。因?yàn)楣ぷ髁饔猛静煌?，所以傳送工作流的軟件的靈活性在此顯得尤為重要。

2.3 無限的無線辦公場所

隨著象Wi-Fi等無線技術(shù)的發(fā)展，基于網(wǎng)絡(luò)的通訊方式迅速在工作領(lǐng)域興起，這些通過手機(jī)、筆記本電腦等實(shí)現(xiàn)的通訊方式包括電子郵件、即時(shí)通訊、視頻會議等應(yīng)用得到了一次技術(shù)性的飛躍。封閉辦公室的概念已經(jīng)不復(fù)存在，人們可以在大廳、咖啡館、機(jī)場、賓館甚至于車上隨時(shí)辦公。

2.4 技術(shù)革新使圍墻消失

技術(shù)上的革新已經(jīng)把辦公室的概念模糊化了。甚至有著名公司認(rèn)為隨著信息技術(shù)的發(fā)展，咖啡館是辦公產(chǎn)品最具潛力的市場。由于辦公室場所分散化，因此辦公建筑的設(shè)計(jì)也將發(fā)生變化，許多公司開始在辦公建筑內(nèi)擴(kuò)大和重新設(shè)計(jì)公共區(qū)域，使其更寬敞、更具有家的感覺。這種充滿人性化的設(shè)計(jì)可以使員工在工作時(shí)心情舒暢。

2.5 視頻技術(shù)的大量應(yīng)用

辦公室的另一大進(jìn)化是大量視頻技術(shù)的利用。視頻的感性表現(xiàn)力大，所以在重要場合中被使用，隨著視頻技術(shù)和壓縮技術(shù)的發(fā)展，諸如視頻會議等得到大力推廣。在微軟總部舉行的未來辦公用品展上推廣之一就是通過攝像頭全方地看到與會者參加會議的情況，甚至還可以看到每一位發(fā)言人的面部表情，并進(jìn)行互動式的討論。

3 信息技術(shù)在不同層次辦公自動化技術(shù)中的應(yīng)用

通常辦公室的業(yè)務(wù)，主要是進(jìn)行大量文件的處理，起草文件、通知、各種業(yè)務(wù)文本，接受外來文件存檔，查詢本部門文件和外來文件，產(chǎn)生文件復(fù)件等等。所以，采用計(jì)算機(jī)文字處理技術(shù)生產(chǎn)各種文檔，存儲各種文檔；采用其它先進(jìn)設(shè)備，如復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)等復(fù)制、傳遞文檔；或者采用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)傳遞文檔，是辦公室自動化的基本特征。

辦公室是各行業(yè)工作的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策的場所。領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)做出決策，發(fā)布指示，除了文檔上的往來之外，更深層的工作，實(shí)際上是信息的收集、存儲、檢索、處理、分析，從而做出決策，并將決策作為信息傳向下級機(jī)構(gòu)或合作單位，或業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)單位。 這些都需要辦公自動化的輔助。

在辦公自動化系統(tǒng)中，事務(wù)級OA系統(tǒng)、信息管理級OA系統(tǒng)和決策支持級OA系統(tǒng)是廣義的或完整的OA系統(tǒng)構(gòu)成中的三個(gè)功能層次。

第一個(gè)層次 事務(wù)級OA系統(tǒng)。只限于單機(jī)或簡單的小型局域網(wǎng)上的文字處理、電子表格、數(shù)據(jù)庫等輔助工具的應(yīng)用，一般稱之為事務(wù)型辦公自動化系統(tǒng)。 辦公事務(wù)OA中，最為普遍的應(yīng)用有文字處理、電子排版、電子表格處理、文件收發(fā)登錄、電子文檔管理、辦公日程管理、人事管理、財(cái)務(wù)統(tǒng)計(jì)、報(bào)表處理、個(gè)人數(shù)據(jù)庫等。這些常用的辦公事務(wù)處理的應(yīng)用可做成應(yīng)用軟件包，包內(nèi)的不同應(yīng)用程序之間可以互相調(diào)用或共享數(shù)據(jù)，以便提高辦公事務(wù)處理的效率。這種辦公事務(wù)處理軟件包應(yīng)具有通用性，以便擴(kuò)大應(yīng)用范圍，提高其利用價(jià)值。

第二個(gè)層次 信息管理型OA系統(tǒng)。隨著信息利用重要性的不斷增加，在辦公系統(tǒng)中對和本單位的運(yùn)營目標(biāo)關(guān)系密切的綜合信息的需求日益增加。信息管理型的辦公系統(tǒng)，是把事務(wù)型（或業(yè)務(wù)型）辦公系統(tǒng)和綜合信息（數(shù)據(jù)庫）緊密結(jié)合的一種一體化的辦公信息處理系統(tǒng)。綜合數(shù)據(jù)庫存放該有關(guān)單位的日常工作所必需的信息。例如，在政府機(jī)關(guān)，這些綜合信息包括政策、法令、法規(guī)，有關(guān)上級政府和下屬機(jī)構(gòu)的公文、信函等的政務(wù)信息；一些公用服務(wù)事業(yè)單位的綜合數(shù)據(jù)庫包括和服務(wù)項(xiàng)目有關(guān)的所有綜合信息；公司企業(yè)單位的綜合數(shù)據(jù)庫包括工商法規(guī)、經(jīng)營計(jì)劃、市場動態(tài)、供銷業(yè)務(wù)、庫存統(tǒng)計(jì)、用戶信息等。作為一個(gè)現(xiàn)代化的政府機(jī)關(guān)或企、事業(yè)單位，為了優(yōu)化日常的工作，提高辦公效率和質(zhì)量，必須具備供本單位的各個(gè)部門共享的這一綜合數(shù)據(jù)庫。這個(gè)數(shù)據(jù)庫建立在事務(wù)級OA系統(tǒng)基礎(chǔ)之上，構(gòu)成信息管理型的OA系統(tǒng)。

第三個(gè)層次 決策支持型OA系統(tǒng)是第三個(gè)層次。它建立在信息管理級OA系統(tǒng)的基礎(chǔ)上。它使用由綜合數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)所提供的信息，針對所需要做出決策的課題，構(gòu)造或選用決策數(shù)字模型，結(jié)合有關(guān)內(nèi)部和外部的條件，由計(jì)算機(jī)執(zhí)行決策程序，作出相應(yīng)的決策。隨著三大核心支柱技術(shù)：網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)的成熟，世界上的OA已進(jìn)入到新的層次，在新的層次中系統(tǒng)有四個(gè)新的特點(diǎn)：即集成化、智能化、多媒體化、運(yùn)用電子數(shù)據(jù)交換（EDI）

隨著信息技術(shù)的日新月異，辦公的過程也被電子化、數(shù)字化，為我們的工作創(chuàng)造了一個(gè)集成的辦公環(huán)境，使所有的辦公人員都在同一個(gè)桌面環(huán)境下一起工作。提高效率的同時(shí)，使繁雜的辦公室工作也變得相對輕松。讓我們共同期待信息技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，把我們的工作帶入更新的一片天地。